Автоматизация документооборота на предприятии диплом

Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО ‘Пермский фанерный комбинат’

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное
учреждение высшего профессионального образования

«Пермский
государственный педагогический университет»

факультет
Информатики и экономики

Выпускная квалификационная работа

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ПЕРМСКИЙ ФАНЕРНЫЙ КОМБИНАТ»

Работу выполнила:

студентка 1253 группы

Пермь 2011


Оглавление

Введение

Глава I. Теоретические основы документооборота на предприятии

.1 Документооборот. Понятие

.1.1 Потоки документов, процесс движения документов на
предприятии (жизненный цикл документа)

.1.2 Цели автоматизации документооборота организации

.1.3 История развития информационных систем в управлении
документами

.2 Классификация автоматизированных систем документооборота

.2.1 Назначение СЭД

.2.2 Классификация СЭД по определенным характеристикам

.2.3 Основной рынок систем электронного документооборота

.2.4 Преимущества от использования СЭД

.3 Общая характеристика деятельности компании ООО «ПФК»

.3.1 Основные цели и направления деятельности компании ООО
«ПФК»

.3.2 Правовая и организационная структура ООО «ПФК»

Глава II. Внедрение системы электронного документооборота на
предприятии ООО «Пермский фанерный комбинат»

.1 Анализ системы документооборота в компании ООО «ПФК»

.1.1 Характеристика объекта автоматизации. Описание процессов
предметной области

.1.2 Проблемы существующих процессов работы с документами

.1.3 Обоснование необходимости приобретения СЭД для
автоматизации процессов документооборота, требования к решению

.2 Выбор стратегии автоматизации процессов документооборота
на предприятии ООО «ПФК»

.2.1 Выбор СЭД для ООО «ПФК»

.3 Внедрение системы электронного документооборота на ООО
«Пермский фанерный комбинат»

.3.1 Технические требования и описание архитектуры системы

.3.2 Информационная модель PayDox

.3.3 Порядок внедрения

Глава III. Обоснование экономической эффективности проекта по
внедрению СЭД «PayDox» на предприятии ООО «ПФК»

.1 Экономическое обоснование

.2 Расчет основных затрат

.3 Расчет экономии после внедрения СЭД «PayDox» на ООО «ПФК»

.4 Расчет показателей экономической эффективности
инвестиционного проекта

Заключение

Список литературы

Введение

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства,
важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации
определяет качество управления.

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой
улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов,
улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия
трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным
способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной
системы.

Применение современных информационных технологий имеет
важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного
доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и
отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения
документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения
документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более
оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное
при этом — улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение
управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе. В ООО
«ПФК» — это важное условие повышения конкурентоспособности организации,
получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все
это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Информационной базой дипломной работы явились фактические материалы,
опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы,
собранные непосредственно в ООО «ПФК».

Объектом исследования является комплекс сбора, хранения, обработки,
передачи и получения информации в сфере документооборота в ООО «ПФК».

Предметом исследования выступают программные средства, позволяющие
автоматизировать и усовершенствовать документооборот.

Целью работы является автоматизация процессов документооборота масштаба
организации.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих
задач:

·        рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области
электронного управления документацией;

·        назначение, классификация, сравнение и характеристика данных
продуктов;

·        информационное исследование и анализ процессов, подлежащих
автоматизации на предприятии;

·        разработка основных критериев выбора эффективной
автоматизированной системы управления документацией;

·        внедрение корпоративной системы электронного управления
документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках
смоделированного предприятия;

·        адаптация системы под требования ООО «ПФК»;

·        расчет экономической эффективности внедрения СЭД.

Глава I.
Теоретические основы документооборота на предприятии

.1 Документооборот. Понятие

На смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный
документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных
систем — систем электронного документооборота.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е
годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и
делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были
сформулировали основные положения организации документооборота, даны
теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения
документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их
прохождения, направление документов непосредственному исполнителю,
регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика
обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их
доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации
документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в
проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены
правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема,
сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы
обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970,
1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили
единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации
с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии (в
организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или
отправки.[3]

При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими
основными понятиями:

документ — это предусмотренная законом материальная форма получения,
хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на
бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом
носителе;

первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию;

вторичный документ — это документ, представляющий собой результат
аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

электронный документ (ЭД) — документ, информация в котором зафиксирована
в виде электронных данных, подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП),
включая обязательные реквизиты документа;

электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи,
являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля
целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального
носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него,
который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или
подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или
ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

официальный документ — документ, созданный организацией или должностным
лицом и оформленный в установленном порядке;

электронный документооборот (обращение электронных документов) —
совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения,
хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с
применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением
факта получения таких документов;

регистрация документов — фиксирование факта создания или получения
документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных
сведений о них;

бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем
постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации;

индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых
(регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации,
указывающих место их исполнения (составления) и хранения;

контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих
своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением
документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.[4,
9]

Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис.
1.1). [25]

Рис. 1.1 Типы документов и их взаимодействие

Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран
монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в
понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю
информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по
сравнению с бумажным документом:

—  простотой внесения изменений,

—   использованием заранее заготовленных форм документов,
оперативностью при передаче документа по электронной почте,

—   возможностью архивации,

—   защиты их от несанкционированного доступа.

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и
информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Ключ
электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или
подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи
обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на
машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет
одинаковую с ним юридическую силу. [25]

.1.1 Потоки документов, процесс движения документов на предприятии
(жизненный цикл документа)

Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим
деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации
прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством
данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное
понятие структуры информационного обмена — документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов
(таблица 1.1):

) Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.
Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в
установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами,
предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или
могут быть указаны непосредственно во входящем документе.[22]

) Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из
учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на
входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе
внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может
требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие
организации).[23]

) Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за
пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для
организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают
целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Таблица 1.1 Традиционная работа с документами в организации без
использования автоматизированной системы документооборота

Форма документа

Документопоток

входящей информации

внутренних документов

исходящей информации

Электронные документы

Сообщения электронной
почты, факсимильная информация

Сообщения в корпоративной
сети, факсы

Ответы и письма по
электронной почте, факсимильная информация

Бумажные документы

Письма, договоры и
контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические
издания, Книги, реклама

Приказы, инструкции,
отчеты, служебные записки, командировочные документы, бухгалтерские документы

Письма, договоры и
контракты, пресс — релизы

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит
оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления,
организация и культура труда персонала управления.

Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:

. централизованную;

. децентрализованную;

. смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности,
функций, организационной структуры организации.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным
обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей
организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль
исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их
обработки.

При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся
непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство
каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно [8].

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка
корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация,
оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других
функциональных подразделениях.

Порядок движения документов в организации включает в себя организацию
документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание
информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их
исполнения.

Процесс движения документов от момента их создания (получения) до момента
передачи в архив можно представить в виде схем, приведенных ниже (рис. 1.2).

Поступление документов на
предприятие

Сортирование документов

Регистрация документов

Передача документов
руководителю предприятия (руководителям структурных подразделений)

Принятие решений
руководителем

Направление документов на
исполнение

Исполнение документов

Текущее хранение документов

Передача документов в архив

Рис. 1.2 Жизненный цикл документа

.1.2 Цели автоматизации документооборота организации

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в
управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,
позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных
носителей.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами,
возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по
сути своей идентичны:

·  потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации;

·        поиск документов в рамках организации затруднен из-за
децентрализованной регистрации);

·        задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы
согласования документов и человеческий фактор);

·        фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие
информации об исполнении и исполнителе в реальном времени);

·        проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая
организация упреждающего контроля;

·        неисполнение документов или задержка их исполнения);
избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов);

·        большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные
технологические операции) и др.

Цели автоматизации документооборота организации, вне зависимости от организационно-правовых
форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

·  повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого
обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

·        объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных
подразделений организации, включая территориально-удаленные;

·        обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного
доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

·        снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и
как следствие, получение экономического эффекта;

·        заложение основы постепенного перехода к электронному
документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач
автоматизации документооборота организации, которые условно можно
систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов.

·  повышение качества и оперативности подготовки документов,
создаваемых в организации;

·      унификация процесса работы с документами на всех
этапах его существования;

Организация документооборота и исполнения документов.

·  исключение дублирования ввода информации о документе на
различных этапах работы с ним (процесс регистрации)

·      исключение возможности потери документа (создание
документальной базы организации);

·      упорядочение документооборота организации (упрощение
схем прохождения документов — маршрутизация);

·      повышение оперативности и качества работы исполнителей
с документами;

·      сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

·      своевременное информирование сотрудников и руководства
о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над
одним и тем же документом);

Организация контроля исполнения документов.

·      объединение документационных потоков всех
подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);

·      оперативное получение информации о состоянии
исполнения и месте нахождения любого документа;

·      обеспечение отслеживания этапов прохождением
документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до
завершения работы с ними (исполнения);

Организация хранения документов, поисковая система.

·      обеспечение централизованного хранения текстов
документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и
материалов к ним;

·      обеспечение возможности оперативного поиска и
организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

·      обеспечение оперативного поиска и подборки документов
(материалов) по тематическому набору реквизитов;

Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод:
автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне
зависимости от организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к
решению проблем документооборота, повышает оперативность управления,
эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению
конкурентоспособности на рынке.

.1.3 История развития информационных систем в управлении документами

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса
информации стали предъявлять новые требования к организации
информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться
требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением.
За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными
ресурсами, в нашей стране — службой документационного обеспечения управления
(ДОУ).

История развития информационных систем в управлении и цели их
использования на разных периодах представлена в табл. 1.2.

Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно
представить в виде схемы (рис. 1.3).

Рис. 1.3 Процессы в информационной системе

Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой
в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация
затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления
(регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем по мере
накопления практического опыта, углубления научной проработки и
научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное
обеспечение в целом.

Таблица 1.2 История развития ИС в управлении

Период времени

Концепция использования
информации

Вид информационных систем

Цель использования

1960-1970

Подготовка отчетов

Управленческие
информационные системы для производственной информации

Ускорение процесса
подготовки отчетности

1970-1980

Управленческий контроль

Системы поддержки принятия
решения. Системы для высшего звена управления.

Выработка наиболее
рационального решения

1980-2010

Стратегическая информация

Стратегические информационные
системы. Автоматизированные офисы

Выживание и процветание
организации

Сегодня состояние информационных технологий можно охарактеризовать:

·        наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о
деятельности организации;

·        созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ
пользователя к информационным ресурсам;

·        расширением функциональных возможностей информационных систем
и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных
многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного
назначения;

·        включением в информационные системы элементов
интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других
технологических средств. [5]


1.2     Классификация
автоматизированных систем документооборота

В настоящее время в России используется большое количество информационных
систем для автоматизации документооборота в организации. Изначально такое
программное обеспечение было заимствовано у иностранных производителей, но его
приходилось постоянно адаптировать под российскую действительность. Исходя из
этого, и начали появляться программы, написанные специально для российского
бизнеса.

.2.1 Назначение СЭД

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято
понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или
организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под
движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача
прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их
исполнением.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов,
а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по
содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах,
сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все
их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл
делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание
документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение
документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов.
СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных
предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление
документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем
свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое
разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их
компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД
должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему
делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными
системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные
организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие
структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых,
обрабатываемых и хранимых документов.

.2.2 Классификация СЭД по определенным характеристикам

Вопрос классификации автоматизированных систем документооборота
достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В настоящее
время используется несколько видов классификаций. Например, «существующие
автоматизированные системы документооборота (при этом некоторые из указанных
систем могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают
соответствующими для них функциями) можно классифицировать на следующие типы:

. Системы, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM).

Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и
горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение).
EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая
работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым
и др. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании
Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark) и др.

2. Корпоративные системы (enterprise-centric EDM).

Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную
всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы
над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных систем аналогичны
функциям систем, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные
автоматизированные системы не ориентированы на использование только в какой-то
конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные
технологии. Разработкой и продвижением корпоративных систем занимаются компании
Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система
LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др.

. Системы управления содержимым (content management systems).

Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и
управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов
документов и объектов для их последующего повторного использования и
компиляции). На мировом рынке известны системы управления содержимым от
компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft,
Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым
предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech.

. Системы управления информацией (information management systems) —
порталы.

Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление
информацией и ее доставку через Internet/intranet. С их помощью реализуется
возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной
среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью
порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду
приложений электронной коммерции. Примерами порталов являются системы
Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes,
K-Station).

. Системы управления изображениями/образами (imaging systems).их помощью
осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в
электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе
перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных
документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы
обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по
поиску изображений и др.

. Системы управления потоками работ (workflow management systems).
Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ
любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных
структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для
повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных
бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как
часть решения (например, EDMS-системы). Здесь можно отметить таких
разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow),
Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.»[10].

Возможна классификация автоматизированных систем документооборота:

o  по месту разработки и используемой платформе;

o   при использовании технологического подхода;

o   с использованием функционального признака;

o   при использовании проектного подхода;

o   с использованием иерархического признака;

o   при сочетании классификации способов реализации и
классификации инструментальных средств;

o   при применении комплексного подхода. [7]

Таким образом, при выборе системы электронного документооборота
необходимо определить тип и уровень автоматизированных систем, отвечающих
требованиям организации, исходя из предложенных классификационных группировок.
Скорее всего, это будет гибридная система, так как в условиях российской
действительности организациям требуется часто использовать специфические
функции в делопроизводстве.

.2.3 Основной рынок систем электронного документооборота

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков
программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота.

Чтобы выявить наиболее актуальные сегодня для заказчика критерии
IT-решения, рассмотрим тенденции для выбора СЭД. Информация о СЭД взята из
свободных источников, доступных для массового читателя и оценивает IT-решения
как наиболее подходящие под запросы потребителя на сегодняшний день.

Тенденции и критерии для отбора СЭД

Основными тенденциями для выбора СЭД являются следующие:

Выбор комплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM).
Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную
пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым
набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только
упорядочить документооборот;

Интеграция, адаптация и масштабирование являются важным условием при
вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение,
чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе: она должна быть
совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом
должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную
систему со временем;

Доступная стоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной
системы. Еще два года назад важным считалась именно окупаемость, а теперь
доступность проекта по стоимости становится лидирующей.

Таким образом, можно выделить следующие критерии, которые являются
наиболее значимыми сегодня при выборе СЭД [2]:

—  Функционал СЭД

—   Простота работы в СЭД

—   Невысокие затраты на обслуживание

—   Доступная стоимость

«Игроки» рынка СЭД

Для краткого обзора существующих на российском рынке СЭД были взяты
наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие
функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих
СЭД можно найти в различных открытых источниках.

БОСС-Референт. Разработчик «БОСС — Референт» входит в группу компаний
АйТи. Предназначена для автоматизации управленческого документооборота и
делопроизводства. Существует на рынке с 1996 года. Преимуществами системы
являются использованием платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и
длительным опытом внедрения.

ДЕЛО. Разработчик — «Электронные Офисные Системы». Представляет собой
промышленное решение для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства.
Выпущена в 1996 году. Первая отечественная система автоматизации
документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества
ЦСЦР Госстандарта РФ.

ЕВФРАТ-Документооборот. Разработчик — «Cognititve Technologies». Система
позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и
автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Существует на рынке с
1997 года. К основным преимуществам разработчики относят возможность
использовать систему как коробочное, так и проектное решение.

МОТИВ. Разработчик — «Мотив». Система представляется как инструмент
управления предприятием. На рынке с 2004 года. Одним из основных преимуществ
является сочетание в себе возможностей систем различных классов и понятный
функционал.. Разработчик — «DIRECTUM». Представляет собой систему электронного
документооборота и управления взаимодействием. На рынке с 2003 года. К
преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы..
Разработчик — «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Система
электронного документооборота, позволяющая решить задачи управления документами
и процессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются в
разнообразии приложений и возможности развития функционала.. Разработчик —
«Ланит». Технологическая платформа для создания информационно-технологических
решений. Разрабатывается с 1996 года. Среди главных преимуществ:
функциональность и масштабируемость.Business. Система эффективного управления
bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной,
сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с
клиентами в коммерческих организациях.. Электронный Документооборот PayDox —
это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий
электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором
стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными
возможностями расширения и интеграции. [6]

.2.4 Преимущества от использования СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают,
что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного
ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких
мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует
достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при
внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business
Services, при использовании СЭД:

·    Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

·        Стоимость архивного хранения электронных документов на 80%
ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и
стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при
внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения
документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном
виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим
относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия
или организации. К таким преимуществам можно отнести:

·        Появление возможности коллективной работы над документами
(что невозможно при бумажном делопроизводстве);

·        Значительное ускорение поиска и выборки документов (по
различным атрибутам);

·        Повышение безопасности информации за счет того, что работа в
СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю
СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

·        Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так
как они хранятся в электронном виде на сервере;

·        Улучшение контроля за исполнением документов.[6]


1.3 Общая характеристика деятельности
компании ООО «ПФК»

.3.1 Основные цели и направления деятельности компании ООО «ПФК»

Пермский Фанерный Комбинат входит в
состав группы «СВЕЗА».

Производство «СВЕЗА» организовано на пяти российских комбинатах:

·        УИФК, Ленинградская область

·        Фанплит, Костромская область

·        Новатор, Вологодская область

·        ПФК, Пермская область

·        МФК, Костромская область

Цель «СВЕЗА» — стать лидером в производстве лиственной фанеры и инновационным
лидером в отрасли.

С 2007 по 2010 год объемы производства фанеры «СВЕЗА» увеличились почти
вдвое, а ДСтП/ЛДСтП — в 3,5 раза.

Таблица 1.3 Ключевые показатели производства «СВЕЗА»

Показатель

 2010

2009

2008

2007

 Объем продаж фанеры, м3

 585 000

557 000

 536 000

318 000

 Объем продаж ДСтП/ ЛДСтП,
м2

 292 000

303 000

 89 570

 83 950

Целями деятельности Общества является расширение рынка товаров и услуг, а
также получение прибыли.

Основными видами деятельности ООО «ПФК» являются:

·        производство клееной фанеры,

·        древесностружечных плит,

·        синтетических смол.

А также предметом деятельности ООО «ПФК» является: оптовая торговля
лесоматериалами, исследование конъюнктуры рынка, реализация, ремонт и
обслуживание станков, машин и механизмов, транспортные услуги, инвестирование
совместных проектов с другими фирмами, издание газет и прочие виды издательской
деятельности, разработка и внедрение программного продукта, образование для
взрослых, финансовый лизинг, деятельность столовых при предприятии, внедрение
новой техники, опытно-конструкторские и научно-исследовательские работы,
лесозаготовка, лесопереработка, организация автотранспортного обслуживания,
оказание платных юридических услуг, налоговое консультирование, правовое
консультирование и прочее.

Общество осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации.

Комбинат выпускает фанеру березовую и осиновую общего назначения, хвойную
конструкционную, для авто-, вагоно- и контейнеростроения из березового шпона,
ламинированную, облицованную с одной или двух сторон бумагосмоляной пленкой на
основе фенолформальдегидной смолы. На сегодняшний день производство практически
безотходное. Из отходов производства комбинат производит древесностружечные
плиты с обычной и мелкоструктурной поверхностью размером 3500 х 1750 мм и
толщиной 16 мм.[26]

.3.2 Правовая и организационная структура ООО «ПФК»

Общество с ограниченной ответственностью «Пермский фанерный комбинат» (в
дальнейшем «ООО ПФК») действует в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и
Федерального закона от 08.02.1998 г. №14-ФЗ, «Об обществах с ограниченной
ответственностью».

Общество является коммерческой организацией.

Местонахождение «ООО ПФК» — Пермская обл., Нытвенский р., п. Уральский.
Основанием приобретения местонахождения «ООО ПФК» является свидетельство о
государственной регистрации предприятия №281 от 12.07.1996 г.

Участниками «ООО ПФК» являются: юридические лица и граждане РФ,
иностранные юридические лица и граждане, международные организации.

Уставной капитал ООО «ПФК» на 28.11.2009 г. равен 109 332 (сто девять
тысяч триста тридцать два) рубля и составлен из минимального размера имущества.

Органами управления ООО «Пермский фанерный комбинат» являются:

·        общее собрание участников,

·        генеральный директор.

Органом контроля за финансово — хозяйственной деятельностью «ООО ПФК»
является профессиональный аудитор, не связанный имущественными правами с «ООО
ПФК».

Ревизионная комиссия избираются общим собранием участников в порядке,
предусмотренном уставом Общества и положениями об общем собрании участников и
ревизионной комиссии.

Высшим органом «ООО ПФК» является Общее собрание участников.

К компетенции Общего собрания участников относятся:

·  Определение основных направлений деятельности Общества;

·        Изменение устава общества;

·        Избрание генерального директора и досрочное прекращение его
полномочий;

·        Утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских отчетов.

Руководство текущей деятельностью «ООО ПФК» осуществляется единоличным
органом общества — Генеральным директором. К компетенции генерального директора
относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества, осуществляет
документооборот на предприятии, определяет организационную структуру «ООО ПФК»,
организует выполнение решений общего собрания участников.

Функционально Генеральному директору подчиняется: технический директор,
осуществляющий руководство техническими службами комбината и определяет
техническую и технологическую стратегию.

В подчинении технического директора — заместитель по техническому обеспечению,
заместитель по охране труда и окружающей среде, гражданской обороне и
чрезвычайным ситуациям, возглавляющие службы и отделы соответствующих
направлений.

Директору по экономике и финансам напрямую подчиняются два заместителя:
по экономике и финансам, а также главный бухгалтер.

Напрямую Генеральному директору подчиняются Директор по персоналу,
Начальник службы качества, Начальник службы информационных технологий и
телекоммуникаций (ИТиТ), Директор по обеспечению бизнеса, Начальник службы
материально-технического снабжения, Начальник службы лесообеспечения, Начальник
службы логистики.

В подчинении Директора по персоналу находятся возглавляющие отдела кадров
и социальных вопросов, отдела труда и заработной платы, Юридического и
Административно-хозяйственного отделов.

Юридический отдел осуществляет контроль и функции по работе с партнерами,
изучение и визирование контрактов договоров, осуществляет работу претензионного
и судебно-арбитражного профиля.

Директор по производству, подчиняющийся линейно генеральному директору
комбината руководит:

1)  Отделом обеспечения качества и ассортимента;

2)      Цехами основного производства:

·    цех подготовки и подачи сырья в производство,

·        цех по производству фанеры форматом 1525 х 1525 мм,

·        цех по производству фанеры форматом 2440 х 1220 мм,

·        цех по производству древесностружечных плит,

·        цех по производству смол.

На директора по производству возложена задача по своевременному доведению
до начальников цехов и мастеров смен заказа, который необходимо выполнить в
определенные сроки и в соответствии с заложенными контрактами внутреннего рынка
и на экспорт. Кроме того, через своих исполнителей он контролирует
равномерность загрузки мощностей предприятия, докладывает руководству
предприятия о своевременности выполнения (задания) заказов.

Оперативное устранение причин простоев, поломок и неисправностей он
организует через технического директора и его службы.

Внешнеэкономическая и сбытовая деятельность осуществляется ООО «СВЕЗА».

Общая численность управленческого персонала комбината 267 человек. Из
них: руководителей 118, специалистов 143, служащих 6.

Анализ управления и организации его работы приводит к выводу, что на
предприятии структура с ярко выраженным линейно-функциональным характером.[26]

Рис. 1.4 Схема структурного управления ООО «Пермский фанерный комбинат»
на 10.01.2011 года

Глава II.
Внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО «пермский
фанерный комбинат»

2.1 Анализ системы документооборота в компании ООО «ПФК»

.1.1 Характеристика объекта автоматизации. Описание процессов предметной
области

Движение документов в ООО «ПФК» с момента их получения или создания до
завершения исполнения или отправки образует документооборот ООО «ПФК».

Документооборот должен отвечать следующим требованиям:

·  целенаправленное регулирование оперативного прохождения документов;

·        оправданное перемещение документа (с целью исключить
возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с
документами, не обусловленные деловой необходимостью);

·        максимальное единообразие в порядке прохождения и в процессе
обработки основных категорий документов.

Документооборот в ООО «ПФК» осуществляется в виде потоков документов
между:

1)     теми людьми, которые анализируют и производят информацию или
принимают решения (руководитель предприятия, специалисты и квалифицированные
служащие);

) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь)

Можно выделить три основных информационных потока — документопотока:

. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры,
рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая
часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована
руководителю (от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только
10-15% — инженеру, бухгалтерии и конкретным исполнителям.

. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри
организации и передаваемых от одного сотрудника другому (приказы, распоряжения,
инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).

. Документопоток исходящих документов — информация, направляемая во
внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты,
пресс-релизы и т.д.)

.1.2 Проблемы существующих процессов работы с документами

В ходе моделирования процессов работы с документами были идентифицированы
следующие проблемы (табл. 2.1):

Таблица 2.1 Проблемы существующих процессов документооборота

Определение проблемы

Следствие проблемы

Отсутствие регламента и
инструкции документооборота

· Отсутствие единого структурированного
делопроизводительного цикла

Отсутствие централизованной
регистрации документов организации. Документы могут регистрироваться
специалистом АХО, так и непосредственно в подразделениях. Некоторые виды
документов (например, докладные записки) не регистрируются вовсе.

· Отсутствие оперативного доступа к документам,
имеющим хождение в организации. · Усложненные
механизмы получения оценок по объемам документооборота организации · Затруднение контроля за прохождением и исполнением документов · Невозможность совместной работы с документами.

Большой объем бумажных
документов Поступающие документы передаются для рассмотрения, визирования или
исполнения на бумажном носителе. Доставка документов внутренним адресатам
осуществляется курьером.

· Увеличение сроков согласования и исполнения
документов · Увеличение сроков поиска документов · Высокая вероятность утери документов · Сложность
отслеживания местонахождения документа · Невозможность
совместной работы с документами; · Увеличение затрат
на хранение, тиражирование и доставку документов.

Недостаточно эффективные
механизмы контроля исполнения документов и поручений Сроки исполнения
документов и поручений контролируются специалистами отдела документационного
обеспечения и аппарата управления. Исполнителям направляются сводки
неисполненных документов за период.

· Сложность оперативного напоминания исполнителям о
приближении сроков исполнения документов и поручений · Сложность получения оперативной оценки по исполнительской дисциплине · Увеличение вероятности нарушения сроков исполнения документов и
поручений.

Объектом автоматизации являются процессы работы с документами. В данном
разделе приводятся описания процессов, построенные совместно со специалистами
ООО «ПФК».

В результате взаимодействия со специалистами менеджмента качества
предприятия был разработан регламент и инструкция документооборота.

. Обработка входящей корреспонденции

·  В среднем, в отдел поступает 40-60 входящих писем ежедневно.

·        Регистрационный номер — порядковый с начала календарного
года.

·        Входящие документы в день поступления сортируются
документоводом в Административно-хозяйственном отделе (АХО), регистрируется в
журнале «Входящей документации» и передается на рассмотрение генеральному
директору либо директорам по функциональным вопросам, а также может быть
отправлен «В дело», если по нему не требуется предпринимать каких-либо
действий.

·        Руководитель рассматривает документ и ставит на него визу,
содержащее поручение для исполнения.

·        После предварительного рассмотрения документы возвращаются в
АХО и дальше поступают с отметкой в структурные подразделения.

·        Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждого
подразделения.

·        Контроль сроков исполнения документов осуществляется
руководителями структурных подразделений. Контроль за своевременным решением
вопросов, поставленных в документах, возлагается на исполнителей.

·        Изменение срока исполнения производится лицом, установившим
этот срок. Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата
изменения и подпись. Изменение регистрируются в журнале учета.

·        Приостанавливать исполнение документов, а также изменять их
исполнение имеет право только Генеральный директор ООО «ПФК».

2.       Обработка исходящей корреспонденции

·    Обработка и отправка документов осуществляется централизованно, в АХО.

·        Кроме этого исходящие документы могут регистрироваться в
структурных подразделениях, при этом каждое подразделение имеет свое
обозначение например, 79-бух, 34-снаб.

·        Документы, предназначенные для отправки, принимаются с
сопроводительным письмом полностью оформленные, подписанные, регистрируются в
журнале исходящих документов.

·        За подготовку исходящего документа (проект ответа, информация
о проделанной работе) отвечает исполнитель. Исполнитель — согласовывает проект
ответа с заинтересованными лицами ООО «ПФК» и передает проект Секретарю
генерального директора.

·        Секретарь Генерального директора готовит проект к докладу и
передает на подпись Генеральному директору.

·        После подписания, документ передается на регистрацию в АХО.
АХО осуществляет рассылку документа адресату.

·        Контроль за исполнением документа возлагается на исполнителя
документа.

·        Для контролируемых исходящих документов, по которым ожидается
получение ответа, выделятся специальная графа в журнале регистрации по срокам
исполнения, приблизительный срок ответа на письмо проставляется на копии,
которая остается у исполнителя.

3.       Обработка распорядительных документов (приказы, распоряжения)

·    Регистрация приказов по производственной деятельности осуществляется в
канцелярии АХО, приказы по личному составу и кадровые — регистрируются в отделе
кадров и социальных вопросов согласно номенклатуре дел.

·        Контроль исполнения приказов и распоряжений ведется
исполнителем.

·        Непосредственными исполнителями поручений по документам
являются руководители и специалисты структурных подразделений, которые отвечают
за фактическое исполнение документов в установленные сроки.

·        Для ознакомления приказ передается в «бумажном» виде через курьера.

4.       Обработка указаний (поручений)Генерального директора

·    Генеральный директор дает указание (поручение), фиксируемое секретарем
генерального директора.

·        Указание (поручение) передается исполнителю и ставится на
контроль в канцелярии АХО.

·        Исполнитель готовит проект или исполняет поручение и готовит
ответ об этом.

·        Исполненное поручение (в виде отчета о проделанной работе)
передается секретарю генерального директора для доклада Генеральному директору
и снятия с контроля.

·        По результатам доклада Генеральному директору указание
(поручение) или снимается с контроля (с соответствующей отметкой об этом в
журнале регистрации указаний (поручений)), или возвращается исполнителю «на
доработку»

·        Ответственными исполнителями поручений являются руководители
подразделений.

5.       Обработка договоров и дополнительных соглашений

·    В АХО регистрируются все договоры кроме договоров подряда (регистрируются
в кадровой службе). Допускается самостоятельная регистрация договоров в
подразделениях.

·        Регистрационный номер договора формируется по маске: №п/п —
индекс подразделения

·        Договор согласуется и утверждается по следующей схеме:
Руководитель подразделения, инициировавшего договор — юридический отдел-
директор по экономике и финансам — главный бухгалтер — директор по безопасности
— начальник экономического отдела

·        Подписанные договоры хранятся в главной бухгалтерии.

6.       Регистрация доверенностей

·    В АХО регистрируются доверенности на передачу полномочий на определенный
срок.

·        Контролируются сроки действия доверенностей.

7.       Обработка докладных (служебных) записок

·  Исполнитель на основе информации, поступившей или имеющейся у него,
принимает решение о написании служебной (докладной) записки на имя Генерального
директора с каким-либо предложением.

·        Исполнитель разрабатывает служебную (докладную) записку и
представляет ее Секретарю генерального директора.

·        Секретарь генерального директора докладывает о данном
документе Генеральному директору.

·        После резолюции генерального директора служебная (докладная)
регистрируется в канцелярии АХО и передаётся для исполнения.

8.       Организация совещаний (заседаний правления)

·  Протоколы заседаний, совещаний при Генеральном директоре составляются
секретарем Генерального директора, утверждаются и номеруются в пределах
календарного года.

·        Поручения по этим документам ставятся под контроль.

·        Ответственными исполнителями могут быть должностные лица,
назначенные генеральным директором, руководители подразделений.

9.       Снятие документа с контроля

·  После исполнения документа его снимают с контроля. На документах лицом
снявшим с контроля, делается отметка «В дело» и ставится подпись и дата.

·        Документ считается исполненным и снимается контроля только
после полного решения всех поставленных в нем задач и уведомление об этом всех
заинтересованных организаций и лиц.

·        Промежуточный ответ, как и запрос по исполнительному
документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания
его исполненным.

·        Документы, представленные на подпись генеральному директору
ООО «ПФК» и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.

·        Исполненные входящие (копии) контрольные документы
представляются в канцелярию АХО вместе с копией ответа или другими документами,
свидетельствующими об исполнении.

·        Основанием для снятия с контроля поручений руководства ООО
«ПФК» является документ, свидетельствующий об исполнении, который
предоставляется в канцелярию АХО.

·        Для снятия с контроля распорядительных документов ООО «ПФК»
руководитель структурного подразделения предоставляет отчет о проделанной работе,
после этого документ снимается с контроля с резолюцией генерального директора.

·        Документ снимается с контроля, если он признан утратившим
силу.

·        Руководители структурных подразделений обязаны регулярно
проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения
установленных сроков исполнения.

В результате информационного исследования процессов документооборота на
предприятии были составлены схемы движения документов (маршруты). Они
отображены в Приложении 1 (Маршруты движения документов).

На основе перечисленной выше информации составлены алгоритмы движения
документов (оперограммы). Они представляют более детализированную информацию об
описании процессов документооборота по сравнению с маршрутами. Оперограммы
процессов документооборота приведены в Приложении 2 (Оперограммы процессов
документооборота).

2.1.3 Обоснование необходимости приобретения СЭД для автоматизации
процессов документооборота, требования к решению

Рассмотрим необходимость автоматизации в масштабах ООО «ПФК».

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это
время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на
составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных
готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного
персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на
регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря,
утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов
обращаемых в организации, определим их основные потоки.

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у
секретаря и анализа полученной информации была составлена таблица, где
представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам
(табл. 2.2). Из таблицы можно определить структурную характеристику
документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 2.2 Анализ структуры документооборота

Наименование документа

Количество документов

Темпы роста, %

2009

2010

в 2009 к 2010

Входящие

1475

1844

20,0

Исходящие

1684

2303

26,9

Договора

317

454

26,7

Внутренние

1845

2324

20,6

Итого в год:

5321

6925

23,2

При рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура
документооборота видно, что потоки документов в течение 2010 года возросли в
среднем на 24,2%.

В ООО «ПФК» чаще всего используются следующие документы:

a.       Приказ

b.      Распоряжение.    Договор.    Служебная
записка

Ниже, в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в
течение одного года на примере 2010 года (таблица 2). Здесь разбивка происходит
помесячно для выявления количества документов, обращающихся в месяц.

Таблица 2.3 Выявление объема документооборота 2010 г.

Месяцы

Виды документов

Итого

Входящие

Исходящие

Договора

Внутренние

Январь

53

266

56

147

522

Февраль

111

260

43

153

567

Март

70

311

43

165

589

Апрель

95

241

28

182

546

Май

80

220

23

221

544

Июнь

60

139

77

206

482

Июль

49

173

92

176

490

Август

80

148

33

202

463

Сентябрь

112

152

31

229

524

Октябрь

36

131

10

233

410

Ноябрь

45

83

26

179

333

Декабрь

53

179

48

231

511

5153

Кол-во документов в месяц,
среднее

498

В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что
количество документов растет и в среднем в месяц составляет 498.

В результате попытки автоматизировать частично документооборот за счет
электронной рассылки с помощью Microsoft Outlook выявлено общее снижение потока
документов, а также повышение оперативности ознакомления с документами и
принятия управленческих решений. Исходя из полученных результатов, можно
сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы
документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

Перечислим ряд аргументов в пользу автоматизации бизнес-процессов и
документооборота ООО «ПФК»:

. Оптимизация учета. Автоматизируются бизнес-процессы и документооборот
предприятия. Исключается дублирование документов.

. Снижение издержек. Увеличивается интенсивность труда, снижаются
требования к количеству и качеству ресурсов, необходимых для организации учета
на предприятии. Например, после введения частичного документооборота было
выявлено, что издержи на бумагу уменьшились.

. Оперативность обработки данных. Увеличивается скорость внесения
информации в базу и обработка данных в базе. Новый документ после заведения в
справочник моментально доступен для ознакомления. Документы оперативно попадают
в систему и регулируют деятельность предприятия.

. Возможность построения распределенных систем учета. Решает актуальные
задачи консолидированного учета в случае, если организация состоит из
нескольких, территориально разнесенных подразделений, которые должны
обмениваться данными и управляться из центра.

. Возможность гибко настраивать систему учета, а не подстраиваться под
нее. Разграничение прав доступа на просмотр, на согласование

. Накопление, хранение и обработка данных по работе предприятия. Система
автоматизации позволяет хранить, обрабатывать и анализировать данные за любой
промежуток времени.

Спецификация требований (требования к решению)

В настоящем разделе представлены различные требования к системе
автоматизации процессов документооборота, определенные по результатам анализа
требований, предъявляемых к современным СЭД. [1, 21, 24, 27]

Требования описывают предполагаемые принципы функционирования системы
автоматизации процессов документооборота (далее — Система), её взаимодействия с
пользователем.

В ходе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) предприятие
преследует следующие цели:

— Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных
подразделений предприятия с целью оптимизации и эффективного их взаимодействия;

—        Оперативность доведения документов до исполнителя;

         Сокращение количества операций по доступу, формированию, поиску,
доставке документов;

         Исключение дублирования работы по вводу информации на различных
этапах работы с документами;

         Повышение степени сохранности документов;

         Сокращение времени на принятие и внедрение управленческих
решений: согласования приказов, распоряжений;

         Повышение исполнительской дисциплины;

         Обеспечение взаимодействия с филиалами в рамках единого
информационного пространства;

         Возможность формирования аналитических отчетов по хранилищу
(базе данных) документов;

         Объединение в единый информационный блок всей документации
предприятия.

Приведены следующие типы требований:

1.       Функциональные требования: Описывается функциональность и
свойства системы автоматизации документооборота, необходимые для решения задач
предметной области.

2.       Пользовательские требования: Приводятся требования к пользовательскому
интерфейсу, быстродействию и надежности системы, обучению пользователей.

.        Системные и инфраструктурные требования: Приводятся требования к
инфраструктуре, программному обеспечению, необходимые для нормального
функционирования системы автоматизации документооборота.

.        Сведения о пользователях: Приводится описание пользователей в
системе электронного документооборота. Один пользователь может выполнять в
системе сразу несколько ролей.

Функциональные требования

Для наглядного восприятия требования разносятся по следующим смысловым
таблицам:

ввод и регистрация документов

маршрутизация и контроль исполнения

аналитика и управление

архив

информационная безопасность

общие характеристики

1.       Ввод и регистрация документов:

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания
системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией
канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с
правилами отечественного делопроизводства.

Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством
управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице «Ввод и
регистрация документов» отображаются «делопроизводственные» возможности
рассматриваемых систем.

Таблица 2.4 Ввод и регистрация документов

Ведение РК документов

Ведение номенклатуры дел

Присоединение файлов

Сканирование документов

Совместимость ПО,
обеспечивающим распознавание образов документов

Регистрация документов из
электронной почты

Регистрация на основе
существующего документа

Сопровождение бумажных и
электронных документов

Контроль заполнения
обязательных полей в РК

Проверка на дублирование
при регистрации

Использование справочников

Добавление новых
справочников

Создание и изменение
словарей и справочников

Поддержка иерархических
справочников

Обработка документов,
имеющих ссылки, перекрестные ссылки

Создание своих РК
(графический дизайнер)

Наличие шаблонов
создаваемых документов

Ведение истории работы с
документами

. Маршрутизация и контроль исполнения

Одной из главных задач, стоящих перед СЭД, является управление процессами
движения и обработки документов. В современных СЭД имеются средства
моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ
(технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных
схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие
сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить
время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий
по документам.

Таблица 2.5 Маршрутизация и контроль исполнения

Поддержка последовательной
и параллельной маршрутизации документов и задач

Работа с типовыми
маршрутами (регламенты)

Работа со свободными
маршрутами

Возможность изменения
(расширения и сокращения) маршрута движения

Наличие визуального
редактора процессов обработки документов

Автоматическая блокировка
документа, взятого на редактирование

Уведомление сотрудников о
поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по эл. почте)

Автоматизация процесса
приема/отказа поручений к исполнению

Настройка напоминаний и
уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов,
предупредительный контроль

Оперативный контроль за
рассмотрением документов

Контроль за рассмотрением,
исполнением документов и поручений в распределенной организации

. Аналитика и управление

Повышение эффективности предприятия после внедрения СЭД достигается,
главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу
информации. В таблице «Аналитика и управление» приведем оценки возможностей
систем, которые позволяют повысить прозрачность работы для руководства
предприятия (оценка загруженности сотрудников и отделов, оценка эффективности
основных бизнес-процессов и др.) и многократно сократить количество рутинной
работы, выполняемой рядовыми сотрудниками (поиск документов, подготовка
различных справок и отчетов).

Таблица 2.6 Аналитика и управление

Поиск по всем атрибутам РК
(диапазоны)

Осуществление различных
видов поиска в одном запросе (логический поиск)

Наличие полнотекстового
поиска по РК к документу

Поддержка морфологии
русского языка

Наличие шаблонов поиска с
иерархическим или классифицируемым их хранением

Обеспечение оперативной
модификации шаблонов поиска

Наличие в системе
генератора отчетов

Получение отчетов и справок
по исполнительской дисциплине

Возможность создания и
сохранения шаблонов отчетов с помощью визуального редактора

4.       Архив

Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все
этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что
работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы
являются частью базы опыта и знаний компании; и важно обеспечить с ними
эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива
должна быть реализована в рамках самой СЭД или отдельного модуля.

Таблица 2.7 Архив

Списание в архив

Ведение архивов

Поиск по архиву

Ведение архивных хранилищ
электронных образов документов

Ведение отдельной архивной
базы документов

Обеспечение учета, контроля
движения и сроков хранения дел и документов в архиве

Обеспечение оптимизации
хранения данных

. Информационная безопасность

Важность обрабатываемой в СЭД информации предъявляет особые требования к
обеспечению безопасного функционирования системы. Наибольший эффект видится в
использовании комплексных средств защиты, предполагающих как технологические,
так и методические меры. В таблице «Информационная безопасность» будет дана
оценка средств безопасности, реализованных в исследуемых СЭД.

Таблица 2.8 Информационная безопасность

Гибкое разграничение прав
доступа (группы доступа, роли)

Наличие программных средств
контроля целостности документов

Организация резервного
копирования базы данных (в том числе по расписанию)

Применение ЭЦП

6.       Общие характеристики

Таблица 2.9 Общие характеристики

Полнофункциональный толстый
клиент

Полнофункциональный тонкий
клиент

Поддержание
территориального распределенного режима работы

Наличие API (application programming interface)

Демонстрационная версия

7.       Стоимость

Таблица 2.10 Стоимость

Стоимость лицензий для
одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы

Стоимость обучения

Стоимость технической
поддержки за 1 год

Стоимость обновления системы

Стоимость реализации
дополнительных функций «под заказчика»

Пользовательские требования

Время обучения пользователей

Время, необходимое для обучения пользователей основным принципам работы с
Системой не должно превышать 12 часов.

Среднее время отклика для типичных задач

При наличии необходимых навыков работы с Системой, среднее время,
затрачиваемое пользователем для решения предметных задач должно составлять:

·  
Заполнение
регистрационно-контрольной карточки — 2-2,5 мин.;

·  
Заполнение
карточки электронного документа (с привязкой файла) — 2 мин.;

·  
Поиск документа в
базе данных по заданным критериям — 5-10 сек;

·  
Ввод резолюции
руководителя в РК — 1-2 мин.;

Доступность

Система должна быть доступна пользователю на протяжении всего рабочего
дня

Среднее время безотказной работы

Среднее время безотказной работы Системы должно быть не менее 12 часов в
сутки.

Одновременная работа пользователей

Система должна позволять вести одновременную работу числу пользователей,
равному количеству приобретенных лицензий системы.

Руководство пользователя

Руководство пользователя Системы должно содержать информацию об основных
функциях системы и их использовании для решения поставленных задач.

Пользовательский интерфейс

Должен быть прост и удобен в выполнении базовых операций пользователя.

Системные и инфраструктурные требования

Базовое программное обеспечение системы

Требования к серверу

·    Процессор Pentium 4 Xeon 2000 МГц или более мощный;

·    Оперативная память — от 2 Гб

·        Жесткие диски — от 3 дисков. Размер свободного места зависит
от объема документов, хранящихся в системе.

Требования к клиентскому рабочему месту

Минимальные ресурсы, необходимые для работы системы автоматизации
процессов документооборота:

·    Персональный компьютер с процессором Celeron® с тактовой частотой 1,6 ГГц
или более мощный;

·        Оперативная память — 1Гб и более.

Рекомендуемое свободное пространство на жестком диске — 20 Гб.

Для работы через Internet требуется наличие Microsoft Internet Explorer
9.0 и выше.

Рекомендуется наличие настольного или сетевого сканера для получения
электронных образов бумажных документов, помещаемых в Систему.

Сведения о пользователях. Роли пользователей.

Таблица 2.11 Руководитель организации

Описание

· Руководитель организации

Функции

· Наложение резолюции на документ · Согласование документов · Утверждение
документов · Выдача поручений · Поиск документов
и поручений · Получение отчетов по исполнительской дисциплине

Требования

Навыки работы с офисными
приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями
«Документооборот», «Бизнес-процессы».

Используемые модули

· «Документооборот», · «Бизнес-процессы».

Таблица 2.12 Руководитель подразделения

ОписаниеРуководитель
подразделения

Функции

· Согласование документов · Создание документов в системе · Исполнение
поручений · Выдача поручений · Организация
согласования документов · Поиск документов и поручений · Получение отчетов по исполнительской дисциплине

Требования

Навыки работы с офисными
приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями
«Документооборот», «Бизнес-процессы».

Используемые модули

· «Документооборот», · «Бизнес-процессы».

Таблица 2.13 Специалист административно-хозяйственного отдела (АХО)

Описание· Руководитель АХО; · Специалист АХО;

Функции

· Регистрация документов в журналах · Ввод образов документов в систему · Создание
документов в системе ·
Ведение номенклатуры дел · Ввод резолюций руководства · Выдача поручений
(по резолюции) · Контроль исполнения поручений · Поиск документов и поручений · Исполнение
поручений · Информационная рассылка документов · Получение отчетов по документообороту · Получение
отчетов по исполнительской дисциплине · Замещение
пользователя («Руководитель организации»)

Требования

Навыки работы с офисными
приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями
«Документооборот», «Бизнес-процессы», «Контроллер».

· «Документооборот», · «Бизнес-процессы»,
· «Контроллер».

Таблица 2.14 Секретарь руководителя организации

Описание· Секретарь руководителя организации

Функции

· Планирование совещаний · Создание проекта повестки совещания · Рассылка
проекта повестки · Создание проекта протокола совещания · Ввод решений совещания · Выдача поручений
(по решениям совещания) · Контроль исполнения решений
совещания

Требования

Навыки работы с офисными
приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями
«Документооборот», «Бизнес-процессы», «Контроллер», «Case Management».

Используемые модули

· «Документооборот», · «Бизнес-процессы»,
· «Контроллер», · «Case
Management».

Таблица 2.15 Специалист подразделения

Описание· Руководитель подразделения · Специалист
подразделения

Функции

· Создание документов в системе · Ввод образов документов в систему · Исполнение
поручений · Организация согласования документов · Поиск документов и поручений · Замещение
пользователя («Руководитель подразделения»)

Требования

Навыки работы с офисными
приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями
«Документооборот», «Бизнес-процессы».

Используемые модули

· «Документооборот», · «Бизнес-процессы».

На основе анализа требований, приведенных выше, можно выделить базовые
требования, которые необходимы для функционирования качественной системы
электронного документооборота.

Таким образом, СЭД должна решить следующие задачи, являющиеся
минимальными требованиями для выбора системы:

·        Поддержка принятия управленческих решений (автоматизация
процессов согласования и утверждения управленческих решений);

·        Автоматизация организационно-распорядительной документации
(делопроизводства): управление входящей и исходящей корреспонденцией,
служебными записками, приказами, распоряжениями, договорами;

·        Организация системы контроля процессов прохождения и
исполнения документов;

·        Использование электронно-цифровой подписи для организации
юридически значимого документооборота;

·        Полноценная удаленная работа вне локальной сети предприятия
через web-браузер;

·        Создание электронного архива всех документов предприятия;

·        Возможность интеграции с другими системами и приложениями,
используемыми на предприятии (интеграция с MS Office, с подсистемой управления
производством).

Кроме того, стоимость системы не должна превышать заданной суммы.

.2 Выбор стратегии автоматизации процессов документооборота на
предприятии ООО «ПФК»

.2.1 Выбор СЭД для ООО «ПФК»

Исследование проводилось на основе открытой информации, представленной на
сайтах компаний разработчиков в сети Интернет [11-20], демо-версий, а также в
результате контактов с представителями СЭД.

Так как определяющим критерием в выборе СЭД для предприятия является
цена, проанализируем стоимость наиболее известных систем, занимающих лидирующие
позиции на российском рынке.

При этом будут рассмотрены те системы, которые удовлетворяют минимальным
требованиям предприятия. Так как системы, которые не отвечают минимальным
требованиям, принципиально не могут рассматриваться для внедрения на ООО «ПФК».

Рис. 2.1 Российский рынок СЭД

Таблица 2.16 Стоимость СЭД

Босс-Референт

Евфрат-Документооборот

Дело

Мотив

PayDox

DocsVision

DIRECTUM

LanDox

Corporate Business

Стоимость лицензий для
одновременной работы 100 пользователей, использующих полный функционал
системы

1 155 000

753 500

837 500

558 800

480 000

830 500

1 068 512

927 712

556 000

Стоимость обучения 2-х
администраторов

4 950

8 738

6 930

13 200

66 000

3 960

9 900

Стоимость технической
поддержки за 1 год

231 000

150 700

56 348

27 133

0

49 500

213 705

18 562

9 900

Стоимость обновления
системы

15 125

68 750

77 000

5 500

Стоимость реализации
дополнительных функций «под заказчика»

55 000

33 000

33 000

44 000

22 000

44 000

27 500

ИТОГО:

1 386 000

891 150

957 586

640 988

594 950

1 067 000

1 115 842

990 274

608 800

На основании таблицы, приведенной выше, выбор системы для ООО «ПФК»
сужается до 3 систем:

·        «Мотив»

·        «CorporateBusiness»

·        «PayDox»

Эти системы находятся в пределах стоимости, заданной предприятием.

Далее приводится сравнение СЭД по функциональным требованиям, на основе
которого будет выбрана система, внедрение которой и будет для OOO «ПФК»
наиболее эффективным способом организации оперативного управления.

При этом используются следующие значения:

— возможность не реализована,

,5 — реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика
или неполная реализация возможности,


возможность реализована.

Таблица 2.17 Регистрация и ввод документов

Corporate Business

PayDox

Мотив

Ведение РК документов

1

1

1

Ведение номенклатуры дел

1

1

1

Присоединение файлов

1

1

1

Сканирование документов

0,5

0,5

0

Совместимость ПО,
обеспечивающим распознавание образов документов

0,5

0,5

0

Регистрация документов из
электронной почты

0

1

0

Регистрация на основе
существующего документа

0

0

1

Сопровождение бумажных и
электронных документов

0,5

0,5

0,5

Контроль заполнения
обязательных полей в РК

1

1

1

Проверка на дублирование
при регистрации

0

1

0

Использование справочников

1

1

1

Добавление новых
справочников

0,5

1

1

Создание и изменение
словарей и справочников

0

1

1

Поддержка иерархических
справочников

1

1

1

Обработка документов,
имеющих ссылки, перекрестные ссылки

1

1

0

Создание своих РК
(графический дизайнер)

1

1

0

Наличие шаблонов
создаваемых документов

0

1

0

Ведение истории работы с
документами

1

1

0

Суммарный балл

11

15,5

9,5

Таблица 2.18 Маршрутизация и контроль исполнения

Corporate Business

PayDox

Мотив

Поддержка последовательной
и параллельной маршрутизации документов и задач

1

1

1

Работа с типовыми
маршрутами (регламенты)

1

1

1

Работа со свободными
маршрутами

0,5

1

0,5

Возможность изменения
(расширения и сокращения) маршрута движения

0,5

1

1

Наличие визуального
редактора процессов обработки документов

0,5

0

1

Автоматическая блокировка
документа, взятого на редактирование

0

1

0

Уведомление сотрудников о
поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по эл. почте)

0,5

1

1

Автоматизация процесса
приема/отказа поручений к исполнению

0

1

0

Настройка напоминаний и
уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов,
предупредительный контроль

1

1

0,5

Оперативный контроль за
рассмотрением документов

1

1

1

Контроль за рассмотрением,
исполнением документов и поручений в распределенной организации

1

0

0

 Суммарный балл

7

9

7

Таблица 2.19 Аналитика и управление

Corporate Business

PayDox

Мотив

Поиск по всем атрибутам РК

1

1

1

Осуществление различных
видов поиска в одном запросе (логический поиск)

0

0,5

0

Наличие полнотекстового
поиска по РК к документу

1

1

1

Поддержка морфологии
русского языка

0

0

1

Наличие шаблонов поиска с
иерархическим или классифицируемым их хранением

0,5

0,5

0,5

Обеспечение оперативной модификации
шаблонов поиска

1

1

1

Наличие в системе
генератора отчетов

0,5

0,5

0,5

Получение отчетов и справок
по исполнительской дисциплине

1

1

1

Возможность создания и
сохранения шаблонов отчетов с помощью визуального редактора

0

0

0,5

Суммарный балл

5

5,5

5

Таблица 2.20 Архив

Corporate Business

PayDox

Мотив

Списание в архив

1

1

1

Ведение архивов

0,5

0,5

0,5

Поиск по архиву

0.5

1

0,5

Ведение архивных хранилищ
электронных образов документов

0,5

1

0,5

Ведение отдельной архивной
базы документов

0

0,5

0

Обеспечение учета, контроля
движения и сроков хранения дел и документов в архиве

0

0

0

Обеспечение оптимизации
хранения данных

0,5

0,5

0,5

Суммарный балл

3

4,5

3

Таблица 2.21 Информационная безопасность

Corporate Business

PayDox

Мотив

Гибкое разграничение прав
доступа (группы доступа, роли)

1

0,5

0,5

Наличие программных средств
контроля целостности документов

0,5

0,5

0,5

Организация резервного
копирования базы данных (в том числе по расписанию)

1

1

1

Применение средств
шифрования

0

0,5

0

Применение
сертифицированных средств криптозащиты

0

1

0

Применение ЭЦП

1

1

 Суммарный балл

3,5

4,5

3

Таблица 2.22 Общие характеристики

Corporate Business

PayDox

Мотив

Полнофункциональный клиент

1

0

0

Полнофункциональный тонкий
клиент

0

1

1

Поддержание
территориального распределенного режима работы

0

1

0

Наличие API (application programming interface)

1

0

0

Демонстрационная версия

0

1

1

Суммарный балл

2

3

2

Как показано в таблицах, все представленные системы стараются идти в ногу
со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными
возможностями.

На основе полученных данных, сформирована таблица «Комплексная оценка
функциональных возможностей систем».

Комплексная оценка функциональности систем определяется как сумма баллов
по всем таблицам.

Таблица 2.23 Комплексная оценка функциональных возможностей систем

Corporate Business

PayDox

Мотив

Регистрация и ввод
документов

11

15,5

9,5

Маршрутизация и контроль
исполнения

7

9

7

Аналитика и управление

5

5,5

5

Архив

3

4,5

3

Информационная безопасность

3,5

4,5

3

Общие характеристики

2

3

2

Суммарный балл

31,5

42

29,5

На основании сводной таблицы сформирована диаграмма «Итоговая оценка
функциональных возможностей».

Рис. 2.2 Итоговая оценка функциональности СЭД

Чем выше общий балл, тем более сбалансирован функционал системы и тем
вероятнее эта система относится к «идеальному» решению выбора СЭД для ООО
«ПФК».

Таким образом, из всех систем наилучшие показатели у системы PayDox. Это
означает, что внедрение этой системы и будет для OOO «ПФК» наиболее эффективным
способом организации оперативного управления.

Стратегия автоматизации

Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора
бизнес-процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками,
клиентами и партнерами или другими участниками внешней среды при взаимодействии
с компанией для достижения поставленных целей.

Будет применена стратегия автоматизации по участкам, которая представляет
собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или
управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному
признаку. Этот способ этот способ был выбран так как: инвестиционные ресурсы
ООО «ПФК» недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в
полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный
экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы
или иные условия не позволяют обходиться без применения автоматизированных
систем документооборота.

.3 Внедрение системы электронного документооборота на ООО «Пермский
фанерный комбинат»

автоматизация электронный документооборот

2.3.1 Технические требования и описание архитектуры системы

ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Сервер: PayDox устанавливается на компьютер с ОС семейства Windows:
Windows XP Professional, Windows Vista Home Premium и выше, Windows 7 Home
Premium и выше, Windows Server 2003, Windows Server 2008 и Windows Server 2008
R2.

Рабочие места могут быть под любой ОС: Windows, Linux, Mac OS. Система
использует web-интерфейс, пользователи работают через обычный браузер (MS
Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari).

Система PayDox разработана полностью на интернет технологиях. Для работы
с системой необходим web-браузер, без установки дополнительного программного
обеспечения на компьютерах пользователей.

 

Рис. 2.3 Трехуровневая архитектура системы

Организация системы — трехуровневая. Тонкий клиент на рабочем месте
пользователей — Internet браузер, сервер приложений — web-сервер, сервер БД в
качестве подсистемы хранения и обработки информации.

.3.2 Информационная модель PayDox

КОНФИГУРАЦИИ СИСТЕМЫ PAYDOX

Конфигурации системы — это сформированные или предустановленные варианты
функционирования системы для разных типов функциональности или разных категорий
пользователей. Использование функциональности конфигураций позволяет
сформировать необходимый функционал для различных видов приложений или разных
ролей пользователей.

Таблица 2.24 Конфигурации системы «PayDox»

Конфигурация

Предназначение

Функциональность

«Канцелярия»

Конфигурацию удобно
использовать для работы сотрудников, которые занимаются регистрацией входящей
и исходящей документации

· Заведение карточек документов · Поиск документов в системе · Календарь событий
по документам · Учет и регистрация входящих и исходящих документов · Контроль утверждения и исполнения документов · Создание и контроль резолюций по документам

«Ознакомление»

Предназначена для
сотрудников, которые должны только знакомиться с документами и не участвуют в
процессе подготовки и согласования

· Ознакомление

«Контролер»

Предназначена для рабочего
места сотрудника, который должен следить за исполнением документов и
прохождением процесса согласования документов

· Контроль утверждения и исполнения документов · Создание и контроль резолюций по документам · Контроль исполнения задач и поручений · Контроль
исполнения этапов длительных договоров и проектов · Календарь событий по документам · Управление
резолюциями

«Документооборот»

Предназначена для рабочих
мест сотрудников, которые участвуют в подготовке, согласовании и утверждении
документов.

· Согласование и утверждение документов · Ознакомление сотрудников с документами · Контроль
исполнения задач и поручений · Контроль исполнения этапов
длительных договоров и проектов · Отчеты · Рецензирование документов · Управление
резолюциями · Учет, контроль исполнения платежей · Ведение истории работы сотрудников с документами · Календарь событий по документам

«Бизнес-процессы»

Предназначена для рабочих
мест сотрудников, которые должны структурировать бизнес-процессы и
автоматизировать управление бизнес-процессами предприятия

· моделирование бизнес-процессов · контроль исполнения и мониторинг бизнес-процессов · формирование отчетов в различных форматах

Используя функционал программных настроек системы, можно формировать свои
собственные конфигурации на платформе PayDox для работы только с определенными
функциями системы или определенными группами документов, а также формировать
различные рабочие места системы для различных групп пользователей.

Список доступных конфигураций указывается в переменной
VAR_PossibleApplicationTypes настроечного файла PayDoxTEXTANSI.txt.
Конфигурация, устанавливаемая по умолчанию, указывается в переменной
VAR_ApplicationType.

Переключение между доступными конфигурациями системы пользователи
осуществляют простым выбором нужной функциональности в выпадающем меню слева на
любой странице системы.

Рис. 2.4 Выбор конфигурации

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Документ в PayDox состоит из карточки документа и возможных к нему
источников внешних данных. Карточка документа содержит набор реквизитов,
необходимость каждого из которых указывается в настройке для категории данного
документа. Кроме того, к документу может быть присоединен один или несколько
источников внешних данных, которые представляют собой таблицы дополнительных
реквизитов, и, например, могут описывать некоторую таблицу в документе.

Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного
документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке
подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При
просмотре карточки родительского документа система выдает список всех
подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

К документу можно приложить любое количество файлов. Документ может иметь
файл образа документа, например, сканированное изображение утвержденного,
содержащего все необходимые подписи и печати документа, или файлы MS Word, MS
Excel или файлы любых других форматов, например, звуковые или видео-файлы.
Также для всех документов данной категории в системе может быть настроен файл
образца документа в формате MS Word, используя который, можно автоматически
получать из системы на компьютер пользователя нужный документ в MS Word,
содержащий данные из карточки документа. Данные из карточки документа
автоматически «на лету» подставляются в вызываемый с web-сервера пользователем
документ MS Word. Полученный MS Word документ можно распечатать и подписать в
обычном порядке. При наличии необходимости хранить в системе образы подписанных
бумажных документов файл образа документа можно загрузить в систему.

Рис. 2.5 Модель документа системы

.3.3 Порядок внедрения

Внедрение системы включает несколько этапов:

. Установка выбранной системы на сервер.

Установка на рабочие места ПО не нужна, так как для работы в PayDox
используется web-интерфейс, пользователи работают через обычный браузер (MS
Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari).

. Первоначальная настройка системы.

Первоначальная настройка предполагает комплекс следующих действий:

2.1.   Настройка контекстного поиска;

2.2.   Настройка связи с MsWord;

2.3.   Настройка автоматической рассылки e-mail;

2.4.   Настройка программного агента;

2.5.   Первоначальная настройка справочников системы:

·        Категории документов

·        Пользователи

·        Подразделения

·        Должности

·        Номенклатура дел

3.       Доработка и адаптация системы под требования ООО «ПФК».

4.       Обучение персонала.

Необходимо ознакомить пользователей с функционалом системы посредством
презентаций, регламента электронного документооборота.

После произведенных действий запустить тестовую эксплуатацию системы.

Календарный план работ по внедрению СЭД PayDox представлен в виде
таблицы.

Таблица 2.25 Календарный план работ по внедрению системы PayDox в ООО
«ПФК»

Вид работ

Дата начала

Дата завершения

1

Информационное исследование
процессов документооборота в организации, их анализ, структуризация и
оптимизация.

10.01.2011 г.

10.03.2011 г.

2

 Настройка и адаптация
Системы.

11.03. 2011 г.

11.05.2011 г.

3

Тестовая эксплуатация
Системы.

12.05.2011 г.

12.08. 2011 г.

Внедрение конфигураций СЭД PayDox в ООО «ПФК» следует произвести в
следующем порядке:

ü «Документооборот»

ü  «Ознакомление»

ü  «Канцелярия»

ü  «Контроллер»

ü  «Бизнес-процессы»

Таким образом, разработанный проект автоматизация документооборота дает
возможность руководителям ООО «ПФК» использовать новые методы управления,
которые значительно повышают уровень управляемости организацией и позволяют
быстрее реагировать на внешние изменения. Это в свою очередь приводит к
значительному сокращению требуемого количества персонала и времени, повышает
удовлетворенность работой, уменьшая количество рутинных ручных операций,
ускоряет и оптимизирует управляющие воздействия и обратную связь на
предприятии, влияя, таким образом, на его прибыльность и эффективность работы.

. УСТАНОВКА СИСТЕМЫ

Запустить установочный файл PayDoxSetup.

Перед установкой следует убедиться, что запущен IIS (Internet Information
Services). Если IIS не запущен, то программа установки сообщит об ошибке. Если
IIS отсутствует на компьютере, то IIS нужно установить с инсталляционного диска
Windows.

Для инсталляции PayDox необходимо выделить отдельный IP-адрес (адрес
сервера в корпоративной локальной сети, при этом необходимо убедиться, что
функциональность ASP (Active Server Pages) включена.

После установки запустить систему можно кликнув мышью на созданную на
рабочем столе пиктограмму PayDox, либо указать в браузере адрес web-узла
PayDox, заданного при установке.

. ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ PAYDOX

2.1.   НАСТРОЙКА КОНТЕКСТНОГО ПОИСКА

Для работы полнотекстового контекстного поиска по содержимому
присоединенных файлов документов, сообщений, бизнес-процессов и файлового
архива необходимо настроить службу индексирования Windows.

Для этого сначала нужно проверить, включена ли служба индексирования.

Далее в создать каталог Paydox и добавить в него папки
PaydoxMessageFiles, PaydoxDocFiles и PaydoxFileStorage

Рис. 2.6 Добавление в каталог Paydox папок PaydoxMessageFiles,
PaydoxDocFiles и PaydoxFileStorage

НАСТРОЙКА ПОЛНОТЕКСТОВОГО ПОИСКА

Полнотекстовый поиск по файлам документов в PayDox реализован с
использованием Indexing Service.

Для функционирования полнотекстового поиска необходимо:

·        включить автоматический старт Indexing Service после каждой
загрузки операционной системы;

·        добавить в Indexing Service новый каталог с именем PayDox и
расположением, например, в директории PayDoxIndex;

·        в каталоге PayDox сервиса Indexing Service добавить ссылку на
директорию, указанную в переменной Application(«PathDocFiles») в
файле Global.asa, содержащую загруженные файлы системы;

·        перезапустить Indexing Service

·        в файле Global.asa установить значение переменной
Application(«IsFullIndexSearch») = True

2.2.       НАСТРОЙКА СВЯЗИ С MS WORD

Настройка связи с MS Word необходима, если используется функциональность,
позволяющая при выдаче документов Word из карточки «на лету» подставлять в
выдаваемый на компьютер пользователя файл Word реквизиты карточки документа.
Такая возможность полезна для автоматического формирования стандартных
документов — счетов, счетов-фактур, накладных, писем, договоров и т.п.

2.3.   НАСТРОЙКА АВТОМАТИЧЕСКОЙ РАССЫЛКИ E-MAIL УВЕДОМЛЕНИЙE-mail Клиент —
функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с
PayDox через e-mail без использования web-браузера.

Если предполагается использовать функциональность PayDox по
автоматической рассылке e-mail уведомлений, то необходимо установить SMTP
Service.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВНЕШНЕГО SMTP-СЕРВЕРА ДЛЯ ОТПРАВКИ E-MAIL УВЕДОМЛЕНИЙ

Для отправки e-mail уведомлений используется внешний SMTP-сервер вместо
используемого по умолчанию Windows Default SMTP Virtual Server. Для настройки
на использование внешнего SMTP-сервера в файле Global.asa необходимо указать
ваши значения для следующих переменных:(«IsNotUseDefaultSMTPVirtualServer»)
= «Y» — Указывает необходимость использования внешнего SMTP-сервера.
Если указать значением пустую строку, то будет использоваться Windows Default
SMTP Virtual Server

Application(«SMTPServer»)=
«mail.seversta****l.com» — адрес внешнего SMTP-сервера(«SMTPServerPort») = 25 — используемый порт(«SMTPConnectionTimeout») = 30 — таймаут установки соединения в секундах(«SMTPAuthenticate») = 1 — механизм аутентификации, 1- Basic, 2- NTLM(«SendUserName») =
«administrator» — логин (имя почтового ящика)(«SendPassWord») = »
administrator » — пароль(«SMTPUseSSL») =
False — использовать ли SSL

2.4.       НАСТРОЙКА ПРОГРАММНОГО АГЕНТА

Программный агент — программа, предназначенная для автоматического
запуска для выполнения периодических (повторяющихся) действий. На данный момент
такими действиями могут быть:

·        автоматическое создание периодических документов (например,
карточек еженедельных отчетов)

·        проверка приходящих в PayDox e-mail уведомлений

·        автоматическая отправка e-mail уведомлений пользователям о
наступлении сроков исполнения или истечении сроков действия документов

Код программного агента находится в файле PayDoxAgentAgent.asp. В этом
файле расположены вызовы всей периодически выполняемой в системе
функциональности. Здесь же можно изменить периодичность вызова этой
функциональности. Вызов самого агента находится в файле PayDoxAgentAgent.vbs
и периодичность его запуска необходимо настроить.

Очевидно, что периодичность вызова агента должна быть не меньше, чем
периодичность вызова функциональности с наименьшим периодом вызова. Т.е., если
функциональность проверки приходящих e-mail сообщений должна вызываться 1 раз в
5 минут, то запуск агента, вызывающего все другие и в том числе эту
функциональность, должен делаться с не меньшей частотой.

Так как скрипт PayDoxAgentAgent.asp представляет собой ASP-код,
выполняемый на сервере PayDox, он должен быть запущен под MS Internet Explorer.
Этот запуск и осуществляет модуль PayDoxAgentAgent.vbs. Такой запуск
необходимо осуществлять периодически и автоматически, поэтому такой
автоматический запуск модуля PayDoxAgentAgent.vbs необходимо настроить в
Windows Task Scheduler (Планировщик заданий).

Итак, новая задача создается и добавляется в расписание Windows.

Для того, чтобы запустить MS Internet Explorer, вызывающий, в свою
очередь, скрипт PayDoxAgentAgent.asp необходим программный код.

Программный код модуля PayDoxAgentAgent.vbs :

Option ExplicitError Resume NextIEIE =
CreateObject(«InternetExplorer.Application»).Visible =
False.Navigate(«#»564402.files/image010.gif»>

ЗФОТВ=17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)+
17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)=74 541,16 руб.

где
ОВi — оклад j-го сотрудника, участвующего во внедрении проектного
решения, руб./мес.; ОВi =17 000.

ТОВПji
— общее время на внедрение проектного решения, затрачиваемое j-м сотрудником,
мес.; ТОВПji= 2 мес.Д — коэффициент дополнительной заработной
платы работников, занятых внедрением проекта; kД= 1/12.У
— региональный коэффициент. kУ =15%.

Дополнительного
приобретения компьютеров или других КТС не требуется, следовательно, затраты
равны 0.

Суммировав
все вышеперечисленные статьи расходов, получаем, что стоимость внедрения СЭД
«PayDox» составляет 695 891,16 рублей.

.3
Расчет экономии после внедрения СЭД «PayDox» на ООО «ПФК»

Внедрение
системы электронного документооборота вызывает ряд предсказуемых эффектов,
которые делятся на 2 группы: прямые и косвенные.

Схема,
иллюстрирующая планируемую эффективность внедрения СЭД, изображена на рис 3.1.

Рис. 3.1 Экономическая эффективность внедрения СЭД «PayDox»

Начнем с оценки прямой экономии средств. Она включает стоимость бумаги,
сэкономленной при внедрении и стоимость сэкономленного рабочего времени
сотрудников.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать,
исходя из данных по закупке офисной бумаги на предприятии. В месяц в ООО «ПФК»
закупается 10 пачек бумаги (2 коробки), из них, в среднем, тратится 84%, что
составляет 8,4 пачки/мес. В среднем, 1 пачка стоит 140 руб. Итак, получим
месячные расходы на бумагу: 8,4*140=1176 руб./мес.

Теперь оценим стоимость сбереженного рабочего времени.

По данным статистических исследований средний % рабочего времени, которое
сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — 60%. (таблица 3.2).
[Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота
PayDox]

Таблица 3.2 Затраты рабочего времени на обработку документов

На поиск и ожидание
поступления документов

20%

На согласование и
утверждение документов

20%

На передачу документов
между подразделениями

10%

На подготовку стандартных
отчетов о движении документов

10%

  При использовании «PayDox»:

·        на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты;
ожидания документов не требуется — документы одновременно доступны всем имеющим
к ним право доступа сотрудникам

·        процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен
и происходит в режиме реального времени

·        время на передачу документов между подразделениями не
тратится вообще — карточки и файлы документов в режиме реального времени
доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

·        подготовка стандартных отчетов о движении документов делается
одним нажатием кнопки.

·        Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с
командировками не останавливает работу с документами — «PayDox» обеспечивает
возможность удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по
электронной почте.

Средний % экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов
при использовании «PayDox» — 30%.[Экономическая эффективность внедрения системы
электронного документооборота PayDox] Соответственно, использование «PayDox»
может экономить 30%*60%=18% рабочего времени.

До внедрения системы электронного документооборота «PayDox» на ООО «ПФК»
распространением и рассылкой документов занимались курьеры: в заводоуправлении
— 1 человек, в производственных цехах — 2 человека. После внедрения —
необходимость в данных сотрудниках была исключена.

Оценим ежемесячные затраты на сотрудников, работающих курьерами. Расчет
произведен по формуле (3.1):

ЗПМ=∑ЗПМi

ЗПМi=ПЗПМi+СВМi, (3.1)

где ЗПМ — ежемесячные затраты, связанные с финансированием сотрудников;

ЗПМi — ежемесячные затраты, связанные с финансированием одной
ставки;

ПЗПМ — полная ежемесячная зарплата сотрудника;

СВМ — ежемесячные страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

На статью «полная заработная плата» относится заработная плата
сотрудников, которая является суммой основной заработной платы, дополнительной
заработной платы, а также надбавки по районному коэффициенту. Расчет полной
ежемесячной заработной платы производим по формуле (3.2):

ПЗПМ=ОЗПМ+ДЗПМ+НРКМ, (3.2)

где ПЗПМ — полная ежемесячная зарплата сотрудника;

ОЗПМ — основная ежемесячная зарплата;

ДЗПМ — дополнительная ежемесячная зарплата;

НРКМ — ежемесячная надбавка по районному коэффициенту.

На статью «дополнительная зарплата» относятся выплаты, предусмотренные
законодательством за непроработанное время: оплата отпусков, оплата за
выполнение государственных и общественных заданий и прочие. Ежемесячная
дополнительная заработная плата равна 1/12 от основной заработной платы, так
как отпуск работнику оплачивается исходя из среднего значения основной
заработной платы за год. Расчет дополнительной заработной платы производится по
формуле (3.3).

ДЗПМ=ОЗПМ/12, (3.3).

Основная заработная плата курьера в заводоуправлении ООО «ПФК», в
среднем, составляет 12 000 руб., в производственных цехах 9 000 руб. Подставляя
данные значения в формулу(3.3), получим:

ДЗПМ1=12 000/12=1 000 руб.;

ДЗПМ2=9 000/12=750 руб.

Статья «надбавка по районному коэффициенту» содержит в себе процентную
надбавку к заработной плате в зависимости от той местности, где используется
система. Расчет надбавки по районному коэффициенту производится по формуле
(3.4):

НРКМ=ОЗПМ*РК, (3.4)

Где РК — районный коэффициент.

Основная заработная плата курьера в заводоуправлении ООО «ПФК», в
среднем, составляет 12 000 руб., в производственных цехах 9 000 руб. Районный
коэффициент для Пермского края составляет 15%. Подставляя в формулу, получим:

НРКМ1=12 000*0,15= 1 800 руб.

НРКМ2=9 000*0,15= 1 350 руб.

Подставляя данные в формулу (3.2), находим полную ежемесячную заработную
плату:

ПЗПМ1=12000+1000+1800=14 800 руб.

ПЗПМ2=9000+750+1350=11 100 руб.

К статье «страховые взносы в государственные внебюджетные фонды»
относятся обязательные отчисления на социальные нужды по установленным
законодательством РФ нормам органам государственного социального страхования,
обязательного медицинского страхования, а также Пенсионному фонду РФ. Страховые
взносы определяются в процентном отношении по затратам на оплату труда
персонала. Расчет страховых взносов производится по формуле (3.5):

СВМ=ПЗПМ*ССВ, (3.5)

Где СВМ — страховые взносы;

ССВ — ставка страховых взносов.

Величина ставки страховых взносов составляет 34%.

Подставляя значения в формулу (3.5), получим:

СВМ1=14800*0,34=5 032 руб.

СВМ2=11100*0,34=3 774 руб.

Подставляя в формулу (3.1), получим:

ЗПМ1=14800+5032=19 832 руб.

ЗПМ2=11100+3774=14 874 руб., тогда

ЗПМ=19832+14874+14874=49 580 руб.

Учитывая, что в связи с внедрением СЭД будет исключена необходимость в
курьерах, получим ежемесячную экономию в 49 580 руб.

Суммировав стоимость экономии средств на бумагу (1176 руб.) и на
финансирование курьеров (49 580руб.), получим, что внедрение СЭД влечет за
собой ежемесячную экономию в 50 756 руб.

.4 Расчет показателей экономической эффективности инвестиционного проекта

Экономическая эффективность инвестиционного проекта характеризуется
системой показателей, отражающих соотношение затрат и финансовых результатов
реализации проекта. Затраты и результаты проекта в расчетах экономической
эффективности выражаются в виде денежного потока CF (CashFlow),который
рассчитывается по формуле (3.6):

i=ЧПi+АОii,
(3.6)

Где ЧПi — чистая прибыль в i-ом году,

АОi — амортизационные отчисления в i-ом году от новых активов
(вводимых за счет инвестиций),

Иi — инвестиции в планируемом году.

При оценке экономической эффективности инвестиций соизмерение денежных
потоков, образующихся в различные моменты времени, осуществляется путем их
приведения (дисконтирования) к планируемому году.

Ставка годового дисконта рассчитывается по формуле (3.7):

=((1+R)*(1+I)*(1+B)-1), (3.7)

Где R — минимальная безрисковая норма доходности в год, доли ед.-
среднегодовой темп инфляции на протяжении периода расчета проекта, доли ед.-
дополнительное страхование от рисков (технических, политических, финансовых),
доли ед.

Минимальная безрисковая норма доходности равна 8%.

По данным Центрального Банка Российской Федерации предполагаемое
среднегодовое значение темпов инфляции составит 9,5%.

Так как внедрение СЭД «PayDox» имеет низкую степень риска, коэффициент B
принимает значение 3%.

В итоге получаем следующее значение ставки годового
дисконта:=((1+0,08)*(1+0,095)*(1+0,03)-1=0,04

Для удобства расчетов используют коэффициент дисконтирования αt,
определяемый при
постоянной ставке годового дисконта как (3.8):

αt=1/(1+D)t, (3.8)

где t — номер шага расчета (t=0,1,2,…T и T — горизонт расчета).

Приведение к базисному периоду времени производится путем умножения
затрат и результатов на αt.

Для определения экономической эффективности инвестиций используют
следующую систему показателей:

Чистый дисконтированный (приведенный) поток NPV (Net present value)-
сумма дисконтированных годовых денежных потоков (CF) за весь период расчета
проекта (3.9):

, (3.9)

Где D — ставка (норма) дисконта, %;- период расчета, лет;- порядковый
номер года.

Дисконтированный срок окупаемости инвестиций DPB (Discounted payback
period) — выражается в единицах времени и является количественной оценкой
промежутка времени, в течении которого происходит полное возмещение инвестиций,
т.е. времени от начала реализации ИП до момента, когда дисконтированная сумма
поступлений денежных средств от реализации ИП достигает величины инвестиций
(т.е. до момента, когда нарастающий NPV достигает нулевого значения) (3.10):

=0 (3.10)

Индекс доходности (прибыльности) PI (Profitability index) — является
относительной величиной и показывает во сколько раз суммарные дисконтированные
доходы, в результате реализации ИП, превышают инвестиции планируемого года
(3.11):

, (3.11)

Внутренняя норма рентабельности (IRR — Internal rate of return) —
измеряется в процентах и отражает среднегодовую доходность на вложенный
капитал. Для проектов, связанных созданием новых производственных мощностей
предприятия за счет его собственных средств, внутренняя норма рентабельности
рассчитывается путем определения такого значения ставки дисконтирования, при
котором чистый приведенный поток за весь период расчета ИП принимает нулевое
значение (3.12):

 (3.12)

Затраты на внедрение СЭД «PayDox» составили 695891,16 руб.

Расчет ЧДД (на период) приведен в таблице 3. 3:

Таблица 3.3 Расчет ЧДД

Месяц

Капитальные затраты

экономия

Денежный поток

at (D=0,03)

ЧДД

С учетом дисконтирования

Без учета дисконтирования

0

695 891,16

0

-695891,16

1,00

-695891,16

-1265000,00

-695891,16

1

50 756

50 756

0,97

50756,00

-645135,16

-645135,16

2

50 756

50 756

0,94

49277,67

-595857,49

-594379,16

3

50 756

50 756

0,92

47842,40

-547930,23

-543623,16

4

50 756

50 756

0,89

46448,93

-492867,16

5

50 756

50 756

0,86

45096,05

-451597,89

-442111,16

6

50 756

50 756

0,84

43782,57

-403210,91

-391355,16

7

50 756

50 756

0,81

42507,35

-354687,95

-340599,16

8

50 756

50 756

0,79

41269,27

-306036,79

-289843,16

9

50 756

50 756

0,77

40067,26

-257264,81

-239087,16

10

50 756

50 756

0,74

38900,25

-208378,95

-188331,16

11

50 756

50 756

0,72

37767,23

-159385,72

-137575,16

12

50 756

50 756

0,70

36667,21

-110291,31

-86819,16

13

50 756

50 756

0,68

35599,24

-61101,51

-36063,16

14

50 756

50 756

0,66

34562,37

-11821,81

14692,84

15

50 756

50 756

0,64

33555,70

37542,64

65448,84

16

50 756

50 756

0,62

32578,35

86986,96

116204,84

17

50 756

50 756

0,61

31629,46

136506,59

166960,84

18

50 756

50 756

0,59

30708,21

186097,18

217716,84

695 891,16

913608

913 608

719015,51

По данным, расположенным в таблице, полученным в ходе расчета параметров
финансово-инвестиционного профиля проекта, рассчитаем основные показатели
экономической эффективности инвестиционных вложений:

ЧДД=719015,51 руб.

ИД=1,03

Срок окупаемости составляет 14,2 мес.

Рассматривая полученные данные как основные показатели экономической
эффективности инвестиционного проекта, можно сделать вывод, что проект
экономически эффективен, так как ЧДД > 0 и ИД> 1.

В рамках данного раздела были рассмотрены вопросы обоснования
целесообразности внедрения СЭД «PayDox». Была рассмотрена экономическая
эффективность инвестиционного проекта. На основании результатов этих
исследований были рассчитаны следующие показатели эффективности инвестиционного
проекта:

Чистый дисконтированный доход составляет 719015,51 руб.

Индекс доходности равен 1,03.

Срок окупаемости системы составил 14,2 мес.

Анализируя полученные показатели можно сделать вывод о том, что инвестиционный
проект рентабелен (ЧДД > 0 и ИД> 1) при сроке эксплуатации не менее 15
месяцев.

Заключение

Использование информационных технологий для управления предприятием
делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и
адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Целью дипломной работы
является внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО
«ПФК».

В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:

Был рассмотрен рынок существующих программных продуктов, предназначенных
для автоматизации документооборота.

Выполнен анализ процессов документооборота на предприятии ООО «ПФК». В
результате чего выявлены проблемы существующих процессов работы с документами.
Для решения данных проблем разработаны регламент и инструкция, которые содержат
правила обработки и согласования документов на ООО «ПФК», а также
сформулированы требования, которым должна удовлетворять СЭД. На основе этих
требований проведено сравнение систем автоматизации документооборота.

Проведенный сравнительный анализ систем электронного документооборота
показал, что СЭД «PayDox» является наиболее подходящей системой для внедрения в
ООО «ПФК».

Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему
оперативного управления деятельностью и разработан порядок внедрения, который
включает следующие этапы: установка выбранной системы; первоначальная настройка
системы, доработка и адаптация системы под требования ООО «ПФК»; обучение
персонала. В процессе доработки системы были выполнены программные настройки
ASP-файлов.

Проведен расчет экономической эффективности внедрения СЭД «PayDox». На
основании расчетов были получены следующие показатели эффективности
инвестиционного проекта:

Чистый дисконтированный доход составляет 719015,51 руб.

Индекс доходности равен 1,03.

Срок окупаемости системы составил 14,2 мес.

Полученные показатели говорят о том, что инвестиционный проект рентабелен
(ЧДД > 0 и ИД> 1) при сроке эксплуатации не менее 18 месяцев.

Результатом выполненной работы явилось тестовое внедрение в компании,
запущено 20 мест СЭД «PayDox» в канцелярии и подразделениях с целью
автоматизации централизованного учета документов и контроля исполнения
поручений; база данных СЭД «PayDox» аккумулировала сведения более чем о 150
зарегистрированных документах за апрель-май 2011 г., их электронные копии и
истории их исполнения.

В дальнейшем планируется приобретение 100 лицензий СЭД «PayDox» и
внедрение системы в промышленную эксплуатацию.

Таким образом, цель дипломной работы достигнута.


Список литературы

1.     Артамонова
И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова
// Секретарское дело. — 2006. — №3. — С 23-26.

2.       Баласанян
В.Э. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения
управления/Делопроизводство. 2004. №1.

.        Баласанян
В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Мир
связи. 2002. — №12.

.        Баласанян.
В.Э. Электронный документооборот — основа эффективного управления современным
предприятием// Секретарское дело. 2002. №2.

.        Белая,
Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления:
организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. — 2007. — №3. —
С.40-47

.        Горячая
десятка российских систем электронного документооборота. [Электронный ресурс].
— 2011. — Режим доступа: #»564402.files/image016.gif»>

Подготовка и согласование входящих писем

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования входящих писем.

Условия и ограничения:

1.       В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2.       В маршрут можно вложить только электронный документ с типом
карточки «письма входящие (официальные)».

.        Руководитель для согласования документа определяется по указанному
пользователю отделу.

.        Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется
Администратором при настройке маршрута.

.        Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного
документа.

Подготовка и согласование приказов и распоряжений

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования приказов и
распоряжений.

Условия и ограничения:

1.       В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2.       В маршрут можно вложить только электронный документ с типом
карточки «приказы».

3.       Руководитель для согласования документа определяется по
указанному пользователю отделу.

.        Список руководителей подразделений, согласующие документ
определяется инициатором перед стартом задачи.

.        Первый руководитель, утверждающий документ, определяется
инициатором перед стартом задачи.

.        Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется
Администратором при настройке маршрута.

.        Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного
документа.

Подготовка и согласование служебных записок

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования служебных записок.

Условия и ограничения:

1.       В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2.       В маршрут можно вложить только электронный документ с типом
карточки «служебная записка».

.        Руководитель подразделения пользователя для согласования
документа определяется по указанному пользователю отделу.

.        Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором
при настройке маршрута.

.        Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного
документа.

Согласование договоров и дополнительных соглашений

Цель: Автоматизация процесса согласования договоров и дополнительных
соглашений.

Условия и ограничения:

1.       В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2.       В маршрут можно вложить только электронный документ с одним из
указанных типов карточки: «договор входящий», «договор исходящий»,
«дополнительное соглашение входящее», «дополнительное соглашение исходящее».

.        Руководитель подразделения исполнителя определяется по
указанному пользователю отделу.

.        Финансовый директор, начальник юридического отдела, главный
бухгалтер, директор по безопасности — определяются Администратором при
настройке маршрута.

.        Курирующий руководитель, утверждающий документ, определяется
инициатором перед стартом задачи.

.        Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется
Администратором при настройке маршрута.

.        Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного
документа.

 

Приложение 2

Оперограммы
процессов документооборота

Приложение 3

Примеры
кодов, используемых для доработки Системы.

1.      Данный код не дает активировать документ, если к нему не приложены файлы.

В настроечный файл DBUpdateBefore.asp добавляем код:

‘Не давать активировать документ, если к нему не прикреплены файлы

If UCase(Request.ServerVariables(«URL»)) =
UCase(«/MakeActive.asp»)

Then ‘Страница активации
документаRequest(«Active»)<>»» Then ‘Активация

If InStr(UCase(Session(«CurrentClassDoc»)),
UCase(«Договоры»))

= 1 Then ‘Ограничение по категорииdsTemp1 =
Server.CreateObject(«ADODB.Recordset»)

‘Создаем рекордсет

‘Проверяем только основные версии файлов

sSQL = «select * from Comments where DocID = »
&& «‘» & MakeSQLSafeSimple(Request(«DocID»))

& «‘ and CommentType = ‘FILE’ and (Subject is NULL
or Subject

<> ‘ESIGNATURE’) and Amount = 0″.CursorLocation =
3.Open sSQL, Conn, 3, 1, &H1.ActiveConnection = Nothing= FalsedsTemp1.EOF
Then(«Message») = Session(«Message») & VbCrLf &

«<font color=red>Ошибка!</font> Нет приложенных

файлов»= True ‘Устанавливаем флаг ошибки

End If.Close ‘Закрываем рекордсетbError Then

‘Делаем редирект на страницу просмотра документа,

чтобы предотвратить запись в БД.Redirect GetURL(«showdoc.asp»,
«?docid=»,

Request(«DocID»)) & «&template=»
&(Request(«template»))IfIfIf

End If

Файл DBUPDATEBEFORE.ASP — добавление пользовательского кода перед
произведением изменений в БД PAYDOX.

Этот файл находится в каталоге PayDoxUserASP и предназначен для
размещения пользовательского кода, который должен выполняться после занесения
пользователем значений в формы ввода, отправки этой информации на сервер и
непосредственно перед произведением соответствующих изменений в базе данных
PayDox.

2.      Данная настройка не дает утверждать подчиненный документ до родительского.

В настроечный файл UserShowDoc.asp добавляем код:

If InStr(UCase(Session(«CurrentClassDoc»)),
UCase(«Дополнительное соглашение»)) > 0’Если категория — доп. соглашениеdsTemp =
Server.CreateObject(«ADODB.Recordset») ‘Создаем

рекордсет= «select * from Docs where DocID = » & sUnicodeSymbol
& «‘» &

MakeSQLSafeSimple(S_DocIDParent) & «‘» ‘Запрос для
получения записи

родительского документа.Open sSQL, Conn, 3, 1, &H1 ‘Открываем
рекордсет на чтениеnot dsTemp.EOF Then ‘Если родительский документ найден

If CStr(dsTemp(«NameApproved»)) = «» Then
‘Родительский

документ не утвержден

‘Прячем кнопку утвердить

If InStr(VAR_ButtonsNotToShow & «,»,
«ClickApprove,») = 0_ButtonsNotToShow = VAR_ButtonsNotToShow &

«ClickApprove,»If

‘Прячем кнопку отказать в утверждении

If InStr(VAR_ButtonsNotToShow & «,»,
«ClickRefuseApp,») =

Then_ButtonsNotToShow = VAR_ButtonsNotToShow &

«ClickRefuseApp,»If’Утвержден

‘Показываем кнопки

VAR_ButtonsNotToShow = Replace(VAR_ButtonsNotToShow &

«,», «ClickApprove,»,
«»)_ButtonsNotToShow = Replace(VAR_ButtonsNotToShow &

«,», «ClickRefuseApp,»,
«»)IfIf.Close ‘Закрываем рекордсет

End If

Файл USERSHOWDOC.ASP — обработка данных перед выводом карточки документа
и назначение порядка следования реквизитов карточки документа при просмотре
карточки документа.

Этот файл находится в каталоге PayDoxUserASP и предназначен для
обработки данных перед выводом карточки документа и назначения порядка
следования реквизитов карточки документа при выводе.

Используемые переменные:- категория документа- перечень реквизитов
карточки документа (полей таблицы Docs)в порядке их вывода в карточке документа

3.      Данная настройка запрещает удаление файла через 10 мин после загрузки.

Необходимо запретить пользователям удалять прикрепленные файлы документа,
даже если они сами их прикрепили. При этом бывает ситуация, когда прикреплен не
тот файл, что нужен, и его нужно сразу удалить и прикрепить новый. Этот пример
как раз для такого случая — 10 мин после загрузки файл можно будет удалить, а
потом это сможет сделать только администратор.

В настроечный файл UserShowListComments.asp добавляем код:

not IsAdmin() Then ‘Если пользователь не является администратором

If UCase(MyCStr(dsComments(«CommentType»))) =
«FILE» Then

‘Комментарий из раздела ФайлыUCase(Left(MyCStr(dsComments(«SpecialInfo»))
& » «, 4)) <>

«RESP» Then ‘Комментарий не является ответным на другой

комментарийDateDiff(«n», dsComments(«DateCreation»), Now()) >
10

Then ‘Если комментарий создан более 10 мин назад_CanDeleteComment =
«N» ‘запрещаем удалять

комментарий_CanDeleteComment = «» ‘работают системные

правила разрешения удаления

End IfIfIfIf

Файл
USERSHOWLISTCOMMENTS.ASP — управление списком вывода записей таблицы
comments

Этот файл находится в каталоге PayDoxUserASP и предназначен для
управления списком вывода записей таблицы Comments, содержащих информацию,
выводимую под карточкой документа — комментарии, информацию о файлах документа,
историю согласования, исполнения и т.п.

Для управления списком вывода записей таблицы Comments используются
следующие переменные:- объект, представляющий рекордсет таблицы Comments для
данного документа. Файл UserShowListComments.asp расположен внутри цикла
перебора записей таблицы Comments, соответственно курсор рекордсета dsComments
последовательно устанавливается на все записи.

Таким образом, анализируя поля текущей записи рекордсета dsComments можно
принимать решение о том, показывать ли данную запись текущему пользователю, а
также разрешать ли текущему пользователю удалять данную запись.

4.      Данный код предназначен для указания запрета редактирования некоторых
полей некоторой категории документа для некоторых пользователей.

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:

‘указываем, что запрет не относится к операции создания документа, а

только к операции редактирования документаRequest(«create»)
<> «y» Then

‘указываем категорию документа, для которой будем регулировать

право редактирования некоторых полейCurrentClassDoc=»Договоры»
Then

‘указываем пользователей с логинами User1 и User2, для которых

будем регулировать право редактирования некоторых полей

If Session(«UserID»)=»User1″ or
Session(«UserID»)=»User2″ Then

‘указываем, что поле Подразделение запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное значение

равно его текущему значению_Department_Set=S_Department

‘указываем, что, если текущее значение поля Подразделение

является пустым, то данное поле не показывать пользователю

в форме редактированияS_Department=»» Then=»»

End If

‘указываем, что поле Контрагент запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное

значение равно его текущему значению

S_PartnerName_Set=S_PartnerName

‘указываем, что, если текущее значение поля Контрагент

является

пустым, то данное поле не показывать пользователю в форме

редактированияS_PartnerName=»» Then=»»

End If

‘указываем, что поле Приоритет запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное

значение равно его текущему значению_Rank_Set=S_Rank

‘указываем, что, если текущее значение поля Приоритет

Является

пустым, то данное поле не показывать пользователю в форме

редактированияS_Rank=»» Then=»»

End If

‘указываем, что поле Дата исполнения запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное значение

равно его текущему значению_DateCompletion_Set=S_DateCompletion

‘указываем, что, если текущее значение поля Дата исполнения

является пустым, то данное поле не показывать пользователю

в форме редактированияS_DateCompletion=»» Then=»»IfIf
‘Session(«UserID»)=»User1″ or
Session(«UserID»)=»User2″If ‘CurrentClassDoc=»Договоры»If ‘Request(«create»)
<> «y»

Файл USERCHANGEDOCSETVALUES.ASP — выбор предустановленных значений полей
карточки документа, запрет редактирования некоторых полей карточки документа,
назначение порядка следования реквизитов карточки документа при редактировании.

Этот файл находится в каталоге PayDoxUserASP и предназначен для кода,
задающего определенные значения для карточки документа, которые пользователь не
может изменить. В частности, таким образом можно задать в зависимости от
условия, значения полей:

·        «Имя утверждающего»

·        «Имя ответственного»

·        «Имя контролера»

·        «Список согласующих»

·        «Список ознакомления с документом»

·        «Список имеющих право редактирования документа»

·        «Наименование подразделения»

Можно использовать следующие стандартные переменные для задания
предустановленных значений:

S_DocID_Set — индекс
документа_NameAproval_Set — имя утверждающего_NameResponsible_Set — имя ответственного_NameControl_Set — имя контролера_ListToReconcile_Set — список согласующих

S_ListToReconcile_Comment — комментарий к списку согласующих,
отображающийся при редактировании непосредственно над ним.

5.      Данный код используется для назначения порядка следования реквизитов
карточки документа при редактировании.

Для категории документа «Договоры» установить следующий порядок
следования реквизитов карточки документа при выводе: 1 — индекс документа, 2 —
подразделение, 3 — краткое содержание, остальные реквизиты выводить в порядке,
предусмотренном по умолчанию.

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:

Case CurrentClassDoc»Договоры» ‘ — категория документа, для
которой задается

порядок следования реквизитов=»DocID,Department,Description»

End Select

6.      Код, позволяющий установить следующий порядок следования реквизитов
карточки документа категории «Договоры» при выводе. 1 — индекс документа, 2 —
подразделение, 3 — краткое содержание, остальные реквизиты выводить в порядке,
предусмотренном по умолчанию.

Код примера, размещаемый в файле UserShowDoc.asp:

Case CurrentClassDoc»Договоры» ‘ — категория документа, для
которой

задается порядок следования реквизитов=»DocID,Department,Description»

End Select

7.      Пример кода для автоматического назначения индекса документа.

Для категории документа «Договоры» установить следующий алгоритм определения
индекса нового документа:

·           шаблон документа ДYYMMDD-N, где YY — год, MM — месяц, DD —
день, N — порядковый номер документа за текущий день,

·        пользователь (кроме администратора) при создании документа не
может этот номер изменить.

If Request(«create»)=»y»
ThenS_ClassDoc=»Договоры»Set dsTemp
=.CreateObject(«ADODB.Recordset»).Open «select count(*) as N
from Docs where=»Договоры»YEAR(DateCreation)=YEAR(GETDATE())
and(DateCreation)=MONTH(GETDATE()) and(DateCreation)=DAY(GETDATE())»,
Conn, 3, 1, &H1Not dsTemp.EOF
Then=CStr(dsTemp(«N»)+1)=»1″If.Close_DocID=»Д»+Trim(Mid(CStr(Year(Date))+»
«,

))+CStr(Month(Date))+CStr(Day(Date))+ «-«+NNot
IsAdmin() Then_DocID_Set=S_DocIDIfIfIf

8.      Код, позволяющий при создании новой карточки категории «Договора»
определять список согласующих в зависимости от поля «Вид деятельности».

Значение поля «Список согласующих» брать из пользовательского справочника
«Группы пользователей» из поля N2 из строки, в которой значение поля N1 равно
полю «Вид деятельности» создаваемой карточки.

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:

Request(«create») = «y»‘если создается новая
карточкаS_ClassDoc=»Договора»‘если эта карточка категории
«Договора»S_ActDoc<>»»‘если поле «Вид деятельности» этой
карточки непусто

‘значение поля «Список согласующих» брать из пользовательского

справочника_ListToReconcile=GetUserDirValue(«Группы
пользователей»,

S_ActDoc, 1, 2)

‘S_ListToReconcile_Set=S_ListToReconcile ‘если запретить

пользователю редактировать это полеIf

End IfIf


Приложение 4

Результаты
работ по настройке справочников.

Добавление пользователя в систему

Результат настройки справочника «Пользователи»

Результат настройки справочника «Должности»

Результат настройки справочника «Подразделения»

Организация
электронного документооборота на предприятии

Выпускная
квалификационная (дипломная) работа

Специальность:
080302 Коммерция (по отраслям) (повышенный уровень СПО)

Оглавление

Введение

1.Теоретические основы документооборота

1.1Основные понятия ДОУ

1.2.Документооборот и
формы его организации

1.3. Основные функции и
принципы организации электронного документооборота

1.4.Информационные
системы электронного документооборота

2.Практические основы организации электронного
документооборота на предприятии.

2.1Общая характеристика
ИП Соколов фитнес-центра «
FLEX
GUM»

2.2.Анализ организации 
электронного документооборота фитнес-центра «
FLEX
GUM»

2.3.Рекомендации
по повышению эффективности электро документооборота фитнес-центра «
FLEX
GUM»

Заключение

Библиографический список

Приложение

Введение

В последнее время все
больше предприятий сталкиваются с проблемой эффективной
управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов,
улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия
трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным
способом эффективной реализации подобных задач является внедрение
автоматизированной системы документооборота.

В современных
организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами,
органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями.
Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В
последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей
по электронным каналам, в том числе и электронных документов.

Тема данной дипломной  работы
является актуальной, прежде всего тем, что на современном этапе традиционный
(бумажный) документооборот немыслим без автоматизации и использования
электронных документов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной
формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной
информационной технологии.

Когда мы говорим об
электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии
своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе
говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним
или уничтожаем только в электронно-цифровом виде.

Несмотря на высокие темпы
развития информационных технологий, электронные документы еще недостаточно
применяются в управлении,  попытка решения задачи внедрения такой системы
наталкивается на существенные сложности.

Рынок систем
автоматизации документооборота в настоящее время находится на стадии
становления. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у
потенциальных покупателей не всегда имеется точное представление о том, что они
хотят получить в результате.

Кроме общих (технических,
технологических и др.) причин, недостаточное применение электронной
документации в России, усугубляется рядом факторов, создающих препятствия для
широкого внедрения и эффективного использования электронных документов в
организациях.

Проблемы исследования:

1)    несовершенная
нормативно — правовая база, не всегда учитывающая возможности современных информационных
технологий;

2)    недостаточное
развитие информационных технологий в области управления;

3)    неготовность
многих организаций к применению эффективных технологий управления;

4)    отсутствие
в стране целостной информационной инфраструктуры и эффективной информационной
поддержки рынков товаров и услуг;

5)    недостаточный
уровень подготовки кадров в области использования информационных технологий.

Тем не менее, процессы
информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия,
направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются
к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.

Целью данной дипломной
работы является анализ организации электронного
документооборота на современном предприятии.

Для достижения
поставленной цели предлагается решить ряд задач:

1.        Изучить
нормативные основы организации электронного документооборота;

2.        Рассмотреть
принципы организации электронного документооборота;

3.        Проанализировать эффективность электронного документооборота
на примере конкретного предприятия
.

Объект дипломной работы:
организация электронного документооборота.

Предмет дипломной работы: электронный документооборот предприятия ИП Соколов Фитнес – центр «FLEX GYM»

Дальше?
1.Теоретические основы документооборота

1.1Основные
понятия ДОУ

Весь процесс управления пронизан информацией,
являющейся основой принятия решений, и построен он на оперативной работе с
документами, в которых она фиксируется. Этот вид обеспечения управления
организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения
официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по
изменению ее состояния носит название документационное обеспечение управления
(ДОУ) и включает три основных типа процедур: документирование, документооборот
и делопроизводство.

Документирование  — обобщенное название для процедур
ДОУ, которые регламентируют правила фиксирования информации на официальных
носителях — документах. С документированием связана
деятельность всех работников управления – от исполнителей до руководителей всех
уровней.

Документооборот  — обобщенное название для процедур
ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки. С каждым
деловым документом в аппарате управления проводится трудоемкая работа по
составлению. Перепечатке, считке, учету(регистрации),  хранению, поиску,
переработке содержащейся информации.

 Делопроизводство  — обобщенное название для процедур
ДОУ, которые регламентируют правила оперативного или долгосрочного хранения
документов.

Информационно-документационное обеспечение управления
(ДОУ) рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления, цель
которого — информационное обеспечение деятельности учреждения, ее
документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. Отсюда
следует и основное назначение ДОУ
обеспечение эффективного
управления организацией. Что еще раз дает понять его важность, ведь от его
рациональной организации  зависит быстрота и оптимальность выбора решения,
доведение его до исполнителя, своевременный контроль над исполнением и, в
конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы,
организации, предприятия.

Также следует выделить основные задачи ДОУ, они хорошо
прослеживаются из процессов, которые проходят все документы организации:

•        Создание документов;

•        Передача документов для последующего
исполнения или принятия по ним решений;

•        Регистрация документов для контроля над ними;

•        Систематизация, хранение, поиск документов.

Своевременное и качественное выполнение этих задач
является ключом к  эффективному функционированию предприятия.

Наше время характеризуется достижениями
науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. 
Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать
делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного
делопроизводства становятся:

•        Оперативность в составлении и прохождении
документов;

•        Высокое качество документов;

•        Оптимальность документооборота
(целесообразность, недопустимость многократного дублирования, волокиты при
прохождении);

•        Безбумажные технологии обмена информацией,
где это возможно.

Служба, выполняющая
функции делопроизводства, имеет различные названия: управление делами,
управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий
отдел, канцелярия и т.д.

В небольших учреждениях,
фирмах всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на
секретаря-референта

Во многих организациях
служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав
административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или
бухгалтерии.

В современных условиях работу
с документами регламентирует нормативно- методическая база. Нормативно-
методическую базу делопроизводства  составляет совокупность законодательных
актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических
документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения
деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех
уровнях управления.

В законодательстве о
делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по
документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим
правовым и нормативным актам.  Приведем ниже краткую характеристику важнейших
из них.

Нормативно-
правовая база делопроизводства включает в себя:

1.     Федеральный
закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации».  Устанавливает 
обязательность документирования информации, определяет ряд терминов, обязывает
предприятия и организации всех форм собственности предоставлять требуемую
информацию государственным органам.

2.     Гражданский
кодекс РФ устанавливает  правовые основы не только деятельности юридических
лиц, но и ее документирования, также в ряде статей ГК установлены требования к
созданию устава и учредительного договора.

3.     Государственная
система документационного обеспечения управления. Основные положения (ГСДОУ).
Нормы и правила ГСДОУ  базируются на основных положениях Единой государственной
системы делопроизводства (ЕГСД). ГСДОУ  представляет собой совокупность
принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в органах
государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных
организациях.

4.     ГОСТ
Р 6.30-2003 стандарт распространяется на организационно-распорядительные
документы, относящиеся к Унифицированной системе
организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма. Стандарт
устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов
документов; требования к оформлению документов и так далее.

5.     Типовая
инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Излагает общий порядок подготовки  и оформления управленческой документации в министерствах
и ведомствах, особенности оформления отдельных видов организационно —
распорядительной документации, описывает процедуру документооборота.

Совокупность форм 
документов, взаимосвязанных по определенным правилам и признакам в определенной
сфере деятельности называется унифицированные системы документации (УСД).

Согласно общероссийскому
классификатору ОК 011-93, в настоящее время в стране действуют следующие
унифицированные системы управленческой документации, например:

       
Унифицированная
система банковской документации,

       
Унифицированная
система межторговай документации,

       
Унифицированная
система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных
учреждений и организаций,

       
Унифицированная
система организационно-распорядительной документации.

На унифицированнойсистеме
организационно-распорядительной документации (ОРД) базируетсясфера управления
организацией. Организационно-распорядительная документация занимает особое
место среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся в
организациях. Можно утверждать, что организационная и управленческая
деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений,
документируемых ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом
документации.

Организационно-распорядительная
документация (ОРД) — комплекс документов закрепляющих функции, задачи, цели, а
также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных
действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности
организации.

Классификация организационно-распорядительных
документов

1.  Организационная
документация (Уставы, положения, постановления, инструкции, штатные расписания)

2.  Распорядительная
документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания)

3.  Справочно-информационная
документация (приказы, распоряжения, решения, указания)

4.  Документация
по личному составу (заявления, анкеты, справки, характеристики, удостоверения, личные
карточки, учетные формы)

Именно организационно-распорядительная документация
позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия
для унификации документов, то есть основное информирование внутри организации.

1.2.Документооборот и
формы его организации

Документооборот — это непрерывный процесс движения
документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий
оперативно управлять им.

Под документооборотом понимается движение документов
на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения
исполнения или отправки.

Главное правило документооборота — оперативное
движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами
времени и труда.

Разделяют централизованный документооборот и
документооборот уровня структурного подразделения.

 В централизованный документооборот входит вся
документация, подлежащая централизованной регистрации.

 Документы, учитываемые только в структурных
подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

(!)Как правило,
централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной
документацией, а документооборот уровня структурного подразделения —
специализированной документацией, обеспечивающей основные направления
деятельности организации (в него могут входить и
организационно-распорядительные документы).

Существует три основные формы организации работы с
документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации
делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены
в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с
документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам
централизованной формы организации делопроизводства относится возможность
формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым
в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и,
следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.

Децентрализованная форма организации делопроизводства
предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом
структурном подразделении.

Смешанная форма организации делопроизводства
предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация,
контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление
документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных
подразделениях. Основными принципами организации документооборота являются
следующие:

·                  
прохождение
документов должно быть оперативным.

·                  
каждое
перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или
ограничить возвратные перемещения документов;

·                  
порядок
прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть
единообразными.

 Основная  задача организации документооборота —
прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

 По отношению к аппарату управления различают потоки
поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти
документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

·                  
документы
вышестоящих организаций, органов власти;

·                  
документы
подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и
различного рода запросы;

·                  
документы
организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для
решения вопросов, требующих совместных действий;

·                  
жалобы
и заявления граждан.

 В процессе движения входящих документов выполняются
следующие операции:

·прием
входящих документов;

Прием входящей корреспонденции осуществляется в
организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником
канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Вся
корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна
пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет
своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть
поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. В процессе
первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям.
Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или
секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные
подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями
этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным
подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается
для регистрации. 

·                  
предварительное
рассмотрение и распределение;

Предварительное рассмотрение поступивших документов в
канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать
документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство
руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен
быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют
документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение
которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для
руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

1)регистрация;

Прием и регистрация входящих документов и запросов
осуществляется в следующей последовательности:

        
определение
сути  поручения, проверка состава и содержания поступивших документов;

        
регистрация
документов в журнале учета входящих  документов.

При этом  на каждом  документе ставится  дата
регистрации,  входящий номер  пакета  принимаемых  документов, и подпись
ответственного лица Регистратора.

·                  
рассмотрение
документов руководством;

Рассмотрение документов руководством организации и
структурных подразделений производится, как правило, в день их получения.
Срочные документы рассматриваются по мере поступления. Результаты рассмотрения
документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).

С резолюцией документ передается ответственным
исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому
из них поочередно.

    Прохождение исходящих
документов

 К числу исходящих (отправляемых) документов
относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на
соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой
широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

                      Прохождение исходящего документа
включает несколько этапов:

— составление проекта документа, его распечатка;

 -согласование проекта, его визирование в необходимых
случаях;

— подписание (утверждение) документа;

— регистрация и отправка документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает
исполнитель. В процессе подготовки исходящего документа исполнитель
самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта
документа, его согласование (визирование). Проект документа передается со всеми
материалами, на основании которых он готовился.

Подготовленный проект документа представляется
секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а
также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ
готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект
документа вместе с необходимыми материалами секретарем, секретарем-референтом
или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись.
Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на
отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих
документов являются:

-проверка правильности оформления проекта документа в
соответствии с установленными правилами;

-проверка наличия удостоверяющих реквизитов;

-проставление исходящего регистрационного индекса;

-обработка документа для отправки.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно
проверить:

-правильность оформления документов (наличие подписи,
даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

-наличие приложений, указанных в отправляемом
документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

-правильность адресования, наличие номера записи, если
документ отправлялся по факсу.

К внутренним документам относятся докладные,
объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

 Внутренние документы
проходят следующие стадии:

— подготовка проекта документа, перепечатка,
согласование, визирование, подписание, исполнение.

Обработка внутренних документов на этапах их
подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов
(составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование
(визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения
— входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию,
рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

 Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у
секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном
подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения.
Докладные записки на имя руководителя организации или структурного
подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения
должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в
соответствующие дела.

Внедрение технических средств и компьютерных
технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс
составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки.
Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа.
Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с
появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные
средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную
на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и
телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой
подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Учет объема документооборота осуществляется с целью
получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной
службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации
делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и
отдельных исполнителей работой с документами.

 Для оптимизации маршрутов движения различных
категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной
деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций
и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в
Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого
приложения.

Регистрация документа – это запись
учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его
создания, отправления или получения. Регистрация – подтверждение факта создания
или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в
регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о
документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для
последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из
определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к.
фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не
получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например,
приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован,
организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные,
учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и
используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации;
поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных
лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно
относят: рекламные письма;поздравительные письма и
телеграммы;приглашения;программы семинаров, совещаний и конференций;печатные
издания (книги, брошюры, журналы);пакеты с пометкой «лично»;

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из
важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному
и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической
информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений,
филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

1)     
контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

2)     
контроль за сроками исполнения задания.

3)     
Контроль за соответствием НД контролирует служба ДОУ

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса
осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или
специально уполномоченные лица. 2

Контроль над сроками исполнения документов осуществляется в
крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу
документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации –
секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно
разделить на текущий и предупредительный.

Контроль за соответствием НД контролирует служба ДОУ

  Номенклатура,

Простейшей классификацией документов является группировка
документов в дела.  Дело  – это совокупность документов или документ,
относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную
обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок
распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами,
номенклатура дел  – это систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:
предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом
распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет
систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может
служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела,
так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных
документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой
системы или базы данных.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении,
предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в
процессе их деятельности.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три
вида номенклатур дел:

1)   
типовая номенклатура дел;

2)   
примерная номенклатура дел;

3)   
индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел  устанавливает состав дел, заводимых в
делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. 

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел,
заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с
указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. 

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются
вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя
конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной
номенклатуры дел для организации они используются для составления
индивидуальной номенклатуры дел данной организации: в индивидуальную
номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел
переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в
делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики, сроки
хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

1.3.
Основные
функции и принципы электронного документооборота

Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери,
дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала
составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации
документооборота. Решение данной проблемы – автоматизация делопроизводства с помощью
электронного документооборота.

Поэтому сегодня на смену
классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный
документооборот (ЭДО), который ведется с использованием особого класса
информационных систем — систем электронного документооборота (СЭД).

Электронный
документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами,
представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного
делопроизводства».

Электронный обмен данными
— это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый.
Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не
полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в
электронном виде.

Тема электронного 
документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все
больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к
необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств их
автоматизации.

Электронный
документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу,
хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на
основе использования компьютерных сетей.

Электронный
документооборот в организации основывается на следующих принципах:

1.       
Возможность
параллельного выполнения нескольких операций — это позволяет существенно сократить
время движения документов внутри компании и повысить тем самым оперативность их
исполнения;

2.       
Однократная
регистрация документа — это дает возможность однозначно идентифицировать
документ;

3.       
Непрерывность
движения документа — позволяет идентифицировать сотрудника компании,
ответственного за исполнение каждого конкретного документа в каждый момент его
процесса

4.       
Развитая
система отчетности по разным атрибутам документов и статусам — дает возможность
осуществлять контроль за движением документов  в процессе документооборота,  а
также принимать грамотные управленческие решения, основанные на отчетных
данных;

5.       
Эффективная
организация системы поиска документов — позволяет найти документ, обладая при
этом минимальной информацией.

 Основными
функциями электронного документооборота являются: обеспечение процесса
движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Участниками
электронного документооборота являются физические и юридические лица, органы
государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене
электронными документами.

Отправитель
электронного документа – участник обмена электронными документами, который
составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в
адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель
электронного документа —  участник обмена электронными документами, в адрес
которого поступил электронный документ.

Посредник
в обмене электронными документами – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель,
который выполняет услуги, связанные с обменом электронными между отправителем и
получателем.

Электронный
документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки
информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на
машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Юридическая
сила электронного документа обеспечивается на базе использования
электронно-цифровой подписи ЭЦП
1)
— механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного
документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что
документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве
аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического
лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить
источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство
предприятий признают достоинства электронного (безбумажного)
документооборота, который имеет следующие преимущества:

1)   
простота внесения изменений в документ;

2)   
возможность помещать в документ не только текст, но
и мультимедийные данные
);

3)   
возможность использовать заранее заготовленные
формы;

4)   
более высокая скорость передачи информации по
большому количеству адресов;

5)   
экономия бумаги;

6)   
более высокая компактность архивов;

7)   
более простой контроль информационных потоков;

8)   
большая скорость поиска и извлечения информации;

9)   
возможность защиты документов от
несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к
информации.

Введение
электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых
работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На
рисунке показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с
документами при замене бумажного процесса  на цифровой.

Преимущества электронного документооборота

Рисунок 1. ЭДО увеличивает время работы
над содержимым документа

В
условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на
перестройку документооборота при изменении внешних условий, например
требований по изменению формы отчетности.

Несмотря
на то, что эффективность электронного документооборота повсеместно признана,
полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических
вопросов, а также вложения средств.

Еще
остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях
бумажного делопроизводства, большинство используют в организации
документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент
использует полностью автоматизированные системы управления электронными
документами.

В
идеале следствием развития электронного документооборота должны стать
полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще
необходимы для соблюдения требований многих норм — налогового
законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из
основных назначений документа — это способность удостоверять определенные
факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и
степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного
факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель
обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и
записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается
достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Иными словами,
когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице, и
нет следов нарушения поверхности бумаги, мы можем быть уверены, что этот
документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в
процессе доставки.

В
принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства
удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

В
перспективе развитие электронного документооборота ориентированно на
максимальное использование электронных документов, что предполагает
постепенный отказ от бумажных носителей документации.

1.4.Информационные
системы электронного документооборота

Система электронного
документооборота (СЭД) — типовое решение, предназначенное для автоматизации
документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и
негосударственных предприятиях любых размеров, форм собственности и рода
деятельности. Система позволяет автоматизировать традиционное делопроизводство,
организовать электронный архив документов, упорядочить процессы работы с
входящей, исходящей корреспонденцией, поддерживать внутреннюю документацию на
предприятии, работать с обращениями граждан и решать другие задачи. Система
может быть легко перенастроена для учета специфики работы каждого конкретного
предприятия.

Автоматизация электронного
документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой
компании. Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить проблемы,
связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать
многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота. Оценка
эффективности внедрения системы электронного документооборота является наиболее
сложно формализуемым аспектом. В первую очередь потому, что эта система, с
одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например,
торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой,
— требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

В
первую очередь основными задачами внедрения СЭД являются:

      
эффективное
управление документопотоками на предприятии;

      
централизованное
хранение документов;

      
повышение
контроля исполнения работ по документам;

      
увеличение
продуктивности работы сотрудников;

      
облегчение
доступа к информации для принятия управленческих решений;

      
информационная
безопасность предприятия.

Внедрение
корпоративных СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и
стратегические.

Тактические
преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Их
достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении
преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно
убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить,
сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же
документов.

Итак,
автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие
тактические преимущества:

      
Физическое
освобождение места

      
Уменьшение
затрат на копирование

      
Уменьшение
затрат на доставку информации в бумажном виде

      
Уменьшение
затрат на ресурсы: люди и оборудование

      
Уменьшение
затрат на бумагу


Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение
общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями
(документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых
типов работ или выполнения работ по-другому

 К
стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые
связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом
оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с
улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например,
об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества
труднее измерить.

внедрение
электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

    
Появление
возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном
делопроизводстве);

    
Значительное
ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

    
Повышение
безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной
рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои
полномочия доступа к информации;

    
Повышение
сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в
электронном виде на сервере;

    
Улучшение
контроля за исполнением документов.

Главный
результат автоматизации документооборота — наведение порядка в работе с
документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков
принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в
целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент
управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.[1]

Если
система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет
сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами
сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и
выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать
деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы
позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия
многих важных управленческих решений.

Существуют
и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти
выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на
эффективность деятельности организации в целом — повышается уровень
профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается
культура использования современных информационных технологий.

Системы
электронного документооборота классифицируют последующим признакам:

1.
Индивидуально разрабатываемые. Такие системы являются максимально
персонифицированными, но они предполагают большие временные затраты, а также
имеют  достаточно высокую стоимость разработки и многочисленные сопутствующие
расходы — на покупку программного обеспечения и нового оборудования, затраты на
обучение персонала

2.
Универсальные «коробочные». Такие системы имеют стандартный набор
функций, поэтому не позволяют добиться полного соответствия  потребностям конкретной
компании. Однако универсальные системы документооборота обладают довольно
низкими временными затратами, а также затратами на приобретение и последующую
установку. Особенность — на каждое внедряемое рабочее место нужно приобретать
лицензию

3.
Комбинированные системы — наиболее востребованный и рекомендуемый вариант. Они
довольно просты в освоении и использовании, имеют приемлемую стоимость и
полностью соответствуют нуждам конкретного предприятия.

Система электронного
документооборота может стать эффективным управленческим инструментом для любой
средней или крупной компании, если ее внедрение проводится как комплексное
мероприятие, состоящее из организационных, административных и технических мер,
направленных, прежде всего, на оптимизацию и повышение прозрачности
существующих бизнес-процессов.

Системы электронного
документооборота эффективно используются как в небольших коммерческих
компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Системы нацелены на повышение эффективности и качества работы сотрудников с
электронными документами, а также призваны обеспечить электронный
документооборот любого предприятия, в организации любого типа и повысить
эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это в свою очередь
оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

Система электронного
документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает
проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного
использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации
хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает
оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа.
Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать
полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении
информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические
подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива
избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так
как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

На современном этапе предприятия
используют такие программные системы электронного документооборота как:

1.     DocsOpen,

2.     DIRECTUM, 

3.     StaffWare

4.     LanDocs

5.     БоссРеферент

6.     Система Lotus
Notes

7.    
Optima WorkFlow и другие.

Одна
из современных систем электронного документооборота на предприятиях сферы
торговли и услуг — 1С:Бухгалтерия 8
и предназначена
для автоматизации бухгалтерского учета коммерческих предприятий и бюджетных
учреждений.

Программа электронного документооборота «1С Бухгалтерия 8» представляет
собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для
адаптации под особенности любой организации.

«1С:Бухгалтерия
8» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая
подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организациях,
осуществляющих любые виды коммерческой деятельности. Бухгалтерский и налоговый учет
ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

«1С:Бухгалтерия
8» обеспечивает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если
бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая,
например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное
решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового
учета.

В состав
«1С:Бухгалтерии 8» включен план счетов бухгалтерского учета, при необходимости
пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы
аналитического учета.

Программа
поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет.

Программа позволяет вести:

1)   
учет деятельности нескольких организаций

2)   
учет материально-производственных запасов

3)   
складской учет

4)   
учет торговых операций

5)   
учет банковских и кассовых операций, включая НДС

6)   
учет заработной платы, кадровый учет

7)   
операции, касающиеся налогов,

8)   
отчетности за период, и многое другое.

Следует сказать, что вопрос
о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в
практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя
системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на
собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами.
Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота
пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить
сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности
управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением
рыночной ситуации, ростом организации, а также развитием информационно —
коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые
возможности для ведения бизнеса, с другой — заставляющих идти в ногу со
временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Необходимость в автоматизации управления
документооборотом разные организации сегодня видят по — разному: одни — в
повышении эффективности организационно — распорядительного документооборота
(ОРД), другие — в повышении эффективности работы функциональных специалистов,
создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие
уделяют внимание обоим аспектам.

Внедрение СЭД
следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена
документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого
позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД
необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии,
чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет
реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый «фактор
первого лица»). При отсутствии такой поддержки (например, даже в
организации получения всей необходимой информации при обследовании
предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных
подразделениях предприятия.

Существуют системы
электронного  документооборота, которые можно настроить на необходимые правила
делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью
поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями
в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами
документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который
принят в России, довольно обширен, и настройка системы электронного
документооборота на эти правила — задача сложная. Вследствие этого, чтобы
автоматизировать документооборот на предприятии, необходимо предварительно хорошо
изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание
делопроизводства и документооборота на предприятиях.

Таким образом, роль
системы  электронного документооборота в условиях консервативного стиля работы
с документами на предприятии, который обусловлен особенностями российского
законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в
любых областях деятельности организации, бесспорно, велика и характеризуется
следующими факторами:

                      
на
сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым;

                      
система
автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический
эффект;

                      
очень
важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения;

                      
стоимость
системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному
классу.

                      
длительность
процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной
недели до года и более.

2.1Общая характеристика
предприятия фитнес-центра «
FLEX
GUM»

Название
организации: Фитнес-центр
FLEX
GUM

Организационно-правовая
форма: ИП Соколов В.В., деятельность предприятия осуществляется на основании
лицензии. (Приложение)

Адрес:
г. Омск, ул. Пушкина, 59 (ТК Казачья слобода)

Режим
работы: с 7.00-22.00

Общая
площадь: 1650 м.кв.

Предприятие
предоставляет возможность заниматься спортом в комфортных условиях, также
имеет полный набор базовых и дополнительных услуг, которые могут
заинтересовать клиента.

Фитнес-центр
(далее фитнес-клуб или клуб) имеет:

1.    
Тренажерный зал, оснащенный всеми необходимыми
кардио — и силовыми тренажерами;

2.    
Два зала аэробики, полностью адаптированных для занятий
аэробикой и гимнастикой;

3.    
Зал для мини-футбола.

Все
залы отлично оснащены множеством необходимых атрибутов: от гирь и гантелей,
до ковриков и утяжелителей, а также, имеют совершенную систему
кондиционирования.

4.    
Комфортные раздевалки, оснащенные индивидуальными
шкафчиками, большими зеркалами и наборами для сушки и укладки волос после
душа, который можно принять в современных душевых кабинах;

5.    
Финская сауна;

6.    
Массажный кабинет;

7.    
Спорт-бар;

8.    
Солярий;

9.    
Салон красоты;

10. детская
комната.

Организационная
структура фитнес-центра
FLEX
GYM:


Фитнес-центр
предоставляет возможность, как разовой тренировки, так и приобретения
тренировочного абонемента, доступны различные виды абонементов, клиент можете
приобрести подходящий именно ему.

Виды
абонементов и их стоимость представлены в виде таблицы:

Название
тарифа

Время
посещения

1
месяц

6
месяцев

12
месяцев

«Доброе
утро»

Буд
7.00-12.00, вых 9.00-12.00

1500

12000

«Дневной
будний»

Буд
12.00-17.00

1500

12000

«Выходного
дня»

Вых
9.00-22.00

1500

11000

«Дневной»

Буд
7.00-17.00 вых 9.00-22.00

2000

8000

15000

«Основной»

Буд
7.00-22.00 вых 9.00-22.00

12000

19920

«Полный»
без заморозки

Буд
7.00-22.00 вых 9.00-22.00

2990

10000

18000

«Кредитный
основной»

Буд
7.00-22.00 вых 9.00-22.00

1290

«Кредитный
дневной»

Буд
7.00-17.00 вых 9.00-22.00

1100

При
приобретении абонемента «Основной» есть возможность «заморозки» на 60дней
(1год), 30 дней (6 месяцев).

Также
абонемент можно приобрести в кредит, заключая при этом кредитный договор с
банком.

Обслуживание
клиента осуществляется посредствам пластиковой карты. Порядок обслуживания
клиентов фитнес-центра, с помощью пластиковой карты:

При
заключении договора на оказание услуги клиенту присваивается порядковый номер
и выдается пластиковая клубная карта. Карта имеет штрих код. При посещении
клуба администратор фиксирует ваше прибытие, то есть дату и время вашего
посещения, и оставляет карту у себя на стойке рецепции, предоставляя вместо
карты ключ от шкафчика в раздевалке. Если в процессе занятий вы пользуетесь
услугами спорт бара, или другими платными услугами, то администратор
фиксирует  ваши запросы по мере их поступления. После окончания тренировки
администратор озвучивает вам  перечень услуг, которыми вы воспользовались и
их суммарную стоимость. После оплаты услуг вы получаете свою карту клиента.

Услуги
фитнес — центра, стоимость которых включена в стоимость абонемента:

1.    
Финская сауна

2.    
Групповые занятия

3.    
Консультация дежурного тренера

4.    
Предоставление индивидуальной камеры хранения для
ценных вещей

Услуги
фитнес-центра, стоимость которых не включена в стоимость абонемента:

1.    
Солярий

2.    
Спорт-бар

3.    
Массаж (Прайс – лист см Приложения )

4.    
Салон красоты (Прайс – лист см Приложения )

5.    
Аренда личного шкафчика/полотенца

6.    
Персональные занятия с тренером (Прайс-лист на услуги
тренеров см Приложение)

Групповые
занятия с лучшими тренерами, за которые производится дополнительная доплата
(100 – 200 руб.) (Расписание занятий и перечень занятий с дополнительной
оплатой см. Приложение)

 Порядок
обслуживания клиентов фитнес — центра, с помощью пластиковой карты
осуществляется следующим образом:

При
заключении договора на оказание услуги клиенту присваивается порядковый номер
и выдается пластиковая клубная карта. Карта имеет штрих код. При посещении
клуба администратор фиксирует ваше прибытие, то есть дату и время вашего
посещения, и оставляет карту у себя на стойке рецепции, предоставляя вместо
карты ключ от шкафчика в раздевалке. Если в процессе занятий вы пользуетесь
услугами спорт бара, или другими платными услугами, то администратор
фиксирует  ваши запросы по мере их поступления. После окончания тренировки
администратор озвучивает вам  перечень услуг, которыми вы воспользовались и
их суммарную стоимость. После оплаты услуг вы получаете свою карту клиента.

У
тех, кто заинтересовался услугам фитнес-центра, есть возможность пробной
тренировки, вам расскажут обо всех услугах и порядке их получения, а также  вы
сможете попробовать заниматься в разных залах и на всех тренажерах клуба.

2.2.Анализ организации документооборота
фитнес-центра «
FLEX
GUM»

Документооборот предприятия представлен оптимальным
соотношением документооборота в электронном и бумажном варианте. Бумажный
документооборот представлен организационно-распорядительной и 
договорно-правовой документацией.

Организационно-распорядительная документация
предприятия включает в себя организационные и распорядительные документы. В
группу организационных документов входят учредительные документы и
должностные инструкции сотрудников предприятия.( Приложение)

В группу распорядительных документов входят приказы
об основной деятельности (порядок работы в праздничные дни, внеплановое
собрание сотрудников и другое ( Приложение)).

Значительную часть документооборота занимают
договора (Приложение).

Электронный документооборот значительно облегчает и
ускоряет работу персонала с клиентами, в базе содержится вся информация о
клиенте, которая была предоставлена клиентом при заключении договора о
порядке получения данной услуги. Фитнес центр  работает на базе программного
комплекса «Металинк Фитнес Менеджер».

logo.png

Рисунок 1. Логотип
электронной системы

Спорт-бар
и все денежные операции спорт-бара обслуживает 1С Бухгалтерия 8.
«1С: Бухгалтерия» — самое
распространенное в России программное обеспечение для автоматизации учета. Ее
популярность сейчас столь велика, что фактически 1С стала стандартом
бухгалтерского учета. О программе «1 С:Бухгалтерия 8» информацию можно найти
в теоретической части, остановимся на системе электронного документооборота
«Металлинк фитнес менеджер», так как основная автоматизация документооборота
происходит посредствам этой системы.

Программный комплекс
«Металинк Фитнес-менеджер» является доступным и эффективным средством для
автоматизации фитнес-клубов.

Система
содержит базовый модуль, включающий весь функционал, необходимый для
автоматизации управленческого клуба, а так же дополнительные модули,
обеспечивающие автоматизацию
салона
красоты, детской комнаты, спорт бара, массажного кабинета, позволяют
обеспечить работу всех подразделений в рамках единой информационной системы.

раб стол.jpg

Рисунок 2. Рабочий стол
электронной системы

В программе представлена вся
функциональность, необходимая фитнес-клубу любого размера, – от небольшой
студии, (включая йога-студии, тренажерные залы и т.д.) до крупных  многофункциональных
фитнес-центров. Важной особенностью является гибкость системы, то есть именно
система адаптируется к клубу, а не наоборот. Уменьшается время, необходимое
для внедрения, и снижается психологический барьер, связанный с освоением
новой технологии.

«Металинк Фитнес-менеджер»
поддерживает широкий спектр оборудования: сканеры магнитных карт,
штрих-кодов, веб-камеры, браслеты, фискальные регистраторы, сканеры
биометрических отпечатков, турникеты, управление замками и т.д.

Система учета и контроля услуг
помогает избежать недобросовестных действий со стороны персонала (неофициальных
контрактов, несанкционированных персональных тренировок). Система оценки
предлагаемых клубом программ и работы отдельных тренеров позволяет выявить
лучшие, с точки зрения доходности, предложения и оптимизировать использование
залов.

Система позволяет проанализировать
динамику загрузки клуба и создать «ограниченные» виды абонементов,
действительные только в “провальное” время (время дня, в которое посещаемость
центра снижается), а так же обеспечить соблюдение этих ограничений.

идентификация.jpg

Рисунок
3. Идентификация клиента по карте

Также администрация клуба на практике убедилась в
том, что программа «Металинк Фитнес Менеджер» помогает:

1.    
Повысить доходность бара: оперативное обслуживание позволяет
удовлетворить потребности большего числа клиентов,

2.    
 Увеличивают процент возобновления договоров:
система напоминает менеджерам, когда начать работу с клиентом по продлению
договора. Результат – больше продленных договоров и лояльных клиентов.

3.    
 Эффективно использовать персонал: благодаря
использованию системы, клубу с проходимостью 1500 человек в сутки требуется
только два администратора рецепции. Менеджеры отдела продаж делают больше
звонков, а на расчет зарплаты уходит в 10 раз меньше времени, чем обычно.

4.    
 Владеют информацией: оперативный доступ к важной и
часто используемой информации. Вся важная для ведения бизнеса информация
доступна в реальном времени. Сколько было продано договоров сегодня? На какую
сумму? А вчера? А в прошлом месяце? Растет ли бизнес? Что с продажами в баре?
Сколько клиентов сейчас в клубе? Какие сотрудники опоздали на работу? Это
лишь малая часть вопросов, которые оперативно помогает решить электронный
документооборот посредствам программы  «Металинк Фитнес Менеджер».

расписан занят.jpg

Рисунок
4. Расписание занятий в фитнес — центре

Программа
Металинк Фитнес Менеджер имеет возможность
автоматизированным образом:

1.      Вести
базу клиентов (фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, контактные данные,
фотография (получаемая при помощи веб-камеры))

2.      Вести
базу сотрудников (фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, контактные
данные, фотография (получаемая при помощи веб-камеры), дата приема на работу,
дата увольнения, окончание испытательного срока, и т.д.)

3.      Осуществлять
продажу договоров (клубных карт). Договоры могут быть ограниченны по сроку
действия, по количеству посещений, по дням посещений, по времени посещений.
Так же, договора могут иметь «заморозку» (приостановка действия договора,
характеризующаяся минимальным и максимальным количеством дней), и могут быть
оплачены в рассрочку, при этом система автоматически отслеживает платежи и в
случае несвоевременной оплаты отказывает клиенту в посещении фитнес клуба.

4.     Осуществлять
продажу дополнительных услуг (массаж, солярий, и т.п.)

5.      Осуществлять
продажу абонементов (клип-карт) на индивидуальные тренировки, солярий, массаж

6.      Начислять
сотрудникам заработную плату (по ставке за час работы, по ставке за факт
проведения работы, как процент оказанных сотрудником услуг или процент от
продаж)

7.      Осуществлять
пропускной режим для клиентов и сотрудников по магнитным катам или картам со
штрих-кодом

8.      Отслеживать
посещения фитнес центра клиентами и персоналом

9.      Вести
расписания на групповые занятия, индивидуальные тренировки, солярий, массаж

10.  Вести
депозитные счета по клиентам и оплачивать услуги с депозитного счета

11.  Получать отчеты
о статистике продаж, посещаемости, рейтингах занятий, рейтингов тренеров

12. Экспортировать
полученные отчеты в World, Excel и Web browser

13.  Распечатывать
договора, абонементы и предчеки на бланках заказчика (бланки необходимо
заранее установить в систему)

14.  Вести журнал
событий. Данная функция позволяет отслеживать всю работу в системе по каждому
пользователю

15.  Регистрировать
в системе неограниченное количество пользователей, групп пользователей, и
настраивать права их доступа в системе.

Немаловажна
также и возможность интеграции в программу Металинк Фитнес Менеджер программы
«1С. Бухгалтерия». Именно эта интеграция использована в фитнес-центре FLEX
GUM.  Бухгалтерия спорт бара и все операции по обслуживанию клиентов в спорт
баре осуществляется посредствам 1С: Бухгалтерия 8

Из этой информации можно сделать
вывод, что внедрение электронной базы сводит к минимуму вопросы, связанные с
предоставлением отчетности, так как программа выводит отчет по итогам месяца
самостоятельно, упрощает абсолютно всю работу администраторам, что помогает
им сэкономить время и посвятить его персональным консультациям, более
внимательному и персонализированному обслуживанию клиента.

Как можно проследить на
практике, бумажных отчетов и многочисленных архивов бумажной документации
можно избежать, переходя на электронный документооборот.

Также электронный
документооборот позволяет объединенить сети клубов в единую информационную
систему. Это очень перспективная возможность, так как в ближайшее время
открывается новый фитнес центр  FLEX GUM по адресу Комарова 61.

Новый филиал фитнес —
центра является следствием процветания данной организации. Электронный документооборот сыграл в этом не последнюю
роль. Оперативная и четкая работа администраторов, привлекает все больше и
больше клиентов, а так как каждый клиент хочет быть окружен персональным
вниманием, с помощью электронного документооборота времени для общения с
клиентами у администраторов больше. Важно отметить также, что аналитические
возможности системы документооборота позволяют исключить услуги, не
приносящие прибыли и усовершенствовать услуги пользующиеся спросом у
клиентов.
Вследствие этого, предприятие рентабельно, его
клиентоориентированный подход привлекает все новых и новых клиентов, которые
после окончания срока действия абонемента продляют его, а не ищут другой
клуб. Стабильные демократичные цены, частые акции и скидки только расширяют клиентскую
базу клуба, а новый фитнес-центр обеспечит доступным фитнесом и жителей
левого берега.

Отсюда
следует и основное назначение ДОУ — обеспечение эффективного управления
организацией. Что еще раз дает понять его важность, ведь от его рациональной
организации  зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его
до исполнителя, своевременный контроль над исполнением и, в конечном счёте,
достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации,
предприятия.

2.3.Рекомендации
по повышению эффективности документооборота

Исследуя
систему электронного документооборота фитнес-центра можно сделать вывод, что
Металлинк Фитнес Менеджер значительно облегчила работу персонала клуба и
свела к минимуму «бумажную» работу. Поскольку система электронного
документооборота Металлинк Фитнесс Менеджер может обеспечить все процессы,
проходящие в фитнес-центре, в том числе и бухгалтерский учет, можно
предложить фитнес-центру внедрить Металлинк фитнес менеджер повсеместно, тем
самым сделать 1С Бухгалтерия 8 не актуальной в данной организации. Ведение
всех процессов, касающихся документооборота выгодно и имеет следующие
преимущества:

1)    Организации
необходимо будет оплачивать работу только в одной системе, тем самым затраты
организации сокращаются

2)    Для
персонала достаточным будет умение работать в Металлинк фитнес менеджер, и не
изучать две системы для обслуживания клиентов

3)    Все
платные услуги будут проходить по одной системе вместе с спорт – баром, что
облегчит предоставление отчетности за период

4)    Необходимость
интеграции 1С Бухгалтерия 8 в Металлинк фитнес менеджер отпадает, все
упрощено и эффективно работает

Заключение

В результате проведенных исследований автор работы
предлагает следующие выводы:

1.                    
Несмотря на
существующие трудности, электронный документооборот находит все более широкое
применение именно потому что, эффект от него измеряется не прямой экономией
ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих
предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур —
возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать
возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между
ведомствами.

2.                    
Внедрение
системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект,
однако количественная его оценка является сложным процессом, так как
приходится учитывать множество факторов.

Внедрение системы
электронного документооборота позволяет:

1)    анализировать
текущее состояние дел в фитнес-центре,

2)    эффективно
планировать его развитие,

3)    обеспечить
клиентов сервисом высокого уровня,

4)    вести эффективную
конкурентную борьбу,

5)    управлять доступам
клиентов в различные зоны клуба

Экономический эффект в значительной
степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса
внедрения.

Отсюда следует и основное назначение ДОУ
— обеспечение эффективного управления организацией. Что еще раз дает понять
его важность, ведь от его рациональной организации  зависит быстрота и оптимальность
выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль над
исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в
деятельности фирмы, организации, предприятия

Библиографический
список:

Основная
литература

1.      Басаков
М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)/ М.И. Басаков,
О.И. Замыцкова. – 5-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 352 с.
(9 экз.)

2.      Документационное
обеспечение управления: практикум по организации работы офиса / И.В. Мячина и
др. — Ростов н/Д: Феникс, 2007. — 141 с. (36 экз.)

3.      Соколов,
В. С. Документационное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов. — 2-е
изд. — М. : ФОРУМ, 2009. – 176 с.

Дополнительная
литература

4.      Басаков
М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)/ М.И. Басаков.
– 2-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003. – 336 с.
(8 экз.)

5.      Кирсанова
М.В. Курс делопроизводства: Документационное  обеспечение управления/ М.В.
Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 320 с.
(7 экз.)

6.      Боргено,
Я. Я. Офисные технологии: учеб.пособие / Я.Я. Боргено, М.В. Кирсанова. — М. ;
Новосибирск : ИНФРА — М; Сибирское соглашение, 2006. — 256 с.

7.      Кирсанова,
М. В. Современное делопроизводство: учеб.пособие / М.В. Кирсанова. — 4-е изд. —
М. ; Новосибирск : ИНФРА-М; Сибирское соглашение, 2006. — 312 с.

8.      Кузнецов
И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие/ И.Н. кузнецов. – М.:
Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.

9.      Макарова,
Н. В. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С.
Николайчук;  Ю.Ф. Титова. — 2-е изд. — СПб. : Питер, 2007. — 410 с.

10.    Пшенко, 
А. В. Документационное обеспечение управления [Текст] : учеб.пособие для
студентов учреждений среднего проф. образования /  А.В. Пшенко. — М. :
Академия, 2004. — 176 с.

11.    Рогожин
М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие/ М.Ю.
Рогожин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 384 с.

12.    Стенюков,
М. В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций)/ М.В. Стенюков. —
М. : А-Приор, 2007. — 176 с. (8 экз.)

Скачано с www.znanio.ru

1 2 3 4


Оглавление

Введение
I Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО «Техторг»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
II Проектная часть
2.1 Разработка проекта автоматизации
2.1.1 Этапы Жизненного Цикла проекта автоматизации
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.3 Характеристика результатной информации
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.3.2 Характеристика базы данных
Заключение
Список литературы

Введение

Не для кого не секрет, что одним из обязательных условий развития бизнеса является постоянная оптимизация бизнес процессов. В сфере ИТ особенно популярно внедрять разного рода информационные системы для полной автоматизации деятельности как одного отдела, так и всего предприятия в целом. Но, к сожалению, большинство систем такого класса имеют общий функционал и небольшой довесок в виде дополнительных модулей для определенной специализации компании. В наше время очень часто предприятия сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.

В данном дипломном проекте будет исследоваться деятельность компании ООО «Техторг». Данная компания уже давно на рынке России и занимается продажей различной техники, компьютеров и ПО, а также оказывает услуги в сфере дальнейшего сервиса и ремонта.

В рамках снижения ставки рефинансирования, которая падает уже в течении нескольких месяцев, управляющие компанией акционеры приняли решение о сокращении затрат на малоприбыльные направления и оптимизацию ключевых бизнес процессов.

Целью данной дипломной работы является разработка программной информационной системы автоматизации документооборота компании, способной всегда иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на создание аналитических отчетов и передачу документов в электронном виде, а также иметь возможность составления отчетности на предприятие и выявление задолженности.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

  • осуществить поиск информации по тематике дипломной работы и провести ее анализ и исследования;
  • охарактеризовать исследуемую организацию и вид ее деятельности;
  • дать краткую характеристику организационной структуры и программно-технической архитектуры ИС предприятия;
  • провести обоснование необходимости автоматизации и выбрать комплекс задач автоматизации;
  • выполнить анализ существующих разработок для автоматизации задачи;
  • обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;
  • описать этапы жизненного цикла проекта автоматизации и определить риски, а так же обеспечить информационную безопасность и защиту информации;
  • описать информационную модель предприятия;
  • провести характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации и результатной информации;
  • описать характеристику базы данных;
  • выбрать и обосновать методику расчета экономической эффективности;
  • провести расчёт показателей экономической эффективности проекта.

В первой главе данного дипломного проекта будет проведен анализ существующей системы обработки документов, будут выявлены слабые места для их более глубокой автоматизации. В компании ООО «Техторг», на данный момент, внедрена система 1С: Предприятие.

Во второй главе будет выбран способ доработки системы для сокращения человеческих ресурсов, используемых компанией. Также в данной главе формируется проект автоматизации задачи на основе данных полученных в первой главе. Выбирается стандарт жизненного цикла, по которому в дальнейшем будет осуществляться проект, описывается информационная модель проекта, входная и выходная информация, используемая в системе, а также процессы преобразования этой информации, рассматриваются программное и технологическое обеспечение задачи. Так же во второй главе рассматривается структура базы данных, необходимой для проекта и рассматривается реализация задачи на контрольном примере.

В третьей главе выбирается методика расчета экономической эффективности проекта, а также производится сам расчет, который показывает положительный результат, что свидетельствует о достижении поставленных в проекте целей. Рассматриваются затрачиваемые ресурсы до автоматизации и после, а также просчитывается срок окупаемости данного проекта автоматизации.

Глава I. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО «Техторг»

Компания с ограниченной ответственностью (ООО) — это бизнес-структура, разрешенная в соответствии с государственными законами, регулирующими положения, касающиеся ООО. Владельцы ООО обычно называются учредителями.

Многие не ограничивают право собственности, то есть любой может быть членом, включая частных лиц, корпорации, иностранцев и иностранных юридических лиц, и даже другие ООО. Однако некоторые организации не могут создавать ООО, в том числе банки и страховые компании.

ООО является более формальным партнерским соглашением, которое требует, чтобы устав организации был представлен государству. ООО гораздо проще настроить, чем корпорацию, и она обеспечивает большую гибкость и защиту.

ООО не платят налоги сами. Вместо этого прибыль и убытки перечислены в личных налоговых декларациях владельца (владельцев). Если обнаружено мошенничество или если компания не выполнила требования законодательства и требований к отчетности, кредиторы могут быть в состоянии преследовать участников.

Предприятие ООО «Техторг» занимается продажей и ремонтом компьютерной и бытовой техники. ООО «Техторг» предоставляет своим покупателям возможность широкого выбора товаров и инструментов для самых различных нужд. Вся продукция в магазинах представлена авторитетными российскими и зарубежными производителями.

Несомненным преимуществом магазинов является оказание квалифицированных консультационных услуг. Квалифицированные консультанты помогут подобрать необходимую продукцию, исходя из конкретных задач. Также в магазинах есть возможность проконсультироваться у опытных ИТ-специалистов, которые научат и объяснят как правильно подобрать компьютер для определенных целей, нужных покупателям, либо проконсультируют по поводу возможного ремонта либо апгрейда уже имеющегося у клиента ПК.

Предприятие «Техторг» представляет на рынке следующие виды продукции:

  • компьютеры;
  • ноутбуки;
  • телевизоры;
  • бытовая техника;
  • инструменты и оборудование;
  • оргтехника;
  • автотовары.

Вся выпускаемая продукция соответствует государственным стандартам и заложенным техническим требованиям.

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

В компании «Техторг» есть простой девиз: «Наша репутация основана на обслуживании клиентов». Вот почему она делает все возможное, чтобы клиенты получали персональное внимание, квалифицированную помощь и послепродажное обслуживание, которого они заслуживают.

Сеть «Техторг» осуществляет свою деятельность с 2007 года. Более 50 магазинов сети работает в 35 городах России.

За это время магазин понял, что продажа самых лучших брендов — таких как QUMO, Hansa, Smarbuy, IRBIS и Indesit — по низким конкурентоспособным ценам является важной частью успеха. Кроме того, узнали, что хорошая устная реклама — самый ценный актив. Вот почему прилагает все усилия, чтобы обеспечить превосходное качество обслуживания клиентов. Помимо эффективного формата розничной торговли, ориентированной на покупателя концепции магазина, компания предлагает своим клиентам высококлассную сервисную поддержку под брендом «Техторг.Сервис».

Также «Техторг» активно развивает стратегию интегрированных продаж для унификации товарного ассортимента и создания бесшовного покупательского опыта как в обычных гипермаркетах, так и в интернете.

К тому же осуществление ремонта и сервиса в самой компании значительно повышает доверие клиентов к организации. Гораздо проще обращаться в те же структуры, в которых была произведена покупка или же осуществить обращение, в случае если потребовался какой-либо ремонт, чем бегать и искать сервис который примет ваш заказ. Также можно получить квалифицированную консультацию по различным вопросам, которые входят в компетенцию данной организации.

Благодаря всем этим показателям, компания приобрела многолетний опыт, высококлассных специалистов и множество верных клиентов, которые ценят ее деятельность, качество обслуживания и товаров, ежедневно пользуются ее  услугами сервиса и ремонта оборудования.

В таблице 1.1 приведены основные экономические показатели последних двух лет работы предприятия и их сравнение. Из таблицы видно, что организация является прибыльной и рентабельной.

Таблица 1.1. Основные экономические показатели ООО «Техторг».

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура ООО «Техторг» показана на рис. 1.1, в ней выделяются функциональные подразделения, а также подразделение по управлению магазинами сети. Такая структура создана вследствие увеличения размеров предприятий, усложнения технологических процессов в условиях динамически меняющегося окружения. Головной офис осуществляет реализацию всех процессов управления объектами в едином органе управления, который осуществляет сбор и обработку информации об управляемых объектах и на основе их анализа в соответствии с критериями системы вырабатывает управляющие сигналы.

Рисунок 1.1 — Организационная структура ООО «Техторг»

Отдел по развитию – осуществляет поиск новых объектов. Ведение проектов по открытию новых магазинов. Организацию строительно-ремонтных работ и документации.

Отдел информационных технологий – занимается обеспечением правильной эксплуатации и бесперебойной работы, а также технического обслуживания компьютеров, организационной, вычислительной техники, серверного оборудования учреждений и программного обеспечения.

Отдел по управлению персоналом – производит расчет заработной платы. Разработку систем мотивации и премирования персонала.

Директор кадров – выполняет управление кадрами.

Отдел кадров – осуществляет процесс подбора персонала.

Отдел подготовки кадров – обеспечивает развитие и обучение персонала.

Бухгалтерия – выполняет учет товаров, подготовку налоговых отчетов, распределение зарплаты.

Отдел продаж — развитие структуры продаж розницы. Управление сетью розничных магазинов. Обеспечение достижения ключевых показателей: оборот, прибыль, уровень сервиса и т.д.

Склад – осуществляет хранение, прием и отгрузку товаров. Проводит тестирование, распаковку и упаковку продукции.

Отдел маркетинга – управление группами по маркетингу.

Группа анализа информации – изучение мнений потребителей о товаре компании.

Группа по рекламе – планирование, разработка и проведение рекламных мероприятий.

Группа по марке-исследований – разработка маркетинговых мероприятий с целью привлечения новых покупателей в магазины.

Отдел по логистике — координация взаимодействия отделов в цепочке поставок товара. Оптимизация бизнес-процессов логистических служб. Повышение эффективности использования складских мощностей. Взаимодействие с представителями сертификационных и таможенных органов.

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Техническая архитектура «Техторг» представляет собой сервер баз данных (БД), почтового сервера, файлового сервера, принтеров и компьютеров на рабочих местах сотрудников. Рабочие места сотрудников предприятия оснащены необходимым набором оборудования.

Технические характеристики оборудования, используемого на предприятии, показаны в таблице 1.2

Таблица № 1.2. Технические характеристики оборудования, используемого в «Техторг»

Существующая архитектура ИС, используемая на предприятии, показана на рис.1.2

Рисунок 1.2 – Техническая архитектура ООО «Техторг»

Так как электронный документооборот очень мал, используется один главный сервер и три промежуточных базы данных (дополнительных) для обеспечения безопасности, обмена сообщениями для совместной работы и сервер базы 1С: Предприятие, которые своевременно и при необходимости обновляют. Это необходимо для удобства, гибкости и большей безопасности общей системы в целом.

На предприятии на компьютерах сотрудников используется набор офисных приложений (пакет MS Office 2007, Google Сhrome web-browser) и ПО 1С: Предприятие, работающих под операционной системой Windows 7.

Имеющаяся ИС для работы использует систему управления базами данных (СУБД) MS SQL Server 2017 установленная на ОС Microsoft Windows Server 2008 R2, которая позволяет создавать резервные копии данных и, в случае необходимости, восстанавливать их.

Для ввода информации о клиентах во внутреннюю базу данных компании используется интерфейс СУБД MS Access 2017 со связью с базой данных в MS SQL Server.

Обеспечение безопасности осуществляется с помощью последних антивирусных приложений фирмы Kaspersky (антивирус, firewall, анти-спам), который дает полную защиту предприятия от виртуальных взломщиков и позволяет сохранять всю нужную информацию для служебного пользования.

Для управления почтовыми сообщениями на предприятии служит MS Exchange Server.

Существующая схема программной архитектуры используемая на предприятии, показана на рис. 1.3

Рисунок 1.3 – Схема программной архитектуры ООО «Техторг»

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1.  Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Существующие бизнес-процессы «Техторг» вытекают из набора деловых связей, обозначенных в организационной структуре компании. На рис. 1.4 показан процесс работы компании

Рисунок 1.4 – IDEF0Техторг А-0

Декомпозиция DEF0 Техторг показана на рис. 1.5

Рисунок 1.5 – Декомпозиция IDEF0 Техторг А0

На рисунке видно, что работа фирмы заключается в том, что клиент обращается к персоналу, после этого идет обработка заявки и сборка товара и подготовляется документация по товару, и производится выдача товара. На рис. 1.6 декомпозиция процесса обработки заявки.

Рисунок 1.6 – Обработка заявки клиента А1.1

На рисунке более подробно видно, что клиент может подать заявку на ремонт или покупку товара. И после идет обработка заявки. На рис. 1.7 декомпозиция процесса сборки товара на складе.

Рисунок 1.7 – Сборка товара на складе А2

На рисунке видно, что при сборке товара персонал отслеживает товар и после обрабатывает заказ. На рис. 1.8 показана выдача товара.

Рисунок 1.8 – Выдача товара А4

На рисунке показана выдача товара, при наличии чеков сотрудники принимают и подготавливают товар к выдаче. [1]

1.2.2.  Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Из всего комплекса задач по автоматизации работы «Техторг» мною будет исследоваться работа по обработке документов. Документы составляет менеджер по работе. По зарплате сотрудников, по учету заказов, по ремонту, по работе персонала, по товарам.

Входными данными для обработки всех документов являются:

  • ФИО сотрудника;
  • ФИО клиента;
  • заказы;
  • склад;
  • товары;
  • поставщики;
  • поставка;
  • филиал;
  • ремонт.

Выходными информационными потоками в данном процессе являются:

  • отчет по работе;
  • отчет по заказам;
  • отчет по поставке;
  • доход;
  • расход;
  • чистый доход.

На рис. 1.9 показан процесс подготовки документации.

Рисунок 1.9 – Подготовка документации А3.1

На рисунке видно, что при получении заявки от клиента, идет оформление документов или изменение, при правильном оформлении идет формирование и составление отчетов.

Регламент работы задействованных специалистов:

На первом рубеже инженер выбирает задание реализации плана автоматизации и согласовывает её с системным админом.

На втором рубеже уже наличествует точное представление о том, чего желаем получить от доработки по автоматизации ИС. ТЗ передаётся разработчику программного обеспечения и сообщает программный код, а системный админ делает среду и сервисы для сопоставимости модуля и ИС. [2]

На третьем рубеже случается испытание перечня возможностей и лишь только впоследствии сего случается пилотное внедрение модуля. В ходе данной стадии выявляются промахи и вырабатываются свежие запросы или же советы.

Конечный четвёртый период предполагает возврат на 2 период, доработку перечня возможностей и поправка промахов в программном модуле и проведение финишного внедрения с извещением управления и всех юзеров системы. По мере надобности свежие функции ИС станут дорабатываться, применяя итерационный расклад. [2]

1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Внедрение вычислительной техники при решениях комплекса задач, описываемого в предоставленной работе, обуславливается такими моментами. Размер и качество выходной информации не позволит решать задачи без применения вычислительной техники проворно и, собственно, что принципиально, тактично. Необходимость постоянной связи с различными юридическими базами данных, возможность использования локальной вычислительной сети, средств телекоммуникации и другие факторы, определяющие методы решения поставленных задач с использованием вычислительной техники.

В настоящее время роль компьютерной техники в деятельности предприятий продажи различной техники невозможно переоценить.  На замену большим книгам записи приходят резвые и необъёмные базы данных. Вместо выписки счета в несколько позиций вручную, документ оформляется компьютером в несколько секунд. Компьютер способен контролировать все денежные процессы и делать это намного лучше человека. Естественно, что для функционирования компьютера необходимо программное обеспечение. И если системное программное обеспечение на сегодняшний день не имеет особо широкого разнообразия для конечного пользователя, то на рынке прикладного программного обеспечения наблюдается довольно жесткая конкуренция. На фоне борьбы крупных программных корпораций за конечного пользователя единичные программные продукты просто незаметны. [3]

На сегодняшний день на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, предназначенный для обработки прихода и расхода товаров, оформления документов и прочей информации. Имеющаяся база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная, что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.

Исходной первичной информацией в данном случае будут являться документы, предоставляющие количественно-стоимостную информацию (счета, расходные накладные, договора на поставку товара) и денежную информацию (платежное требование, счета, счета фактуры).

Сотрудник в своей работе использует программные продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой данных, складом Microsoft Excel. Использование этих программных средств не отвечает требованиям.

– Ручной ввод данных приводил к тому, что небольшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное количество материала.

– Сложность поиска продукции. При заполнении расходных, приходных накладных и других документов, приходится искать в огромном списке товаров, которые есть на складе.

Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов. Учет реализации товаров осуществляется по мере его отгрузки и предъявления покупателям расчетных документов. Оформление документов по заказам и продаже товаров показаны на рисунке 1.10

Рисунок 1.10 – Документооборот предприятия

Существующий способ получения заказов и метод учета связан с большой сложностью, фрагментарностью информации, что, скорее всего, приведет к их утрате или неправильному толкованию. На сегодняшний день невозможно получить информацию об общем количестве заказов, проанализировать основные причины возникновения проблемных вопросов у клиентов и проанализировать причины обращения.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.3

Таким образом, каждый день, в среднем, 240 минут или 4 часа, сотрудник занят занесением различных сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных данных. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, мы приходим к выводу, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем клиента и выработке необходимых мероприятии) остается около 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

В связи с этим, результатом проводимой автоматизации предполагается всегда иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на создание аналитических отчетов и передачу документов в электронном виде. Очевидно, что для автоматизации требуется использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специализированное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчетный тест ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В данном случае при использовании вычислительной техники весь процесс значительно ускоряется, все необходимые данные будут внесены в общую БД и поиск нужной информации будет производиться при вводе необходимых параметров. В таблице 1.4 произведены расчеты эффекта внедрения.

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 3 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников ООО «Техторг».

Также при использовании данного ПО будет иметься возможность составления отчетности на предприятие, выявление задолженности. К тому же информационные системы способствуют повышению производительности труда работников. Такое расширенное сотрудничество обеспечивает бесперебойное выполнение и реализацию различных задач и поставленных целей.


1 2 3 4

Как написать дипломную работу на тему автоматизации документооборота. Актуальность цели и задач во введении диплома, направления исследования, суть и особенности написания, а также готовый образец плана, содержания и заключения дипломной работы по автоматизации документооборота. Узнать рекомендации экспертов и скачать пример дипломной работы бесплатно.

Движение документов на предприятии с момента их создания до завершения обработки называется документооборотом. Актуальность исследования автоматизации документооборота в дипломе обусловлена необходимостью в обеспечении полноты и сохранности информации, удобстве поиска и хранения различных данных, а также сокращении времени, необходимого для согласования документов. Для более глубокого понимания сути в данной статье представлены рекомендации по написанию таких тем дипломных работ по автоматизации документооборота, пример которых приведен в таблице ниже.

1. Исследование и автоматизация документооборота: диплом 2. Организация и автоматизация документооборота: дипломная работа
3. Обработка внутренних документов и автоматизация документооборота: дипломная работа 4. Диплом: Автоматизация документооборота на предприятии промышленного назначения
5. ВКР: Автоматизация документооборота на предприятии на основе «1СДокументооборот 8» 6. Дипломная работа: Разработка системы электронного документооборота в ООО
7. Бакалаврская работа: Автоматизация документооборота торгового предприятия 8. Дипломная работа: Автоматизация документооборота между отделами в ООО Элит-сервис
9. Диплом: Разработка автоматизированной системы электронного документооборота в коммерческом банке 10. Диплом: Разработка ЭИС сопровождения документооборота на примере производственного предприятия
11. Выпускная бакалаврская работа: Разработка фрагмента информационной системы документооборота банка в среде Delphi 6.0 12. Дипломная работа: Проектирование АИС электронного документооборота в удостоверяющем центре НП Мосжилрегистрации
13. НИР: Внедрение автоматизированной системы документооборота в производственной компании 14. Дипломная работа: Автоматизация документооборота на строительном предприятии
15. Магистерская работа: Разработка системы электронного документооборота на базе системы «Галактика» 16. Научно исследовательская работа: Разработка системы электронного документооборота для университета
17. Выпускная квалификационная работа: Автоматизация документооборота в розничной торговой компании 18. Магистерская диссертация: Автоматизация системы документооборота отдела кадров производственного предприятия

Посредством автоматизации документооборота реализуется организация любого взаимодействия между персоналом или структурными подразделениями того или иного предприятия. Такие системы автоматизации документооборота предоставляют возможность создания документов, их циркуляции по структурным подразделениям, а также обеспечивают контроль над исполнением служебных записок и приказов. Функциональная модель такой системы представлена на рисунке 1.

автоматизация документооборота диплом

Рисунок 1 — Функциональная модель системы автоматизации документооборота в дипломе

При исследовании автоматизации документооборота в дипломной необходимо учитывать, что каждый отдельный документ в такой электронной системе отличается наличием пула реквизитов (дата создания, ФИО автора, тип документа), характеризующих данный документ. Таким образом, можно не только подтвердить подлинность данных, но еще и однозначно определиться с автором, а также добиться максимально эффективной безопасности хранения (подробно об этом изложено здесь).

Вместе с тем, автоматизация документооборота предоставляет возможность проводить оперативное изменение форм документов или передавать данные выбранному сотруднику. Посредством такой маршрутизации документы могут направляться абсолютно любым адресатам по установленным в системе правилам движения документации.

Необходимо отметить, что при подготовке дипломной работы по автоматизации документооборота необходимо описать процесс разграничения полномочии различных сотрудников в части предоставления прав по использованию информации, а также предоставить информацию возможности интеграции системы документооборота с финансовыми, производственными или аналитическими системами предприятия. Такое взаимодействие определяется при помощи моделирования, пример которого представлен на рисунке 2.

автоматизация документооборота дипломная работа

Рисунок 2 — Бизнес взаимодействие структурных подразделений в дипломной работе по >автоматизации документооборота

Таким образом, автоматизация документооборота позволяют персоналу получить полный или частичный контроль (в зависимости от полномочий) над документами, ограничить возможности по изменению файлов и т.д.

В качестве примера дипломной работы по автоматизации документооборота приведем этап выпускной работы по анализу документооборота предприятия.

Понятие документооборота, или организации движения документов между пользователями системы, имеет важное значение для безбумажной технологии.

Документооборот с внешними объектами

Внешними объектами, с которыми Департамент ФГСЗН обменивается различного рода информацией, являются: безработные, работодатели, Администрация Амурской области, Департаменты ФГСЗН субъектов Российской Федерации, Министерство экономического развития России, Федеральная служба по труду и занятости, Департамент социальной защиты, Амурский областной комитет статистики, Контрольно-ревизионное управление в Амурской области, Губернатор Амурской области, Филиал Импекс-банка г. Благовещенска, Министерство Финансов РФ, Администрация города Благовещенска, Военный коммисариат г. Благовещенска, Главный Федеральный инспектор Амурской обл., Пенсионный фонд, Пресса, ООО Теледайн Системс Лимитедс, Управление по делам миграции, Территориальное управление Министерства имущественных отношений РФ по Амурской обл-ти, районные центры занятости. Контроль за деятельностью предприятия со стороны вышестоящих организаций и государственных органов осуществляется посредством нормативных документов (инструкций), приказов, распоряжений и указаний.

В вышестоящие организации предприятие отправляет отчеты о проделанной работе.

В районные подразделения Департамент ФГСЗН отправляет приказы, данные о минимальной заработной плате, данные начислению пособий, обновления баз данных по вакансиям.

В фонд обязательного медицинского страхования, в пенсионный фонд и в фонд социального страхования сведения о сотрудниках передает отдел кадров. В свою очередь, Дальмедстрах изготавливает и передает медицинские полиса, а Пенсионный фонд — пенсионные удостоверения.

В центр статистики и сертификации Департамент отправляет данные о численности сотрудников предприятия, о заработной плате, об основных средствах, имеющихся в распоряжении. Контрольно-ревизионное управление отправляет акты документальных ревизий Департамента, в ответ на них предоставляются справки об исправлении недостатков.

Внутренний документооборот предприятия

В процессе своей деятельности Департамента осуществляет сбор, обработку, накопление, хранение, представление информации о безработных, работодателях, имеющихся технических средствах, статистической и отчетной информации. Результатом осущест¬вления указанных действий являются информационные ресурсы, которые со-средотачиваются в виде отдельных документов и массивов документов в ин¬формационной системе.

В контексте внутреннего документооборота можно отметить следующие особенности отделов.

Отдел ИТА 2 раза в год проводит инвентаризацию технических средств Департамента и районных ЦЗН. По мере необходимости обеспечивает другие отделы и районные ЦЗН докупентацией на ПО. В отдел ИТА приходят заявки на ПО. Выписывает заявки на ремонт технических средств соответствующим организациям.

Бухгалтерский отдел регулярно поставляет в отдел трудоустройства и в отдел профориентации на распределение средств на активные программы занятости.

Отдел профобучения обменивается информацией с отделом трудоустройства по организации профобучения и профориентации безработных граждан.

Отдел трудоустройства и специальных программ информирование у контрольно-правового отдела договора по активных формам занятости.

Контрольно-правовой отдел контролирует правомерность правовых актов, составленных отделами, разрешает правовые вопросы.

Полный перечень актуальных статей и рекомендаций по автоматизации в целом и автоматизации документооборота в частности изложен здесь.

Оглавление

Введение

Глава 1. Бумажный и электронный документооборот

Глава 2. Системы электронного документооборота

2.1Классификация систем электронного документооборота

2.2Сравнение существующих систем электронного документооборота

2.2.1Система электронного документооборота «Directum»

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

2.2.2Система электронного документооборота «Docs Vision»

2.2.3Система электронного документооборота «Е1 Евфрат»

2.2.4Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8»

2.2.5Сравнительная таблица систем электронного документооборота

2.3Обзор системы электронного документооборота Directum

2.3.1Общее описание системы

2.3.2Обзор модулей системы

Глава 3. Внедрение системы электронного документооборота

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

3.1Вводная информация для внедрения системы электронного документооборота

3.1.1Цели внедрения системы электронного документооборота

3.1.2Ожидаемый эффект от внедрения системы электронного документооборота

3.1.3Основные принципы внедрения системы электронного документооборота

3.1.4Этапы внедрения системы электронного документооборота

3.1.5Содержание работ на этапах экспресс-анализа и ожидаемые результаты

3.2Модель процесса AS IS

3.2.1Обозначение элементов моделирования

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

3.2.2Описание процедуры и построение модели AS IS

3.2.3Описание модели AS IS процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»

3.2.4Описание особенностей выполнения процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (ПриказыРаспоряжения)» в подразделениях предприятия

3.3Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота

3.4Модель TO BE процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»

3.5Требования к системе электронного документооборота предприятия

3.5.1Требования к системе электронного документооборота

3.5.2Требования к инфраструктуре организации при внедрении системы электронного документооборота

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Заключение

Библиографический список

Приложение А. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»

Приложение Б. Модель «Как будет» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»

Введение

Автоматизация бизнес-процессов внутреннего документооборота на примере производственного предприятия является актуальной темой в связи с тем, что позволяет решать такие задачи, как повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Электронный документооборот обеспечивает организацию и контроль всех деловых процессов предприятия.

На сегодняшний день большое количество компаний — от малых предприятий до крупных организаций — испытывают трудности с внутренним документооборотом. Очень часто документы теряются, о них забывают или же приходят в негодность. Помимо этого, проблемой многих организаций является согласование документов: последовательность, с которой должен согласовываться документ, а также зачастую это касается и расположения офисов предприятия. Иногда, чтобы согласовать документ с контрагентом, офис которого находится за несколько километров от главного офиса предприятия, сотруднику приходится тратить на дорогу свое рабочее время, соответственно, на это уходит оплачиваемое время работника, которое он мог бы проводить с большей пользой на своем рабочем месте, выполняя свои прямые обязанности. Соответственно, возрастают издержки в виде оплаты транспорта и рабочего времени сотрудника, которое прошло впустую.

Прямым решением проблем такого типа является внедрение системы электронного документооборота (далее СЭД), которая будет настроена под конкретное предприятие. Разумеется, помимо решения вышеперечисленных проблем, система включает в себя огромное количество полезных функций, которые будут рассмотрены в работе.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Данная выпускная квалификационная работа имеет практическое применение, которое заключается во внедрении СЭД Directum на конкретном производственном предприятии, которое занимает лидирующие позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.

Объектом исследования являются процессы внутреннего документооборота производственного предприятия.

Предметом исследования является процесс «Управление организационно-распорядительной документацией»

Цель работы заключается в моделировании и анализе процессов внутреннего документооборота производственного предприятия.

Помимо перехода с бумажного документооборота на электронный документооборот, улучшение работы предприятия также будет происходить за счет усовершенствования его бизнес-процессов и, как следствие, грамотно спроектированной схемы документооборота, что позволит сократить время полного прохождения документа по всему маршруту.

Для достижения поставленной цели были сформулированы такие задачи, как:

·проведение анализа систем электронного документооборота;

·изучение функциональных возможностей системы электронного документооборота Directum;

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

·изучение нормативной и методической документации предприятия;

·построение модели AS IS для процессов внутреннего документооборота компании;

·формирование предложений по усовершенствованию процессов предприятия;

·построение модели TO BE на основе предложений по усовершенствованию процессов в рамках системы электронного документооборота Directum.

В ходе написания выпускной квалификационной работы будет рассмотрена система электронного документооборота Directum и будет разработан проект автоматизации бизнес-процессов исходя из технического проекта, составленного по требованиям производственного предприятия в рамках вышеупомянутой СЭД.

Глава 1. Бумажный и электронный документооборот

Если мы хотим говорить о разновидностях документооборота, бумажного и электронного, то логично было бы сначала дать определение таким понятиям, как «бумажный носитель» и «электронный документ». Ведь вся работа с бумажным документооборотом строится на взаимодействии с бумажными носителями, соответственно, как и работа с электронным документооборотом стоится на взаимодействии с электронными документами.

Бумажный документ представляет собой бумагу, на которой находится какая-либо информация. Бумажный документ может применяться для хранения, записи, чтения, передачи или распространения какой-либо информации. Им может являться что угодно — от обыкновенной записки — до приказа высшего руководства. Бумажный документ и по сей день является важнейшим способом хранения информации — так как до сих пор существует ряд документов, которые по ГОСТу [1] необходимо хранить в бумажном виде в архиве. Более того, по ГОСТу необходимо соблюдать множество правил: начиная от шрифта, и заканчивая форматом листа бумаги. Тем не менее, бумага является недостаточно надежным носителем информации, так как ее легко можно потерять, помять, порвать, испачкать — вследствие чего, бумажный документ может прийти в негодность.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Бумажный документооборот в организации представляет собой движение бумажных документов по какому-то фиксированному маршруту. С ростом организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и бумажный документооборот. Рост бумажного документооборота влечет за собой большое количество проблем, связанных с путаницей документов и прочими подобными проблемами. Конечно же есть и плюсы в том, чтобы вести бумажный документооборот. В первую очередь, из-за отсутствия затрат на приобретение компьютеров и программного обеспечения. Не стоит забывать и об обучении сотрудников предприятия, которое может стоить немалое количество денег. Небольшие компании просто не могут себе позволить приобрести систему электронного документооборота, не говоря уж о самих компьютерах (а они, к слову, тоже должны быть хорошо укомплектованы, чтобы система могла полноценно работать без каких-либо задержек). Во-вторых, в некоторых случаях бумажный документооборот надежнее электронного. Например, данные, которые были занесены в журнал регистрации, не могут быть взломаны и скопированы компьютерными мошенниками.

Электронный документ — это информация, представленная в электронной форме. Электронный документ может восприниматься человеком с использованием компьютеров, а также для передачи по средствам сети интернет или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.

Электронный документооборот — это своеобразное движение электронного документа в системе с момента его создания или получения до момента завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот существует как внутренний, так и внешний.

Внутренний документооборот, о котором говорится в данной работе, касается внутренних документов предприятия. Например, приказы, служебные записки, заявления или распоряжения. То есть электронный документ не выходит за пределы предприятия в ходе полного прохождения своего маршрута.

Внешний документооборот представляет собой обмен документами между предприятиями. Например, исходящие и входящие письма. В этом случае, если система электронного документооборота установлена только у одного предприятия, а у второго она отсутствует, то приходится документ из электронного вида распечатывать в бумажный, как и в обратном случае — входящее письмо сканировать или заносить в систему вручную.

Глава 2. Системы электронного документооборота

.1 Классификация систем электронного документооборота

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

International Data Corporation (далее IDC) является аналитической фирмой, которая специализируется на исследовании рынка информационных технологий. Организация является подразделением компании International Data Group. На сегодняшний день в IDC работают более тысячи аналитиков в 110 странах мира. [2]

По мнению аналитиков IDC системы электронного документооборота можно разделить на следующие типы:

·СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-processes EDM). Системы такого типа обеспечивают полный жизненный цикл (далее ЖЦ) работы с документами.

·Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы такого типа позволяют обеспечить корпоративную инфраструктуру для работы с документами. Базовые функции такого типа СЭД очень схожи с СЭД, ориентированными на бизнес-процессы. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Система, которая будет рассмотрена в данной выпускной квалификационной работе как раз-таки будет являться корпоративной системой электронного документооборота.

·Системы управления содержимым (content management systems). Такие системы обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого. Облегчается задача обмена информацией между приложениями благодаря тому, что она хранится не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера.

·Системы управления информацией (information management systems) — более привычное названия для нас — порталы. Такие системы обеспечивают объединение информации, управление информацией и доставку информации через интернет.

·Системы управления изображениями (образами) (imaging systems). С их помощью осуществляется переход документа из бумажного состояния в электронную форму (обычно в формате TIFF). В число базовых функций входят: сканирование, хранение, поиск и прочие.

.2 Сравнение существующих систем электронного документооборота

В данной работе будут изучены системы электронного документооборота Directum, Docs Vision, Е1 Евфрат, 1С: Документооборот 8.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Выбор данных систем электронного документооборота связан с тем, что они занимают более 50% регионального рынка СЭД по информации ГК «ИВС».

В ходе исследования вышеупомянутых систем электронного документооборота было выявлено, что каждая из систем выделяет такие преимущества, как:

1.Масштабируемость. Это означает, что системой могут пользоваться одновременно от десятков до десятков тысяч пользователей. Также в системе могут храниться от тысяч до миллионов документов.

2.Гибкость настройки. Есть возможность настроить систему под конкретное предприятие исходя из пожеланий заказчика.

.Привычный интерфейс. В каждой из систем используется так называемый «дружелюбный» интерфейс, который позволяет легко адаптироваться к системе.

.Взаимодействие с другими системами. Очень часто требуется наличие интеграции с другими системами, например, с 1 С: Предприятие. Рассмотренные системы электронного документооборота также обладают такой возможностью.

Далее будут рассмотрены различия между системами.

2.1.1 Система электронного документооборота «Directum»

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

СЭД Directum позиционирует себя как корпоративная система электронного документооборота (Enterprise Content Management). [3]

Помимо упомянутых ранее преимуществ СЭД Directum также располагает такими возможностями, как:

.Возможность работы в облаке (IaaS решения). На текущем этапе для тестирования системы развернут демо-стенд системы в SaaS-облаке. Такая возможность позволяет иметь доступ к системе электронного документооборота в любое время и в любом месте.

.Возможность работы как в desktop-клиенте, так и с мобильных устройств. Недавним введением является то, что в системе можно работать с iPad и планшетов Surface.

.Возможность применения ЭЦП (электронная цифровая подпись). ЭЦП позволяет подписывать документы в системе, при этом гарантируя авторство подписи, и неизменность текста документа после его подписания. Наличие такой возможности является несомненным достоинством системы, так как позволяет экономить рабочее время сотрудников организации.

.Есть возможность распознавания документов. При желаний заказчик может ставить штрих-код на документы, благодаря чему в системе упростится поиск документов, а также получение информации о них.

Существует три вида вариантов поставки СЭД Directum: Lite, Standard, Enterprise. Вид поставки зависит от количества одновременно работающих с системой пользователей.

Lite. Является облегченным вариантом поставки системы как для небольших организаций, так и для подразделений крупных компаний. Количество пользователей системы соответствует числу приобретенных базовых клиентских лицензий. В данном варианте поставки максимальное число пользователей составляет 50.

Standard. Вариант поставки системы, предназначенный для средних организаций. В системе одновременно может работать до 100 человек. Вариант поставки предполагает покупку конкурентных лицензий, которые дают возможность регистрировать в системе большее число пользователей, чем общее количество приобретенных лицензий.

Enterprise. Наиболее мощный вариант поставки системы, предназначенный для крупных организаций. Поддерживает высокую масштабируемость и кластерные решения, имеет расширенную функциональность. Количество одновременно работающих пользователей не ограничено. Конечное число пользователей ограничивается возможностями SQL-сервера. Если ресурсов SQL сервера недостаточно — всегда можно приобрести более мощный. Независимые испытания компании Directum подтвердили одновременную стабильную работу 10 000 пользователей.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Помимо приобретения базовых лицензий, в большинстве случаев, заказчику необходимо приобретать дополнительные модули, которые позволяют расширить функционал системы. Да и в целом производить некоторые изменения системы, чтобы настроить ее под своё предприятие. А это, соответственно, стоит тоже немалых затрат.

На сегодняшний день клиентами системы Directum по городу Пермь являются такие компании, как Авиадвигатель, ГСИ-Пермнефтегазстрой, Западно-Уральский Банк Сбербанка России (филиал), Новомет-Пермь, Камский Кабель и многие другие. Более конкретно с клиентами можно ознакомиться на сайте компании.

Что касается цены за внедрение СЭД «Directum», то она формируется из цены на серверные лицензии, цены на базовые клиентские лицензии и цены на клиентские лицензии за дополнительные модули, а также цены на клиентские лицензии за доп. модули. С ценами можно ознакомиться в представленной таблице:

Таблица 2.1. Цены на поставку СЭД Directum

НаименованиеLiteStandardEnterpriseЦена за сервер8.900 р.16.800 р.29.600 р.Цена базовых клиентских лицензийЦена за единицу лицензии1.800 р.6.800 р.11.700 р.Цена за пакет 20 лицензий34.200 р.129.200 р.222.300 р.Цена за пакет 50 лицензий81.000 р.306.000 р.526.500 р.Цена за пакет 100 лицензий544.000 р.936.000 р.Цена за пакет 200 лицензий1.755.000 р.Цены клиентских лицензий на дополнительные модули (цены указаны за единицу пользователя данным модулем)Канцелярия1 950 р.5 900 р.10 200 р.Управление совещаниями и заседаниями1 050 р.3 500 р.6 100 р.Управление взаимодействием с клиентами7 200 р.12 500 р.Управление договорами1 700 р.5 800 р.10 100 р.Обращение граждан и организаций7 700 р.13 400 р.Управление показателями эффективности9 600 р.16 800 р.Быстрая идентификация документов2 700 р.4 600 р.Клиентская лицензия разработчика5 370 р.17 900 р.27 600 р.Цены дополнительных серверных лицензийВеб-доступ59 200 р.96 400 р.Портальные компоненты для SharePoint37 100 р.59 300 р.Агент служб взаимодействия систем41 500 р.66 500 р.Контроллер служб взаимодействия систем110 000 р.110 000 р.Служба файловых хранилищ24 200 р.38 800 р.Служба ввода документов37 300 р.63 000 р.Модуль интеграции с Microsoft OCS/Lync28 600 р.48 600 р.Веб-сервисы интеграции73 100 р.122 500 р.Вторичный сервер репликации150 000 р.Коннектор к 1С:Предприятие 817 580 р.66 200 р.97 00 р.

2.1.2 Система электронного документооборота «Docs Vision»

Данная СЭД позиционирует себя как система управления документами, задачами и бизнес-процессами организации. [4]

Что касается преимуществ системы, то в ней также реализована ЭЦП и имеется программный продукт для iPad.

Существует также такой инструмент, как Менеджер для Outlook. Он позволяет реализовать рабочее место в системе электронного документооборота непосредственно внутри приложения MS Outlook.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Также имеется веб-доступ. В данной компании услуга веб-доступа называется «Легкий клиент».

Цены на поставку Docs Vision также как и в Directum варьируются в зависимости от вида серверной лицензии и от количества приобретаемых лицензий:

Таблица 2.2. Цены на поставку Docs Vision

ВидБазовая (до 25)Расширенная (до 100)Корпоративная (до 50 000)Цена за ед. лицензии4 100 р.15 000По запросуЦена за макс. Кол-во лицензий102 500 р.1 500 000По запросу

2.1.3 Система электронного документооборота «Е1 Евфрат»

Е1 Евфрат говорят о своей СЭД как о комплексном программном решении, которое позволяет автоматизировать электронный документооборот, делопроизводство и бизнес-процессы в различных по масштабу государственных учреждениях, коммерческих компаниях и предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Внедрение системы обеспечивает как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами. [5]

Что касается стоимости внедрения, то компания предлагает следующие условия:

Таблица 2.3.Цены на поставку СЭД Е1 Евфрат

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Кол-во пользователей5-1920-4950-99100-199200 и болееСтоимость за ед. лицензии7.300 р.6.800 р.5.900 р.5.200 р.Обсуждается индивидуальноОбщая стоимость36.500 р. — 138.700 р.136.000 р. — 333.200 р.295.000 р. — 584.100 р. 520.000 р. — 1.034.800 р.Обсуждается индивидуально

Помимо всего прочего, система «Е1 Евфрат» предлагает SaaS (Software as a Service) решение, которое позволяет размещать настроенную серверную компоненту системы заказчика вместе с документами на расположенном в дата-центре сервере компании «Е1 Евфрат». Работа в данной системе осуществляется на условиях ежемесячной арендной платы.

Для заказа SaaS решения компания предусмотрела несколько тарифов:

Таблица 2.4. Тарифы SaaS решений

Наименование тарифа«Экономный»«Базовый»«Профессиональный»«Неограниченный»Условия1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Хранение до 10Гб информации 4.Возможность одновременной работы до 10 пользователей.1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Настройка 5 доп. потоков и 3 доп. отчетов 4.Хранение до 30Гб информации 5.Одновременная работа 30 пользователей.1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Настройка 10 доп. потоков и 6 доп. отчетов 4.Хранение до 100Гб информации 5.Одновременная работа 60 пользователей 6.Бесплатная тех. поддержка. 1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Настройка 20 доп. потоков и 10 доп. отчетов 4.Хранение до 200Гб информации 5.Одновременная работа 100 пользователей 6.Бесплатная тех. поддержка 7.Бесплатное обучение 1 администратора, 1 технолога и 10 пользователей.Цена в месяц10.000 р.27.000 р.49.0 95.0

2.1.4 Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8»

Программный продукт «1С: Документооборот 8», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота предприятия. [6]

«1С: Документооборот 8» позволяет:

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Что касается стоимости системы, то она также варьируется в зависимости от многих параметров:

Таблица 2.5. Цены на поставку СЭД «1С: Документооборот 8»

Число рабочих местОбщая стоимость программыКОРППРОФДГУ30-50 (10 активных пользователей)185 400 р.77 400 р.159 000 р.300-500 (100 активных пользователей)504 000 р.396 000 р.477 600 р.1000-2000 (400 активных пользователей)1 572 000 р.1 464 000 р.1 545 600 р.3000-5000 (1000 активных пользователей)3 696 000 р.3 588 000 р.3 669 600 р.

2.1.5 Сравнительная таблица систем электронного документооборота

В ходе сравнения систем электронного документооборота была составлена таблица преимуществ функциональных возможностей рассмотренных ранее систем:

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Таблица 2.6. Сравнительная таблица систем электронного документооборота

Наименование СЭД«1С»Docs VisionDirectum«Е1 Евфрат»Наличие web-клиента+ (2 б.)+ Приобретается отдельно (1 б.)+ (2 б.)+ (2 б.)Ведение договоров+ (2 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ (2 б.)Управление работами+ Только в расширенной версии (1 б.)+ (2 б.) + (2 б.)+ (2 б.)Интеграция с другими системами+ (2 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ (2 б.)+ (2 б.)Ведение клиентской базы- Функция не заявлена (0 б.)- Функция не заявлена (0 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ (2 б.)Распознавание документов+ Докупается отдельно (1 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ (2 б.)Итоговый балл86912

2.2Обзор системы электронного документооборота Directum.

.2.1 Общее описание системы

Система Directum является корпоративной системой электронного документооборота, которая упрощает работу с большим потоком документов. СЭД Directum нацелена на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Функционирование системы электронного документооборота Directum зависит в первую очередь от той конфигурации, которую выберет заказчик. В поставку могут входить девять модулей, реализующих функции электронного документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие возможности их использования. Этими средствами являются такие модули, как: модуль управления электронными документами, модуль управления деловыми процессами, модуль канцелярия, модуль обращения граждан и организаций, модуль управления взаимодействием с клиентами, модуль управления договорами, модуль управления совещаниями и заседаниями, модуль управления показателями эффективности, модуль интеграции с системами обмена документами.

Модули управления электронными документами и управления деловыми процессами являются базовыми модулями системы. Остальные модули — являются дополнительными модулями системы, которые позволяют расширить функционал системы.

Также СЭД Directum оснащена дополнительными возможностями, которые открывают большие возможности и помогают упросить работу с ней. Например, технология быстрой идентификации, которая позволяет проставлять штрих код на документы, чтобы в дальнейшем получать быстрый доступ к ним.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Помимо этого СЭД Directum интегрирован с приложениями Microsoft Office, то есть, существует возможность взаимодействия с системой непосредственно из приложений MS Office.

Также СЭД Directum оснащен веб-доступом. Это значит, что у пользователей системы есть возможность получить доступ к данным системы Directum с помощью веб-браузера.

Ещё одним полезным дополнительным средством является предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Данный инструмент позволяет создавать и дорабатывать компоненты системы посредством визуальной настройки их форм и задания вычислений на встроенном языке ISBL. Язык предназначен для адаптации системы к нуждам конкретного предприятия программистами этого предприятия.

Такое средство, как служба ввода документов позволяет автоматически вводить документы, полученные из различных источников в систему DIRECTUM (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта).

Также в системе Directum реализована служба преобразования документов. Она позволяет преобразовывать документ в форматы HTML, PDF, а также в многостраничный TIFF при различных действиях пользователя с документами. Например, при экспорте документов из системы.

В системе Directum также предусмотрена интеграция с 1С: Предприятие 8* и Dynamics AX*.

2.2.2 Обзор модулей системы

Структурно модули системы представляют собой наборы компонент различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных, определяемые их назначением.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Обзор базовых модулей

НаименованиеКраткое описание1.Управление электронными документамиОбеспечивает всю работу с электронными документами, начиная от создания и редактирования в форматах различных приложений, до управления доступом, защиты от изменений посредствам шифрования и электронной цифровой подписи (ЭП).2.Управление деловыми процессамиРеализует автоматизацию процессов согласования и обработки электронных документов (docflow). Выдает электронные задания и контролирует их исполнение (workflow). [7]

Обзор дополнительных модулей

В данной таблице представлен обзор дополнительных модулей, которые расширяют функционал системы:

Таблица 2.8. Дополнительные модули СЭД Directum

НаименованиеКраткое описание1.КанцелярияМодуль предназначен для секретарей и делопроизводителей, облегчается выполнение рутинных операций в работе с бумажными документами, поиску документов и отправке поручений в работу. 2.Обращения граждан и организацийПозволяет организовать работы с обращения граждан и организаций в соответствии с ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.3.Управление взаимодействия с клиентамиПозволяет вести единую базу клиентов компании, учитывать все контакты и маркетинговые мероприятия. 4.Управление договорамиОрганизация процесса регистрации, согласования договоров и прочих договорных документов, оперативная работа с ними (поиск, анализ, редактирование и т.п.), а так же контроль за ходом договорного процесса. 5.Управление совещаниями и заседаниямиМодуль поддерживает полный ЖЦ совещания, начиная от подготовки и проведения и заканчивая согласованием протокола и контролем исполнения решений.6.Управление показателями эффективностиПозволяет проводить оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности. [7]

В ходе написание выпускной квалификационной работы особое внимание будет уделено единственному дополнительному модулю — это модуль «Канцелярия». Связанно это с тем, что данный модуль позволяет вести Журнал регистрации, Номенклатуру дел и позволяет заполнять РКК (регистрационно-контрольные карточки), с помощью которых в дальнейшем можно будет формировать отчеты о работе предприятия, а также в данном модуле реализована работа с поручениями. Эти функции были необходимы для осуществления внутреннего документооборота компании.

Рассмотрим функциональные возможности этого модуля более подробно.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Модуль «Канцелярия»

Работа модуля «Канцелярия» тесно связана с работой других модулей СЭД Directum.

Во многих организациях основная нагрузка по контролю исполнения поручений или же по обеспечению бумажного документооборота лежит на делопроизводственных службах предприятия. Для таких служб был разработан модуль «»Канцелярия».

Обмен документами автоматизируется в соответствии со стандартом Гильдии управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления».

Данный модуль используется для автоматизации работы с официальными бумажными документами, например, с приказами по основной деятельности, входящими и исходящими письмами, запросами, поручениями и т.п. [8]

Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, по законодательству должны оформляться в бумажном виде.

В то же время, многие организации обмениваются электронными сообщениями и документами, которые считаются «официальными» наравне с бумажными документами, и поэтому подлежат регистрации, вынесению резолюций и т.д.

Модуль облегчает обработку бумажных документов и позволяет автоматически обмениваться электронными документами между организациями.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Обработка бумажных документов осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ (Государственная Система Документационного Обеспечения Управления), на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства.

Модуль «Канцелярия» обеспечивает:

·единую регистрацию всех входящих, исходящих и внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (Далее РКК);

·регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа.

·осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

·списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

·быстрый поиск информации по наличию, состоянию и движению бумажных документов в системе;

·получение стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Глава 3. Внедрение системы электронного документооборота

3.1 Вводная информация для внедрения системы электронного документооборота

Выпускная квалификационная работа выполняется в интересах производственного предприятия (далее Заказчик), которое занимает лидирующие позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.

Внедрение системы электронного документооборота влечет за собой повышение эффективности выполнения процедур работы с корпоративной документацией (информацией) и процедур основной деятельности и управления организацией в целом.

3.1.1 Цели внедрения системы электронного документооборота

Повышение эффективности происходит за счет достижения следующих целей:

обеспечение внедрения корпоративных процедур создания, хранения и использования корпоративной документации (информации). Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников;

усиление контроля исполнения поручений и анализ загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ;

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

сокращение сроков согласования и прохождения документов;

автоматизация основных процедур работы с корпоративными документами. Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа. Сокращение бумажного документооборота за счет: перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и использованием электронной цифровой подписи, использования вместо копий документов с резолюциями (выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы), единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками;

организация централизованной работы сотрудников с хранимой документацией (информацией). Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве и ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы;

организация оперативного доступа специалистов к хранимой документации (информации) с учетом ограничений прав доступа.

обеспечение эффективных механизмов поиска документации (информации). Сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту документов.

.1.2 Ожидаемый эффект от внедрения системы электронного документооборота

При достижении целей внедрения организация получает следующие эффекты:

Обеспечение прозрачности бизнес-процессов;

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Возможность оперативно отслеживать этапы выполнения процессов, что делает деятельность организации прозрачной и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины;

Полный контроль со стороны руководства, система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников;

Сокращаются временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.).

Исключение утечки информации;

В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Наличие необходимой информации «под рукой»;

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

При реализации функций по сканированию и занесению в СЭД всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию.

Максимально эффективное использование установленного в компании программного обеспечения (далее ПО);

Часть функций «тяжелых» и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в СЭД. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест «тяжелых» решений за счет использования системы.

Рост конкурентных преимуществ.

Внедрение системы СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

.1.3 Основные принципы внедрения системы электронного документооборота

При внедрении СЭД необходимо придерживаться следующих основных принципов:

активное участие высшего руководства Заказчика в решении организационных вопросов и определении целей и методов реализации проекта;

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

разумная адаптация системы к действующим бизнес-процессам, а при необходимости — встречное движение по оптимизации бизнес-процессов;

опора на ИТ-специалистов организации в решении максимального числа технических вопросов для обеспечения в дальнейшем самостоятельного сопровождения и развития системы;

документирование всех этапов внедрения для повышения ответственности исполнителей и обеспечения четкого контроля за ходом внедрения (какие мероприятия, кем, к какому сроку должны быть выполнены, почему не выполнено и т.д.).

.1.4 Этапы внедрения системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота на производственном предприятии будет состоять из четырех этапов:

.Экспресс-анализ — определение цели и границ проекта, описание бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать, определение видов документов, участвующих в описанных бизнес-процессах.

.Проектирование системы — анализ бизнес-процессов:

работа с внутренними документами (приказы/распоряжения): разработка, согласование, подписание, регистрация документа, а также ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам;

организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение);

выполнение поисков электронных документов и регистрационно-контрольных карточек по различным параметрам;

получение необходимых стандартных форм и журналов;

подготовка отчетности по документообороту организации.

Далее будет создан технический проект по результатам анализа, будет произведено оформление инструкций по процессам.

.Настройка и внедрение системы. Модификация системы в соответствии с техническим проектом, установка системы, настройка системы, тестовая эксплуатация, опытная эксплуатация.

Данная выпускная квалификационная работа содержит этап экспресс-анализа.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

3.1.5 Содержание работ на этапах экспресс-анализа и ожидаемые результаты

В рамках выпускной квалификационной работы из всех возможных бизнес-процессов предприятия было принято решение рассматривать только внутренний документооборот компании, а именно работу с ОРД (организационно-распорядительная документация), в которую будут входить все приказы и распоряжения.

Вся работы была разбита на этапы, которые представлены ниже:

Этап 1. Построение модели процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» AS IS для производственного предприятия.

На данном этапе будут определены детальные процессы «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)». На основе изучения предоставленной документации и проведенных интервью с функциональными экспертами производственного предприятия, построены и согласованы модели детальных процедур AS IS.

Ознакомиться с предоставленной документацией и списком функциональных экспертов можно в п. 3.2.1.

Модели детальных процедур будут формализованы в виде графических диаграмм активности в нотации UML.

Этап 2. Выработка предложений по оптимизации процесса «Управление ОРД» документооборота на основании модели AS IS с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота Directum.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

На данном этапе, на основе анализа фактической деятельности, результатов проведенных интервью с функциональными экспертами производственного предприятия, на основе построенных детальных моделей процедур AS IS и, учитывая технологические возможности системы, будет сформирован перечень предложений по совершенствованию процессов документооборота с учетом перспектив внедрения СЭД.

Этап 3. Разработка Модели процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» TO BE.

На данном этапе, учитывая замечания и предложения руководителей и специалистов производственного предприятия по совершенствованию бизнес-процесса «Управление ОРД (ПриказыРаспоряжения)», взяв за основу модели детальных процессов AS IS, технологические возможности СЭД и выработанные предложения по совершенствованию процессов документооборота, будут разработаны модели детальных процессов TO BE.

Модели детальных процессов формализованы в виде графических диаграмм в нотации UML.

Этап 4. Формирование требований к системе электронного документооборота производственного предприятия.

На данном этапе будут описаны общие системно-технические требования, предъявляемые к инфраструктуре при внедрении системы электронного документооборота.

3.2Модель процесса AS IS

.2.1 Обозначение элементов моделирования

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

При экспресс-анализе для описания бизнес-процессов и построении их моделей, использовался программный продукт Rational Unigied Process и его нотация [9].

Основные элементы моделирования и их обозначение на модели представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1. Элементы моделирования и их обозначение на модели

ЭлементОписаниеНачальное состояние (start state). Каждая диаграмма должна иметь только одно начальное состояние.Конечное состояние (end state). Конечных состояний на диаграмме может существовать множество.Деятельность (activity). Элемент деятельность используется для описания определенной деятельности субъекта или объекта.Состояние (state).Элемент состояние используется для описания определенных состояний какого-либо субъекта или объекта, например, состояния ожидания.Переход (state transition). Переход используется для описания связи между элементами диаграммы деятельность или состояние.Решение (decision). Для отображения действий, выполняемых по условию, используется элемент решение.Горизонтальные синхронизаторы (horizontal synchronization). Используются для отражения выполнения параллельной деятельности.Разделительные линии (swimlane). Используются для разделения диаграммы на части.Объект (object). Используются для изображения различных сущностей, связанных с определенным видом деятельности.Примечание (Note). Используется для примечаний.

Диаграммы активности AS IS и TO BE будут построены в пакете Rational Rose. Данный инструментарий представляет собой CASE-средство, предназначенное для предметно-ориентированного анализа и проектирования программного обеспечения. Плюсом Rational Rose является то, что при построении модели программа сама генерирует код на различных языках, что, несомненно, облегчает работу программистов.

.2.2 Описание процедуры и построение модели AS IS

Объектом описания процесса и построения модели, в рамках данного предложения, являлся процесс «Управление ОРД (ПриказыРаспоряжения)» производственного предприятия.

В ходе выполнения данного этапа была проанализирована следующая документация, предоставленная компанией:

Положение о канцелярии П-К-006-10;

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Положение об управлении делами П-УД-003-10 ;

документ по управлению документацией СМК — СТО СМК 04-01;

документ о порядке ведения делопроизводства на производственном предприятии- СТО СМК 04-06;

документ о требованиях к построению, изложению, оформлению должностных инструкций, а также порядок разработки, изменения, регистрации, учета должностных инструкций — СТО СМК 04-08;

документ о порядке управления записями с целью получения достоверной информации — СТО СМК 04-09;

Регламент контроля исполнения поручений Руководителя;

Регламент по организационно-распорядительному и договорному документообороту производственного предприятия;

Номенклатура дел.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Проведены рабочие встречи и интервью с руководителями и специалистами служб Канцелярии и Управления делами предприятия.

Процесс «Управление документацией» является процессом верхнего уровня и имеет декомпозицию. Для описания и построения модели процесса AS IS предварительно была определена детализация, изображенная на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1. Структура процесса «Управление ОРД»

В связи с тем, что темой выпускной квалификационно работы был выбран внутренний документооборот производственного предприятия, было принято решение в дальнейшем рассматривать бизнес-процесс, отражающий внутренний документооборот компании, а именно такие процессы, как Управление приказами, Управление распоряжениями и с Ведение номенклатуры дел.

С диаграммой, отражающей текущие бизнес-процессы производственного предприятия, можно ознакомиться в Приложении А. Данная диаграмма является результатом проделанной работы Этапа 1.

3.2.3 Описание модели AS IS процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»

В данном параграфе описывается процесс «Управление ОРД», детальная модель которого представлена в Приложении А. Для наглядной демонстрации была создана менее детализированная диаграмма на рисунке 3.2. документооборот электронный распорядительный

Текст описания процесса:

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

.Создание проекта Приказа/Распоряжения:

Сотрудник службы создает проект Приказа/Распоряжения, передает на согласование руководителю (см.п.2).

.Согласование проекта Приказа/Распоряжения начальником службы:

Начальник службы получает проект Приказа/Распоряжения:.Если замечаний нет, подписывает проект Приказа/Распоряжения и передает его сотруднику для дальнейшей работы (см.п.4)..Если замечания есть, указывает их и передает сотруднику для доработки (см.п.3).

.Доработка проекта Приказа/Распоряжения:

Сотрудник службы получает проект Приказа/Распоряжения, вносит изменения и передает для согласования начальнику службы (см.п.2).

.Передача проекта Приказа/Распоряжения в Канцелярию на проверку ошибок:

Сотрудник службы получает согласованный начальником службы проект Приказа/Распоряжения и отправляет в Канцелярию в электронном виде по Outlook (см.п.5).

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

.Проверка на ошибки:

Зав. Канцелярии получает проект Приказа/Распоряжения, проверяет на наличие ошибок:.Если есть замечания, вносит замечания и отправляет на доработку (см.п.6)..Если замечаний нет, отмечает результат согласования и отправляет сотруднику службы (см.п.7).

.Доработка проекта Приказа/Распоряжения после проверки на ошибки:

Сотрудник службы получает от Зав.Канцелярии проект Приказа/Распоряжения, дорабатывает документ и отправляет вновь на согласование в Канцелярию (см.п.5).

.Отправка на согласование:

Сотрудник службы отправляет по Outlook проект Приказа/Распоряжения на согласование по списку согласующих (см.п.8).

.Согласование:

Согласующие получают проект Приказа/Распоряжения на согласование:.Если есть замечания, вносят их и отправляют на доработку (см.п.9)..Если замечаний нет, вносят результат согласования и отправляют сотруднику службы (см.п.10).

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

.Доработка по замечаниям согласующих:

Сотрудник службы получает от согласующих проект Приказа/Распоряжения на доработку, дорабатывает документ:.Если замечания существенные, отправляет в Канцелярию на проверку ошибок (см.п.5)..Если замечания не существенные, отправляет на повторное согласование (см.п.8).

.Отправка документа на подписание:

После всех согласований сотрудник службы получает проект Приказа/Распоряжения, распечатывает его и передает начальнику службы на подписание. Начальник службы подписывает документ и передает его сотруднику службы для передачи документа Генеральному директору (см.п.11).

.Передача документа на подписание Генеральному директору:

Сотрудник службы распечатывает проект Приказа/Распоряжения и электронное согласование и передает документы инспектору Канцелярии (см.п.12).

.Инспектор Канцелярии передает документы Ведущему референту (см.п.13).

.Подписание Приказа/Распоряжения Генеральным директором:

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Ведущий референт передает проект Приказа/Распоряжения Генеральному директору.

Генеральный директор подписывает Приказ/Распоряжение и передает его ведущему референту. Ведущий референт передает Приказ/Распоряжение в Канцелярию для регистрации (см.п.14).

.Регистрация Приказа/Распоряжения:

Инспектор Канцелярии регистрирует документ в Excel, сканирует Приказ/Распоряжение и рассылает документ на ознакомление руководителям. Затем ксерокопирует документ и помещает в ячейки для служб. После этого проверяет, все ли «живые» подписи согласующих есть на Приказе/Распоряжении:.Если не все подписи, Инспектор Канцелярии отмечает информацию о наличии подписи в Excel и помещает Приказ/Распоряжение в ячейку той службы, согласующий которой не расписался..Если подписи есть все, то помещает Приказ/Распоряжение в дело.

.2.4 Описание особенностей выполнения процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (ПриказыРаспоряжения)» в подразделениях предприятия

Отличительной особенностью бизнес-процесса «Управление ОРД (ПриказыРаспоряжения)» является то, что на предприятии отсутствует единая база по подразделениям. Процессы в подразделениях выполняются фрагментарно. Основные этапы процесса, такие как регистрация и контроль исполнения осуществляется не всегда и не во всех подразделениях.

.3 Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота

Перечень предложений по совершенствованию процедур документооборота в подразделениях производственного предприятия с учетом перспектив внедрения системы, и имеющие отражение на Модели TO BE, приведен в таблице 3.2.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Приведенные в таблице предложения обусловлены:

·планируемым вводом в повседневную деятельность ранее не выполняемых бизнес-процессов;

·совершенствованием действующих бизнес-процессов, за счет определения их оптимальной структуры и параметров;

·совершенствованием процессов документооборота, за счет использования технологических возможностей внедряемой СЭД;

·установкой программного обеспечение СЭД на рабочие места руководителей и специалистов производственного предприятия;

·требованиями и ограничениями, вносимыми СЭД при ее внедрении.

Все предложения в таблице основаны на предполагаемом внедрении системы электронного документооборота Directum. Предложения в таблице разделены на функциональные и организационно-технические. Особенностью является то, что каждое из них подразумевает, что система полностью поддерживает все бизнес-процессы системы, которые необходимо реализовать. Помимо этого СЭД обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа.

Таблица 3.2. Перечень предложений по совершенствованию бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» документооборота в подразделениях производственного предприятия

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

№БП№Описание предложенийПримечание1Управление приказами (распоряжениями)1.1Организационно-технические: В бизнес-процессе TO BE предполагается использование СЭД.Система обеспечивает поддержку практически всех основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему технологические возможности в данном бизнес-процессе значительно сокращают, как количество бумажных носителей, так и общее время выполнения процесса. При этом СЭД полностью обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа, дает возможность осуществлять контроль состояния электронного документа на всех стадиях жизненного цикла. Кроме того система дает возможность организовать, проконтролировать и принять работы по исполнению данного, конкретного приказа (распоряжения). Для обеспечения полноценного и эффективного выполнения бизнес-процесса система обеспечивает возможность динамического назначения участников бизнес-процесса и маршруты прохождения документа с временными параметрами.1.2Функциональные. «Согласование проекта Приказа/Распоряжения». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Выполняя функцию, проверяется содержание документа на соответствие поставленным целям и нормативным документам, ставится визирующая электронная цифровая подпись (далее ЭЦП) на проект документа. Выполняет ее, как правило, руководитель подразделения — непосредственный руководитель ответственного за подготовку приказа/ распоряжения и согласующие, ответственные в своей области.Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.1.3«Печать Приказа/Распоряжения и передача документа на подпись». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Распечатывается согласованный электронный документ, обеспечивается передача бумажного документа на подпись руководителю, ставится утверждающая электронная цифровая подпись (ЭЦП) от лица утверждающего. Выполняет ее, как правило, секретарь руководителя.Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. 1.4 «Постановка Приказа/Распоряжения на контроль исполнения». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Постановка исполнения Приказа/Распоряжения на контроль. Выполняет ее, как правило, секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть.Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.1.5 «Мониторинг выполнения работ по Приказу/Распоряжению» Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Осуществляется мониторинг хода и состояния выполнения работ по исполнению Приказа/Распоряжения. Выполняет ее лицо, назначенное за контроль исполнения приказа (распоряжения), либо секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть.Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.1.6 «Приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Осуществляется приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения или выдача заданий на доработку. Выполняет ее лицо, назначенное за контроль исполнения приказа (распоряжения), либо секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть.Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.2Ведение номенклатуры дел и архивное хранение документов2.1Организационно-технические: В бизнес-процессе TO BE предполагается использование СЭД.Система обеспечивает поддержку практически всех основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему технологические возможности обеспечивают ведение Номенклатуры дел в соответствии с ГОСТ в электронном виде и сокращают общее время выполнения процесса, в отличие от выполнения процесса традиционным способом.2.2Функциональные возможности Подготовка документов для передачи в архивПри подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

3.4 Модель TO BE процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»

Основой разработки модели TO BE является процесс «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» AS IS и сформированные предложения по оптимизации процессов документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота.

Модель была построена исходя из выявленных особенностей системы и сформированного перечня предложений по совершенствованию бизнес-процессов предприятия в рамках системы электронного документооборота Directum.

В данном параграфе описывается процесс «Управление организационно-распорядительной документацией (ПриказыРаспоряжения)», детальная модель которого представлена в Приложении Б. Для наглядной демонстрации была создана диаграмма уровнем выше на рисунке 3.3.

В ходе описания процесса будут использованы такие понятия, как:

Задача — это сформированная инициатором в СЭД Directum задача, которую необходимо выполнить. Помещается в папку «Исходящие».

Задание — это работа в пределах задачи, которую необходимо выполнить одному из исполнителей задачи. Приходит в папку «Входящие».

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Маршрут — это список исполнителей по той или иной задаче с указанием последовательности и сроков исполнения заданий.

Типовой маршрут — это жесткий маршрут заранее настроенный администратором системы.

Текст описания процесса:

.Создание проекта приказа и задачи на согласование:

Инициатор (Сотрудник подразделения) создает электронный организационно-распорядительный документ в системе электронного документооборота. Заполняет карточку электронного документа, назначает права, сохраняет.

Инициатор отправляет организационно-распорядительный документ (далее ОРД) вложением в задачу с использованием типового маршрута «К_Согласование ОРД». Проверяет заполненные на основании справочника параметры маршрута: Согласующих, Секретаря (референта), Подписывающего, Ответственного за регистрацию. Руководитель будет заполнен из поля «*Руководитель» карточки электронного документа.

2.Согласование организационно-распорядительной документации Руководителем подразделения:

Руководитель подразделения получает Задание на согласование ОРД: «Согласовать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия жизненного цикла документа — «На согласовании».

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

·Если у Руководителя подразделения нет замечаний по документу, то он подписывает документ визирующей электронной цифровой подписью и выполняет Задание с результатом «Согласовано». В случае если визирующий не поставил свою электронную подпись (ЭЦП) на согласуемый документ, то при выполнении Задания с результатом «Подписано» будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ визирующей электронной цифровой подписью и выполнить Задание с результатом «Согласовано». После этого Согласующие получат Задание на согласование ОРД (см. п.3).

·Если у Руководителя подразделения есть замечания по документу, то он пишет замечания в тексте Задания, выполняет Задание с результатом «На доработку». Инициатор (Сотрудник подразделения) получит Задание на устранение замечаний (см. п.4).

3.Согласование ОРД:

Согласующие получат Задание на согласование ОРД: «Согласовать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»».

·Если у Согласующего нет замечаний по документу, то он подписывает документ визирующей ЭЦП и выполняет Задание с результатом «Согласовано». В случае если визирующий не поставил свою электронную подпись (ЭЦП) на согласуемый документ, то при выполнении Задания с результатом «Подписано» будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ визирующей ЭЦП и выполнить Задание с результатом «Согласовано». Документ пройдет этап визирования только после выполнения заданий всеми визирующими с результатом «Согласовано». После этого Секретарь (референт) получит Задание на передачу ОРД на подпись (см. п.5, п. а) или в случае, если в параметрах маршрута Секретарь не указан, сам Подписывающий получит Задание на подписание ОРД (см.п.5 п. b).

·Если у Согласующего есть замечания по документу, то он пишет замечания в тексте Задания, выполняет Задание с результатом «На доработку». Если хотя бы один из визирующих работников выполнит Задание с результатом «На доработку», то после того, как все Согласующие выполнят Задания, Инициатор (Сотрудник подразделения) получит Задание на устранение замечаний (см. п.4).

4.Доработка ОРД:

При наличии замечаний Инициатор получает Задание на доработку документа: «Доработать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия жизненного цикла документа — «Доработка».

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

·Если Инициатор по замечаниям видит, что необходимо подкорректировать документ, то он вносит в него изменения (если документ был подписан ЭЦП или необходимо сохранить его предыдущий вариант, то необходимо создать новую версию документа, при этом старую версию сделать устаревшей) и выполняет Задание с результатом «Отправить на повторное согласование». Запустится новый цикл работ по тому же маршруту с теми же Согласующими (см. п.2).

·Если Инициатор по замечаниям видит, что дальнейшая работа по документу нецелесообразна, то он выполняет Задание с результатом «Прекратить работы». Маршрут завершается. Стадия жизненного цикла (далее ЖЦ) документа — «Прекращены работы по документу». Руководитель подразделения получит уведомление о прекращении работы по документу: «Прекращены работы по документу + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»».

5.Подписание приказа:

a.Если в параметрах маршрута указан Секретарь (референт), то Секретарь (референт) получает Задание на передачу ОРД на подпись: «Передать на подпись ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия ЖЦ документа — «На подписании» и выполняет следующие действия: Распечатывает вложенные в задачу документы, для каждого вложенного документа печатает список ЭЦП (лист согласования), заверяет его своей подписью. Передает документы с листом согласования Подписывающему. Подписывающий получает бумажные документы, рассматривает ОРД, проверяет наличие ЭЦП всех необходимых сотрудников на листе согласования. Затем подписывает бумажный документ или выносит замечания и возвращает Секретарю бумажные документы. Секретарь получает бумажные документы от Подписывающего:

·Если Подписывающий подписал бумажный документ, то Секретарь подписывает документ утверждающей ЭЦП от лица Подписывающего и выполняет Задание с результатом «Подписано». Стадия ЖЦ документа — «Подписан». Если Секретарь не поставил утверждающую ЭЦП на согласуемый документ и выполнил Задание с результатом «Подписано», то будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ утверждающей ЭЦП и выполнить Задание с результатом «Подписано». Бумажный документ Секретарь передаёт Ответственному за регистрацию. После этого Ответственный за регистрацию получает Задание на регистрацию (см. п.3.2.6);

·Если у Подписывающего есть замечания по документу, то Секретарь заносит замечания в текст Задания, не подписывает электронный документ ЭЦП и выполняет Задание с результатом «На доработку». Задание на устранение замечаний получает Инициатор (см. п.4).

b.Если в параметрах маршрута Секретарь (референт) не указан, то Подписывающий получает Задание на подписание ОРД: «Подписать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия ЖЦ документа — «На подписании». Подписывающий проверяет наличие ЭЦП всех необходимых сотрудников.

·Если замечаний нет, Подписывающий распечатывает вложенные в задачу документы, для каждого вложенного документа печатает список ЭЦП (лист согласования), подписывает бумажный документ, затем подписывает документ утверждающей ЭЦП и завершает Задание с результатом «Подписано». Стадия ЖЦ документа — «Подписан». Если Подписывающий не поставил утверждающую ЭЦП на согласуемый документ и выполнил Задание с результатом «Подписано», то будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ утверждающей ЭЦП и выполнить Задание с результатом «Подписано». Бумажный документ Подписывающий передаёт Ответственному за регистрацию. После этого Ответственный за регистрацию получает Задание на регистрацию ОРД (см. п.6).

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

·Если у Подписывающего есть замечания по документу, то Подписывающий заносит замечания в текст Задания, не подписывает электронный документ ЭЦП и выполняет Задание с результатом «На доработку». Задание на устранение замечаний получает Инициатор (см. п.4).

6.Регистрация приказа, отправка на исполнение и ознакомление:

Ответственный за регистрацию получает подписанный бумажный ОРД для регистрации, получает Задание на регистрацию: «Зарегистрировать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»» и выполняет следующие действия:

a.из карточки вложенного в Задание электронного документа по кнопке РКК регистрирует документ, заполняя соответствующие поля внутренней РКК, в том числе:

-если документ подшивается в дело, то в поле «Направлен в дело» проставляет соответствующую дату;

-на закладке «Местонахождение» отмечает местонахождение оригинала приказа;

-на закладке «Приложения» регистрирует сопроводительные документы к приказу. Сохраняет. Стадия жизненного цикла документа — «Зарегистрирован».

Если необходимо создать поручения, то из карточки Внутренние РКК по кнопке «Поручения» создает поручения для исполнителей. Заполняет поручение, назначает исполнителей. Затем создает задачу по типовому маршруту «Исполнение поручений по РКК», запускает задачу. Исполнители поручения получат Задание на исполнение (см.п.7). Если было создано несколько поручений, то по кнопке Задача в РКК создает задачу Исполнителям по типовому маршруту «Исполнение поручений по РКК»;.После создания поручений или если поручения создавать не нужно, Ответственный за регистрацию проставляет регистрационный номер и дату в соответствующих реквизитах бумажного документа;.Сканирует подписанный бумажный документ с номером и датой и импортирует его в новую версию документа в системе..Если есть необходимость ознакомления подразделений организации с документом, то выполняет следующие действия:

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

·Ответственный за регистрацию заполняет закладку «Список рассылки» в РКК. После формирования списка рассылки, нажимает на кнопку Задача и выбирает типовой маршрут «Ознакомление с документом». Отправляет ОРД на ознакомление. Стадия жизненного цикла — «На ознакомлении».

e.Ответственный за регистрацию выполняет Задание на регистрацию документа с результатом «Выполнить». Инициатор и Руководитель подразделения получают уведомление о подписании и регистрации ОРД.

7.Исполнение поручений по ОРД:

Исполнитель получает Задание на исполнение поручения «Исполнение поручения № по РКК №». Стадия ЖЦ документа — «На исполнении». Если по поручению есть Контролер, то он получает уведомление о назначении его Контролером по поручению.

a.Если поручение нельзя выполнить в срок, Исполнитель завершает Задание с результатом «Запросить продление срока». После этого Ответственный за регистрацию получает Задание «Согласовать продление срока поручения № по РКК №». Ответственный за регистрацию консультируется по телефону (или иным способом) с руководителем о возможности продления срока.

-Если можно изменить срок, Ответственный за регистрацию завершает Задание с результатом «Изменить срок», указать новый срок. Исполнитель получит Задание «Исполнение поручения № по РКК №». В поручении в поле плановая дата будет стоять новый срок.

-Если работы нужно выполнить в изначально заданный срок, Ответственный за регистрацию завершает Задание с результатом «Отказать». Исполнитель получит Задание «Исполнение поручения № по РКК №»..Если нужно создать подчиненное поручение Исполнитель завершает Задание с результатом «На исполнение», создает подчиненное поручение. По кнопке «Задача» выбирает маршрут «Исполнение поручения по РКК», стартует. Процесс выполнения работ по подчиненному поручению аналогичен процессу работы с поручениями..Если не нужно создавать поручение и можно выполнить Задание в срок, Исполнитель выполняет работы в соответствии с резолюцией и завершает Задание с результатом «Исполнено».

-Если Контролера по поручению нет, задача завершается. Стадия ЖЦ документа — «Выполнен».

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

-Если по поручению есть Контролер, он получает Задание-Контроль исполнения поручения:

-Если замечаний нет, завершить Задание с результатом «Принять». Стадия жизненного цикла документа — «Выполнен».

Если замечания есть, завершить Задание с результатом «На доработку». После этого Исполнитель получает Задание на исполнение поручения. После исполнения, Контролеру снова приходит Задание-Контроль.

.Сдача документов в архив:

В конце года делопроизводитель отправляет приказы в архив. Для этого:

·в справочнике Номенклатура дел открывает карточку дела приказов;

·на закладке «Архивные реквизиты» нажимает на кнопку В архив;

·указывает *Дату передачи в архив, *Архив и Местонахождение в архиве.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

9.Мониторинг исполнения документа:

Для получения информации по выполнению резолюций руководителя делопроизводитель может воспользоваться любым из перечисленных способов:

·с помощью поисков задач/заданий по параметрам с указанием «Инициатора», «Исполнителя» и других параметров;

·с помощью специального поиска «Исходящие незавершенные задачи»;

·в справочнике Внутренние РКК с использованием фильтров и поисков;

·с помощью отчетов «Просроченные поручения» и «Контроль исполнения резолюций» модуля «Канцелярия»;

·через автоматический запрос отчета по заданному расписанию: для этого в поручении должны быть заданы параметры в области «Отчет о выполнении» и администратор должен настроить автоматический запуск сценария Агент рассылки запросов о состоянии исполнения;

Для получения информации по исполнению документов, по которым Контролер должен осуществлять контроль, можно воспользоваться одним из способов:

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

a.открыть уведомление о назначении Контролера, выбрать на панели инструментов пункт Вид/Развернуть текущую задачу с подзадачами и просмотреть полный текст переписки;.открыть уведомление о назначении Контролера, открыть из окна переписки карточку главной задачи, в ней выбрать пункт Действия/Семейство задач и просмотреть переписку по всем Заданиям.

Рисунок 3.3. Модель «Как будет» БП «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»

3.1.3.5Требования к системе электронного документооборота предприятия

.5.1 Требования к системе электронного документооборота

Выбор системы для внедрения и определение состава модулей, из которых она состоит, обусловлен способностью системы электронного документооборота достичь цели внедрения, которые ставит перед собой организация. При выборе системы электронного документооборота учитывается степень автоматизации бизнес-процессов.

Достижение целей внедрения осуществляется через решение следующих бизнес-задач:

-в части делопроизводства. Ведение номенклатуры дел, работа с внутренней документацией, контроль исполнения поручений/резолюций, контроль возврата документов, формирование отчетности;

-в части управление взаимодействием с клиентами. Формирование бизнес-стратегии в области работы с клиентами, создание и ведение единой базы организаций и контактных лиц, управление маркетинговыми мероприятиями, накопление и анализ данных о проведенных контактах и маркетинговых мероприятий для построения различных отчетов;

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

-в части проектного документооборота. Соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта;

-в части управление качеством. Управление внутренними аудитами, управление несоответствиями, управление корректирующими и предупреждающими действиями, управление замечаниями и рекламациями, анализ со стороны руководства.

3.5.2 Требования к инфраструктуре организации при внедрении системы электронного документооборота

Информационная инфраструктура организации при внедрении Системы электронного документооборота должна отвечать требованиям к информационному пространству, клиентскому рабочему месту и к серверу.

Рабочие места СЭД находятся в едином информационном пространстве организации и отвечают минимальным требованиям, предъявляем к локальным рабочим местам при установке программного обеспечения СЭД;

Рекомендуемые требования к клиентскому рабочему месту [10]:

·процессор: 1,6 -2,4 ГГц;

·ОЗУ: 1 Гб и более;

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

·Не менее 250 Мб (рекомендуется 1 Гб) свободного места на жестком диске;

·струйный или лазерный принтер (возможно сетевой);

·системное программное обеспечение:

-Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32-разрядная или 64-разрядная;

-Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32-разрядная или 64-разрядная;

-Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition 32-разрядная или 64-разрядная;

-Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32-разрядная или 64-разрядная;

·Офис: Microsoft Office 2007/2010 (кроме Starter Edition) 32-разрядная или 64-разрядная версия;

·Прочее:

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

-Приложения для работы с документами, хранящимися в СЭД;

-Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32-разрядная версия или 64-разрядная (для интеграции задач с календарями Outlook);

-Microsoft Internet Explorer 7.0 и выше;

-Microsoft .NET Framework 2.0.

Дополнительно необходимо учесть ресурсы, требуемые ОС.

Минимально поддерживаемым разрешением экрана является 800х600, рекомендуемым разрешением является 1024х768 и выше.

Требования к серверу зависят от количества одновременно работающих пользователей и объема обрабатываемых данных. Требования к аппаратной и программной части сервера разрабатываются, исходя из усредненных условий работы, и определяются при проектировании системы.

Заключение

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Выпускная квалификационная работа имеет практическое применение, которое заключается во внедрении СЭД Directum на конкретном производственном предприятии, занимающем лидирующие позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.

В ходе работы был проведен анализ внутреннего документооборота производственного предприятия, проведены рабочие встречи и интервью с руководителями и специалистами служб Канцелярии и Управления делами предприятия.

Была построена модель AS IS, отражающая процессы внутреннего документооборота компании, а именно процесс прохождения организационно-распорядительной документации по маршруту. На основе модели AS IS были выявлены слабые стороны и особенности внутреннего документооборота предприятия:

·отсутствие единой базы по подразделениям предприятия;

·процессы в подразделениях выполняются фрагментарно;

·такие процессы как регистрация и контроль исполнения осуществляются не всегда и не во всех подразделениях;

Были сформированы предложения по оптимизации процесса в рамках системы электронного документооборота Directum — функциональные и организационно-технические.

Как результат, была построена диаграмма TO BE с учетом всех особенностей предприятия и возможностей системы. Результатом проделанной работы является UML диаграмма активности, на основе которой будет спроектирован Типовой маршрут в СЭД Directum для внедрения продукта на предприятии. Данный продукт позволит сократить издержки предприятия, а также повысит эффективность работы сотрудников.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Библиографический список

1.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст] ГОСТ Р 6.30-2003. — М.: Госстандарт России, 2003. 17 с: ил.

2.IDC MarketScape: Worldwide Social Media Management and Marketing Applications 2015 Vendor Assessment. [Электронный ресурс] [Режим доступа: #»justify»>Приложение А. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»

Рисунок А.1. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»

Приложение Б. Модель «Как будет» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»

Рисунок Б.1. Приложение Б. Модель «Как будет» «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»

Рисунок Б.2. Создание поручения по ОРД

метки: Документооборот, Документ, Автоматизация, Автоматизированный, Система, Контроль, Предприятие, Управление

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом — улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе. В ООО «ПФК» — это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Информационной базой дипломной работы явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные непосредственно в ООО «ПФК».

Объектом исследования является комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в сфере документооборота в ООО «ПФК».

Предметом исследования выступают программные средства, позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот.

Целью работы является автоматизация процессов документооборота масштаба организации.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

  • рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
  • назначение, классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;
  • информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии;
  • разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
  • внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;
  • адаптация системы под требования ООО «ПФК»;
  • расчет экономической эффективности внедрения СЭД.

1.1 Документооборот. Понятие

13 стр., 6439 слов

Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота

… предприятия в качественной информации необходимой для целей управления. Цель данной работы — изучить теоретические и практические аспекты. автоматизации бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота. Предметом исследования является автоматизация бизнес процессов. Объект исследования системы документационного обеспечения. Из …

На смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем — систем электронного документооборота.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки.[3]

При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

  • документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;
  • первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию;
  • вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;
  • электронный документ (ЭД) — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП), включая обязательные реквизиты документа;
  • электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

14 стр., 6802 слов

Понятие документооборота и организация хранения бухгалтерских документов

… и регулировать. Так, например, в разделе «3.1 Организация документооборота» Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются …

  • официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;
  • электронный документооборот (обращение электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;
  • регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;
  • бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации;
  • индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения;
  • контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.[4, 9]

Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 1.1).

[25]

Рис. 1.1 Типы документов и их взаимодействие

Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом:

  • простотой внесения изменений,
  • использованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте,
  • возможностью архивации,
  • защиты их от несанкционированного доступа.

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись).

Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. [25]

1.1.1 Потоки документов, процесс движения документов на предприятии (жизненный цикл документа)

Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена — документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов

1) Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.[22]

2) Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).[23]

3) Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Таблица 1.1 Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота

Форма

документа

Документопоток

входящей информации

внутренних документов

исходящей информации

Электронные документы

Сообщения электронной почты, факсимильная информация

Сообщения в корпоративной сети, факсы

Ответы и письма по электронной почте,

факсимильная информация

Бумажные документы

Письма,

договоры и контракты,

законодательные акты,

нормативные документы,

периодические издания,

Книги, реклама

Приказы,

инструкции,

отчеты,

служебные записки,

командировочные документы,

бухгалтерские документы

Письма,

договоры и контракты,

пресс — релизы

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления.

Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:

1. централизованную;

2. децентрализованную;

3. смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки.

При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно [8].

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях.

Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Процесс движения документов от момента их создания (получения) до момента передачи в архив можно представить в виде схем, приведенных ниже (рис. 1.2).

Поступление документов на предприятие

Сортирование документов

Регистрация документов

Передача документов руководителю предприятия (руководителям структурных подразделений)

Принятие решений руководителем

Направление документов на исполнение

Исполнение документов

Текущее хранение документов

Передача документов в архив

Рис. 1.2 Жизненный цикл документа

1.1.2 Цели автоматизации документооборота организации

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны:

  • потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации;
  • поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации);
  • задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор);
  • фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени);
  • проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля;
  • неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч.

дублирование документов);

  • большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

Цели автоматизации документооборота организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

  • повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;
  • объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;
  • обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
  • снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;
  • заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов.

· повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;

· унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;

  • Организация документооборота и исполнения документов.

· исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)

· исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);

· упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов — маршрутизация);

· повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;

· сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

· своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом);

  • Организация контроля исполнения документов.

· объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);

· оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения);

  • Организация хранения документов, поисковая система.

· обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;

· обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

· обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;

— Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.

1.1.3 История развития информационных систем в управлении документами

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране — службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 1.2.

Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 1.3).

Рис. 1.3 Процессы в информационной системе

Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом.

Таблица 1.2 История развития ИС в управлении

Период времени

Концепция использования информации

Вид информационных систем

Цель использования

1960-1970

Подготовка отчетов

Управленческие информационные системы для производственной информации

Ускорение процесса подготовки отчетности

1970-1980

Управленческий контроль

Системы поддержки принятия решения. Системы для высшего звена управления.

Выработка наиболее рационального решения

1980-2010

Стратегическая информация

Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы

Выживание и процветание организации

Сегодня состояние информационных технологий можно охарактеризовать:

  • наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
  • созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
  • расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;
  • включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств. [5]

1.2 Классификация автоматизированных систем документооборота

В настоящее время в России используется большое количество информационных систем для автоматизации документооборота в организации. Изначально такое программное обеспечение было заимствовано у иностранных производителей, но его приходилось постоянно адаптировать под российскую действительность. Исходя из этого, и начали появляться программы, написанные специально для российского бизнеса.

1.2.1 Назначение СЭД

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому).

В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

1.2.2 Классификация СЭД по определенным характеристикам

Вопрос классификации автоматизированных систем документооборота достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В настоящее время используется несколько видов классификаций. Например, «существующие автоматизированные системы документооборота (при этом некоторые из указанных систем могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями) можно классифицировать на следующие типы:

1. Системы, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM).

Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение).

EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark) и др.

2. Корпоративные системы (enterprise-centric EDM).

Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных систем аналогичны функциям систем, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные автоматизированные системы не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных систем занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др.

3. Системы управления содержимым (content management systems).

Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции).

На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech.

4. Системы управления информацией (information management systems) — порталы.

Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции. Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

5. Системы управления изображениями/образами (imaging systems).

C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF).

Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

6. Системы управления потоками работ (workflow management systems).

Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы).

Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.»[10].

Возможна классификация автоматизированных систем документооборота:

  • o по месту разработки и используемой платформе;
  • o при использовании технологического подхода;
  • o с использованием функционального признака;
  • o при использовании проектного подхода;
  • o с использованием иерархического признака;
  • o при сочетании классификации способов реализации и классификации инструментальных средств;
  • o при применении комплексного подхода. [7]

Таким образом, при выборе системы электронного документооборота необходимо определить тип и уровень автоматизированных систем, отвечающих требованиям организации, исходя из предложенных классификационных группировок. Скорее всего, это будет гибридная система, так как в условиях российской действительности организациям требуется часто использовать специфические функции в делопроизводстве.

1.2.3 Основной рынок систем электронного документооборота

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота.

Чтобы выявить наиболее актуальные сегодня для заказчика критерии IT-решения, рассмотрим тенденции для выбора СЭД. Информация о СЭД взята из свободных источников, доступных для массового читателя и оценивает IT-решения как наиболее подходящие под запросы потребителя на сегодняшний день.

Тенденции и критерии для отбора СЭД

Основными тенденциями для выбора СЭД являются следующие:

  • Выбор комплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM).

    Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только упорядочить документооборот;

  • Интеграция, адаптация и масштабирование являются важным условием при вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе: она должна быть совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную систему со временем;
  • Доступная стоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной системы. Еще два года назад важным считалась именно окупаемость, а теперь доступность проекта по стоимости становится лидирующей.

Таким образом, можно выделить следующие критерии, которые являются наиболее значимыми сегодня при выборе СЭД [2]:

  • Функционал СЭД
  • Простота работы в СЭД
  • Невысокие затраты на обслуживание
  • Доступная стоимость

«Игроки» рынка СЭД

Для краткого обзора существующих на российском рынке СЭД были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках.

БОСС-Референт. Разработчик «БОСС — Референт» входит в группу компаний АйТи. Предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Существует на рынке с 1996 года. Преимуществами системы являются использованием платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и длительным опытом внедрения.

ДЕЛО. Разработчик — «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства. Выпущена в 1996 году. Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

ЕВФРАТ-Документооборот. Разработчик — «Cognititve Technologies». Система позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Существует на рынке с 1997 года. К основным преимуществам разработчики относят возможность использовать систему как коробочное, так и проектное решение.

МОТИВ. Разработчик — «Мотив». Система представляется как инструмент управления предприятием. На рынке с 2004 года. Одним из основных преимуществ является сочетание в себе возможностей систем различных классов и понятный функционал.

DIRECTUM. Разработчик — «DIRECTUM». Представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. На рынке с 2003 года. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.

DocsVision. Разработчик — «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Система электронного документооборота, позволяющая решить задачи управления документами и процессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются в разнообразии приложений и возможности развития функционала.

LanDocs. Разработчик — «Ланит». Технологическая платформа для создания информационно-технологических решений. Разрабатывается с 1996 года. Среди главных преимуществ: функциональность и масштабируемость.

Corporate Business. Система эффективного управления bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной, сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с клиентами в коммерческих организациях.

PayDox. Электронный Документооборот PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции. [6]

1.2.4 Преимущества от использования СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

  • Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
  • Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

  • Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
  • Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
  • Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
  • Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

— Улучшение контроля за исполнением документов.[6]

1.3 Общая характеристика деятельности компании ООО «ПФК»

1.3.1 Основные цели и направления деятельности компании ООО «ПФК»

Пермский Фанерный Комбинат входит в состав группы «СВЕЗА».

Производство «СВЕЗА» организовано на пяти российских комбинатах:

  • УИФК, Ленинградская область
  • Фанплит, Костромская область
  • Новатор, Вологодская область
  • ПФК, Пермская область
  • МФК, Костромская область

Цель «СВЕЗА» — стать лидером в производстве лиственной фанеры и инновационным лидером в отрасли.

С 2007 по 2010 год объемы производства фанеры «СВЕЗА» увеличились почти вдвое, а ДСтП/ЛДСтП — в 3,5 раза.

Таблица 1.3 Ключевые показатели производства «СВЕЗА»

Показатель

2010

2009

2008

2007

Объем продаж фанеры, м3

585 000

557 000

536 000

318 000

Объем продаж ДСтП/ ЛДСтП, м2

292 000

303 000

89 570

83 950

Целями деятельности Общества является расширение рынка товаров и услуг, а также получение прибыли.

Основными видами деятельности ООО «ПФК» являются:

  • производство клееной фанеры,
  • древесностружечных плит,
  • синтетических смол.

А также предметом деятельности ООО «ПФК» является: оптовая торговля лесоматериалами, исследование конъюнктуры рынка, реализация, ремонт и обслуживание станков, машин и механизмов, транспортные услуги, инвестирование совместных проектов с другими фирмами, издание газет и прочие виды издательской деятельности, разработка и внедрение программного продукта, образование для взрослых, финансовый лизинг, деятельность столовых при предприятии, внедрение новой техники, опытно-конструкторские и научно-исследовательские работы, лесозаготовка, лесопереработка, организация автотранспортного обслуживания, оказание платных юридических услуг, налоговое консультирование, правовое консультирование и прочее.

Общество осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Комбинат выпускает фанеру березовую и осиновую общего назначения, хвойную конструкционную, для авто-, вагоно- и контейнеростроения из березового шпона, ламинированную, облицованную с одной или двух сторон бумагосмоляной пленкой на основе фенолформальдегидной смолы. На сегодняшний день производство практически безотходное. Из отходов производства комбинат производит древесностружечные плиты с обычной и мелкоструктурной поверхностью размером 3500 х 1750 мм и толщиной 16 мм.[26]

1.3.2 Правовая и организационная структура ООО «ПФК»

Общество с ограниченной ответственностью «Пермский фанерный комбинат» (в дальнейшем «ООО ПФК») действует в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и Федерального закона от 08.02.1998 г. №14-ФЗ, «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Общество является коммерческой организацией.

Местонахождение «ООО ПФК» — Пермская обл., Нытвенский р., п. Уральский. Основанием приобретения местонахождения «ООО ПФК» является свидетельство о государственной регистрации предприятия №281 от 12.07.1996 г.

Участниками «ООО ПФК» являются: юридические лица и граждане РФ, иностранные юридические лица и граждане, международные организации.

Уставной капитал ООО «ПФК» на 28.11.2009 г. равен 109 332 (сто девять тысяч триста тридцать два) рубля и составлен из минимального размера имущества.

Органами управления ООО «Пермский фанерный комбинат» являются:

  • общее собрание участников,
  • генеральный директор.

Органом контроля за финансово — хозяйственной деятельностью «ООО ПФК» является профессиональный аудитор, не связанный имущественными правами с «ООО ПФК».

Ревизионная комиссия избираются общим собранием участников в порядке, предусмотренном уставом Общества и положениями об общем собрании участников и ревизионной комиссии.

Высшим органом «ООО ПФК» является Общее собрание участников.

К компетенции Общего собрания участников относятся:

  • Определение основных направлений деятельности Общества;
  • Изменение устава общества;
  • Избрание генерального директора и досрочное прекращение его полномочий;
  • Утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских отчетов.

Руководство текущей деятельностью «ООО ПФК» осуществляется единоличным органом общества — Генеральным директором. К компетенции генерального директора относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества, осуществляет документооборот на предприятии, определяет организационную структуру «ООО ПФК», организует выполнение решений общего собрания участников.

Функционально Генеральному директору подчиняется: технический директор, осуществляющий руководство техническими службами комбината и определяет техническую и технологическую стратегию.

В подчинении технического директора — заместитель по техническому обеспечению, заместитель по охране труда и окружающей среде, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям, возглавляющие службы и отделы соответствующих направлений.

Директору по экономике и финансам напрямую подчиняются два заместителя: по экономике и финансам, а также главный бухгалтер.

Напрямую Генеральному директору подчиняются Директор по персоналу, Начальник службы качества, Начальник службы информационных технологий и телекоммуникаций (ИТиТ), Директор по обеспечению бизнеса, Начальник службы материально-технического снабжения, Начальник службы лесообеспечения, Начальник службы логистики.

В подчинении Директора по персоналу находятся возглавляющие отдела кадров и социальных вопросов, отдела труда и заработной платы, Юридического и Административно-хозяйственного отделов.

Юридический отдел осуществляет контроль и функции по работе с партнерами, изучение и визирование контрактов договоров, осуществляет работу претензионного и судебно-арбитражного профиля.

Директор по производству, подчиняющийся линейно генеральному директору комбината руководит:

1) Отделом обеспечения качества и ассортимента;

2) Цехами основного производства:

  • цех подготовки и подачи сырья в производство,
  • цех по производству фанеры форматом 1525 х 1525 мм,
  • цех по производству фанеры форматом 2440 х 1220 мм,
  • цех по производству древесностружечных плит,
  • цех по производству смол.

На директора по производству возложена задача по своевременному доведению до начальников цехов и мастеров смен заказа, который необходимо выполнить в определенные сроки и в соответствии с заложенными контрактами внутреннего рынка и на экспорт. Кроме того, через своих исполнителей он контролирует равномерность загрузки мощностей предприятия, докладывает руководству предприятия о своевременности выполнения (задания) заказов.

Оперативное устранение причин простоев, поломок и неисправностей он организует через технического директора и его службы.

Внешнеэкономическая и сбытовая деятельность осуществляется ООО «СВЕЗА».

Общая численность управленческого персонала комбината 267 человек. Из них: руководителей 118, специалистов 143, служащих 6.

Анализ управления и организации его работы приводит к выводу, что на предприятии структура с ярко выраженным линейно-функциональным характером.[26]

Рис. 1.4 Схема структурного управления ООО «Пермский фанерный комбинат» на 10.01.2011 года

2.1 Анализ системы документооборота в компании ООО «ПФК»

2.1.1 Характеристика объекта автоматизации. Описание процессов предметной области

Движение документов в ООО «ПФК» с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот ООО «ПФК».

Документооборот должен отвечать следующим требованиям:

  • целенаправленное регулирование оперативного прохождения документов;
  • оправданное перемещение документа (с целью исключить возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью);
  • максимальное единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.

Документооборот в ООО «ПФК» осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководитель предприятия, специалисты и квалифицированные служащие);

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь)

Можно выделить три основных информационных потока — документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована руководителю (от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% — инженеру, бухгалтерии и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых от одного сотрудника другому (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).

3. Документопоток исходящих документов — информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

2.1.2 Проблемы существующих процессов работы с документами

В ходе моделирования процессов работы с документами были идентифицированы следующие проблемы (табл. 2.1):

Таблица 2.1 Проблемы существующих процессов документооборота

Определение проблемы

Следствие проблемы

Отсутствие регламента и инструкции документооборота

  • Отсутствие единого структурированного делопроизводительного цикла

Отсутствие централизованной регистрации документов организации.

Документы могут регистрироваться специалистом АХО, так и непосредственно в подразделениях. Некоторые виды документов (например, докладные записки) не регистрируются вовсе.

  • Отсутствие оперативного доступа к документам, имеющим хождение в организации.
  • Усложненные механизмы получения оценок по объемам документооборота организации
  • Затруднение контроля за прохождением и исполнением документов
  • Невозможность совместной работы с документами.

Большой объем бумажных документов

Поступающие документы передаются для рассмотрения, визирования или исполнения на бумажном носителе. Доставка документов внутренним адресатам осуществляется курьером.

  • Увеличение сроков согласования и исполнения документов
  • Увеличение сроков поиска документов
  • Высокая вероятность утери документов
  • Сложность отслеживания местонахождения документа
  • Невозможность совместной работы с документами;
  • Увеличение затрат на хранение, тиражирование и доставку документов.

Недостаточно эффективные механизмы контроля исполнения документов и поручений

Сроки исполнения документов и поручений контролируются специалистами отдела документационного обеспечения и аппарата управления. Исполнителям направляются сводки неисполненных документов за период.

  • Сложность оперативного напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов и поручений
  • Сложность получения оперативной оценки по исполнительской дисциплине
  • Увеличение вероятности нарушения сроков исполнения документов и поручений.

Объектом автоматизации являются процессы работы с документами. В данном разделе приводятся описания процессов, построенные совместно со специалистами ООО «ПФК».

В результате взаимодействия со специалистами менеджмента качества предприятия был разработан регламент и инструкция документооборота.

Ниже приведены выдержки из этих документов.

1. Обработка входящей корреспонденции

  • В среднем, в отдел поступает 40-60 входящих писем ежедневно.
  • Регистрационный номер — порядковый с начала календарного года.

— Входящие документы в день поступления сортируются документоводом в Административно-хозяйственном отделе (АХО), регистрируется в журнале «Входящей документации» и передается на рассмотрение генеральному директору либо директорам по функциональным вопросам, а также может быть отправлен «В дело», если по нему не требуется предпринимать каких-либо действий.

  • Руководитель рассматривает документ и ставит на него визу, содержащее поручение для исполнения.
  • После предварительного рассмотрения документы возвращаются в АХО и дальше поступают с отметкой в структурные подразделения.
  • Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждого подразделения.
  • Контроль сроков исполнения документов осуществляется руководителями структурных подразделений. Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, возлагается на исполнителей.
  • Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок.

Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменение регистрируются в журнале учета.

  • Приостанавливать исполнение документов, а также изменять их исполнение имеет право только Генеральный директор ООО «ПФК».

2. Обработка исходящей корреспонденции

  • Обработка и отправка документов осуществляется централизованно, в АХО.
  • Кроме этого исходящие документы могут регистрироваться в структурных подразделениях, при этом каждое подразделение имеет свое обозначение например, 79-бух, 34-снаб.
  • Документы, предназначенные для отправки, принимаются с сопроводительным письмом полностью оформленные, подписанные, регистрируются в журнале исходящих документов.
  • За подготовку исходящего документа (проект ответа, информация о проделанной работе) отвечает исполнитель. Исполнитель — согласовывает проект ответа с заинтересованными лицами ООО «ПФК» и передает проект Секретарю генерального директора.
  • Секретарь Генерального директора готовит проект к докладу и передает на подпись Генеральному директору.
  • После подписания, документ передается на регистрацию в АХО. АХО осуществляет рассылку документа адресату.
  • Контроль за исполнением документа возлагается на исполнителя документа.

— Для контролируемых исходящих документов, по которым ожидается получение ответа, выделятся специальная графа в журнале регистрации по срокам исполнения, приблизительный срок ответа на письмо проставляется на копии, которая остается у исполнителя.

3. Обработка распорядительных документов (приказы, распоряжения)

  • Регистрация приказов по производственной деятельности осуществляется в канцелярии АХО, приказы по личному составу и кадровые — регистрируются в отделе кадров и социальных вопросов согласно номенклатуре дел.
  • Контроль исполнения приказов и распоряжений ведется исполнителем.
  • Непосредственными исполнителями поручений по документам являются руководители и специалисты структурных подразделений, которые отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.
  • Для ознакомления приказ передается в «бумажном» виде через курьера.

4. Обработка указаний (поручений)Генерального директора

  • Генеральный директор дает указание (поручение), фиксируемое секретарем генерального директора.
  • Указание (поручение) передается исполнителю и ставится на контроль в канцелярии АХО.
  • Исполнитель готовит проект или исполняет поручение и готовит ответ об этом.
  • Исполненное поручение (в виде отчета о проделанной работе) передается секретарю генерального директора для доклада Генеральному директору и снятия с контроля.
  • По результатам доклада Генеральному директору указание (поручение) или снимается с контроля (с соответствующей отметкой об этом в журнале регистрации указаний (поручений)), или возвращается исполнителю «на доработку»
  • Ответственными исполнителями поручений являются руководители подразделений.

5. Обработка договоров и дополнительных соглашений

  • В АХО регистрируются все договоры кроме договоров подряда (регистрируются в кадровой службе).

    Допускается самостоятельная регистрация договоров в подразделениях.

  • Регистрационный номер договора формируется по маске: №п/п — индекс подразделения
  • Договор согласуется и утверждается по следующей схеме: Руководитель подразделения, инициировавшего договор — юридический отдел- директор по экономике и финансам — главный бухгалтер — директор по безопасности — начальник экономического отдела


С этим файлом связано 40 файл(ов). Среди них: bibliofond_584629.rtf, Vkr. Avtomatizatsiya dokumentooborota.docx, Kursovaya_po_TGP.docx, Отчет по учебной практике.docx, Список вопросов.docx, Курсовая по конституционному праву.docx, ВКР Стимулирование труда работников.docx, РЕЧЬ.docx, Курсовая по ТГП.pdf, Курсовая по ТГП.docx, Сельков 8 тестов.docx, Выпускная квалификационная работа ВКР.docx, VKR Лупачев.docx, 190846.rtf, Выпускная квалиф. работа.docx, 4 из 6.docx, Отчет.docx, Документ Microsoft Word.docx, Задачи.docx, Spravka (4).pdf, Individualnyiy plan praktiki.pdf, Individualnoe zadanie (2).pdf, Dogovor (3).pdf, Дневник и отчет практики.docx, Справка.docx, Аттестационный лист.docx, Презентация к кейс-задаче 5.pptx, Индивидуальное задание.docx, Выписка из ЕГРИП.docx, задача 12.docx, Курсовая работа.docx, Характеристика с места практики.pdf, Отчет о прохождении практики.docx, Философия.pdf, Методические рекомендации.pdf, Лист-заверитель.docx, Заявление на закрепление темы ВКР.docx, Задание на ВКР.docx, Календарный план-график.docx, ВКР.docx и ещё 30 файл(а).
Показать все связанные файлы


Подборка по базе: Оценка положения организации в рыночной среде на примере ПАО Газ, Классификация товаров в соответствии с ТН ВЭД (на примере продук, СТАТЬЯ Управление конфликтами и стрессами на примере таможенных , Шишмарев В.Ю. Автоматизация технологических процессов (2005).pdf, Кадровое делопроизводство и системы электронного документооборот, Организация маркетинговой деятельности на примере ООО.doc, SamombetovДепозитные операции коммерческого банка на примере Омс, Договора и их виды, как одна из форм организации коммерческой де, Реферат — Особенности принятия, внесения изменений, пересмотра о, Реестр рисков на примере организации2.docx


НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ»

Институт информационных технологий

Направление

подготовки

09.03.02 Информационные системы и технологии

____________________________________________

(шифр и наименование)

Департамент

Цифровой экономики

______________________

(аббревиатура)

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ работа

На тему:

«Автоматизация документооборота» (на примере ООО «Престиж»)

Обучающийся

Лупачев Андрей Павлович ____________

(ФИО полностью) (подпись)
Руководитель

Мекшенева Жанна Владимировна ____________

(ФИО полностью) (подпись)
Директор

Департамента _______________________________ ____________

(ФИО полностью) (подпись)

МОСКВА 2022 г.

Факультет электронного обучения
ЗАДАНИЕ

на выпускную квалификационную работу студента

Лупачева Андрея Павловича

(Ф.И.О. студента полностью)
1. Тема ВКР:

Автоматизация документооборота (на примере ООО «Престиж»)

2. Структура ВКР:
Введение

I Аналитическая часть

    1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
      1. Характеристика предприятия и его деятельности
      2. Организационная структура управления предприятием
      3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
    2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
      1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
      2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
      3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
      4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
    3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
      1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
      2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
      3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

II Проектная часть

    1. Разработка проекта автоматизации
      1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
      2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
      3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
    2. Информационное обеспечение задачи
      1. Информационная модель и её описание
      2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
      3. Характеристика результатной информации
    3. Программное обеспечение задачи
      1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
      2. Характеристика базы данных
      3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
      4. Описание программных модулей

III Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

3. Основные вопросы, подлежащие разработке.

Во Введении рекомендуется обосновать актуальность выбранной темы, сформулировать цели и задачи работы, описать объект, предмет и информационную базу исследования.

Для написания главы 1 рекомендуется изучить основную и дополнительную литературу по выбранной теме.

В главе 1 необходимо представить обоснование актуальности выбора автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному, программному и аппаратному обеспечению, дать ее развернутое описание, отразить взаимосвязь с другими задачами, изложить используемую стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.

В разделе 1.1. необходимо привести краткое описание компании и таблицу показателей ее деятельности, рисунок организационной структуры и его описание, рисунки программной и технической архитектуры, а также их описание.

В разделе 1.2 следует обосновать актуальность выбора автоматизируемой задачи, для этого необходимо провести анализ организационной, программной и технической архитектуры с целью определения перечня задач, которые необходимо автоматизировать и выбора наиболее приоритетной из них. С целью определения информационных потоков выбранной задачи необходимо привести соответствующие IDEF диаграммы. Далее необходимо привести рисунок, отражающий документооборот автоматизируемой задачи, таблицу прагматических характеристик соответствующих документов (периодичность, время на обработку и так далее) и определить комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих информационную безопасность и защиту информации в рамках решаемой задачи.

В разделе 1.3 необходимо провести анализ готовых программных решений автоматизируемой задачи (в виде сравнительной таблицы наиболее интересных решений), определить стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.

В главе 2 необходимо представить проектные решения в соответствии с выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.

В разделе 2.1 необходимо провести выбор стандарта и модели жизненного цикла, соответствующих автоматизируемой задаче, а также стратегии внедрения проектируемой информационной системы. После этого следует перечислить риски для каждого этапа выбранной модели жизненного цикла и определить пути их снижения, в том числе посредством разработки средств информационной безопасности и защиты информации проектируемой системы.

Раздел 2.2 отражает процесс проектирования информационного обеспечения задачи и должен содержать:

  • рисунок информационной модели и ее описание;
  • таблицу используемых систем кодирования и описание классификаторов;
  • описание входных и оперативных документов, файлов и экранных форм;
  • описание результатных документов, файлов и экранных форм;
  • таблицы входных и результатных показателей, а также их описание.

Раздел 2.3 отражает процесс проектирования программного обеспечения задачи и должен содержать:

  • рисунки дерева функций и сценария диалога, а также их описание;
  • рисунок ER – модели (количество таблиц в ER модели должно быть равно количеству таблиц в информационной модели), описание структуры записей каждой таблицы;
  • рисунок дерева вызова программных модулей, а также таблицу с перечнем и назначением модулей;
  • блок-схема основного/расчетного модуля, описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.

В Главе 3 необходимо привести методику расчета показателей экономической эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой. Расчетные данные следует представить в виде таблиц и диаграмм, отражающие сравнение базового и предлагаемого вариантов.

В заключении необходимо представить краткую характеристику результатов, полученных в ходе решения поставленных во «Введении» задач и, тем самым, ответить на основной вопрос работы: о степени достижимости поставленной в работе цели.

Приложение обязательно должно содержать фрагмент листинга программного кода (распечатка на исходном языке программирования отлаженных основных расчетных модулей — около 400 операторов языка высокого уровня или адаптированных программных средств, использованных в работе), также могут быть вынесены другие объемные графические материалы (схемы или таблицы из основной части выпускной квалификационной работы).
4. Исходные данные по ВКР:

Основная литература:

  1. Абрамова Л.В. Инструментальные средства информационных систем: учебное пособие. — Архангельск: САФУ, 2013. — 118 с. — режим доступа http:// biblioclub.ru
  2. Беленькая М.Н., Малиновский С.Т., Яковенко Н.В. Администрирование в информационных системах. Научно-популярное издание. — М.: Горячая линия — Телеком, 2011. — 300 с.
  3. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем – М.: ИУИТ, 2012 – 300 с.
  4. ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем
  5. ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы стадии создания
  6. ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы
  7. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99, Руководящий документ, Госстандарт России,  Москва, 2004
  8. Гущин А.Н. Базы данных: учебник. — М.: Директ-Медиа, 2014. — 266с. — режим доступа http:// biblioclub.ru
  9. Информационная безопасность: учебник / под ред. В. П. Мельников. — М.: Академия, 2014. — 304 с.
  10. Максимов Н.В. Технические средства информатизации: учебник / Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. – М.: Форум, ИНФРА-М, 2014. – 608 с.
  11. Модель процессов MSF, Microsoft  2002
  12. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России

Дополнительная литература:

  1. Култыгин О.П. Администрирование баз данных. СУБД MS SQL Server. — М: Московская финансово-промышленная академия, 2012 -232 с.
  2. Проектирование информационных систем. Проектный практикум: учебное пособие / А.В. Платёнкин, И.П. Рак, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов. — Тамбов: Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. — 81 с. — режим доступа http:// biblioclub.ru
  3. Советов Б.Я. Базы данных: учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовской. — 2-е изд. — М.: Юрайт, 2015. — 463с.

Дополнительные источники:

  1. Документация исследуемой организации.
  1. Официальный сайт исследуемой организации
  2. Ахтырская Ю.В. Система электронного учета и база данных контингента обучающихся. Режим доступа https://interactive-plus.ru/ru/article/115069/discussion_platform
  3. Учет Контингента | ИРТех: автоматизированные системы управления сферой образования. Режим доступа http://www.ir-tech.ru/?products=kontingent

Р уководитель ВКР:

/__Мекшенева Ж.В.__

подпись расшифровка

Студент задание получил:

«23» ноября 2022 г.

Студент: ________________________/

Лупачев А.П/

подпись расшифровка

Содержание

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *