Автоматизация документооборота на предприятии курсовая работа

Содержание:

Введение

С формированием рыночных отношений и изменением форм собственности в России возникает устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с бумагами и организации бизнеса. Большой потенциальный спрос на программы и обслуживание в области электронного документооборота обусловлен целым рядом факторов.

С документами работают совершенно все организации и огромное число частных лиц.

Фактически любая организация встречается с проблемами в делопроизводстве: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.

За счет совершенствования ведения делопроизводства организации получают действительный шанс повышать качество собственного управления, что представляется одной из актуальнейших вопросов современной российской экономики.

Система электронного документооборота (СЭД) стала разрабатываться с появлением более-менее доступного интернета. Первоначально они были предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Доказав свою эффективность для классического делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры, так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с документацией.

В настоящее время весьма велики требования пользователей к программам электронного документооборота и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и практическими системами.

Правильная организация системы делопроизводства и документооборота позволяет поддерживать эффективность управленческого процесса организации или предприятия, вне зависимости от того, являются ли они государственными или частными.

Объектом исследования является электронный документооборот.

Предметом исследования является особенности разработки и внедрения системы электронного документооборота.

Цель работы состоит в обосновании внедрения системы электронного документооборота на предприятии ООО «Амтел».

В соответствии с поставленной целью были сформулированы следующие основные задачи, требующие решения в ходе работы:

1. Исследовать теоретические аспекты разработки и внедрения систем электронного документооборота.

2. Проанализировать особенности организации документационного обеспечения управления в ООО «Амтел».

3. Предложить и обосновать мероприятия по разработке и внедрению системы электронного документооборота в делопроизводство ООО «Амтел».

Теоретическую основу выпускной квалификационной работы составляют работы Н.Н. Анодиной, М.И. Басакова, М.П. Бобылевой, И.Н. Кузнецова, И.Ю. Крыловой, П.В. Глущенко, В.Н. Чернова и др.

Для достижения поставленных задач были применены следующие методы: наблюдение, рассмотрение, анализ источников, изучение, структуризация проблемного поля, контент-анализ, сравнение.

Структура работы. Цель и задачи исследования обусловили структуру выпускной квалификационной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты разработки и внедрения систем электронного документооборота

1.1. Система электронного документооборота: назначение, правовое регулирование, проблемы и перспективы

Документы выступают в качестве источника, результата и инструмента управленческой деятельности в рамках функционирования предприятий, они фиксируют начальные условия деятельности, осуществляемые организацией процессы и получаемые в итоге показатели.

Основой системы делопроизводства является документооборот, т.е. движение документов в организации. Документооборот разделяется на потоки документов, проходящих между информационными пунктами и пунктами обработки документов. При этом документы делятся на внутренние, входящие и исходящие. Схемы движения документов и система делопроизводства на предприятии разрабатываются службами документационного обеспечения управления .

Сегодня предприятия в значительной мере перешли на формирование и обмен документами в электронном виде. Тем не менее, для того, чтобы эти документы имели юридическое значение (например, приказы, договора между предприятиями и т.п.), они должны быть распечатаны на бумаге, подписаны, на них должна быть поставлена печать и затем документы физически должны быть доставлены в другое подразделение или партнерскую компанию, даже если они находятся на другом континенте.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполненный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе.

В соответствии с приказом от 10 ноября 2015 г. № 174н Минфин РФ (Зарегистрировано в Минюсте России 18 февраля 2016 г. N 41145), организации получили право использовать счета-фактуры в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП) , что стало толчком к активному развитию электронного документооборота.

Электронные документы — это средства регулирования информационных отношений, возникающих между юридическими и физическими лицами в развивающемся информационном обществе. Основная функция любого документа — регулирование различных отношений — стандартизирована соответствующим законодательством и унифицирована предъявляемыми требованиями. Электронные документы не исключение. Любой документ выполняет регулирующую функцию в процессе документооборота между субъектами различных отношений: государственных, общественных, производственных, уголовно-правовых, гражданско-правовых, административных, экономических .

В наше время существуют множество специальных систем для удобной и эффективной организации электронного документооборота. Например, «СКБ Контур» — российская компания, занимающаяся разработкой программного обеспечения электронного документооборота бухучета и управления предприятием. Эта система представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на компьютер. Системы электронного документооборота применяются на крупных и средних предприятиях, а также в государственных структурах [14, с. 78].

Система электронного документооборота является средством автоматизации формализованной деятельности организации, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация процесса позволяет сократить временные затраты на поиск документа в архивах, а также производить запрос через удаленный доступ. Основная цель подобных систем снизить нагрузку с повседневной деятельности сотрудников организации, что в свою очередь уменьшает временные издержки, сокращает число ошибок в документации, позволяет производить оперативный обмен документации, как внутри организации, так и со внешней средой.

Система электронного документооборота (далее СЭД) в настоящее время плотно вошли в систему управления государственной власти и коммерческого сектора. Сегодня рынок может предложить продукт под любые требования организации, начиная от простейших программ по упрощению делопроизводства и заканчивая комплексными решениями по полной автоматизации всего жизненного цикла документа.

Следует отметить, что с целью введения электронного документооборота в 2011 году был создан Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента РФ» № 352 от 28.03.2011 г. гласит о надлежащей исполнении указаний Президента в части введения электронного документооборота.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в актуальной редакции развивает положения законодательства, регламентирующего механизм подписания электронных документов, и восполняет ряд пробелов в регулировании отношений участников электронного взаимодействия. В законе раскрываются вопросы правового регулирования и принципов использования электронных подписей, их видов и порядка признания. Уделяется внимание статусу и деятельности удостоверяющих центров, их аккредитации, условиям выдачи квалифицированных сертификатов. Комментарий рассчитан на руководителей и специалистов предприятий, организаций, органов власти, оформляющих хозяйственную деятельность и оказание государственных (муниципальных) услуг в рамках электронного документооборота.

Законодатель определил понятие электронного документооборота и назвал стадии, этапы, которые проходит документ в процессе документооборота. Проанализируем их.

«Электронный документооборот (оборот электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправления, приема, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые осуществляются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов6.

Виды электронного документооборота [18, с. 32]:

• производственный документооборот;

• управленческий документооборот;

• архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

• кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

• бухгалтерский документооборот;

• складской документооборот;

• секретное и конфиденциальное делопроизводство;

• технический и технологический документооборот.

Проблема правового регулирования и стандартизации систем электронного документооборота актуально не только в России, но и во всем мире. Это проблема пропорционально растет вместе с всеобщим ростом информационно-цифровых технологий.

В настоящее время деятельность систем СЭД со стороны законодательства регулируется достаточно свободно, что позволяет разработчикам создавать гибкий и многогранный продукт под различные задачи организации.

На данный момент наиболее разумным методом автоматизации деловых операций можно признать следующий: «Не пытаться программировать действия работников для любой возможной ситуации, а вместо этого реализовать для них единую информативную сферу, в рамках которой они могут сотрудничать (т. е. вместе разрешать бизнес-проблемы) и обмениваться сообщениями» [17, с. 24].

Это ставит под сомнение безоблачное будущее имеющихся систем workflow, в которых акцент делается на формирование законченных цепочек автоматизации деловых операций.

Кроме перечисленных выше, есть еще целый ряд факторов, всерьез затруднявших внедрение данных технологий в России :

— отсутствие законченных программ для автоматизации отечественного делопроизводства;

— отсутствие активного спроса на ресурсы автоматизации деловых операций;

— путаница в позиционировании проектов западных производителей для целей электронного документооборота и т. д.

На настоящий день ситуация значительно улучшилась. Возникли законченные отечественные продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается.

Для увеличения спроса на программы в области делопроизводства нужно решить 2 главные проблемы.

Во-первых, пояснить значимость совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства), а, во- вторых — совершенствования и автоматизации деловых операций.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

1.2. Принципы автоматизация делопроизводства

Электронные и обычные документы — это материальные образования, материальные носители информации. В процессе документооборота они подвергаются изменениям: умышленным или неосторожным, а также временным процессам старения вследствие контакта с субъектами документооборота и техническими средствами, обеспечивающими этапы функционирования документооборота .

После того как документ основан — согласован, подписан, утвержден, после этого как поставлены печати и штампы, проект становится непосредственно документом и имеет с этого времени и до окончания рока действия юридическую силу, может применяться для подтверждения в суде и прочих инстанциях.

Документооборот организации представлен потоками бумаг разных категорий, схема перемещения которых разрабатывается управляющим службы делопроизводства. Совокупная схема автоматизации перемещения документов в организации показана на рисунке 1.

Хорошая организация документооборота может помочь оперативному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и официальных лиц, содействует действенному управления компании.

Рисунок 1. Схема автоматизации работы с документами

Автоматизированные технологические процессы обработки документной данных должны отвечать условиям инструкции по делопроизводству.

Современные организации автоматизации делопроизводственной работы и документационного обеспечения административной деятельности компаний поддерживают абсолютный жизненный цикл документа (табл.1).

Таблица 1

Области автоматизации делопроизводства

Канцелярия/ Делопроизводство	Входящие, Исходящие, Доверенности, Протоколы, Приказы, Внутренняя нормативная документация, Распоряжения, Служебные записки, Пояснительные записки, Поручения и др.
Договорная работа	Согласование шаблонов договоров, Согласование договоров, Согласование контрагентов, Контроль исполнения договоров, Пролонгация и автопролонгация договоров
Электронный архив	Хранение бумажных копий документов, Потоковый ввод документов (оцифровка бумажных документов), Заявки на получение оригиналов
Финансовые документы	Создание актов, выставление счета, контроль получения оригиналов бухгалтерских документов, автоматизация контроля платежей. Контроль бюджетов
Продажи, CRM	Работа с клиентской базой, работа с лидами (Lead), работа со сделками (возможностями продаж), работа с заказами и продажами, работа с активностями

Поступивший извне документ сначала должен быть отмечен. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой период должен сделать по этому документу.

Поступающие в организацию, а также исходящие бумаги подлежат обязательной регистрации (помимо копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все бумаги организации фиксируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющих регионально обособленные структурные отделения либо с весьма большой годовой отчетностью, для автоматизации и регистрации которых формируется основа данных и информационно-поисковая система, дозволяющая отследить все документы организации и зоны их нахождения в данный период времени, состояние и исполнения и контроль сроков выполнения документов. 

Регистрационная карта является основной единицей хранения в базе данных организации и заводится в момент регистрации документа. Организация регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.

Некоторыми системами допускается разбиение любой из групп по единому предметному признаку, признаку подразделений либо признаку переписки. Любую из подгрупп, в свою очередность, можно разделить на наиболее малые подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы обусловливается инструкциями документооборота в организации, а их структура и принципы формирование регистрационных номеров находится в системном справочнике групп документов.

По критерию исполнения соответствующие документы могут выводиться из своевременной информационной основы и храниться в архивной банке документов. Остаются только лишь акты, имеющие нормативно-правовой вид.

Характерной чертой отечественного компьютерного рынка является все более и более конкретное его распределение на 2 огромные области, одна из которых включает домашних пользователей и небольшие офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая — корпоративных клиентов, средние и большие фирмы и организации (25 и более ПК).

Если домашние пользователи выбирают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие фирмы, в основном, озадачены повышением производительности применения существующих компьютерных конструкций и готовы платить за продукты и связанные с ними обслуживание.

К корпоративной организации автоматизации деловых операций предъявляются сходные условия: она должна основываться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», использовать технологии электронной почты, покупатель-сервер, Internet, планирования и регистрации событий, уметь работать с разными СУБД и быть простой в применении и администрировании.

С формированием рыночных отношений и изменением форм собственности в России возникает устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с бумагами и организации бизнеса. Большой потенциальный спрос на программы и обслуживание в области электронного документооборота обусловлен целым рядом факторов [19, с. 39].

1. С документами работают совершенно все организации и огромное число частных лиц.

2. Фактически любая организация встречается с проблемами в делопроизводстве, в том числе и если речь не идет о его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.

3. За счет совершенствования ведения делопроизводства компании и организации получают действительный шанс усовершенствовать качество собственного управления, что представляется одной из актуальнейших вопросов современной российской экономики.

4. Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за управление делопроизводства, мала и требует увеличения ее степени.

5. Весьма велики требования пользователей на усовершенствование  программ электронного документооборота и их интеграцию с многочисленными автоматизированными работниками местами, информационными и практическими системами.

Целый ряд национальных качеств в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые практические решения. К счастью, возникает все наибольшее число российских изготовителей, предлагающих доступные высококачественные решения в данной области. Это дает надежду на то, что возможности формирования отрасли достаточно удобны, и уже сегодня видна потребность в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и формирование высококлассных объединений субъектов этого рынка.

1.3. Особенности разработки и внедрения систем электронного документооборота

Электронный документооборот несет основную функцию обеспечения документами делового процесса в электронном виде.

Обеспечение — это широкое научное понятие, стимулирующее всякую деятельность и таким образом приобретающее методологический характер.

В электронном документообороте представление информации по существу происходит на каждом из его этапов (формирование, передача, принятие и обработка электронного документа).

С появлением персональных компьютеров по доступным ценам и развитие глобальной сети интернет, привело к резкому скачку на рынке СЭД. В настоящее время большинство организаций являются пользователями системы электронного документооборота.

Основные функции СЭД:

• Общий документооборот организации.

• Кадровое делопроизводство.

• Архивное делопроизводство.

• Автоматизация деятельности коллегиальных органов управления.

• Автоматизация работы с клиентами.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.

• Поддержка и выполнение канцелярских задач.

• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.

• Создание аналитических отчетов.

• Обеспечение информационной безопасности.

Внедрение такой системы в любой организации осуществляется в несколько этапов. Главное здесь — автоматизировать работу тех отделов, которые вынуждены обрабатывать огромное количество документации, и где необходим четкий контроль над всеми материалами. Там наличие системы электронного документооборота даст максимально возможный эффект. Чаще всего это финансовые и HR-отделы.

Внедрение системы электронного документооборота должно начинаться с уточнения тех целей, которых намерен добиться заказчик после начала ее использования. Для начала заказчику необходимо сформировать техническое задание, исходя из которого нужно будет вести работу по реализации такой системы. Как правило, заказчики начинают понимать, зачем нужна данная система в организации, после того, как им приходится столкнуться со следующими сложностями: потеря данных; поступление информации не по месту назначения; материалы приходят с опозданием; приходят не те данные; поставка информации является слишком дорогой. Таким образом, внедрение системы электронного документооборота на предприятии поможет облегчить работу с информацией. Сотрудники отдела документационного обеспечения управления знают обо всех сложностях, с которыми им приходится сталкиваться при перемещении документации. Руководству предприятия необходимо привлечь работников данной службы проранжировать все сложности по определенным критериям.

Необходимо уточнить следующую информацию: зачем нужен электронный документооборот, в чем видится экономический эффект от внедрения СЭД, какие документы можно будет обрабатывать. Ответив на все эти вопросы, руководство компании получит самую подробную информацию о том, как именно должно быть произведено внедрение электронного документооборота.

Главная особенность, отличающая внедрение СЭД в организацию от прочих бизнес-процессов, заключается в необходимости исследования существующего документооборота. Это актуально для российских компаний, поскольку в зарубежных предприятиях все архивы документов уже обработаны таким образом, что пользоваться ими максимально удобно. Исследование документов необходимо провести, поскольку это позволит уточнить существующую схему, по которой они обрабатываются. Вы узнаете все о маршрутах файлов и их категориях, получите информацию об их секретности, а также сможете разобраться с тем, какие именно отделения предприятия они обслуживают. При исследовании всего существующего документооборота необходимо выполнить полный аудит технической инфраструктуры предприятия, а также уточнить квалификацию сотрудников. Очень важно провести аудит максимально детально, тогда все этапы внедрения СЭД можно будет выполнить корректно, не опасаясь появления каких-либо сложностей. На подготовительном этапе необходимо выполнить следующие процедуры:

— провести анализ всех бизнес-процессов, уточнить, какие именно схемы перемещения документации используются на предприятии;

— выявить организационную структуру, определить ее плюсы и минусы, предложить способы ее оптимизации;

— составить номенклатуру всей документации, сформировать все необходимые классификаторы и справочники, а также инструкции по их использованию;

— провести анализ всех учетных систем и инфраструктуры;

— выполнить сверку всех характеристик, которыми должно обладать оборудование, используемое заказчиком; выявить целесообразность создания дополнительных функций в системе (данная информация должна быть решена с помощью представителей заказчика, поскольку очень часто новый функционал требует денежных затрат, а на это готовы пойти далеко не все предприниматели).

Предпроектное обследование при внедрении СЭД предусматривает использование услуг сотрудников отдела ДОУ. Они играют роль консультантов, экспертов, а также могут участвовать в качестве модераторов при необходимости разрешать сложные вопросы (при расхождении во мнениях между участниками команды, занимающихся внедрением).

Необходимо согласовать все сроки внедрения с теми сотрудниками предприятия, которые имеют отношение к данному процессу. График должен быть выстроен грамотно, с учетом отпусков, текущей загрузки и прочих дополнительных нюансов (например, сезонности бизнеса, которым занимается заказчик). План внедрения СЭД требует обязательного участия работников отдела документационного обеспечения управления. Именно им придется выполнять функции менеджеров проекта. Они имеют полную информацию о том, насколько сильно загружены те или иные службы, и могут составить точные сроки осуществления данного этапа, опираясь на материалы. Также они могут сформировать рабочую группу, каждый участник которой будет иметь собственное поле работы. Исследования организации, необходимые для внедрения СЭД, должны проводиться от вышестоящих чинов к нижестоящим. При этом используется иерархическая структура предприятия: вначале опрашивается высшее руководство, затем среднее звено, а потом осуществляется анализ движения всех документов на каждом из рабочих мест.

Главные проблемы внедрения систем электронного документооборота связаны с некорректным ее использованием. Нельзя вводить систему такой, какая она есть. В этом случае вам часто придется решать возникающие сложности, при этом вы будете отвлекать людей от их работы, что будет вызывать только лишь раздражение.

Если при исследовании имеющихся материалов можно обойтись без участия работников ДОУ, то техническое задание требует их присутствия. Существуют определенные технические требования, которые должна обеспечить организация внедрения СЭД, в первую очередь, речь идет об объемах функциональности системы и ее настройках. Система должна управляться с помощью простых и понятных команд, ее технические характеристики и общая надежность должны обеспечивать безопасность рабочего процесса. Многое в ТЗ зависит от объема необходимой работы и функциональных требований. Полный список требований должен всегда находиться у специалистов службы ДОУ.

Есть еще особенности разработки СЭД и связаны они с решением сложных задач. В настоящее время простой электронный документооборот уже не в состоянии удовлетворить потребности организаций. Заказчиков больше не устраивает классический функционал бизнес приложений, они хотят получить инструменты, с помощью которых они будут решать свои задачи, связанные с управлением бизнесом. А управление — это в большей степени процессный подход, чем учетный.

На данный момент в функциональном развитии ИТ-продуктов по автоматизации прослеживаются тренды [24, с. 51]:

• все больше набирают популярность универсальные BPM системы, которые позволяют автоматизировать совершенно разные сквозные процессы предприятия;

• классические системы СЭД, CRM, ERP начинают обзаводиться функционалом по управлению процессами и перестают быть только учетными системами; 

• функционал одних систем начинает проникать в другие системы, и мы можем видеть CRM системы с подсистемой документооборота или ERP систему с подсистемой управления процессами.

Вот некоторые востребованные функции, дополняющие СЭД:

• автоматическое выставление счетов и создание актов;

• автоматизация процессов сбора документов первичной бухгалтерской отчетности;

• автоматизация процесса утверждения контрагента;

• автоматизация контроля исполнения договорных обязательств;

• автоматизация контроля графика платежей по договорам.

Глава 2. Анализ документационного обеспечения управления в ООО «Амтел» и его совершенствование на основе автоматизации

2.1. Общая характеристика ООО «Амтел»

Компания ООО «Амтел» входит в группу ЕвроАвто, которая была создана в г. Санкт-Петербурге с 1994г. Торгово-сервисная сеть ЕвроАвто состоит из магазинов автозапчастей, осуществляющих продажи запасных частей для иномарок, и станции технического обслуживания легковых и грузовых автомобилей. ООО «Амтел» зарегистрировано 14 июня 2002 г. и является самостоятельным юридическим лицом, в действительности выполняя функциональные задачи подразделения сети ЕвроАвто, а именно, оптовый и региональный отдел, функционирование которых будет рассматриваться в данной работе с точки зрения документационного обеспечения управленческих организационных процессов.

Одним из приоритетных направлений деятельности является продажа запасных частей к автомобиям.

Согласно правилам, принятым в сети ЕвроАвто, любой клиент всегда может:

• подобрать оригинальные или альтернативные запчасти на иномарки более 800 моделей;

• остановиться на новых деталях или сделать выбор в пользу запчастей для иномарок б/у;

• найти нужную деталь online по названию, номеру, марке машины или каталогу производителя;

• получить грамотную консультацию по подбору автозапчастей у специалистов — операторов контакт-центра и сделать резерв на выбранные запчасти;

• приобрести запчасти в ближайшем для клиента магазине сети ЕвроАвто или купить запчасти через сайт,

• установить запчасти на любом автосервисе сети ЕвроАвто и получить гарантию, как на сами приобретенные запчасти, так и на работы по их установке,

• стать участником Дисконтной программы и получать скидки на покупку и установку запчастей в торгово-розничной сети ЕвроАвто, а также информацию о действующих акциях и специальные предложениях.

Компания придерживается сбалансированной политики по закупкам новых запчастей у всемирно известных производителей, работающих в разных ценовых категориях. Значительный ассортимент б/у (бывших в употреблении) автозапчастей в дополнение к новым позволяет предложить оптимальные решения под любой бюджет каждого клиента. При этом все детали уже находятся на локальных складах, расположенных при магазинах, поэтому клиенты могут получить выбранный товар в удобном для них магазине в Санкт-Петербурге или заказать оперативную доставку в свой город.

В автосервисах проводится диагностика и ремонт всех систем автомобиля, слесарный и кузовной ремонт, покрасочные и малярные работы, плановое техническое обслуживание, а также автомойка и шиномонтаж.

Оптовый и региональный отдел занимается продажей запасных частей клиентам, которые работаю с компанией на постоянной основе. В основном это юридические лица, с которыми подписываются договора (более 2000 регистраций), а также на устной договоренности — их большинство (более 8000 регистраций). Таким образом, документооборот в организации очень большой.

Организация ООО «Амтел» работает на основании устава, в ее штатном расписании на данный момент более 200 человек.

В компании существует множество отделов:

— Отдел рекламы и маркетинга.

— Таможенный отдел.

— Отдел возвратов.

— Отдел инвентаризации.

— Отдел логистики.

— Отдел закупки.

— Отдел продаж.

— Склад.

Также компания проводит различные мероприятия, обучающие семинары и конференции для клиентов и работников организации, на них рассказывают об истории компании и об определенном товаре, которому посвящен семинар.

Внешние и внутренние информационные связи в компании.

Рассмотрим организацию процесса обслуживания клиентов ООО «Fvntk», а также взаимодействие отдела продаж с другими отделами предприятия.

Любая торговая операция начинается с заключения договора купли- продажи с клиентом. Менеджер по продажам обсуждает с клиентом номенклатуру товара, цены, способ доставки товара — все эти и другие параметры отражаются в договоре, а также в приложениях, спецификациях, дополнениях или других документах, сопровождающих договор. Только после заключения договора возможно осуществление отгрузки клиенту. Если договор не предусматривают отсрочку платежа, товар клиенту отпускается при поступлении денежных средств на расчетный счет предприятия или при оплате за наличный расчет через кассу предприятия. Информацию о поступлении денежных средств менеджер получает у бухгалтера предприятия.

Отпуск товара производится на основании заказа покупателя. Заказ должен быть предоставлен менеджером по продажам или торговым агентом. Заказы принимаются с 9-00 до 17-00, отгрузка производится на следующий день. Данные о заказе заносятся в «Реестр поступивших заказов».

В «Реестре поступивших заказов» должна содержаться следующая информация:

— наименование клиента;

— адрес доставки;

— вид оплаты;

— время доставки;

— примечания по доставке.

Данный реестр необходим для ведения учета по вводу заказов, а также для составления маршрутов транспортных средств по доставке продукции покупателям.

Ввод заказа в систему осуществляют менеджеры отдела продаж. На основании заказа оформляются:

— отгрузочная накладная (для сбора товара в дорогу),

— товарная накладная (Торг-12) в 2-х экземплярах,

— счет-фактура — 2экемпляра,

— сертификаты,

— качественные удостоверения на продукцию.

В случае получения денег или возврата товара от клиента оформляется доверенность.

Внутренние информационные связи.

1. Планирование распределения товарных ресурсов.

В основу построения системы планирования положена иерархия планов. Планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, т.е. план высшего уровня устанавливает входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничения для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня, то есть имеется обратная связь.

К планам высшего уровня при планировании товарооборота организации относится план деятельности организации, который утверждается на собрании акционеров. На основании данного плана коммерческий директор производит выдачу целей отделам продаж в разрезе товарных групп.

2. Прогнозирование спроса.

Прогнозирование — это установление значения переменной (или ряда переменных) на какой-то момент времени будущего. Целью прогнозных расчетов является обеспечение информацией процесса планирования.

Первичные прогнозы продаж по клиентам (ассортимент по клиентам) составляются менеджерами отделов продаж (для каждого клиента, с которым работает менеджер).

Планирование прогнозов продаж ведется в недельном формате в физических единицах измерения. В качестве физических единиц измерения выступают либо коробки (для штучных товаров), либо килограммы (для весовых товаров).

3. Контроль выполнения планов и закупок.

Обязательно предусмотрена процедура контроля выполнения данных планов.

1. Анализ выполнения планов продаж/закупок.

2. Отбор товарных позиций, по которым выявлены отклонения свыше установленных норм.

3. Выявление причины отклонений.

4. Выработка решений по сглаживанию выявленных проблем

5. Утверждение решений.

Основной целью данного мероприятия является поддержание высокой оборачиваемости товаров, недопущение создания излишков товаров (причина браков, списаний, неликвидов) и недостатков товаров (упущенная прибыль, неудовлетворенность клиентов).

Реализация процедуры контроля выполнения планов продаж и закупок предусматривает еженедельное проведение совещаний с участием отделов закупок и продаж.

Также на совещаниях по закупкам рассматриваются вопросы, связанные с:

— введением в ассортиментную матрицу компании новой продукции;

— выведением из ассортиментной матрицы товаров уровень продаж (рентабельности), которых ниже заданного уровня;

— реализацией (ликвидация) неликвидных и слабооборачивающихся товаров;

Целью ликвидации запасов является устранение нежелательных запасов по максимальной цене или с возможно более низкими издержками. Ниже приведены несколько подходов, решающие эту задачу:

— Перемещение излишних запасов в другой филиал, где этот товар требуется;

— Снижение цены для обеспечения «движения» излишних запасов;

— Возврат поставщику;

Управление складом осуществляется в компании с помощью программы «БИТ: Управление складом»

Выгоды использования:

-Повышение скорости обработки заказов (как по приходу, так и по отгрузке).

-Снижение пересортицы и исключение потерь по срокам годности.

-Повышение эффективности складского хозяйства за счет сдельной мотивации и оптимизации складских запасов.

Основные функции:

— Адресное хранение товара.

-Точная и актуальная информация об остатках товара в разрезе адресов хранения.

-Оптимизация складских запасов за счет перераспределения товара внутри склада.

-Автоматизация процесса приемки товара, включая приемку по местам с последующим пересчетом.

-Упрощение / ускорение процедуры приемки за счет стандартизации процедур.

2.2. Организация документооборота в ООО «Амтел»

Движение документопотоков в компании ООО «Амтел» с момента их получения или создания и вплоть до завершения работы с ними, а именно исполнения или отправки, — образует документооборот рассматриваемой организации.

В ООО «Амтел», на данный момент, не существует централизованной службы документационного обеспечения управления. Функции данной службы на предприятии выполняют делопроизводитель и секретарь генерального директора, которые состоят в следующем:

• прием и распределение входящей документации;

• копирование и тиражирование документов;

• своевременная передача корреспонденции к ответственным лицам и исполнителям;

• контроль качества подготовки и оформления документов;

• порядок единого документооборота предприятия;

• предоставление актов сверок между складом и покупателями;

• обработка, регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;

• организация информационно-справочной работы по документам;

• контроль исполнения документов;

• составление реестров на входящую, исходящую и внутреннюю документацию;

• систематизация документов, обеспечения их правильного использования и хранения;

• подготовка и передача дел в архив предприятия.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются внутри организации при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft Word.

В ООО «Амтел» присутствует смешанная организационная форма работа с документами. Основная часть документов проходит через склад, т.к. на складе происходит распечатка, подпись и передача документов клиентам. После чего документы попадают в бухгалтерию, где проверяется правильность подписания документов и их регистрирация в своей базе для дальнейшего хранения.

Большинство исходящей документации формируется не в главном офисе, а на складе организации. Подготовкой, проверкой, подписанием документов занимается Оператор 1С. Ежедневно из организации отправляется порядка двухсот документов.

Так как документопоток достаточно большой и часть накладных отправляется в другие города вместе с товаром, некоторые документы просто не возвращаются обратно, связи, с чем существуют постоянные долги по документам, которые через определенное время распечатываются, подписываются и отправляются клиенту почтой или с очередной поставкой груза.

Внутренними документами ООО «Амтел» являются Устав компании, Положения о дочерних компаниях, приказы и распоряжения Генерального директора, докладные и служебные записки, акты, справки, заявления и пр.

Количество внутренних документов так же постоянно растет, в связи с расширением компании и появлением новых сотрудников, что требует выделения им большего внимания и поиск новых решений их систематизации.

Технологическая цепочка движения и обработки управленческих документов в ООО «Амтел» состоит из следующих стадий:

— распечатка документов на бумажном носителе;

— прием документов и их первичная обработка;

— предварительное рассмотрение по их содержанию, выявление конкретного адресата, которому документ направлен и должен быть передан, и распределение по подразделениям и ответственным лицам;

— регистрация документов;

— направления на исполнение, а также, собственно исполнение документов по содержанию;

— оформление, проверка соответствия содержания реальным организационным процессам или результатам, и удостоверение документов;

— отправка документов следующему адресату.

Прием, отправка и регистрация документов.

Регистрируют документ после его выполнения и полной проверки. После того как документ проверят на правильность составления (реквизиты, даты, подписи, печати, суммы) на товарных накладных ставится подпись, дата, расшифровка подписи и круглая печать организации. В программе ставиться отметка о получении документа. Таким образом, в базе есть таблица, в которой можно увидеть список полученных и не полученных накладных.

В ООО «Амтел» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Прием и отправка документов в ООО «Амтел» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками склада или бухгалтерии. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно Генеральному директору (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

В делопроизводстве также принимают участие администратор склада и помощник бухгалтера, который занимается распечаткой и подписанием документов, выполняет типовые операции по обработке документов.

В ООО «ООО «Амтел»» стабильно увеличивается объем документооборота. Это связано с постоянным активным ростом компании, появлением новых клиентов, партнеров и приростом количества работников.

Стоит отметить, что в ООО «Амтел» не существует инструкции по делопроизводству, а есть общий регламент по работе с документами.

При большом объеме входящей, возвращающейся и внутренней документации, в организации не установлен единый порядок передачи документов на хранение в архив. Поэтому рекомендуется организовать собственную экспертную комиссию по проведению экспертизы ценности документов. По итогам необходимо ввести Положение, регламентирующее деятельность данной комиссии.

Еще одним этапом совершенствования документационного обеспечения управления можно выделить внедрение Системы автоматизации на предприятии. Еще одним из преимуществ компании может стать внедрение электронной подписи.

Глава 3. Разработка системы электронного документооборота в ООО «Амтел»

3.1. Внедрение системы электронного документооборота

В результате проведенного анализа было выявлено, что основными проблемами делопроизводства в ООО «Амтел» являются: отсутствие единой автоматизированной системы документооборота, отсутствие единых правил и стандартов организации работы с документами и документопотоками. Основные задачи делопроизводства в ООО «Амтел»:

• обеспечение единого типа работы с документами и общий стандарт документирования;

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• осуществление оптимального учета документов;

• разработка и внедрение автоматизированных документационных процессов.

В ООО «Амтел» было выявлено, что в организации используются различные компьютерные технологии. Автоматизация документационного

обеспечения управления преследует ряд целей в вопросах работы с документами, которые можно объединить в следующие группы:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;

• упорядочение документооборота;

• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

• создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

Прежде всего, система электронного документооборота (ЭДО) должна предполагать выполнение всех функциональных задач документационного обеспечения управления деятельности организации в полном объеме, а именно включать в себя функции по подготовке документов и их регистрации, контролю за их исполнением, поиска документов, их хранения и справочную работу по массиву документов. «Система должна быть построена на единых методологических принципах, программнотехнических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов» , действующих в организации внутренних локальных нормативных актов, инструкций и требований.

При выборе СЭД мы остановились на «1С:Документооборот 8 ПРОФ. При выборе рассматривались многие параметры и рейтинг СЭД.

Обзор TAdviser опирался на открытые данные о числе начатых и завершенных проектов, а также на информацию от ECM-вендоров о количестве реализованных лицензий или автоматизированных рабочих мест (рис. 2).

Рис. 2 Верхняя десятка рейтинга производителей СЭД (ECM) на рынке по количеству реализованных проектов

По сведениям других аналитических рейтингов «1С: Документооборот 8» входит в пятерку лидеров.

Автоматизация производится на платформе «1С:Предприятие 8.3», за основу берутся решения «1С:Документооборот8 ПРОФ» и «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2», обладающие широкими функциональными возможностями на уровне ERP-систем международного класса. Возможна интеграция с бизнес-процессами, реализованными на базе решений SAP.

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С: Документооборот 8».

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота на предприятиях любого масштаба — программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management), которая, помимо документов, помогает контролировать и управлять деловыми процессами и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С: Документооборот 8 дает возможность:

1. Централизовано и безопасно хранить документы.

2. Регистрировать входящие и исходящие документы.

3. Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки.

4. Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей.

5. Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов.

6. Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины.

7. Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера.

8. Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С: Документооборот 8.

1С: Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.

1С: Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.

1С: Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом (наш выбор).

1C: Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С: Документооборот КОРП (релиз 2.1.11.5).

Функциональные возможности 1С: Документооборот 8.

Учет корреспонденции, входящей и исходящей.

В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.

Внутренний документооборот (рис.4).

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

Рис. 3 Внутренний документооборот

На рисунке отображена структура папок — это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование.

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

• Поиск по реквизитам;

• Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);

• Полнотекстовый поиск;

• Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С: Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

Электронные подписи.

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано.

• Согласование договоров;

• Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;

• Контроль жизненного цикла договора;

• Поступление скан-копий оригиналов договоров подписями и печатями. 

Рис. 4 Договорные документы

Работа с файлами.

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Встроенная почта.

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя — внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи.

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С: Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

• Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.

• Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.

• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем

возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.

• Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.

• Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.

• Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить документ.

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами — комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами.

Данный блок 1С: Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно -организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Учет рабочего времени.

Несложный функциональный блок 1С: Документооборот 8, позволяющий сотрудникам в удобной, интуитивно понятной форме фиксировать вопросы, которыми они занимались в течение дня, а также на какие виды работ было потрачено время. При этом все данные о работах привязываются к документам, задачам, процессам и проектам, с которыми сотрудник взаимодействовал. Блок учета рабочего времени помогает оценить, как реально структурировано рабочее время сотрудников, какой его процент был потрачен на совещания, а какой — на подготовку и согласование документов.

Учет отсутствия сотрудников.

Небольшой, но очень полезный механизм, сообщающий об отсутствии сотрудника и позволяющий на всех этапах процесса или проекта, где подразумевается взаимодействие с ним, найти варианты замены ответственного лица.

Контроль исполнительской дисциплины.

Важный функционал, встроенный в программу — контроль исполнительской дисциплины по задачам:

• Контроль сроков и объемов выполнения задач;

• Ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач);

• Анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов на основе отчетов.

Классическое делопроизводство.

Необходимые для бумажного документооборота формы в полном объеме уже заложены в программу 1С Документооборот, например, печать обложки дела, журнал передачи и много другое.

Учет мероприятий.

1С: Документооборот 8 дает исчерпывающие возможности по учету мероприятий, начиная с плана проведения встречи или совещания,

заканчивая контролем исполнения тех решений, которые были на этом мероприятии приняты. Если на состоявшемся мероприятии не были до конца разработаны все пункты протокола или не по всем пунктам приняты решения, следующее мероприятие будет отображаться в программе, как связанное с предыдущим, что увеличивает прозрачность и контроль хода согласования принятых решений и повышает исполнительскую дисциплину. Реализовано в версиях КОРП и ДГУ.

Механизм бронирования переговорных с возможностью привязки к конкретной организации и графику проведению мероприятий помогает сотрудникам быстро находить помещение в непосредственной близости. Есть возможность просмотра помещения на плане.

Форум.

Встроенный в 1С: Документооборот 8 инструмент для решения рабочих вопросов сотрудниками с той степенью формализации, которая принята в организации: от неформального общения, до деловой переписки, служащей подкреплением решений и действий. При этом все обсуждения на форуме привязаны к документам, задачам, процессам. Форум удобен в использовании для первой линии поддержки, где опытные сотрудники разъясняют новичкам те или иные рабочие моменты. Механизм «Форум» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Управление правами доступа.

Механизм предназначен для разграничения прав доступа пользователей к базе документооборота по таким параметрам, как политика доступа, папки и рабочие группы.

Прочее.

• Прямо «в коробке» 1С Документооборот находится механизм интеграции с 13-ю другими конфигурациями 1С. В частности, есть возможность интеграции с конфигурацией ERP посредством плана обмена и бесшовной интеграции.

• Конфигурация работает на мобильных устройствах на платформе Android, IOS, Windows Phone, а также через браузеры, благодаря возможностям платформы 1С: Предприятие 8.

• Личные и общие календари, в которых можно вести не только учет записей, как в программе MS Outlook, но и документов, и задач пользователей.

• Настройка интерфейса — штатная возможность 1С: Предприятие, но в программе 1С: Документооборот 8 она имеет более широкое применение, позволяя все интерфейсы программа настроить «под себя», то есть поменять состав реквизитов, сделать цветные списки, настроить сортировку, назначить состав колонок и пр.

Каких-либо ограничений (кроме соответствующего технического обеспечения) для внедрения программы документооборота от фирмы 1С не зафиксировано: возможность ее использования не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т.д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования заказчика, легко осваивается пользователями, и на сегодня существует более 1700 успешных внедрений данной программы в отраслях торговли, оказания услуг, промышленности и бюджетных организациях.

С целью автоматизции работы отдела продаж предлагается внедрение системы «1С CRM Проф 8», которая осуществляет автоматизацию взаимоотношений с клиентами и разработана на платформе 1С Предприятие 8.

В результате всестороннего анализа рынка выбор был сделан в пользу CRM-системы. Из проанализированных мы решили выбрать «1С CRM Проф 8», т.к. эта система максимально соответствует требованиям, выдвигаемым руководством компании. Решение позволяет с помощью стандартных и привычных для IT-специалистов инструментов доработать функциональность исходя из специфики бизнеса. Сейчас многие компании довольно часто выбирают эту систему, потому что она, как следует из ее названия, состоит из двух связанных между собой систем: из Управления торговлей (работа с заказом, со складом, управление доставкой, финансами и т.п.) и из CRM-системы. Это привлекает руководителей и владельцев бизнеса, потому что, как правило, управление взаимоотношениями с клиентами идет рука об руку с торговым учетом, и работать в двух отдельных системах не всегда бывает удобно и выгодно.

3.2. Оценка эффективности внедрения СЭД

Результаты внедрения системы управления корпоративным документооборотом:

1. Формализация рабочих процессов, повышения уровня безопасности информации, ускорение процессов делопроизводства. А также обеспечение:

2. Эффективной системы хранения информации, основанной на правилах внутреннего документооборота.

3. Унификации и консолидации учетных бизнес-процессов предприятия, оперативное получение информации по учетной деятельности корпорации.

4. Формирования системы ведения документированного учета производства, запасов, закупок, продаж, складской логистики, бухгалтерского и налогового учета.

5. Автоматизации учета взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, организация эффективного взаимодействия между подразделениями.

6. Ускорения процессов рассмотрения и согласования документов.

7. Архивации информации по каждой сделке, ее автонумерация по регламентированным правилам.

8. Ведения финансовой составляющей в разрезе каждого договора, заключенного в рамках сделки, отчеты по исполнению сделки в разрезе каждого договора

9. Автоматизации службы контроля исполнения сделок и автоматизация службы согласования крупных сделок.

Наиболее значимый результат управления документооборотом — это результат коммерческий.

Совокупные расходы на реализацию мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 в ООО «Амтел» представлены в таблице 2.

Таблица 2.

Расходы на реализацию мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8

Вид расходов	Величина, тыс. руб.
1. Разработка технической документации, всего	80
2. Автоматизация управления, всего	410
3. Прочие расходы по автоматизации	10
Итого расходов	500

Итак, совокупные расходы на реализацию мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 составляют 500 тыс. руб.

Совокупные доходы от реализации мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 представлены в таблице 3.

Таблица 3.

Совокупные доходы от реализации мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8

Наименование доходов	Величина, тыс. руб.
1. Снижение затрат за счет сокращения сроков рассмотрения и обработки документов (2%)	959130 • 2/100 = 1918
2. Снижение прочих расходов за счет уменьшения заработной платы сотрудников (20 %)	732 • 20 / 100 = 146
3. Уменьшение непредвиденных расходов, за счет снижения рисков	20
4. Повышение эффективности работы с документами	65
Итого доходов	2149

Итак, совокупные доходы от реализации мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 составляют 2149 тыс. руб.

Экономическая эффективность любого проекта оценивается путем сопоставления доходов и расходов.

Определим экономический эффект от реализации данных мероприятий: 2149 — 500 = 1649 тыс. руб.

Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 в делопроизводство ООО «Амтел» принесет прибыль и позволит сократить издержки по документационному обеспечению управления и в целом повысить эффективность работы с документами в организации.

Заключение

Правильно организованное делопроизводство является залогом эффективной работы предприятия. В последние годы вопросы автоматизации делопроизводства все чаще стали привлекать к себе внимание широкой аудитории. Для коммерческих организаций главным стимулом перехода на электронное делопроизводство является необходимость повышения конкурентоспособности бизнеса.

Электронный документооборот пользуется все большей популярностью, и многие предприниматели начинают задумываться о том, какую пользу может принести внедрение СЭД. Речь идет о большом количестве сэкономленного времени, денежных средств и человеческих ресурсов, именно поэтому и стоит задуматься о возможности использования СЭД.

Традиционно считается, что одним из главных преимуществ электронного делопроизводства, и в частности электронного документооборота, является сокращение расходов на бумагу. Действительно, при использовании систем электронного документооборота можно практически полностью отказаться от бумажных копий документов, и, тем самым, существенно снизить соответствующие денежные расходы. Но это лишь один из плюсов электронного делопроизводства, и как показывает практика, далеко не самый важный.

Автоматизация делопроизводства позволяет кардинально изменить скорость обработки потоков документов в организации. Это касается как потоков входящих и исходящих документов, так и множества внутриорганизационных потоков обмена различными документами. Такое ускорение дает совершенно иное качество работы предприятия в целом, сокращаются издержки, снижается нагрузка на работников предприятия, значительно улучшается качество их работы. Все это приводит не только к улучшению финансовых показателей, но и к росту имиджа предприятия.

Помимо движения документов, профессиональные системы ЭДО содержат инструменты автоматизации бизнес-процессов, выходящие за рамки традиционного делопроизводства, и позволяют автоматизировать все задачи управления предприятием.

Другой важной особенностью электронного делопроизводства является контроль исполнения документов. При бумажном делопроизводстве задачи оперативного отслеживания движения документов очень трудоемки.

Главной целью написания работы является обосновании внедрения системы электронного документооборота на предприятии ООО «Амтел».

Основными проблемами документооборота в ООО «Амтел» в настоящее время являются: отсутствие единой автоматизированной системы документооборота, отсутствием единых правил и стандартов ведения документооборота.

Изложенные недостатки и отсутствие единого информационного пространства в организации замедляют процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

Выявленные недостатки позволили определить направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ООО «Амтел».

1. Внедрение системы электронного документооборота 1С: Документооборот 8 и разработку соответсвующих документов:

— Положения о документообороте предприятия (регламентирует классический и электронный документооборот одновременно).

— Регламенты обработки документации в СЭД (решают задачи регулирования отдельных процессов, выступают в качестве инструкций и учебных пособий).

Система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудовые затраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и оперативный поиск информации.

Внедрение автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 в делопроизводство ООО «Амтел» принесет прибыль и позволит сократить издержки по документационному обеспечению управления и в целом повысить эффективность работы с документами в организации.

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993г. (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).

2. Гражданский кодекс РФ (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 28.11.2011 №337-ФЗ) // Российская газета. — № 238-239 от 08.12.1994.

3. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г. №197-ФЗ (в ред. 2018).

4. Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ (в ред. от 06.04.2011 № 65-ФЗ с изм. от 21.07.2011 № 252-ФЗ) «Об Информации, информационных технологиях и о защите информации»//Российская газета. — № 165 от 29.07.2006.

5. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ ( в ред.от 06.12.2011 № 409-ФЗ) «О техническом регулировании»// Российская газета. — № 245 от 31.12.2002.

6. Федеральный закон РФ от 21.11.1996г. № 129-ФЗ (в ред. от 28.11.2011 83-ФЗ) «О бухгалтерском учёте»// Российская газета. — № 228 от 28.11.1996

7. Федеральный закон РФ от 10.01.2002г. № 1-ФЗ (в ред. от 08.11.2007 № 258-ФЗ) «Об электронной цифровой подписи» //Российская газета — №6 от 12.01.2002.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

9. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

10. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

11. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утверждённая Приказом Главархива СССР от 23.05.1988г. № 33/ Главархив СССР. — 1991.

12. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК- 011. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299 ( в ред. № 60/2010, утв. Приказом Росстандарта от 25.10.2011 № 499-ст и № 500- ст). — М.: ИКК Издательство стандартов, 1995.

13. Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» (Зарегистрировано в Минюсте России 18.02.2016 N 41145)

14. Анодина Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие / Н.Н. Анодина. — М. : Омега-Л, 2018. — 312 с.

15. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. — Рн/Д: Феникс, 2017. — 350 с.

16. Басаков, М.И. Делопроизводство: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. — Рн/Д: Феникс, 2017. — 376 с.

17. Белов С.П. Разработка методики подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота / С.П. Белов // Интернет-журнал Науковедение. — М.: ИГУПИТ. — Вып. 1. — 2018. — 13 с.

18. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под ред. Т.В. Кузнецова. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2018. — 364 с.

19. Глущенко П.В. Модели систем электронного документооборота на предприятии: монография. — М..: Вузовская книга, 2019. — 365 с.

20. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / Н.П. Крюкова. — М.: ИНФРА-М, 2016. — 268 с.

21. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / А.А. Раздорожный — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 304 с.

22. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов/ А. С. Гринберг [и др.]. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. — 391 с.

23. Долганов О. И. Проведение обследование документационного обеспечения управления и формализация его результатов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2017. — № 7. — С. 22-38

24. Иванов Е.В., Дашкова Е.В. Этапы выбора системы электронного документооборота // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении. Пенза, 2018.- С. 24-30

25. Иванова Е.В. Автоматизация документооборота на предприятии // Наука и образование в жизни современного общества. Тамбов, 2017. — С. 51-53.

26. Информационные технологии и системы: учеб. пособие / Е.Л. Федотова. — М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2017. — 352 с.

27. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: -4-е изд. -М.:ИНФРА-М, 2016. — 304 с.

28. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. — М.: Дашков и К, 2016. — 520 с.

29. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов.. — М.: Юрайт, ИД Юрайт, 2017. — 576 с.

30. Кузнецов С. Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. — 2018. — № 4. — с. 10-12

31. Куняев Н. Н., Фабричнов А. Г., Демушкин А.С., Кондрашова Т.В. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот /Куняев Н. Н.//Логос.-2017. — 452с.

32. Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота 2014. № 12- С. 102-106.

33.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2016. — 592 с.

34. Персианов В. В., Киреева Е. З., Казакова М. Н. Электронное офисное делопроизводство: учебник-Директ-Медиа 2016. -326 с.

35. Полушина Л.В. Внедрение системы электронного документооборота // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2017. С. 41-59.

36. Полякова О. А. Мнение эксперта // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2016. № 1. С. 39.

37. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. — М.: ТК Велби, Изд. Проспект, 2017. — 384 с.

Приложение 1

Оценка систем электронного документооборота (сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала — десятибалльная).

Мес то	Программа/с ервис	Це на	Прост ота освоен ия	Функциональ ность	Учет российского законодател ьства	Техниче ская поддерж ка	Общ ая оцен ка
1	Дело	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С:Архив	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMed ia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	—	9	10	8	8	8,8
4-6	Логика	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЕВФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	—	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA- WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Автоматизация документооборота на предприятии

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире вычислительная техника играет
решающую роль в процессах управления, учета и принятия решений. Невозможно
представить область интенсивной деятельности человека, в которой бы не
применялась вычислительная техника. Постоянно растет объем и сложность
обрабатываемой информации, требуются все новые и новые виды ее представления.
Особое значение в такой ситуации имеет наличие программного обеспечения для
персональных ЭВМ, как общего назначения, так и прикладных программ, решающих
специализированные задачи того или иного предприятия.

Сегодня, в век высоких технологий, особое
внимание уделяется информации и ее обработке. Согласно ГОСТ 24.003-84
«Автоматизированные системы управления. Термины и определения»
автоматизированное рабочее место представляет собой рабочее место персонала
автоматизированной системы управления, оборудованное средствами,
обеспечивающими участие человека в реализации функций управления. Применительно
к требованиям систем организационного управления АРМ можно определить как
комплекс информационных ресурсов, программно-технических и
организационно-технологических средств индивидуального или коллективного
пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального
работника управления. С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты,
отправлять и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в
совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты
и получать готовые результаты в табличной или графической форме. Обычно
процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но
необходима проблемная ориентация АРМ управленческого персонала, соответствующая
различным уровням управления и реализуемым функциям. Это позволяет создавать
гибкие, перестраиваемые структуры управления. Локальные сети, на основе которых
могут функционировать различные комплексы АРМ, как в рамках отдельных
подразделений, так и на уровне смежных выполняемых функций, реализуемых
различными подразделениями, являются базой для организации взаимосвязи
отдельных АРМ в систему сбора, обработки информации и принятия решений в сфере
управления конкретным объектом

В условиях современной жизни требуется ускорение
процессов обработки информации. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных
средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

возможность ввода информации в ЭВМ;

возможность вывода информации на экран монитора,
принтер

или другие устройства вывода.

С целью повысить спектр форм представления информации,
выводимой из ЭВМ, АРМ оснастили цветными мониторами, средствами создания и
управления звуковыми сигналами вплоть до возможности создания и воспроизведения
речевых сигналов.

Накопленный опыт подсказывает, что АРМ отвечает
следующим требованиям:

своевременное удовлетворение информационной и
вычислительной потребности специалиста;

минимальное время ответа на запросы
пользователя;

адаптация к уровню подготовки пользователя и его
профессиональным запросам;

простота освоения приемов работы на АРМ и легкость
общения,

надежность и простота обслуживания;

терпимость по отношению к пользователю;

возможность быстрого обучения пользователя;

возможность работы в составе вычислительной
сети.

Целью дипломного проекта
является разработка подсистемы оформления заказа для автоматизации рабочего
места менеджера на предприятии ООО «Маско-Гласс». Все работы, выполняемые
менеджером по заказам на данной фирме, непосредственным образом связаны с
обработкой, анализом и созданием документов, что порождает весьма объемный документооборот,
который основан на старых принципах делопроизводства.

Основными недостатками существующей
технологии являются:

. низкая оперативность доступа к информации;

. затрудненность мониторинга работы сотрудников;

. чрезмерная трата денег на бумагу и расходные
материалы.

Это влечет за собой усложнение и увеличение
непроизводственных затрат труда сотрудников, что отрицательно сказывается на
результатах деятельности предприятия «Маско-Гласс». Следовательно, является
актуальной задача автоматизации документооборота для усовершенствования всех
его составляющих, а также составление базы поставщиков и клиентов для более
оперативной работы менеджера по заказам и связи его с другими сотрудниками.

Ожидаемыми результатами реализации данной цели
являются:

· сокращение бумажного документооборота;

· повышение производительности труда;

· сокращение времени обработки входных
документов;

· наличие базы клиентов, которые пользуются
услугами предприятия «Маско-Гласс» и базы поставщиков, чьими товарами
пользуется предприятие;

· получение оперативных данных для принятия
управленческих решений;

· уменьшение трудоемкости составления
отчетности.

В первой главе дипломного
проекта рассматривается существующая технология обработки заказов и работы всех
сотрудников в частности, выявлены недостатки и предложена новая схема
реализации данных процессов в виде внедрения нового программного продукта.
Также в первой главе был проведен анализ существующих программных продуктов.

Вторая глава
содержит информационную модель, описание входной, результатной и
нормативно-справочной информации; приведены экранные формы и основные этапы
работы с ними.

В третьей главе
описан выбор метода и расчет показателей экономической эффективности проекта.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Любой экономический объект (предприятие,
организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой системой.

Система
—
это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей,
взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и
функционирующих в интересах достижения единых целей.

Целенаправленное воздействие на систему, ведущее
к изменению, либо сохранению ее состояния обеспечивается управлением.
Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект
управления. Объектом управления экономического объекта является
производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на
достижение определенных целей и располагающий для этого материальными,
финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического
объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их
выполнения.

Основными функциями управления экономическим
объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.
Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий
службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый
отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных
органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную
структуру системы управления. Управление базируется на информации.

Информация —
латинское informatio, разъяснение, изложение, сведение, — одно из наиболее
общих понятий, используемых человеком довольно давно. До начала ХХ века оно не
вызывало никаких вопросов и было обычным словом в человеческом общении. Однако
с развитием технических средств коммуникации — телефонии, радиосвязи и
звукозаписи, основное назначение которых передача информации, встал вопрос об
её оптимальной, неискаженной передаче.

В процессе управления возникают информационные
потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также
между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков
характеризует прямую и обратную связь в системе управления.

Автоматизированная информационная технология
является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения
операций разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.

Для организации и реализации информационного
процесса необходим персонал, способный выполнять его процедуры, а также
соответствующие средства и методы обработки информации. Все это в совокупности
составляет информационную систему (ИС).

Информационная система
— взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для
хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной
цели.

Современное понимание информационной системы
предполагает использование в качестве основного технического средства
переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду
с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы
может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение
информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена
роль человека, для которого предназначена производимая информация и без
которого невозможно ее получение и представление.

Три процесса в информационной системе производят
информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления,
анализа проблем и создания новых изделий или услуг, — это ввод, обработка и
вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения
внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой
материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные
данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться.
Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является
возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить
элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Кроме информационных систем есть компьютерные
системы управления всевозможными производственными процессами, системы контроля
различных показателей процессов либо продукции назовём их системами
автоматизации бизнес-процессов. Бизнес-процесс — устойчивая, целенаправленная
совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ),
которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие
ценность для потребителя. Итак, система автоматизации бизнес-процесса — это
связанная совокупность аппаратно-програмных компонентов (модулей)
обеспечивающих автоматическое управление, контроль и обработку технических
данных определённых функций или бизнес-процессов в целом. Как видите, в отличие
от информационной системы, система автоматизации ещё может иметь и аппаратные
модули, это могут быть различные манипуляторы, подъёмники, роботы и т.п. и
предназначена в основном для управления и контроля за процессами жизненного
цикла продукции.

И информационная и система автоматизации
бизнес-процесса относятся к компьютерным системам. Под компьютерной системой мы
подразумеваем систему, в которой основными функциональными и управляющими
элементами являются компьютеры с проинсталлированными на них программными или
аппаратными средствами. Для коммуникации всех частей такой системы обычно
используется локальная сеть (intranet) или Internet.

Интранет —
это информационная система, внутренний сайт организации, предоставляющий
сотрудникам доступ к информации о компании, ее подразделениях, контактах
сотрудников, общим документам и документам отдельных подразделений, а также к
внутренним сервисам, таким как обработка заявок, электронный архив документов,
согласование документов (Приложение 1 ).

То есть, Интранет — это использование протоколов
Интернет для обмена данными и построения единой информационной системы на http
— одном из самых популярных протоколов Интернета. Интранет-системы оптимизируют
и ускоряют процесс документооборота и управления бизнес-процессами внутри
организации, обеспечивают удаленным сотрудникам доступ к корпоративной
информации в защищенном режиме из любой точки мира.

Немаловажным фактором в построении любой
информационной или системы является предварительное описание и анализ бизнес
процессов. Для этого необходимо не только чётко определить и прописать
взаимодействие подразделений, но дать им правильный инструмент.

1.1 Технико-экономическая
характеристика предметной области

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) —
это коммерческая организация со статусом юридического лица, создаваемая одним
или несколькими участниками. Участниками могут быть как физические, так и
юридические лица. Уставный капитал общества с ограниченной ответственностью
формируется из долей, передаваемых обществу участниками. Состав участников и
размер доли каждого из них определяется учредительными документами
(учредительным договором и уставом). Управление обществом с ограниченной
ответственностью осуществляется собранием участников, как высшим органом
управления. При голосовании в собрании участников число голосов каждого из них
пропорционально его доле в уставном капитале. Оперативное управление может
осуществляться директором или правлением общества, как исполнительным органом.
Возможно также создание дополнительных органов управления (наблюдательный
совет, ревизионная комиссия). Разграничение полномочий этих органов управления
и вопросы, относящиеся к исключительной компетенции собрания участников,
определяются учредительными документами.

Предприятие ООО «Маско-Гласс» занимается
изготовлением стеклопакетов.

Стеклопакет
—
это герметичное соединение двух или более листов стекла в единую. Фиксированное
расстояние между стеклами (дистанцию) обеспечивают, используя полые алюминиевые
дистанционные рамки, которые с помощью бутила «крепятся» к стеклу, создавая при
этом дополнительный слой герметизации.

Предприятие «Маско-Гласс» представляет на рынке
следующие виды продукции:

Однокамерные стеклопакеты

— Двухкамерный стеклопакет

Энергосберегающие стеклопакеты

Тонированные стеклопакеты

Стеклопакеты с триплексом

Стеклопакеты непрямоугольные (фигурные)

Раскладка в стеклопакете

— Наполнение стеклопакетов Аргоном.

Вся выпускаемая продукция соответствует
государственным стандартам и заложенным техническим требованиям.

1.1.1 Характеристика предприятия ООО
«Маско-Гласс»

Предприятие «Маско-Гласс» — федеральная сеть
заводов по производству стеклопакетов. Заводы компании расположены в трех
городах: Волгоград, Воскресенск (Московская область) и Саратов.

Предприятие основано в 2005 году и начало свою
деятельность в Волгограде. Изначально она создавалась как торговая компания, но
в 2006 году было принято решение об изменении направлении деятельности, и
открыт первый завод по производству стеклопакетов в г.Волгограде, там же был
открыт и центральный офис. Уже к концу 2007 года «Маско-Гласс» стал безусловным
лидером производства стеклопакетов в Московской области.

Для реализации амбициозных проектов предприятию
требовалось не только активное расширение производства, но и выход на новые
рынки. В 2007 году компании удалось увеличить объемы производства в два раза,
что укрепило ее позиции в регионах и заложило основы масштабной региональной
экспансии.

Предприятие вышло на лидирующие позиции рынка
стеклопакетов. В этот же период в структуре холдинга появились два новых
подразделения. Для улучшения сервисного обслуживания клиентов была создана
собственная транспортно — логистическая система. А новое оборудование и
приобретенный опыт работы со сложными видами стекол легли в основу создания
подразделения архитектурно- проектного остекления. В феврале 2008 г. был введен
в действие завод в г.Саратове. В это же время компания инвестировала средства в
создание единой ИТ -инфраструктуры, внедрение которой позволило значительно
повысить качество и уровень сервиса.

В 2009 году предприятие «Маско-Гласс» приступило
к строительству предприятия по производству стеклопакетов в г.Воскресенске. В
этот же период доля компании на рынке архитектурно-проектного остекления
Центрального региона России составила более 10%, а общий объем производства
стеклопакетов превысил 3 млн. кв. метров.

В конце 2010 году в г.Воскресенске была
поставлена вторая линия по производству стеклопакетов, а в конце 2011 и третья.

Предприятие «Маско-Гласс» зарекомендовало себя
на рынке, как стабильная, динамично развивающаяся компания, которая по праву
может гордиться не только качеством выпускаемой продукции, но и широкой
ассортиментной линейкой.

1.1.2 Краткая характеристика
подразделения или видов его деятельности

Наименование организации: Общество с
ограниченной ответственностью «Маско-Гласс»-производство.

Сфера деятельности: изготовление и продажа
стеклопакетов.

Численность организации: 80 человек.

Предприятие имеет следующую организационную
структуру:

Рисунок 1. Организационная структура
предприятия.

Должностные обязанности:

Директор:

· Заключение договоров с поставщиками;

· Контроль общего состояния предприятия;

· Ведение финансовой политики предприятия;

· Принятие организационных решений;

· Подписание финансовых документов;

· Наем и увольнение персонала;

· Подписание договоров с другими организациями;

Главный бухгалтер:

· Подготовка отчетности;

· Анализ работы фирмы;

· Работа с банком;

· Подписание основных финансовых документов;

· Ведение налоговой отчетности;

· Сведение годового баланса;

· Контроль и работа со счетами фирмы;

Работники бухгалтерии:

· Подготовка квартального отчета;

· Подготовка документов во внебюджетные фонды;

· Начисление отпускных и заработной платы;

· Ведение месячных и квартальных отчетностей;

· Ведение расчетов с поставщиками и клиентами;

· Ведение складского учета;

· Оформление первичной финансовой документации;

· Оформление счетов-фактур;

· Выдача заработной платы;

Начальник производства:

· Организует техническую подготовку
производства;

· Осуществляет лично и через подчиненных
действенный контроль за состоянием производства, соблюдением на производстве
проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по
охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной
безопасности, требований природоохранных, санитарных органов, а также органов,
осуществляющих технический надзор.

Отдел продаж:

· Реализация планов компании по увеличению
объёмов продаж;

· Поддержание и развитие клиентской базы;

· Переговоры с первыми лицами компаний
клиентами;

· Систематизация взаимодействия склада с отделом
продаж;

· Анализ количества товара на складе,
составление заявок, планирование объёма товара на текущий месяц;

· Принимать и обрабатывать заявки;
консультировать клиентов по вопросам качество продукции, цены, условий оплаты и
доставки.

Отдел снабжения:

·Организация процесса обеспечения сырьем,
материалами, товарами, инструментом, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и
т.д. ;

· Контролировать правильность и своевременность
исполнения поставленных задач сотрудниками отдела;

·Следить за состоянием запасов сырья и товаров,
принимать меры для их минимизации;

·Своевременно и в полном объеме составлять и
передавать в бухгалтерию необходимые отчеты;

·Участвовать в согласовании условий и заключении
договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия,
принимать меры по расширению прямых связей с поставщиками.

Менеджер по продажам (заказам):

· Поиск необходимого товара по поставщикам;

· Обеспечение транспортом;

· Доставка товара со склада поставщика;

· Консультация клиентов по товару;

· Оформление заказа;

· Оформление заказов по договорам;

Объектом автоматизации является рабочее место
менеджера по оформлению заказа, что является предметной областью исследования
дипломного проекта.

Менеджер занимается поиском необходимого товара
по поставщикам, производит предварительное оформление заказа, обеспечивает
доставку товара со склада поставщика (т.е. отвечает за обеспечение
транспортом). Далее проводит оформление заказов по договорам, осуществляет
контроль за наличием на складе нужных ингредиентов для варки смол, так же
следит за складом готовой продукции. Кроме всего вышеперечисленного в
обязанности менеджера по закупкам и продажам входит поиск и консультация
клиентов по готовой продукции.

1.2 Информационная система
предприятия ООО «Маско-Гласс»

Для примера приведем структуру корпоративной
информационной системы, которое, может лечь в основу концепции любой
организации (Приложение 2).

Корпоративная информационная система состоит из
различных модулей, которые, в принципе, тоже являются системами. Схема
строилась из расчёта на то, что в организации уже внедрён ряд систем, связанных
между собой. Функционирование и взаимодействие всех элементов системы
обеспечивает максимально оперативное принятие решений на основе фактов,
распространение информации по её потребителям, автоматизацию большинства
производственных и управляющих функций. Все элементы системы связаны между
собой различными информационными потоками.

Корпоративная компьютерная система имеет 3
уровня:

Стратегический уровень
— уровень руководителя предприятия, здесь находится информационный модуль
топ-менеджмента представляющий руководителю сводную информацию о внешней и
внутренней среде организации, отсюда руководитель ставит стратегические цели
для бизнес-процессов своего предприятия. Руководитель предприятия читает одну
страницу, форму и наполнение которой он может подстроить под себя. Данный
уровень характеризуется небольшим потоком внутренней информации ибо это только
сводные данные о функционировании предприятия и конечно же потоком информации
из внешней среды.

Тактический уровень
— уровень менеджеров процессов и менеджеров среднего звена. Включает в себя
систему планирования ресурсов или так называемую ERP-систему, информационный
модуль менеджера и систему сбора информации от потребителей (CRM). Важнейшим
элементом этого уровня является система информирования — очень важно чтобы
заинтересованные стороны такие как — персонал, акционеры, потребители,
партнёры, общество имели информацию о предприятии и процессах, которые в нём
происходят и имели доступ к этой системе. Такая система повышает гибкость и
скорость работы предприятия, а так же позволяет свести к минимуму процент
получения информации из сплетен, снижает риск искажения информации. Очень
удачным примером такой системы может быть Web-портал предприятия. В более
развернутом виде концепция корпоративного информационного портала (Enterprise
Information Portal, EIP) была сформулирована аналитиками Delphi Group в 1999
году: EIP это Web-ориентированное средство доступа к разнообразным
структурированным и неструктурированным данным на предприятии и вне него, а
также анализа и обработки полученной информации. Тактическому уровню присущ
большой поток информации, поскольку это своего рода «золотая середина» или
«мозговой центр» предприятия, сюда стекается и здесь анализируется практически вся
информация о внутренней и внешней среде предприятия.

Оперативный уровень
— уровень жизненного цикла продукции, сюда входят различные системы
автоматизации процессов, системы контроля, мониторинга т.е всё что связано с
продукцией. Уровень насыщен потоком данных, именно здесь данные превращаются в
информацию. Различные показатели информации преобразовываются в графики,
таблицы и базы данных, которые в свою очередь служат фундаментом для
тактического и стратегического уровня компьютерных систем предприятия.

Информационный модуль топ-менеджера,
информационный модуль менеджера, система информирования, система сбора
информации от потребителя, система мониторинга бизнес-процессов и модуль
мониторинга продукции в совокупности являю собой — информационную систему менеджмента.

Основные задачи, которые призвана решать эта
система это:

§  Определение удовлетворённости требований и
ожиданий заинтересованных сторон — потребителя, персонала, акционеров, общества
в целом;

§  Оценка уровня качества продукции (услуг);

§  Оперативный мониторинг показателей
бизнес-процессов;

§  Информирование заинтересованных сторон о
продукции и деятельности предприятия;

§  Обеспечение оперативного доведения целей, задач,
планов до исполнителей.

Немаловажным фактором в построении любой
информационной системы является предварительное описание и анализ бизнес
процессов. Для этого необходимо не только чётко определить и прописать
взаимодействие подразделений, но дать им правильный инструмент.

1.3 Экономическая сущность задачи

Работа менеджера по оформлению заказа
представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического
учета. Учет — одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной
чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых
показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной
группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения
сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ООО «Маско-Гласс»
основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления,
продажи и запасов товаров. Движение информации между ООО «Маско-Гласс» и
внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков
информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и
выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От
рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов
сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и
своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления
торговыми процессами.

Автоматизация работы менеджера по оформлению
заказа позволит:

· наиболее эффективным образом модифицировать
технологию создания и движения документов внутри компании;

· снизить трудовые затраты;

· сократить время обработки информации;

· повысить скорость работы с документами;

· устранить многократное дублирование
информации;

· максимально сократить количество бумажных
документов;

· облегчить получение различных аналитических
отчетов.

1.4 Обоснование необходимости и цели
использования вычислительной техники для решения задачи

На данный момент на предприятии уже существует
комплекс вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и
расхода продукции, оформления документов и прочей информации. Существующая база
данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не
сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в
принятии стратегических решений.

Исходной первичной информацией в данном случае
будут являться документы, предоставляющие количественно-стоимостную информацию
(счета, расходные накладные, договора на поставку продукции) и денежную
информацию (платежное требование, счета, счета фактуры).

Менеджер в своей работе использует программные
продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word,
для работы с базой данных, складом Microsoft Excel.

В таблицы Microsoft Excel внесено: количество
ингредиентов на складе, цены на продукцию, поставщики, покупатели, расчеты с
ними и другая информация.

Использование этих программных средств не
отвечает требованиям:

Отсутствие единой базы приводит к необходимости
уточнения наличия той или иной продукции на складе.

Остатки по складам приходилось хранить в
различных файлах.

Ручной ввод всех данных приводил к тому, что
малейшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать,
просматривая огромное количество материала.

Сложность поиска продукции. При заполнении расходных,
приходных накладных и других документов, приходится искать в огромном списке
продукцию, которая есть на складе.

Повторный ввод информации.

Все эти недостатки приводят к необоснованным
затратам времени и ресурсов.

Учет реализации продукции в оптовой торговле
осуществляется по мере отгрузки продукции и предъявления покупателям расчетных
документов.

Оформление заказа и продажа продукции происходит
по следующей схеме:

Рисунок 2. Схема информационных потоков предприятия.

Рассмотрим информационные потоки предприятия.
Заказчик (юридическое лицо) делает заказ у менеджера (сбрасывает по факсу,
договаривается по телефону или приезжает сам).

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает
заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество.
Если товара нет, то оформляется заказ на поставку, где указывается дата
составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и
крайние сроки доставки товаров.

Оформленный заказ поступает в отдел снабжения,
где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и
определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки
доставки товара с клиентом. Снабженцы выставляют заказ поставщикам, оплачивают
выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик проплатил выставленный
ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной
продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и
отпускает товар.

Разрабатываемая программа предназначена для
решения автоматизации повседневной работы менеджера по заказам. Основной
единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов
документов: накладная, счет. Вся остальная информация (например, состояние
склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами)
может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее
можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на
две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило,
изменяется количество товаров на складах. К ним относится продажа товаров,
закупка товаров, перемещение товаров.

Рассмотрим информационные потоки предприятия.

При поступлении товаров от поставщиков заводится
приходная накладная.

После того, как клиент оплатил счет,
выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В
течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком.

На основании счета выписывается расходная
накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада
продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной
указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С
учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на
которых потом ставятся подпись и печать.

В дипломном проекте
мы исследовали работу менеджера по оформлению заказа и определили цели и
задачи.

Задачей
является упростить работу менеджера и тем самым ускорить документооборот,
сократить ручные операции и время которое на это все затрачивается.

Цель проекта
заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение
ее обеспечит решение следующих задач:

· Повышение оперативности в работе;

· Обеспечение простоты и удобства расчетов;

· Уменьшение ошибок при учете материалов на
складе и подсчете финансовых результатов;

· Повышение степени достоверности информации;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку
информации;

При помощи ЭВМ на предприятии ООО «Маско-Гласс»
автоматизированы система ведения заказов и контроль их выполнения, учет
поступления и продажи стеклопакетов. На основе полученных данных автоматически
формируются различные отчеты.

В памяти ЭВМ хранится информация о клиентах,
поставщиках, все о стеклопакетах.

Выходная информация классифицируется на
следующим образом:

информация, связанная с приемом стеклопакетов на
склад;

информация, связанная с отгрузкой стеклопакетов
со склада;

информация, отражающая состояние на складе;

Данная информация фиксируется на материальных
носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по
восприятию, сбору информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке,
хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание
информационного процесса и входят в технологию управления. Они реализуются
технологическими процессами обработки данных с использованием ЭВМ и других
вычислительных средств.

Автоматизация в общем виде представляет собой
комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического
характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить
непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции
производственного процесса, процесса управления.

1.5 Цель и назначение
автоматизированного варианта решения задачи

Назначением реализации проекта — Разработка
подсистемы оформления заказа для автоматизации рабочего места менеджера
является решение следующих задач:

· Хранить и оперативно отслеживать информацию о
материалах, поступающих на склад и выходящих от туда;

· Формирования остатка на складе;

· Расчет нормативного запаса и планирование
потребностей в материалах на определенный период;

Цель разрабатываемой системы заключается в
устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение этой цели
обеспечит решение следующих задач:

· Повышение оперативности в работе;

· Обеспечение простоты и удобства расчетов;

· Уменьшение ошибок при учете материалов на
складе и подсчете финансовых результатов;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку
информации;

1.5.1 Общая характеристика
организации решения задачи на ЭВМ

Использование ЭВМ для организации решения задачи
позволит решить следующие задачи:

· изменения в функциях подразделения
связанных с работой с входной и выходной информации. Возможность заполнения
справочников товаров из внешних источников (Microsoft Excel),а так же
стандартный ручной ввод. Обработка информации будет упрощена, учитывая практику
работы с другими программными продуктами (возможность работы с жесткими и
гибкими заказами, автоматическое формирование расходных накладных по
отгруженным товарам, резервирование товара для клиента).

· источники поступления информации,
основой для получения будут данные сформированные из второй части проекта, а
так же внешние источники, как в бумажном, так и в электронном виде.
Периодичность поступления информации для менеджера будет зависеть от
пользователя.

· порядок ввода первичной информации
организован следующим образом. Сначала идет заполнения справочников
контрагентов, стеклопакетов, складов (возможность их заполнения в процессе
создания результативных документов).

· краткая характеристика результатов, в
процессе деятельности организации формируются следующие документы: расходная
накладная, приходная накладная, накладная перемещения, отчет по остаткам на
складе, отчет о продажах.

· периодичность решения задачи зависит от
ее типа. Задачи формирования некоторых документов происходит автоматически.

В проектируемом приложении каждая из
представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый
из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как
корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Реализация
проекта на ЭВМ позволило ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь
путь создания или получения документа контекстными подсказками.

Результатом будет программа с минимальным
набором процедур для обслуживания АРМ менеджера по заказам.

Разработка пользовательского интерфейса состоит
из проектирования панелей и диалога. Панель приложения разделена на три части:
меню действий, тело панели и область функциональных клавиш.

1.5.2 Общая характеристика
организации решения задачи на ЭВМ

Использование ЭВМ при реализации данного
проекта, даст возможность решить ряд существенных задач на предприятии ООО
«Маско-Гласс» :

1. изменения в
функциях подразделения, связанных с входной и выходной информацией,
формированием и выдачей информации, а также связанных с оформлением различного
рода документов.

Специалистам часто приходится работать с
большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые сведения для подготовки
различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы
управления базами данных (СУБД: DBASE,
RBASE и др.). СУБД
позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро
находить нужные данные;

2.
источниками поступления информации будут являться внешние источники
электронного и бумажного типа. Периодичность поступления информации зависит на
прямую от клиентов, которые в любой момент могут сделать заказ;

3. порядок
ввода первичной документации будет осуществляться следующим образом. При
регистрации нового заказчика при оформлении заказа заполняются следующие формы:
ФИО клиента, персональные данные, личные данные и номер телефона. (Таблица 1).

В проектируемом приложении каждая из
представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый
из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как
корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов.

Реализация проекта на ЭВМ позволит ограничить
пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения
документа контекстными подсказками.

При оформлении заказа на изготовление
стеклопакетов заполняются следующие формы: вид продукции, размер, количество
(Таблица 2.).

Таблица 1.

Таблица регистрации заказчика

Номер	ФИО	Персональные данные	Личные данные	Телефон

Таблица 2.

Таблица заказов

Вид продукции	Размер	Количество

Формула и толщина стеклопакета — по желанию
заказчика.

Ниже представлен прайс-лист на стеклопакеты, по
которым заказчик может сделать заказ.

* Все наценки применяются к базовой стоимости
изделий. По желанию клиента осуществляется доставка по Москве и Подмосковью
собственным транспортом.

Всю информацию, с которой работает предприятие,
можно разделить на входную, выходную (результатную) и условно постоянную.

Условно постоянная информация представляет собой
справочники, наиболее редко изменяемые.

В данной системе существуют следующие
справочники:

· «Заказчик» — справочник, в котором указана
информация о заказчике.

· «Услуги» — справочник, в котором указаны все
услуги, предоставляемые предприятием (наполнение аргоном, тонировка);

· «Изделие» — справочник перечня продукции;

Все справочники реализованы отдельными таблицами
базы данных. Переменная информация вводится в БД посредством экранных форм.

Входная информация.
Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения
задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных
носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляется
перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной
информации, описание полей входных документов, расположение реквизитов входной
информации. Входной информацией на предприятии ООО «Маско-Гласс» являются:
бланк заказа, счет от поставщиков, счет-фактура и накладная.

Выходная информация.
Определение состава реквизитов выходной информации зависит от поставленной
задачей, состав реквизитов должен быть необходимым и достаточным для организации
работы специалиста подразделения. Для предприятия основными выходными
документами являются: счет для заказчика, счет-фактура и накладная.

При поступлении входной документации, она
регистрируется в подсистеме «Документооборот», а потом распределяется либо в
подсистему «Изделие», либо в подсистему «Услуги».

В каждой из подсистем предполагается наличие
всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов
установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки
информации из БД.

1.6 Анализ существующих разработок и
обоснование выбора технологии проектирования

В настоящее время компьютеризация и
автоматизация предприятий в России проникает во все сферы деятельности.
Практически на каждом малом предприятии имеется в наличии компьютер, принтер и
другие средства автоматизации, и, следовательно, имеется определенная
автоматизированная система бухгалтерского, финансового, управленческого учета.
С помощью автоматизированной системы намного удобнее осуществлять многие основные
операции, необходимые для эффективной работы предприятия, например, оформлять
первичные документы, вести учет продаж и покупок, формировать отчеты в
налоговые органы и др.

В основе современных интегрированных систем
автоматизации лежит использование компонентов, которые удовлетворяют таким
свойствам, как открытость, стандартизация, масштабируемость, типизация решений,
комплексность подхода.

Открытость.
Открытость стандартов на системы автоматизации означает отсутствие патентов или
авторских прав на спецификацию стандарта и его расширение, отсутствие
лицензионной платы за использование стандартов, широкую доступность всех
специалистов к разработке, производству и использованию продукции в данном
стандарте. Открытость означает гибкость архитектуры системы автоматизации,
дружественность пользовательского интерфейса, возможность взаимодействия с
другими системами за счет совместимости широкого спектра стандартизированных
изделий и программных продуктов на разных уровнях.

Стандартизация.
Стандартизация предполагает использование компонентов систем автоматизации,
основанных на существующих стандартах для программных и технических решений.
Применение стандартов при создании системы автоматизации является показателем
ее качества, гарантирует пользователю современный технический уровень и
преемственность системы в процессе ее дальнейшего развития и модернизации.

Масштабируемость систем.
Следование принципу использования стандартов для компонентов и решений позволит
создавать масштабируемые, наращиваемые системы автоматизации, наиболее
соответствующие целям и задачам, стоящим перед ними.

Масштабируемость позволяет создавать и
модернизировать системы автоматизации с минимальными средствами,
обеспечивающими необходимые функции.

Типизация решений.
Типизация системных решений должна быть заложена в основу каждой создаваемой
системы автоматизации. Следование этому принципу позволит иметь обозримый
набор, как компонентов, так и решений, что позволит экономить на запусках
компонентов и внедрении систем.

Комплексность подхода.
Комплексный подход к системам автоматизации подразумевает не только
традиционный (объектовый) подход, но и целевой, ориентированный на
использование средств автоматизации разного уровня для достижения конкретных
целей (снижение энергозатрат, себестоимости продукции, повышение качества
продукции и услуг).

На российском рынке информационных технологий
представлены системы автоматизации, отличающие друг от друга по классу и
идеологии, построенные на несовместимых друг с другом протоколах, интерфейсах и
контроллерах.

В настоящее время на рынке компьютерного
программного обеспечения существует достаточное количество различных
программных продуктов, предназначенных для решения поставленных передо мной
задач.

1.7 Обоснование проектных решений

Создание АРМ для систем организационного
управления предполагает проведение их структуризации и параметризации на стадии
проектирования.

Структуризация АРМ включает описание среды
функционирования: обеспечивающих и функциональных подсистем и связей между
ними, интерфейсов с пользователем и техническими средствами, средств
программного и информационного обеспечения. Параметризация предусматривает
выделение и исследование параметров технических, программных и информационных
средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям, сформированным при
структуризации.

.7.1 По техническому обеспечению
(ТО).

Техническое обеспечение представляет комплекс
технических средств, предназначенных для обработки данных в ЭИС. В состав
комплекса входят ЭВМ, осуществляющие обработку экономической информации,
средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации
информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и
хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование
и организационная техника.

На стадии проектирования АРМ необходимо четко
формировать требования к параметрам технических средств обработки и выдачи
информации, набору комплектующих модулей и эргономическими параметрами
устройств. Это обуславливается тем, что возможности разрабатываемого АРМ в
большей степени зависят от базовых характеристик ЭВМ.

Основным устройством ПЭВМ является
микропроцессор, который обеспечивает выполнение различных операций,
содержащихся в программе. В настоящее время наибольшее распространение получили
64-разрядные микропроцессоры. Разрядность означает длину рабочего слова в
двоичном коде. Микропроцессоры также различаются по тактовой частоте, с которой
они работают. Чем больше тактовая частота и разрядность, тем выше
производительность процессора. Выполнение нескольких десятков миллионов
операций в секунду является обычным делом для ПЭВМ.

Производительность ПЭВМ зависит также и от
количества памяти, с которой она работает. Память бывает основная и внешняя.
Основная память состоит из двух компонентов: постоянного запоминающего
устройства (ROM или ПЗУ) и
оперативного запоминающего устройства (RAM
или ОЗУ). В ОЗУ хранится динамическая информация программы и обрабатываемые
данные. При выключении питания содержимое ОЗУ теряется. ПЗУ, как правило, гораздо
меньше ОЗУ, информация в нем хранится постоянно и ее изменение либо вообще
невозможно, либо возможно только при помощи специальных устройств
(программаторов ПЗУ). Емкость памяти 64-разрядных ЭВМ как правило 512 Мб и
более.

Внешние запоминающие устройства (ВЗУ) также
бывают разных типов. В настоящее время наиболее широко распространены дисковые
накопители. Их можно разделить на несколько групп:

. Накопители на гибких дисках (флоппи дисках).
Несмотря на сравнительно низкую емкость дискет (от 1 до 3Мб) в настоящее время
очень широко распространены главным образом из-за низкой стоимости.

. Накопители на жестких дисках (винчестеры).
Распространены также широко, как и накопители на гибких дисках, но имеют
гораздо большую скорость передачи данных, большую емкость и надежность хранения
информации. Стоимость винчестеров постоянно падает, а скорость, надежность и
емкость (жестким диском объемом 160-200 Гб сейчас уже никого не удивишь)
возрастают. Все это делает их незаменимым атрибутом любой современной ПЭВМ.

Реализация вышеперечисленных требований позволит
создать простую и эффективную автоматизированную систему, которая существенно
повысит производительность труда на фирме, увеличит скорость выполнения
заказов, улучшит качество обслуживания клиентов.

Существует также целый ряд других ВЗУ по разным
причинам не получивших в настоящее время широкого распространения
(магнитооптические диски, диски Бернулли, WORM-диски
и др.).

Дисплей
— основное устройство для отображения информации. Характеризуются размером
экрана, максимальным разрешением и пр. Чем больше размер экрана и чем больше
разрешение, тем, соответственно больше информации можно на нем разместить.

Клавиатура
— основное устройство для ввода информации.

Существуют также устройства, облегчающие работу
оператора, такие, как мышь, световое перо и пр. Также для ввода информации
широко используются сканеры. Большое будущее за устройствами распознавания и
синтеза речи, распознавания изображения.

Все устройства ПЭВМ взаимодействуют через
системную магистраль. Однако из ВЗУ информация сначала должна быть переписана в
ОЗУ и лишь тогда она становиться доступной процессору.

Наиболее эффективной организационной формой использования
ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (администраторов,
экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма
устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

К требованиям, предъявляемым к пользовательскому
интерфейсу системы, предназначенной для решения комплекса задач, можно отнести:
необходимость обеспечения работы неподготовленного пользователя, а также его
работы с большим объемом информации, необходимость интенсивного ввода данных.
Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать надежность технических
средств, организацию удобных для пользователя режимов работы, способность
оперативно обрабатывать данные. Так как АРМ является индивидуальным
пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические
свойства и комфортность обслуживания.

Для нормального функционирования информационной
системы фирма должна иметь как минимум три ЭВМ (по одному в каждый отдел),
локальную сеть (ЛВС), выход в Internet
и принтер.

Минимальные требования к аппаратно-программному
комплексу проекта для функционирования системы:

· процессор Pentium-II
266 МГц и выше;

· ОЗУ — 32 МБ (рекомендуется 64 Mb);

· HDD
— 3 Гб и более;

· Монитор с диагональю 14 дюймов или более;

· VGA-совместимый
адаптер 1 Mb видео-ОЗУ;

· Ethernet-совместимый
сетевой адаптер (для ОДМ МО не обязательно);

· операционная система MS
Windows 95, 98, 2000, XP;

· локальная сеть.

1.7.2 По
информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение характеризует
состояние управляемого объекта, является основой для принятия управленческих
решений и тесно связано с программным и технологическим обеспечением. Создание
информационного обеспечения включает сбор экономических показателей,
составление классификаторов и кодов; разработку форм первичных и сводных
документов, а также конструирование состава базы данных, размещенного на
машинных носителях. Документы являются основными носителями информации при
компьютерной обработке. Выделяются первичные и сводные документы. Несомненным
преимуществом новой информационной технологии является формирование документов
при помощи компьютера, что существенно сокращает время их создания и
заполнения.

На предприятии ООО «Маско-Гласс» после того, как
заказ сделан, идет работа с документами:

заказчику либо выписывают счет,

либо он расплачивается за наличные деньги.

Сроки изготовления продукции обговариваются и
указываются в бланке заказа. После того, как стеклопакеты готовы, Заказчик
может их забрать, но только после того, как деньги поступили на счет. При
передаче продукции выписываются счет-фактура и транспортная накладная. Таким
образом, документооборот состоит из 1 входного документа и 3 выходных.

Для решения поставленной задачи в системе
предусматриваются следующие справочники:

· «Клиенты» — справочник постоянных клиентов.
Если клиента нет в списке, его обязательно регистрируют.

· «Изделие» — справочник хранения информации об
изделиях, которые изготавливаются в фирме.

· «Услуги» — справочник предоставляемых услуг.

· «Материалы» — справочник о материалах, из
которых изготавливаются изделия и о наличии их на складе.

Рисунок 3. Схема действий.

1.7.3 По программному обеспечению
(ПО).

АРМ менеджера по заказам представляет собой
Windows — приложение. Приложение работает под управлением операционной системы
Windows 95/98/ME/NT/2000/XP. Наиболее же оптимальной операционной системой для
наших задач является Windows NT/2000/XP, так как они имеют большой ряд своих
версий, начиная с самых простых компактных, домашних и заканчивая
профессиональными и серверными версиями. Отличительными особенностями данных
операционных систем являются:

более простая установка системы. Возникающие в
процессе установки некритические ошибки не требуют прерывания инсталляции, а
сам результат установки протоколируется, и вы можете затем просмотреть протокол
установки;

новая версия файловой системы NTFS,
поддерживающая шифрование данных, что делает невозможным несанкционированный
доступ к ним. Улучшены показатели производительности файловой системы;

новый пользовательский интерфейс Рабочего стола
объединяет рабочий стол с сетью Web и позволяет вам одинаковым образом получить
доступ к информации, находящейся на вашем компьютере или в сети Интернет;

более надежная защита памяти за счет запрещения
замены, выполняемой некоторыми программами при инсталляции системных библиотек
и драйверов;

поддержка большого объема оперативной памяти и
количества процессоров, что позволяет использовать данные операционные системы
в условиях большей загрузки, чем это было возможно для Windows 95/98/ME.

значительное сокращение количества ситуаций,
которые требовали перезагрузки компьютера после внесения изменений в
конфигурацию системы;

улучшенная поддержка Plug-and-Play устройств.

Так же к программному обеспечению относится и
система, в которой был написан данный проект, это система Delphi, она
позволяет программисту очень быстро и удобно разрабатывать пользовательский
интерфейс. Это свойство особенно ценно из-за того, что, как показывает
практика, работа над интерфейсом занимает большую часть (до 70%) времени
создания программного продукта. Еще одним преимуществом выбранной системы
является высокая (по сравнению со многими другими средствами программирования)
эффективность генерируемого компилятора кода, что весьма существенно для
данного проекта.

Delphi
— мощная система визуального объектно-ориентированного программирования,
позволяющая решать множество задач, в частности:

создавать законченные приложения для Windows
самой различной направленности, от чисто вычислительных и логических до
графических и мультимедиа;

быстро создавать профессионально выглядящий
оконный интерфейс для любых приложений, написанных на любом языке. Интерфейс
удовлетворяет всем требованиям Windows и автоматически настраивается на ту
систему, которая установлена на компьютере пользователя, поскольку использует
многие функции, процедуры, библиотеки Windows;

создавать свои динамические присоединяемые
библиотеки (DLL) компонентов, форм, функций, которые затем можно использовать
из других языков программирования;

создавать мощные системы работы с локальными и
удаленными базами данных любых типов, при этом имеются средства автономной
отладки приложений с последующим выходом в сеть.

формировать и печатать сложные отчеты,
включающие таблицы, графики и т.п.

создавать справочные системы (файлы.hlp), как
для своих приложений, так и для любых других, с которыми можно работать не
только из приложений, но и просто через Windows;

создавать профессиональные программы установки
для приложений Windows, учитывающие всю специфику и все требования Windows.

Программное обеспечение АРМ заведующего
менеджера по заказам состоит из:

общего (системного) обеспечения, включающего ОС
Windows XP;

функционального (прикладного) обеспечения,
включающего набор программных модулей, обеспечивающих автоматизированное
выполнение основных операций, производимых экономистом по пластиковым картам в
процессе работы;

интегрированной среды программирования Delphi,
обеспечивающей с помощью своих средств интерфейс между пользовательскими
программами и ОС, с одной стороны, и работу с БД, с другой.

Отображение данных в среде Delphi осуществляется
с помощью компонентов, которые похожи на обычные управляющие элементы Windows,
но знают, как обращаться с данными. Все эти компоненты находятся на странице
Data Controls палитры Delphi Components:

DBGrid представляют собой сетку, способную
отразить таблицу как одно целое. Он обеспечивает прокрутку и навигацию, а также
редактирование содержимого сетки;

DB Navigator представляет собой набор кнопок, и
используется для навигации и выполнения действий над БД;

DBLabel используется для отображения содержимого
поля, которое нельзя модифицировать;

DBEdit позволяет редактировать поле (изменять
текущие значения);

DBMemo используется для просмотра и модификации
большого текстового поля, которое будет сохранено в памяти, или на BLOB (Binak
Legre Object — большой двойной объект);

DBImage используется для показа картинки,
хранимой в поле BLOB;

DBLookUpListBox и DBComboBox используется для
выбора единственного значения из указанного множества;

DBCheckBox используется для показа и
переключения параметра, соответствующего выполнению некоторой функции;

DBCtrlGrid представляет собой сетку для
нескольких записей и может владеть набором других компонентов обработки данных.
Такие компоненты дублируются для каждой записи набора данных.

Языком программирования в среде Delphi является
Object Pascal.

Структура программы, использующая объектное
программирование, существенно отличается от традиционной структуры программ с
жестким, заранее заданным алгоритмом. Здесь программа выглядит как
совокупность, в некотором смысле, самостоятельных, обособленных блоков,
выполняющих те или иные операции, а связь между ними определяется результатами
предыдущих этапов и взаимодействием программы через внешние устройства с
пользователем. После выполнения очередного блока программа приостанавливается и
дожидается сообщения от оператора, которое через ОС Windows XP передается
программе.

Приложения Delphi, когда ему нужно связаться с
базой данных, обращается к BDE и сообщает обычно псевдоним базы данных и
необходимую таблицу в ней. BDE реализован в виде динамически присоединяемых
библиотек DLL. Они, как и любые библиотеки, снабжены API
(Application
Program Interface
— интерфейсом прикладных программ), назваными IDAPI
(Integrated
Database
Application
Program Interface).
Это список процедур и функций для работы с базами данных, которым и пользуются
приложения. BDE по псевдониму находит подходящий для указанной базы данных
драйвер. Драйвер — это вспомогательная программа, которая способна общаться с
базами данных определенного типа. Если в BDE имеется собственный драйвер
соответствующей СУБД, то BDE связывается через него с базой данных и с нужной
таблицей в ней, обрабатывает запрос пользователя и возвращает в приложения
результаты обработки. BDE поддерживает SQL — стандартизованный язык запросов,
позволяющий обмениваться данными с SQL-серверами, такими как Sybase, Microsoft
SQL, Oracle, Interbase.

Вместе с BDE и Delphi поставляется программа
Database Desktop, которая позволяет создавать таблицы баз данных некоторых
СУБД, задавать и изменять их структуру. С помощью Database Desktop можно
создавать таблицы базы данных СУБД Paradox. В Paradox база данных — это
каталог, в котором лежат таблицы — файлы с расширением *.db. Поэтому прежде
надо создать соответствующий каталог с помощью любой программы Windows. Для
дальнейшего развития программы целесообразно использовать SQL запросы.

В данном дипломном проекте
рассматривается применение системы программирования Delphi для
разработки приложений баз данных, т.е. программ, предназначенных для создания и
изменения электронных хранилищ информации — баз данных (БД). На сегодня Delphi
является одним из самых распространенных средств создания приложений баз данных
для корпоративных применений. Простота и естественность языка, ориентация
системы на разработку именно такого рода приложений, наконец, эффективность
(большая производительность и относительно небольшие размеры) создаваемых с её
помощью программ сделали Delphi незаменимым средством разработки различного
рода клиентских мест, т.е. программ для доступа к БД:

во-первых, на протяжении всего времени обучения
в институте мы занимались разработкой программ в среде Delphi;

во-вторых, данный язык программирования на
сегодня является одним из самых распространенных средств создания приложений
баз данных для корпоративных применений. Простота и естественность языка,
ориентация системы на разработку именно такого рода приложений, наконец,
эффективность (большая производительность и относительно небольшие размеры)
создаваемых с ее помощью программ сделали Delphi незаменимым средством
разработки различного рода клиентских мест, то есть программ для доступа к БД.

1.7.4 По
технологическому обеспечению

Технологическое обеспечение АРМ предназначено
для организации технологического процесса использования АРМ применительно к
комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста. Технологический
процесс представляет собой совокупность функциональных работ, включающих
обеспечение ввода, контроля, редактирования и манипулирования данными,
накопление, хранение, поиск, защиту, получение выходных документов. В связи с
тем, что пользователь является, как правило, участником некоторого коллектива и
выполняет в нем определенную работу, необходимо предусмотреть технологическое
взаимодействие исполнителей при решении задач, обеспечить условие совместной
работы специалистов. Эти положения должны отражаться в квалификационных
требованиях и должностных инструкциях пользователей АРМ.

Явными недостатками, которые создавали
неудобства в работе и замедляли скорость обслуживания клиентов являлись:

. отсутствие базы данных клиентов;

. отсутствие базы поставщиков;

. сложность формирования ежедневных и
ежемесячных финансовых отчетов работы предприятия.

Обоснование необходимости внедрения ЭВМ на
предприятии обусловлено следующим: как уже было указано выше в п. 1.3 до этого
на фирме приходилось выполнять много ручной работы, такой как отчет о прибылях,
база клиентов, то развивая свою деятельность и перейдя на новый уровень
обслуживания фирме необходимо автоматизировать операции по работе с клиентами:

. обеспечить удобство работы с ними;

. создать для них единую базу данных;

. создать базу данных товаров с целью их
оперативного учета.

Также необходимо автоматизировать схему
документооборота, входных и выходных документов, операции с поставщиками. Все
это повышает и ускоряет процесс обслуживания клиентов.

Существующие системы обработки заказов и
координации изменений остатков по складам фирмы была описана выше, и приведены
все их недостатки, и которые в конечном итоге снижают эффективность работы
компании, для устранения этих недостатков необходимо разработать систему,
технология создания которой представлена во второй главе данной работы.

Ниже обозначены основные функции и возможности
создаваемой Подсистемы, обеспечивающие устранение недостатков существующей
технологии:

· низкая оперативность доступа к информации,
содержащейся в документах:

· затрудненность поиска необходимой информации:

· большой расход бумаги и ресурсов устройств
печати вследствие многократного вывода на печать временных документов:

· несовершенство процессов сбора, передачи,
обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов
выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

Единая электронная база документов позволит
более рационально решить проблемы хранения, защиты целостности и секретности
хранимых данных. Система, функционирующая по принципу клиент-сервер, обеспечит
скоростную обработку информации и получение отчетных данных. Уменьшатся ошибки
вследствие ручного ввода исправлений, являющихся результатом согласования
документа или совместной работы над ним, так как эти процессы будут
осуществляться полностью в электронном виде.

Вывод: На
основании вышеизложенного, принято решение о реализации проекта разработки подсистемы
оформления заказа, которая облегчит работу менеджера, путем того что занеся
информацию в базу данных, он на основании её сможет строить различные отчеты,
которые требуются для работы как непосредственно ему, так и другим
подразделениям. 

Государственное
образовательное 
учреждение высшего 
профессионального 
образования

ИРКУТСКИЙ  
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ 
У Н И В Е 
Р С И Т Е 
Т

ФАКУЛЬТЕТ
СЕРВИСА И РЕКЛАМЫ

КАФЕДРА
прикладной информатики
и документоведения

ЗАВ.КАФЕДРОЙ,
профессор

________________Ю.М.
Краковский

 
«_____» ______________2010 г.

РУКОВОДИТЕЛЬ:

проф.,
д.х.н.  

_________________А.В. 
Рохин  

СТУДЕНТ:
гр. 14641, ДиДОУ 

________________
М. А. Леонова

 
РАБОТА ЗАЩИЩЕНА  С ОЦЕНКОЙ_______________________

ПРОТОКОЛ 
№___________________

ОТ 
«_____»______________________г.

Иркутск
2011

     Аннотация

     Курсовая
работа написана на 34 страницах, содержит
5 рисунков, 2 таблицы, состоит из введения,
двух глав, заключения, списка использованной
литературы из 20 источников и приложений.

     Ключевые 
слова: документооборот,
документопоток, входящие
документы, ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ, ВНУТРЕННИЕ
ДОКУМЕНТЫ

     В
разделе «Введение» даны: актуальность
темы, основные задачи, и цели работы.

     Теоретическая
часть посвящена характеристикам 
документопотоков, формированию дел, системам
электронного документооборота

     ВВЕДЕНИЕ

 

     Актуальность 
выбранной мной темы заключается 
в том, что в современном мире
существует огромное количество предприятий
и на каждом из них есть документы. Эти
документы  в целом составляют документооборот.

     Согласно 
ГОСТу  Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения.
«Документооборот — движение документов
в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправления.

     Документооборот
делится на документопотоки :

• Входящие
  документы
• Исходящие
  документы
• Внутренние
  документы

     Цель 
данной работы – анализ и разработка рекомендаций
по совершенствованию организации документооборота
в ООО «Примера». Задачи курсовой работы:

     1.
анализ принципов  организации современного
документооборота

     2.
анализ документопотоков в ООО «Примера»

     3.
расчёт количественных характеристик
документооборота и разработка рекомендаций
по совершенствованию документооборота
в ООО «Примера»

     В
данной работе использована литература,
как новейших изданий, так и книги
90-х годов. Опорой  стала книга 
Большакова Н.И., Пинигина Т.М. Секретарское
дело. – Ростов н/Д: «Феникс», 2001.-352с.

     
ГЛАВА 1.
Современное делопроизводство (ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ
ЧАСТЬ)

 
     

1. Документооборот
   и принципы его 
   организации

 

     Документы
— это основные информационные ресурсы 
предприятия, работа с которыми требует 
правильной организации. Документы 
обеспечивают информационную поддержку 
принятия управленческих решений на всех
уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.
Документооборот – это непрерывный процесс
движения документов, объективно отражающий
деятельность предприятия и позволяющий
оперативно управлять им. Документооборот
– это движение документов с момента их
создания или получения до завершения
исполнения, отправки или сдачи в дело.

     Организация
документооборота – это правила,
в соответствии с которыми происходит
движение документов в учреждении.

     Документооборот
является важным звеном делопроизводства,
так как определяет не только инстанции
движения документов, но и скорость этого
движения.

     Основными
характеристиками документооборота являются
маршрут движения, который включает
все инстанции на пути движения документа 
от создания черновика (или от получения)
до подшивки в дело, и время, затрачиваемое
на прохождение документов по этому маршруту.
Отсюда главное правило организации документооборота
– оперативное прохождение документа
по наиболее короткому и прямому маршруту
с наименьшими затратами времени. Кроме
того, при организации движения документов
необходимо выполнение следующих правил
(принципов):

     —
централизация операций по приему,
первичной обработке и отправке 
документов (это означает, что все 
документы, поступающие в организацию
всеми способами доставки (по почте, факсу,
электронной почте и др.) и отправляемые
из организации, обрабатываются в службе
ДОУ);

     —
максимальное сокращение числа 
инстанций прохождения и исключение 
возвратных движений документа, 
не обусловленных деловой необходимостью
(возвратным считается такое движение
документа, при котором он поступает в
ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

     —
маршрутизация отдельных видов 
документов (разработка схем прохождения 
документов);

     —
однократность регистрации документов
(документы, поступающие в организацию
и создаваемые в организации, регистрируются
один раз: входящие – при поступлении,
внутренние и исходящие – при создании;
регистрация документов может осуществляться
в службе ДОУ учреждения или в структурном
подразделении);

     —
организация предварительного рассмотрения 
документов (распределение документов,
поступивших в организацию, на 
документы, направляемые на резолюцию 
руководителю, его заместителям 
и передаваемые на исполнение 
непосредственно в подразделения; 
предварительное рассмотрение проводит
специалист службы ДОУ (секретарь-референт
или помощник руководителя);

     —
вынесение конкретных резолюций, 
по возможности точно определяющих 
исполнителя, поручение, срок 
исполнения;

     —
исключение необоснованных согласований,
организация параллельного согласования
документов одновременно несколькими
работниками (копирование проекта документа
или передача его по электронной почте
одновременно всем заинтересованным лицам);

     —
снижение уровня подписания документов.

     Соблюдение 
этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства:
специализацию, возможность централизованного
выполнения однородных средств оргтехники
и персонала.  

     Кроме
того, соблюдение этих правил позволяет 
улучшить документационное обеспечение 
аппарата управления за счет:

• прямоточности
  направления документопотоков, исключения
  дублирующих и повторных операций по подготовке
  и обработке документов;
• ритмичности
  движения документов, которая обеспечивает
  их равномерное поступление и способствует
  пропорциональной загрузке как специалистов
  аппарата управления, так и службы делопроизводства.

 
     

1. Документопоток
   : исходящие, входящие,
   внутренние

     Документооборот
как технологический процесс делится
на несколько частей – потоков, обеспечивающих
прямую и обратную связь в управлении.
Под документопотоком (потоком документной
информации) понимается сложившееся или
организованное в пределах информационной
системы движение данных в определенном
направлении, при условии, что у этих данных
общий источник и общий приемник.

     Документопотоки
различают по направлению и по
отношению к управленческому 
объекту. По направлению выделяют горизонтальные
потоки, связывающие организации 
одного уровня управления, и вертикальные
(восходящие и нисходящие), связывающие
организации различных уровней, например,
руководящий орган власти и подчиненные
ему учреждения и организации, центральный
офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы.
Восходящие потоки – это входные документы,
получаемые вышестоящей организацией
от подчиненных организаций (исходящие
документы подчиненных организаций, направляемые
в вышестоящие инстанции). Нисходящие
потоки – это документы, направляемые
вышестоящими органами власти и управления
подчиненным организациям.  

     По 
отношению к управленческому 
объекту выделяют входящий, исходящий 
и внутренний документопотоки. Они 
тесно взаимосвязаны, так как 
информация поступивших документов
используется для подготовки внутренних
и исходящих ответных и т. д.

     Входящий 
документопоток любой организации 
складывается из:

• документов
  вышестоящих организаций (органов власти
  и управления, центральных аппаратов министерств
  и др.).

В состав
этих документов входят директивные 
указания, нормативные и методические
акты, которые являются основанием для
руководителей в организации производственной,
управленческой, технической, экономической,
социальной и иной деятельности. По видовому
составу к этим документам относятся:
указы, законы, постановления, распоряжения,
указания, поручения, приказы, письма,
инструкции, решения, методические указания
и рекомендации;

• документов
  от подведомственных организаций, содержащих
  сведения о выполнении распорядительных
  действий, запросы о путях выполнения
  заданий и отчетные сведения о своей деятельности.
  По видам документов этот поток состоит
  из отчетов (о финансовой, хозяйственной,
  социальной, управленческой деятельности),
  инициативных докладных записок, писем,
  актов;
• документов
  от несоподчиненных организаций, направляемых
  с целью согласования совместных действий
  или побуждения к ним, с целью консультирования,
  получения информации. Основные виды документов:
  письма (информационные, рекламные, оферты,
  гарантийные, запросы и др.) и договоры,
  а также документы, сопровождающие выполнение
  договоров (акты взаимозачетов, счета,
  заявки, сертификаты, отгрузочные документы
  и др.);
• обращений
  граждан – предложений, заявлений, жалоб.

 

     Исходящий
документопоток состоит из документов,
создаваемых в данной организации 
и отправляемых за ее пределы. Исходящие 
документы создаются в ответ на поступившие
письменные или устные запросы или как
инициативные документы, требующие или
не требующие ответа. Инициативные документы
всегда значительно превышают группу
ответных документов. Мотивы создания
исходящих документов диктуются направлениями
деятельности организации и ее информационными
запросами. В исходящем документопотоке
выделяется группа распорядительных (при
условии, что организация имеет подведомственные
организации) и информационных документов
(коммуникативных) – письма, докладные,
обзоры, справки, отчеты, договоры, документы
по их выполнению.

     Внутренний 
документопоток составляют документы,
создаваемые и используемые в 
самом аппарате управления, не выходящие 
за его пределы. Происхождение этих
документов совпадает со сферой их применений.
Внутренний поток обеспечивает целенаправленное
решение управленческих задач в пределах
одного учреждения, организации. К внутренним
относятся организационные документы,
определяющие задачи, функции организации
в целом, а также ее структурных подразделений,
компетенцию, права и обязанности должностных
лиц, правила выполнения отдельных видов
деятельности: положения, уставы, учредительные
договоры, должностные инструкции, регламенты,
правила, штатные расписания и др. Функции
оперативного регулирования деятельности
учреждений выполняют распорядительные
документы, издаваемые руководством: приказы,
указания, распоряжения, решения. Самостоятельные
группы внутреннего документопотока составляют
протоколы и акты, плановые и отчетные
документы, документы по учету материальных
и денежных средств, оборудования, личного
состава и т. д. В аппарате управления не
рекомендуется вести внутреннюю переписку
между должностными лицами и структурными
подразделениями, вместо нее должны использоваться
бездокументные способы обмена информацией
(телефон, переговоры). Однако на практике
внутренняя переписка широко распространена.
Она оформляется докладными (служебными)
и объяснительными записками, рапортами.

     Каждый 
документопоток имеет достаточно стабильный
маршрут движения, который зависит от
состава и содержания документов, степени
регламентации функций руководителей
и структурных подразделений, распределения
обязанностей между руководителями и
от принятой в организации технологии
работа с документами.

     Стереотипные
маршруты движения свойственны входящим
документам, что определяется их адресованием.

     Входящие 
документы образуют три направления 
движения: руководству организации,
руководству структурных подразделений,
непосредственно специалистам. Соотношение 
этих потоков неравномерно: наибольшая
часть документов попадает руководству,
которое, с одной стороны, испытывает информационные
перегрузки, а с другой — получает значительное
количество информации, не соответствующей
их компетенции, областям деятельности
и функциональным обязанностям, не их
уровня. Ожидание рассмотрения документов
руководством является потерянным временем,
удлиняет путь документа к исполнителю.

     Маршрут
движения входящих документов зависит 
и от принятой в учреждении технологии
работы с документами. Например, процесс
регистрации распадается на два этапа:
внесение в регистрационные формы данных
о полученном документе до его рассмотрения
руководством и дополнение этих данных
резолюцией, сроками исполне-ния, указаниями
по исполнению и другим после рассмотрения
руководителем. Таким образом, технология
регистрации документов увеличивает время
движения документа от получения до исполнителя.
Если в организации принято регистрировать
документы повторно, то есть на уровне
структурных подразделений, то потери
времени из-за нерациональных остановок
в движении документа еще более ощутимы.

     Исходящий
документопоток, как правило, пронизывает 
всю управленческую структуру. Как 
инициативные, так и информационные
документы готовят специалисты 
в структурных подразделениях. Маршрут
движения этих документов зависит от количества
инстанций согласования, визирования
и подписания документов, а также от принятой
технологии перепечатки текста, регистрации
и отправки документов.

     Наиболее 
нерегламентированными являются маршруты
движения внутренних документов. Причем
в этом потоке движение распорядительных
документов, как правило, упорядочено,
а подготовка всех остальных документов
не имеет регламентированных маршрутов
и влечет наиболее ощутимые потери времени
на прохождение документов.

     Основываясь
на данных, характеризующих документопотоки,
служба делопроизводства может разрабатывать 
наиболее целесообразные, оптимальные 
маршруты движения документопотоков.  

     

1. Систематизация 
   документов

 

     Для
обеспечения правильного формирования
и учета дел на предприятии должна составляться
номенклатура дел.

       
Номенклатура дел — это систематизированный 
перечень заголовков дел с 
указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном 
порядке. В номенклатуру дел 
включаются все документы, образующиеся
в деятельности предприятия, кроме технической
документации и печатных изданий. При
составлении номенклатуры дел предприятиям
необходимо учитывать требования к номенклатуре
дел, содержащиеся в Государственной системе
документационного обеспечения управления.
Основных правилах работы ведомственных
архивов, перечнях документов с указанием
сроков хранения. Номенклатура дел предприятия
разрабатывается специалистом, ответственным
за организацию работы с документами.

     Номенклатура 
дел уточняется в конце каждого
календарного года, перепечатывается,
рассматривается и утверждается руководителем
предприятия, вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.

     Если 
учредителем данного предприятия 
является государственное предприятие,
сдающее документальные материалы
в Центральный государственный архив
народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура
дел согласовывается с его ведомственным
архивом и после одобрения экспертной
комиссией направляется на согласование
с Центральной экспертно-проверочной
комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры
дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет.
Ведомственный архив госпредприятия осуществляет
контроль за составлением и использованием
номенклатуры дел, за формированием и
оформлением дел, в учрежденном им предприятии.
Номенклатура дел дочернего предприятия
визируется лицом, ответственным за организацию
делопроизводства, подписывается заместителем
директора, утверждается руководителем
предприятия. Заголовками разделов номенклатуры
дел являются наименования подразделений,
расположенные в соответствии с утвержденной
структурой и штатным расписанием предприятия.
При составлении заголовков дел следует
учитывать, что:

• заголовок
  должен полностью соответствовать смысловому
  содержанию документов, группируемых
  в данном деле;
• заголовок
  должен быть кратким, четко сформулированным;
• заголовки
  типа «Общая переписка», «Разные документы»,
  «Справочные материалы» и т.д. не допускаются.

     Заголовки
дел в процессе формирования дел 
могут уточняться. Состав заголовка 
дела образует следующие элементы:

• название
  вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности
  документов (приказы, указания, протоколы,
  решения и т.д.);
• название
  предприятия или его структурного подразделения;
• -адресат
  или корреспондент документа;
• краткое содержание
  документов дела;
• название
  территории (местности), с которой связано
  содержание документов дела;
• даты (период),
  к которым относятся документы дела;
• указание
  на копийность документов дела.

     Название 
вида заводимого дела или разновидности 
документов указывается в начале
заголовка, а слово «Копии» — в конце заголовка.
Например: «Приказы директора предприятия
по основной деятельности за 1993 год. Копии».

     В
заголовках дел, предназначенных для 
группировки документов одной разновидности,
эта разновидность указывается 
во множественном числе. Например: «Протоколы
совещаний Совета трудового коллектива
предприятия за 1998 год».

     В
заголовках дел, содержащих переписку,
указывается, с кем и по какому
вопросу (вопросам) она ведется. Например:
«Переписка с Бизнес-Банком по вопросам
бухгалтерского учета, отчетности и финансовой
деятельности».

     В
заголовках дел, содержащих переписку 
с однородными корреспондентами,
последние не перечисляются, а указывается 
их общее видовое название. Например:
«Переписка с заказчиками об отказе
от оплаты счетов предприятия».

     В
заголовках дел, содержащих плановую или
отчетную документацию, указывается период
времени (месяц, квартал, год) на (за) который
составлены документы, вид документа (план,
отчет) и автор. Например: «Годовой план
предприятия «Контакт» по капитальным
вложениям на 1997 год».

     В
наименованиях дел, содержащих организационно-
распорядительные документы, указывается
вид документа и автор, например: «Приказы
директора предприятия по личному составу
за 1998 год».

     В
заголовках дел, содержащих документы 
разного вида по одному вопросу, не
связанные последовательностью делопроизводственных
операций, в качестве вида дела употребляется
термин «документы», а в конце заголовка
в скобках указываются основные разновидности
документов, которые должны быть сгруппированы
в деле. Например: «Документы о приеме,
сдаче и списании имущества и материалов
(акты, описи, ведомости)».

     Дела 
по вопросам, не разрешенным в течение 
одного года, являются «переходящими»
и вносятся в номенклатуру дел 
следующего года с тем же индексом.

     В
номенклатуру дел предприятия также 
включаются справочные картотеки, журналы
учета документов.

     Номенклатура 
дел предприятия должна составляться
в последнем квартале предшествующего 
года на новый календарный год 
по установленной форме. (см. приложение
1)

     В
графе 1. таблицы номенклатуры дел 
указывается делопроизводственный индекс
дела, который должен включать:

     номер
структурного подразделения предприятия 
по классификатору подразделений или 
номер направления деятельности
(при отсутствии структурных подразделений);

     порядковый 
номер дела внутри данного подразделения
или направления деятельности.

     В
графе 2 располагаются в определенной
последовательности заголовки дел.
Порядок расположения заголовков внутри
разделов и подразделов определяется
важностью документов, входящих в 
дело. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную
документацию, далее — содержащих плановые
и отчетные документы, затем остальные
заголовки в порядке убывания сроков хранения
документов.

     Графа
3 «Количество томов» заполняется 
по окончании календарного года. В графе
4 «Срок хранения и номер статьи по перечню»
указывается срок хранения дела, номер
статьи со ссылкой на перечни или примерные
номенклатуры дел. В графе «Примечание»
проставляются отметки: о незаведении
дел («Дело не заведено»), о переходящих
делах, об уничтожении дел, месте хранения
подлинников. По окончании календарного
года к номенклатуре дел составляется
итоговая запись о количестве заведенных
дел отдельно постоянного и временного
сроков хранения.  

     

1. Формирование 
   дел

 

     При
формировании документов в дела используются
следующие признаки заведения дел. Основанием
для группировки документов по номинальному
признаку служит название их разновидности.
Например: приказы, протоколы, указания,
акты, справки и т.д. При формировании документов
в дела по предметно-вопросному признаку
за основу берут их содержание. Например:
«Документы по управлению» (акты, справки)».
Авторский признак предполагает группировку
в дела документов одного автора. Например:
«Протоколы производственных совещаний
предприятия «Контакт» за 1997 год». Для
группировки переписки используется корреспонденский
признак. При этом в заголовке дел указывается
корреспондент, с которым ведется переписка,
раскрывается содержание вопроса. Например:
«Переписка с предприятиями о взаимных
расчетах за 1997 год». Объединение в одном
деле документов нескольких корреспондентов
осуществляется по географическому признаку.
Например: «Переписка с предприятиями
Восточной Сибири по вопросам поставки
продукции». Группировка документов за
какой-либо определенный период осуществляется
по хронологическому признаку. Например:
«Квартальные отчеты об основной деятельности
предприятия и капитальных вложениях».
Планово-отчетные документы группируются
в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному
и хронологическому признакам.

     Дела 
формируются в соответствии с 
номенклатурой дел предприятия.
В дело должны помещаться документы,
которые своей содержательной частью
соответствуют заголовку дела.

     При
формировании дел необходимо соблюдать 
следующие требования: документы постоянного
и временного сроков хранения необходимо
группировать в дела раздельно; подлинники
отделять от копий; годовые планы и отчеты
— от квартальных и месячных, утвержденные
штатные расписания предприятия — от проектов;
включать в дело по одному экземпляру
каждого документа.

     Каждый 
документ, помещенный в дело, должен
быть оформлен в соответствии с требованиями
государственных стандартов и других
нормативных актов.

     В
дело группируются документы одного
календарного года, кроме переходящих 
дел (например, личные дела, не закрывающиеся
при окончании календарного года).

     Дело 
должно содержать не более 250 листов,
при толщине не более 4-х сантиметров.

     Приложения 
к документам, независимо от даты их
утверждения или составления 
присоединяются к документам, к которым
они относятся.

     Документы,
помещенные в дело, должны иметь 
подписи, дату, индекс, заверительную 
надпись, отметку «В дело». Документы 
в деле должны располагаться в 
определенном порядке: сначала помещают
основной документ и относящиеся 
к нему приложения, а затем в хронологическом
порядке идут документы, возникающие по
мере решения вопроса. Запрещается подшивать
в дело неисполненные документы, разрозненные
экземпляры документов, документы, подлежащие
возврату, дублирующие документы.

     Сложились
определенные правила группировки документов
в дела по видам и хронологии. Уставы, положения,
инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к
ним и группируются вместе с указанными
документами. Приказы по основной деятельности
группируются отдельно от приказов по
личному составу; подлинные экземпляры
приказов по основной деятельности систематизируются
и подшиваются в дела вместе с приложениями
в порядке их номеров. Документы к приказам
по основной деятельности группируются
и подшиваются отдельно и хранятся у лица,
готовившего их проекты. Приказы по личному
составу группируются в дела в соответствии
с установленными сроками их хранения.
Документы, являющиеся основанием для
издания приказа по личному составу, подшиваются
в личные дала сотрудников или образуют
самостоятельное дело приложений к данным
приказам.

метки: Заказ, Система, Документооборот, Автоматизация, Информационный, Офисный, Основа, Документ

С развитием хозяйственной деятельности человека объем информации создаваемой, обрабатываемой и хранимой только растет. И с развитием наук люди учитывают все больше различных факторов влияющих на экономический результат, это и обуславливает необходимость в эффективных системах документооборота.

Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде структурированном (в базах данных) и неструктурированном.

На долю же информации в бумажном виде сейчас приходится около 70%. Хранение информации в бумажном виде создает немалые трудности при поиске и обработки информации и требуют физического пространства для хранения а также не позволяет ускорять процесс делопроизводства.

Конечно сейчас ситуация меняется возможно не так быстро как хотелось бы и виной тому множество различных причин, это и внутриорганизационные такие как низкий уровень автоматизации и внешние как например непроработанное законодательство.

Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации очень важен .

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от правильного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД).

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.

При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текст, графика, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы.

В связи с этим стала проявляться тенденция перехода от детального управления внутренней деятельностью организации к управлению подсистемой оформления заказа. Способность создавать и углублять взаимоотношения с другими отделами, умение четко и правильно планировать выполнение заказов обеспечивают конкурентоспособность организации на рынке. Причинами этого являются:

14 стр., 6565 слов

Автоматизированные системы регистраций документов

… создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор — от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а …

• расширение экономического пространства;
• наличие разнообразных услуг, помогающих контролировать коммерческий риск;
• появление нового стратегического ресурса – информации;
• принятие во внимание фактора времени: четкость выполнения заказа обеспечивает своевременное предоставление необходимой информации по запросам клиентов.

Целью курсовой работы является проектирование информационной системы оформления заказов.

Объектом исследования выбрана организация ООО «Ксенокс»

Предметом исследования является процесс оформления заказов на предприятии ООО «Ксенокс»

Для проектирования информационной системы оформления заказов клиентов необходимо выполнить следующие задачи:

• проанализировать деятельность организации ООО «Ксенокс»;
• описать организационную структуру организации;
• рассмотреть особенности организации хозяйственных связей ООО «Ксенокс» с клиентами;
• построить функциональную модель системы оформления заказа;
• спроектировать базу данных организации.

Главное назначение СЭД – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска по атрибутам и содержимому).

В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии документа и его редакции.

Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов.

СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему.

Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов.

В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий.

Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с уже существующими корпоративными системами.

К основным свойствам систем электронного документооборота относятся:

Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся.

В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка.

Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

5 стр., 2312 слов

Нормативные документы Российской Федерации по организации аэропортовой …

… РФ, поэтому нормативные документы по организации аэропортовой деятельности утверждены или подготовлены именно этими органами, в зависимости от вида деятельности. Лицензирование и сертификация аэропортовой деятельности гражданский авиация пассажир аэропортовый Правовые основы использования воздушного …

Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLEAutomation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД.

Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MSWord, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ).

При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAPR/3, OracleApplications и др.).

Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД.

Особенности хранения документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу «шкаф/полка/папка»).

Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок.

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.).

Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому. В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов:

• Хранилища атрибутов документов (карточек);
• Хранилища документов;
• Сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MSSQLServer и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MSWindowsNT, NovellNetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком — низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

12 стр., 5945 слов

Менеджмент качества в системе контроллинга на производстве алюминиевых банок

… документ ГОСТР51756-2001 «Банки алюминиевые глубокой вытяжки с легко вскрываемыми крышками». Согласно ему основные параметры и размеры пивных алюминиевых банок … соответствующую ГОСТ 26215-84. Соответственно, в системе планирования, для функционирования производственного процесса, существуют … ример договора Изготовитель подписывает договор на поставку жестяных банок на склад покупателя в том …

Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия «свободной» и «жесткой» маршрутизации документов.

При «свободной» маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут).

При «жесткой» маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при «жесткой» маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий).

Разграничение доступа

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам.

В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД): полный контроль над документом; право редактировать, но не уничтожать документ; право создавать новые версии документа, но не редактировать его; право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии; право читать документ, но не редактировать его; право доступа к карточке, но не к содержимому документа; полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа.

Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики – viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах).

Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

Аннотирование документов

При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования.

В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки.

Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MSWindows, WindowsNT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh.

Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах.

При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

ООО «КСЕНОКС»

Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» является сбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации и между отделами информации о клиентах и их заказах. А именно: оформление заказа на предоставление услуги печати клиенту организации ООО «Ксенокс», о процессе приема заявок, регистрации и анализа документации, донесение до клиентов и работников фирмы информации об выполнении заказа.

В соответствии с поставленной целью построение ИС ориентировано на решение следующих задач:

• отразить процесс регистрации клиента;
• детально рассмотреть процедуру оформления заказа;

— Для реализации поставленных задач используется CASE-средство верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram), а также Erwin и система управления базой данных Msaccess.

2.2 Проектирование системы типографского комплекса в BPwin

Основным достоинством BPwin является быстрота и легкость освоения графического интерфейса, что позволяет успешно создавать и анализировать модели с целью оптимизации бизнес-процессов.

Применение графических языков бизнес-моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов.

Встроенный механизм вычисления стоимости позволяет оценивать и анализировать затраты на осуществление различных видов деловой активности.

Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов в BPwin является IDEFO. Под моделью типографского комплекса в IDEFO понимается описание системы (текстовое и графическое), представленное в виде взаимосвязанных работ или функций.

Поскольку в основу модели положен этап оформления заказа клиента на оказание услуг организацией ООО «Ксенокс», то на контекстной диаграмме отображена единственная работа «Заказы клиентов».

Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход, выход, управление и механизм. На вход системы поступает информация от клиентов в виде звонков.

Работа преобразует материалы и информацию, которые поступили в систему. Результат деятельности системы в виде чека оплаты заказа, антикризисного управления и оказанных услуг маркетинга, поступает на выход системы.

К управленческим аспектам, которыми руководствуется работа, относятся правила, стратегии, процедуры или стандарты:

• информация о тарифах, которые установились на рынке данных услуг и влияющих на стоимость заказа клиента;
• условия договора с клиентом, которые должны соответствовать требованиям обоих сторон;
• правила и процедуры регистрации клиента: соответствие заказа содержанию договора с клиентом по стоимости и перечню услуг, оказываемых клиенту должно строго проверяться.

Ресурсы, выполняющие работу, являются механизмом системы.

К ним относятся:

система оформления заказа.

Система оформления заказов предоставляет отчетность по заказам клиентов, контролирует процесс оформления заказа, соответствие требованиям заказчика предоставляемых услуг (сроки, стоимость, результат).

В IDEF0 взаимодействие системы с окружающим миром изображается в виде стрелок. Направление стрелки, прилегающей к грани работы «Заказы клиентов», зависит от её типа (вход, выход, механизм или управление) [Приложение 1].

Таблица 1. Стрелки контекстной диаграммы «Заказы клиентов»

Имя стрелки (Arrow Name)	Определение стрелки (Arrow Definition)	Тип стрелки (Arrow Type)
Система оформления заказов	Формирование отчетности поступивших заказов клиентов, подсчет стоимости заказа и т.д.	Mechanism
Информация от клиентов	Заявки клиента на оказание услуг, запросы информации, консультаций и т.д.	Input
Информация о тарифах	Сложившиеся на рынке цены и тарифы на оказание данных услуг, спрос и предложение на рынке данных услуг	Control
Условия договора с клиентом	Срок оказания услуг, стоимость, документация и т.д.	Control
Правила и процедуры	Соответствие оказываемых услуг требованиям заказчика, срокам оказания услуг и т.д.	Control
Рекламная продукция	Напечатанные баннеры размешанные на места.	Outpu
Печатная продукция	Готовые баннеры.	Outpu

управления

рисуется как входящая в левую грань работы.рисуется как входящая в правую грань работы.

Контекстная диаграмма представляет собой наиболее абстрактное описание системы и её взаимодействие с внешней средой. После описания системы в целом проводится разбиение её на крупные фрагменты.

Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, описывающие каждый фрагмент и их взаимодействие, называются диаграммами декомпозиций.

Каждый фрагмент системы декомпозируется на более мелкие до достижения нужного уровня подробности описания.

Процесс обеспечения продукцией подразумевает выполнение последовательных процедур:

• Отдел работы с клиентом;
• Отдел исследований;
• Отдел маркетинга.

Конкретизируем процесс обеспечения продукцией путем создания диаграммы декомпозиции, состоящей из 6 работ [Приложение 2].

Таблица 2. Работы диаграммы декомпозиции «Заказы клиентов»

Имя работы (Activity Name)	Определение (Definition)
Отдел Работы с клиентами	Поиск клиентов, ведение договоров с клиентами, работа по соблюдению соответствия шаблонов рекламной продукции пожеланиям клиента. Обсуждение с клиентом качества выбраных материалов, качества печати и стоимости услуг.
Инженерно-дизайнерский отдел	Разработка электронных макетов рекламной продукции
Отдел изготовления и сборки рекламной продукции	Пробная печать баннера, Изготовление. Добавление крепежных элементов
Отдел размещения рекламы	Размещения изготовленных баннеров.

Эти 3 работ будут связаны внутренними стрелками, которые не касаются границы диаграммы, начинаются у одной и заканчиваются у другой работы. Декомпозируем работу «Отдел исследований». Процесс проведения исследования подразумевает последовательное выполнение следующих этапов: составление клиентской базы, ведение проектов, в результате ведения проекта выдача готовых решений клиенту .

Добавим три работы и их определения [Приложение 3].

Таблица 3. Работы диаграммы декомпозиции «Отдел по работе с клиентами»

Имя работы (Activity Name)	Определение (Definition)
Регистрация клиента в базе	Формирование базы данных о клиенте, необходимых для выполнения заказа.
Оформление заказа	Ведение проекта на основании заявленным требованиям заказчика.
Составление технического задания	Составление технического задания проекта заказчика.

Рассмотрим процесс Проекты. Он состоит из 9 последовательных этапов:

• Данные клиентов;
• Анализ деятельности организации;
• Ведение имитационного моделирования;
• Управление бизнес-процессами;
• Управление персоналом;
• Управление внешними связями;
• Организационные решения;
• Дополнительная поддержка;
• Система бизнес — задач и решений.

Для описания логики взаимодействия информационных потоков будем использовать методологию моделирования IDEF3, называемую workflow diagramming.

Графический язык IDEF3 дополняет IDEF0: позволяет описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Декомпозируем работу «Проекты» на 8 работ IDEF3 [Приложение 4].

Таблица 4. Работы диаграммы декомпозиции «изготовление продукции»

Имя работы (Activity Name)	Определение (Definition)
Разработка технического задания	Проводится в соответствии с требованиями клиента, указанными в заказе
Разработка дизайна макета рекламной продукции	На основе собранной информации разрабатывается макет рекламной продукции
Управление разработкой макета	Выполнение условий заказа разработке макета
Управление печатью рекламной продукции	Выполнение условий заказа по управлению печатью
Размещение рекламной продукции	Выполнение условий заказа по размещению рекламной продукции
Организационные решения	Необходимые организационные решения, принимаемые на основе проведенных работ по имитационному моделированию
Дополнительные сведения о заказе	Предоставление дополнительной поддержки по результатам проведенных работ
Система проектных решений и макетов	Формирование на основе сделанных выводов по проекту системы бизнес — задач и решений

«Данные клиента» является внешним объектом ссылки.

Используются два перекрестка асинхронное «И»: разветвление и слияние.

Рассмотрим процесс «Отдел работы с клиентом». Он состоит из двух процессов:

• проверка и внесение клиента в базу;
• формирование заказа.

Для описания документооборота и обработки информации используем диаграмму потоков данных (Data flow diagramming, DFD) [Приложение 5]. DFD представляет систему в виде работ, хранилищ данных и внешних сущностей.

Таблица 5. Работы диаграммы декомпозиции «Изготовление рекламной продукции»

Имя (Name)	Определение (Definition)	Роль (Roles)
Данные клиентов	Перечень сведений о клиенте, необходимых для составления заказа	Хранилище данных
Список предлагаемых услуг	Перечень услуг, предлагаемых клиенту для решения определенных бизнес — задач	Хранилище данных
Список оказываемых услуг	Перечень услуг, которые организация уже оказала клиенту	Хранилище данных
Заказы клиентов	Звонки клиентов, которые делают заказ на оказание услуг	Внешняя сущность
Проверка и внесение клиента в базу	Проверка наличия клиента в базе и его внесение в базу в случае отсутствия	Работа
Оформление заказа	В соответствии со списком предлагаемых услуг, формируется перечень оказываемых услуг клиенту	Работа

Работы имеют входы и выходы, но не поддерживают управления и механизмы, как IDEF0. «Заказы клиентов» является внешней сущностью. Она изображает входы в систему.

Хранилища данных («Данные клиента», «список предлагаемых услуг», «список оказываемых услуг») изображают объекты в покое. Стрелки описывают движение объектов из одной части системы в другую. Так, информация о поставщиках направляется из хранилища «Данные клиентов» к работе «Оформление заказа». Граничные стрелки на диаграмме DFD отсутствуют.

Для представления всех процессов обеспечения продукцией в виде иерархически упорядоченных работ, создадим диаграмму дерева узлов [Приложение 6]. Диаграмма позволяет рассмотреть всю модель целиком — четыре уровня, но не показывает взаимосвязи между работами (стрелки).

2.3 Проектирование системы обеспечения продукцией в ERwin

Для построения инфологической ER-модели (логической и физической) я использовала CASE-средства ERwin. ERwin — средство концептуального моделирования БД, использующее методологию IDEF1X. ERwin реализует проектирование схемы БД, генерацию ее описания на языке целевой СУБД (ORACLE, Informix, Ingres, Sybase, DB/2, Microsoft SQL Server, Progress и др.) и реинжиниринг существующей БД.

ERwin выпускается в нескольких различных конфигурациях, ориентированных на наиболее распространенные средства разработки приложений 4GL. Версия ERwin/OPEN полностью совместима со средствами разработки приложений PowerBuilder и SQLWindows и позволяет экспортировать описание спроектированной БД непосредственно в репозитории данных средств.

Для ряда средств разработки приложений (PowerBuilder, SQLWindows, Delphi, Visual Basic) выполняется генерация форм и прототипов приложений.

Сетевая версия Erwin ModelMart обеспечивает согласованное проектирование БД и приложений в рамках рабочей группы.

ERwin имеет два уровня представления модели — логический и физический.

Логический уровень — это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире, и могут называться так, как они называются в реальном мире, например «Клиенты», «Города» или «Улицы» [Приложение 7]. Объекты модели, представляемые на логическом уровне, называются сущностями и атрибутами. Логический уровень модели данных может быть построен на основе другой модели, например на основе модели процессов. Логический уровень модели данных является универсальным и никак не связан с конкретной реализацией СУБД.

Физический уровень модели данных, напротив, зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога. В физическом уровне модели содержится информация о всех объектах базы данных. Поскольку стандартов на объекты базы данных не существует, физический уровень модели зависит от конкретной реализации СУБД. Следовательно, одному и тому же логическому уровню модели могут соответствовать несколько разных физических уровней различных моделей. Если на логическом уровне модели не имеет большого значения, какой конкретно тип данных у атрибута (хотя и поддерживаются абстрактные типы данных), то на физическом уровне модели важно описать всю информацию о конкретных физических объектах — таблицах, колонках, индексах, процедурах и т. д. Разделение модели данных на логический и физический уровни позволяет решить несколько важных задач.

На физическом уровне объекты базы данных могут называться так, как того требуют ограничения СУБД. На логическом уровне можно этим объектам дать синонимы — имена более понятные неспециалистам, в том числе на кириллице и с использованием специальных символов.

ERwin позволяет создавать модели трех типов:

• модель, имеющую только логический уровень;
• модель, имеющую только физический уровень;
• модель, имеющую как логический уровень, так и физический уровень.

Создание модели данных, начинается с создания логического уровня. После описания логического уровня выбирается СУБД. В модели, имеющей оба уровня (логический и физический), ERwin автоматически создаст соответствующую физическую модель [Приложение 8]. Это означает, что каждому объекту логического уровня соответствует объект физического, например каждой сущности соответствует таблица. Модель, имеющая только логический уровень, может быть синхронизирована с несколькими моделями, имеющими только физический уровень. Это позволяет эффективно разрабатывать гетерогенные ИС. На основе одной логической модели можно создавать несколько физических, соответствующих СУБД разных производителей (например, Oracle, Informix, MS SQLServer, Sybase и др.).

Для генерации программного кода создания базы данных выбираем средства генерации приложений и формируем отчет.

Автоматически генерируется программный код для создания базы данных на языке FoxPro:

• CREATETABLE Заказы (Номер_клие Numeric(8,0) NOTNULL, Дата_заказ DateNULL, Номер_Зака Character(20) NOTNULL, Таб№сотруд Numeric(8,0) NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));

CREATE UNIQUE INDEX XPKE_1 ON Заказы

(Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC, Номер_клие ASC);

CREATE INDEX XIF1Диагно ON Заказы

(Номер_клие ASC);

CREATE INDEX XIF2Диагно ON Заказы

(Таб№сотруд ASC);

CREATE INDEX ON Заказы

(r_i_f_l_ag);

• CREATE TABLE Клиенты (Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Фамилия Character(18) NULL, Имя Character(10) NULL, Отчество Character(20) NULL, Дата_рожде Date NULL, Место_рожд Date NULL, АдресCharacter(20) NULL, Дата_регис Date NULL, Телефон_до Numeric(8,0) NULL, Телефон_ра Numeric(8,0) NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));

CREATE UNIQUE INDEX XPKТранспо ON Клиенты

(Номер_клие ASC);

CREATE INDEX ON Клиенты

(r_i_f_l_ag);

• CREATE TABLE Консульт (Номер_Зака Character(20) NOT NULL, Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Маркетинго Character(100) NULL, Финанс_кон Character(200) NULL, Дата_заказ Date NOT NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));

CREATE UNIQUE INDEX XPKДиагнос ON Консульт

(Номер_Зака ASC, Номер_клие ASC, Дата_заказ ASC);

CREATE INDEX ON Консульт

(r_i_f_l_ag);

• CREATE TABLE Маркетин (Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Номер_Зака Numeric(8,0) NOT NULL, Результат_ Character(20) NOT NULL, Результат_ Character(50) NOT NULL, Дата_заказ Date NOT NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));

CREATE UNIQUE INDEX XPKДиагнос ON Маркетин

( Номер_клие ASC, Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC);

CREATE INDEX ON Маркетин

(r_i_f_l_ag);

• CREATE TABLE Сотрудни (Таб№сотруд Numeric(8,0) NOT NULL, Фамилия Character(20) NULL, Имя Character(20) NULL, Отчество Character(20) NULL, Дата_рожде Date NULL, Паспорт Character(20) NULL, Рабочий_те Numeric(8,0) NULL, Домашний_т Numeric(8,0) NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));

CREATE UNIQUE INDEX XPKСотрудн ON Сотрудни

(Таб№сотруд ASC);

CREATE INDEX ON Сотрудни

(r_i_f_l_ag);

• CREATE TABLE Управлен (Подбор_кад Character(100) NULL, Номер_ЗакаCharacter(20) NOT NULL, Дата_заказ Date NOT NULL, Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));

CREATE UNIQUE INDEX XPKE_5 ON Управлен

(Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC, Номер_клие ASC);

CREATE INDEX ON Управлен

(r_i_f_l_ag);

• CREATE TABLE Управлен (Дата_заказ Date NOT NULL, Номер_Зака Character(20) NOT NULL, Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Результат_ Character(100) NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));

CREATE UNIQUE INDEX XPKДефекто ON Управлен

(Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC, Номер_клие ASC);

CREATE INDEX ON Управлен

(r_i_f_l_ag);

• Данный программный код используется CASE-средством для автоматической генерации структуры базы данных на физическом носителе информации.

Создание базы данных с помощью CASE-средств позволяет избежать множества ошибок и значительно сократить трудовые затраты разработчиков.

Access

Для формирования базы данных организации ООО «Ксенокс» создадим 7 таблиц в режиме конструктора: «Goroda», «Klienty», «Sotrudniky», «Street», «Uslugy» и «Zakazy».

Таблица «Klienty» содержит все данные о клиентах, с которыми работает и обслуживает организация.

Таблица «Zakazy» содержит все данные о заказах, оформленных с клиентом на определенный срок.

Таблица «Sotrudniky» содержит все данные о сотруднике, который будет выполнять заказ, сделанный клиентом ООО «Ксенокс»

Таблица «Uslugy» содержит все данные о наборе услуг, предоставляемых организацией клиенту.

Таблицы «Goroda» и «Street» являются справочниками для формирования данных таблицы «Klienty».

Построим схему данных, на которой отражены имеющиеся связи.

Рисунок 1. Схема данных

На основе полученной БД организации создадим запросы, систематизирующие необходимые сведения.

Наиболее простым из них является запрос «Кто предоставляет услуги», который выдает фамилию имя отчество сотрудника организации:

Рисунок 2. Окно запроса

Результатом данного запроса будет таблица:

Рисунок 3. Результат запроса

Следующий запрос приводит данные о том, какой клиент, какой заказ оформил, на какие услуги, цена этих услуг, рабочий телефон клиента, если в нем появится необходимость.

Запрос имеет следующий вид.

Рисунок 4. Окно запроса на выборку

Результат запроса имеет следующий вид:

Рисунок 5. Результат запроса

Рисунок 6. Окно запроса

Ответом на этот запрос будут сведения о том, какой сотрудник будет выполнять заказ клиента

Рисунок 7. Результат запроса

Можно также строить и более сложные запросы. Таким, например, является запрос, который позволяет проследить динамику заказов по числам, то есть показывает количество заказов организации по дням.

Рисунок 8. Окно запроса

Рисунок 9. Результат запроса

Можно также проследить объем выполняемых заказов по дням, то есть создать запрос, который подсчитывает количество выполненных заказов по дням.

Рисунок 10. Окно запроса

Итоговое количество поставляемой продукции будет представлено в следующей таблице.

Рисунок 11. Результат запроса

Помимо запросов можно создать и форму:

Рисунок 12. Окно формы

Разработанная форма создания заказов клиентов на оказание им услуг обеспечивает легкость и быстроту оформления заказов.

Созданная в Microsoft Access БД организации ООО «Ксенокс» позволяет посредством запросов получать необходимую информацию и оптимально её использовать. Это способствует значительному снижению трудоемкости процесса по оформлению бланков заказов, а также четкому разделению потребности в оказании услуг по каждому клиенту.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Успешная работа учреждения во многом зависит от уровня ее технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации.

Появление информационных систем является одной из первоначальных задач усовершенствования деятельности управления.

Разработанная система автоматизированного документооборота отвечает основным требованиям оперативности и точности обработки документов.

В результате внедрения системы автоматизированного документооборота удается достичь:

• повышения исполнительской дисциплины;
• повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;
• сокращения времени исполнения поручений;
• оптимизации маршрутов прохождения документов;
• повышения оперативности получения необходимой информации;
• качественного улучшения контроля различных направлений деятельности учреждения;

— повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели. Автоматизированная система документооборота предназначена для использования специалистами учреждения.

Эксплуатация информационной системы автоматизированного документооборота обеспечит:

• инструментами эффективного управления;
• повышение производительности труда и сокращение времени общего прохождения документов;
• поддержку эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
• существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия электронного архива;

— введение формальных процессов прохождения документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

[Электронный ресурс]//URL: https://drprom.ru/kursovaya/avtomatizatsiya-ofisnogo-dokumentooborota-na-osnove-informatsionnyih-sistem/

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П. Барановская; Под общ. ред. И.Т. Трубилина. — М.:Финансы и статистика, 2000. -416 с.: ил.

2. Базы знаний интеллектуальных систем / Г.А. Гаврилова, В.Ф, Хорошевский — СПб: Питер, 2000. — 384 с.: ил.

3. Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. пособие. — М. : Финансы и статистика, 2002. — 192 с. : ил.

4. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. — М. : Финансы и статистика, 2002. — 352 с..

5. ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы

6. ГОСТ 34.601-90. Информационная технология. Автоматизированные системы. Стадии создания

7. Маклаков С. В. Создание информационных систем с ALLFusion Modeling Suite (Практикум по BPWin и ERwin, приложение А.) — М.: ДИАЛОГ– МИФИ, 2003 — 432с.

8. Калянов Г.Н. CASE. Структурный системный анализ (автоматизация и применение).

М., «Лори», 1996.

9. Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ Г.Н. Смирнова, А-А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. — М. : Финансы и статистика, 2002. — 512 с.: ил.

Приложение 1, Контекстная диаграмма «Заказы клиентов»

Приложение 2, Диаграмма декомпозиции «Заказы клиентов (*Заказы клиентов)»

Приложение 3, Диаграмма декомпозиции «Отдел исследований» (*«Отдел изготовления и сборки рекламной продукции»)

Приложение 4, Диаграмма декомпозиции «Проекты»(* «Макеты рекламной продукции»)

Приложение 5, Диаграмма декомпозиции «Отдел работы с клиентами»(* «Отдел Работы с клиентами»)

Приложение 6, Диаграмма дерева узлов «Заказы клиентов»

Приложение 7, Логическая модель предметной области ER-

Приложение 8

ER-модель предметной области, которая имеет оба уровня

Логический:

Физический:

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 5
1.1. Принципы и условия применения электронного документооборота 5
1.2. Основные особенности и функции систем электронного документооборота 10
ГЛАВА 2. Преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота 17
2.1 Проблемы внедрения СЭД 17
2.2 Преимущества внедрения СЭД 28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 33

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время документ является основным средством подачи информации в любой современной организации, от небольших коммерческих фирм до государственных предприятий. Разумная организация документооборота влияет как на эффективность управления предприятием в целом, так и на успешное ведение бизнеса конкретной организацией. Автоматизация рабочего процесса сегодня — это не только метод оптимизации внутренних процессов организации, но и «жизненная необходимость» в контексте стремительного развития информационных технологий. Системы электронного документооборота (СЭД) стали незаменимым элементом любого предприятия.
Важно отметить, что внедренная система электронного документооборота удовлетворит абсолютно все требования предприятия только при условии правильной интеграции системы в бизнес-процессы компании и с учетом особенностей внутреннего корпоративного документооборота. Поэтому для полноценного функционирования систем электронного документооборота требуется поддержка и адаптация со стороны компании, внедряющей ту или иную систему.
Отметим тот факт, что «деятельность разработчиков систем электронного документооборота практически не регламентирована». При разработке программных продуктов и реализации проектов по их внедрению разработчики и поставщики этих решений в той или иной степени руководствуются следующими государственными стандартами, которые помогают им в организации внедрения систем электронного документооборота, а также в разработка отдельных программных продуктов: ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 53898-2013.
Поскольку вышеперечисленные ГОСТы носят рекомендательный характер, разработчики вкладывают максимальную гибкость в свои решения, чтобы на базе системы можно было в зависимости от заказчика реализовать различные схемы работы с документами.
Актуальность выбранной темы заключается в том, что внедрение систем электронного документооборота на данный момент широко распространено. Многие организации постепенно переходят на электронный документооборот, поэтому необходимо проанализировать вопрос о том, как внедряются системы электронного документооборота, какие проблемы и преимущества внедрения, а также сравнить методы внедрения различных компаний.
Объект исследования — системы электронного документооборота.
Предмет исследования — теоретические аспекты организации внедрения основных систем электронного документооборота.
Целью работы является рассмотрение организации внедрения различных систем электронного документооборота для выявления особенностей и проблем этого процесса.
Для достижения этой цели необходимо выполнить ряд задач:
1. Проанализировать важнейшие принципы и условия электронного документооборота.
2. Рассмотрим основные характеристики и функции, присущие любой системе электронного документооборота.
3. Выявить преимущества и проблемы, связанные с процессом внедрения систем электронного документооборота.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1. Принципы и условия применения электронного документооборота

На смену традиционному («бумажному») документообороту в течение нескольких лет активно приходят электронные организации, занимающиеся различной деятельностью. Это связано с тем, что электронные документы сейчас становятся все более популярными из-за сокращения времени работы с ними, возможности удаленно заниматься офисной работой и, как следствие, сокращения бумажной работы.
Начиная разговор о принципах и условиях электронного документооборота, давайте разберемся, что такое электронный документ. Итак, электронный документ — это документированная информация, представленная в электронном виде, то есть в форме, пригодной для восприятия человеком с помощью электронных компьютеров, а также для передачи по информационным и телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Говоря о концепции электронного документа, нельзя не коснуться концепции электронного документооборота. Это способ организации работы с документами, при котором основная часть документов используется в электронном виде и хранится централизованно [11].
Следует отметить, что электронный документооборот осуществляется с помощью специальных систем — систем электронного документооборота.
Концепция системы электронного документооборота появилась сравнительно недавно. В нормативных документах нет определения этого явления. Согласно статье в ECM-Journal, система электронного документооборота — это компьютерная программа (программное обеспечение, система), позволяющая организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передача документов, выдача задач, отправка уведомлений и т.д.) [15].
Электронный документооборот основан на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых документы создаются и перемещаются. С учетом того, что понятия электронного документооборота и системы электронного документооборота неразрывно связаны, можно сформулировать несколько основных принципов электронного документооборота, которые в той или иной степени выделялись разными авторами [18]:
1. Предоставление программной платформы, используемой в той или иной СЭД, возможность хранить, искать документы, а также поддерживать систему обмена сообщениями между пользователями. Этот принцип является одним из важнейших, так как он определяет саму суть работы любой СЭД, ведь хранение, поиск и общение между пользователями — это основа для быстрого создания документа, его обработки и хранения.
2. Реализация поддержки распределенной обработки информации, т.е. документ должен быть отправлен только тем пользователям, которым он предназначен для создания, утверждения и редактирования документа. Этот принцип исключает возможность ошибочной отправки документа, например, не тому исполнителю, а также массовую рассылку документа всем пользователям, а не одному конкретному.
3. Масштабируемость — определяется набором поддерживаемых платформ, максимальным количеством пользователей, количеством уровней структур системы. Этот принцип определяет уровень производительности информационной системы, то есть ее способность работать с потоком и объемом информации, который будет осуществляться после внедрения СЭД.
4. Открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями. Открытость архитектуры — это ее гибкость, этот принцип нужен для того, чтобы организация, реализующая систему электронного документооборота, имела возможность настраивать систему под конкретную организацию клиента, удаляя одни элементы и добавляя другие. Интеграция важна, прежде всего, для удобства использования системы и ускорения времени работы с документами.
5. Поддержка различных типов документов, с которыми работает система. Этот принцип предполагает работу с документами, имеющими разные форматы, а также поддержку работы с несколькими версиями документа и возможность отслеживать взаимосвязь документов.
6. Коллективная работа с документами. Он заключается в обеспечении возможности коллективной работы группы исполнителей над одним или несколькими документами для лучшего выполнения своей задачи по исполнению.
7. Возможность работать по «бесплатной» схеме. Этот принцип означает, что в системе не должно быть жесткой фиксации маршрутов выполнения документов. Оформление отдельных документов может отличаться от стандартного порядка оформления однотипного документа в организации, что может усложнить работу по его оформлению и обработке.
8. Контроль за прохождением и оформлением документов. Руководитель организации или другое лицо, назначенное контролером для оформления документа, должно полностью и в режиме реального времени иметь возможность отслеживать, на какой стадии исполнения находится тот или иной документ.
9. Выявление особенностей настройки продукта под нужды конкретного покупателя. Этот принцип тесно связан с принципом открытости архитектуры систем электронного документооборота. Он заключается в возможности настроить систему под конкретную организацию с учетом особенностей офисной работы в ней.
10. Необходимость ориентироваться на традиционное для России понятие документооборота. Многие стандарты, регулирующие создание и внедрение систем электронного документооборота, являются международными или европейскими, например, MoReq2 [7]. Отечественные специалисты вынуждены подстраивать их под нашу, российскую, концепцию делопроизводства, в частности, электронного. Это связано с тем, что правила и устоявшиеся нормы документооборота за рубежом отличаются от отечественных. Поэтому разработчикам СЭД необходимо руководствоваться именно отечественными правилами при создании и внедрении систем электронного документооборота.
Вышеупомянутые принципы электронного документооборота позволяют вести оперативный и объективный контроль прохождения документов в организации, а также быстро выяснять, на каком этапе обработки находится тот или иной документ.
С документами любого содержания необходимо выполнять определенные действия: принимать и отправлять, регистрировать, передавать адресату, контролировать ход выполнения, налагать решения. Специализированные системы как раз и предназначены для решения таких задач.
Использование организации электронного документооборота — не самый простой процесс, поэтому существует ряд условий, способствующих успеху в данном случае, которые в своей работе обозначил Ю.Д. Фот, Е.В. Каменев.
Во-первых, активное участие в использовании электронного документооборота со стороны руководства организации. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением систем электронного документооборота, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешно достичь поставленной цели.
Во-вторых, необходимо придерживаться этапов установки, чтобы уложиться в требуемые сроки и бюджет.
В-третьих, интерес ключевых пользователей — одно из основных условий успешного использования организацией электронного документооборота. Рабочая группа по внедрению должна учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
В-четвертых, грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разногласий между подрядчиком и заказчиком при эксплуатации системы.
Следует отметить, что соблюдение вышеуказанных условий и принципов электронного документооборота гарантирует более эффективное внедрение систем электронного документооборота. Происходит это путем настройки системы, которая будет учитывать требования конкретного заказчика, возможность промежуточного контроля за движением документов, а также требование наличия специальных возможностей системы уведомления о нарушениях в процесс работы с документами и их прохождение. Нельзя игнорировать тот факт, что бесперебойное функционирование всех процессов делопроизводства в организации и их строгая структурированность обеспечивается контролем за соответствием системы документооборота государственным стандартам и законодательству в целом [10].
Таким образом, под электронным документооборотом мы понимаем такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде с использованием специализированного класса программного обеспечения — систем электронного документооборота. Электронный документооборот имеет ряд особенностей, которые связаны с изложенными выше принципами электронного документооборота, а также с соблюдением необходимых условий его использования.

1.2. Основные особенности и функции систем электронного документооборота

Как отмечалось ранее, система электронного документооборота — это компьютерная программа (программное обеспечение, система), позволяющая организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передача документов, выдача заданий, отправка уведомления и др.). Любая система электронного документооборота, в первую очередь, должна отвечать конкретным потребностям организации. Для этого «разработчики создают такую СЭД, которая будет направлена на достижение следующих целей» [12]:
1. Обеспечение повышения эффективности и качества работы с документами, оптимизация документооборота, обеспечение контроля исполнения;
2. Снижение трудозатрат на рутинные операции;
3. Обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации;
4. Обеспечение контроля прохождения документов с момента их получения или создания до завершения оформления, отправки или регистрации по делу;
5. Сокращение сроков прохождения и оформления документов;
6. Централизованное хранение текстов документов, оформленных в электронном виде, и их графических изображений;
7. Возможность организации логической привязки документов по одному вопросу и оперативного поиска документов по тематическому набору реквизитов.
Для достижения вышеуказанных целей системы электронного документооборота должны обладать рядом специфических особенностей. Это: наличие справочников, возможность интеграции с другими программными продуктами, использование системы управления базами данных.
Понятие «справочник» представлено на официальном сайте 1С. Итак, каталоги являются прикладными объектами конфигурации, т.е. они позволяют хранить в информационной базе данных данные, имеющие одинаковую структуру и характер списка. Это может быть, например, список сотрудников, список товаров, список поставщиков или покупателей.
Справочники предназначены для хранения и систематизации различной справочной информации. Их использование позволяет избежать разного рода ошибок, например, при вводе каких-либо реквизитов документа. Они регулярно обновляются, что позволяет пользователю работать с наиболее актуальной информацией во время контакта.
Ссылки используются для упрощения заполнения диалоговых полей. Удобнее и безопаснее не заполнять поля вручную, а по возможности подставлять данные из соответствующего справочника.
Одной из важнейших и актуальных задач при внедрении СЭД является задача интеграции системы электронного документооборота с другими информационными системами. Обратите внимание, что интеграция — это процесс объединения нескольких объектов в одно целое. Любая СЭД должна интегрироваться с другими программами, системами, так как это позволяет ей иметь более широкий набор функций. СЭД, не имеющая возможности интеграции с другими ИТ-системами, неконкурентоспособна на рынке [15].
С интеграцией неразрывно связана еще одна актуальная задача внедрения СЭД — миграция данных из ранее использовавшихся систем электронного документооборота, причем не только при переходе с устаревших СЭД, но и при миграции по каким-либо причинам с платформы, на которой ранее был реализован электронный документооборот.
Миграция данных — это отдельный организационный проект и включает в себя все основные этапы: анализ, проектирование, разработку, тестирование. «Откладывание миграции до последнего момента недопустимо, так как это влечет за собой задержки в реализации целевого проекта и непредвиденные расходы».
Еще одна особенность СЭД — наличие в них системы управления базами данных (СУБД). СУБД — это хранилище данных и метаданных для системы. Такое определение дает в своей работе Е.В. Романченко.
Самое широкое определение дал С.Д. Кузнецов. СУБД — это набор языковых и программных инструментов, предназначенных для создания, обслуживания и совместного использования баз данных многими пользователями. Обратите внимание, что система управления базой данных является посредником между базой данных и ее пользователями.
Основными функциями СУБД являются: управление данными во внешней памяти (на дисках); управление данными в памяти; ведение журнала изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев.
Таким образом, система управления базами данных имеет сложную структуру и является неотъемлемой частью систем электронного документооборота.
Все перечисленные особенности можно выявить только при предпроектном опросе рабочей группой по внедрению системы электронного документооборота. Каждая организация имеет свои особенности ведения делопроизводства, поэтому важно, чтобы система полностью отвечала всем требованиям, предъявляемым к конкретной организации [14].
Говоря об особенностях СЭД, нельзя не затронуть тему функций СЭД. Итак, рассмотрим основные функции систем электронного документооборота, согласно европейскому стандарту MoReq2 «Типовые требования к электронному документообороту» [7], разработанному в 2008 году. Отметим, что это универсальный документ, содержащий функциональные требования к управлению электронными документами в рамках рамки систем электронного документооборота. Область применения этого стандарта — как частные, так и государственные учреждения, желающие внедрить СЭД.
В статье Н.А.Храмцовской «Опыт общественного обсуждения важнейших нормативных документов на примере спецификаций MoReq2» раскрывается вопрос, почему MoReq2 так важен в нашей стране. Ответ прост — в наше время активно развиваются информационные технологии, следствием чего является переход на электронный документооборот, то есть использование систем электронного документооборота. Поскольку MoReq2 — универсальный стандарт, его разделы и требования подходят для любой системы учета, в любой стране [7].
Любая система электронного документооборота должна обладать определенными функциональными характеристиками, которые важны для успешного ведения электронного документооборота. Основные функции, присущие любой системе электронного документооборота, изложены в MoReq2 [7].
Итак, основными функциями систем электронного документооборота являются:
1. Контроль доступа и безопасность — это обеспечение контроля и управления, связанное с безопасностью документов.
Любая организация должна иметь возможность контролировать доступ к документам. В СЭД права доступа назначаются не каждому пользователю системы, а определенным группам пользователей. Наряду с этим, СЭД позволяет определенным пользователям открывать доступ на определенное время к определенному документу и к определенному действию для других пользователей. Обычно эти права закрепляются за сотрудниками административного аппарата организации.
2. Функция резервного копирования и восстановления — используется в целях безопасности. Эта функция реализована либо в самой СЭД, либо через ее интеграцию с другими системами и приложениями. Обычно такие обязанности возлагаются на работников ИТ-службы.
3. Управление сроками хранения документов, их передачи и уничтожения. СЭД устанавливает период хранения для различных типов документов по умолчанию в процессе внедрения в соответствии с текущими сроками хранения. У данной функции есть существенный недостаток — при изменении срока хранения тех или иных документов в законодательстве необходимо вручную изменить его в СЭД, поскольку изначально система была настроена иначе.
Системы электронного управления документами уведомляют пользователей обо всех истекающих сроках хранения в течение указанного периода, поэтому вероятность того, что какой-либо документ не будет вовремя уничтожен или не передан в архивное хранилище, сведена к минимуму [10].
Передача документов на хранение в большинстве случаев осуществляется путем их переноса в СЭД, которая отвечает за архивное хранение документов.
4. Обеспечение ввода и регистрации документов. В СЭД есть гибкая система ввода информации, которая имеет хорошие средства настройки и управления. Благодаря этому рабочая группа по внедрению системы имеет широкие возможности по настройке системы применительно к конкретной организации, ее адаптации к этой организации.
Отдельно здесь мы можем выделить функцию сканирования, которая позволяет автоматически извлекать необходимые метаданные из отсканированного документа, чтобы вам не приходилось вводить их вручную в систему.
Регистрация документов в СЭД происходит автоматически, с присвоением документу определенного номера.
5. Умение искать информацию. В соответствии с рассматриваемым стандартом поиск — это процесс идентификации (идентификации) дел и документов с использованием параметров, заданных пользователем, с целью поиска, получения доступа и извлечения документов, заголовков, дел, поддиапазонов, томов и / или их метаданных. Обратите внимание, что EDMS позволяет искать как документы, так и связанные с ними метаданные. Поиск в основном выполняется по элементам известных метаданных, таким как заголовок или дата.
6. Создание отчетов. Отчеты в СЭД необходимы для того, чтобы администраторы могли управлять системой, а руководство могло контролировать правильное использование СЭД. Благодаря своевременному созданию отчетов (часто выявляются ошибки в работе самой СЭД или пользователей в ней) ИТ-специалисты вовремя обнаруживают эти проблемы и устраняют их без вреда для организации. Обратите внимание, что отчеты часто создаются по действиям с документами, по частоте их изменений, по частоте создания новых заголовков и обращений.
Таким образом, под СЭД мы подразумеваем программу, в которой вы можете создавать документы, изменять их, а также использовать и хранить. Основными особенностями СЭД являются наличие справочников, возможность интеграции и миграции, а также наличие системы управления базами данных. Эти функции универсальны, то есть они должны быть в любой системе. Что касается функций СЭД, отметим, что приведенный перечень функций систем электронного документооборота не является исчерпывающим, здесь были приведены основные, реализованные в любой системе электронного документооборота. Рассмотренные функции обеспечивают адекватный учет в организации с использованием СЭД [15].
Одно из основных требований к функционированию разработчиков современной СЭД — предложить решение, адекватное по качеству, цене и срокам, по которым осуществляется внедрение, вне зависимости от индивидуальных особенностей работы заказчика, иными словами, СЭД должна удовлетворять потребности абсолютно любой организации любого вида деятельности и размера. Это и есть основная задача внедрения — в СЭД должны быть такие функции, с помощью которых рабочая группа внедрения может адаптировать систему под конкретную организацию.

ГЛАВА 2. ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ, СВЯЗАННЫЕ С ВНЕДРЕНИЕМ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Проблемы внедрения СЭД

Говоря о преимуществах внедрения систем электронного документооборота, нельзя не отметить проблемы от этой же реализации, на которые в своих статьях обращал внимание С.К. Байдыбеков, А. Пахчанян.
Во-первых, человеческий фактор. Есть особенность СЭД — она должна быть внедрена на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации. В любой организации есть сотрудники, которые не готовы перейти на новый вид работы с документами, их привлекает более устаревший вид работы. Обычно это связано либо с нежеланием узнавать что-то новое, либо с недостаточным уровнем образования [11].
Рассмотрим варианты решения этой проблемы:
1. Переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту, где сотрудники могут работать с электронными документами (отправлять, получать, редактировать и т.д.). Благодаря этому сотрудники постепенно привыкнут к работе с электронными документами и будут печатать только то, что им действительно нужно. Такой подход приведет к значительному сокращению количества копий бумажных документов и облегчит их обновление. Целесообразно внедрить такие средства электронной почты и доступа к информации, которые станут частью будущей системы электронного документооборота.
2. На этапе подготовительных работ следует постараться найти сторонников-энтузиастов, которые помогут коллегам освоить новую технологию работы в системе. Желательно, чтобы эти сотрудники были дружелюбны, мотивированы нежеланием показать свое превосходство над другими, а, наоборот, желанием помочь другим легче овладеть тем, что они сами уже знают. Желательно организовать обучающие курсы.
Во-вторых, фактор лидерства.
Эта проблема является одной из важнейших во внедрении, ведь невнимание руководителей организации может привести к необратимым последствиям, вплоть до того, что система вообще не будет внедрена.
Причины тому: нежелание руководителей работать с электронными документами, а также боязнь прозрачности своей деятельности для подчиненных.
Из возможных решений этой проблемы можно выделить следующие: убедить менеджера в необходимости внедрения системы. В противном случае потраченные на реализацию средства и усилия не оправдают себя.
В-третьих, постоянные структурные изменения, в результате которых происходит слабая формализация бизнес-процессов. Эта проблема решается достаточно просто, основная задача рабочей группы внедрения — внедрить такую СЭД, которая будет соответствовать характеристикам конкретной организации.
Отметим, что ни один акт внедрения СЭД не обходится без проблем, которые в большинстве случаев своевременно решаются рабочей группой. Именно эффективность их решения гарантирует максимально быстрое и качественное внедрение системы электронного документооборота в организации [19].
Обозначенные выше преимущества от внедрения систем электронного документооборота дают понять, что внедрение СЭД необходимо в современных условиях существования организаций. Они помогают организациям выйти на новый уровень, стать самыми современными, а значит, работа с документами становится максимально эффективной. Что касается проблем, возникающих при внедрении СЭД, отметим, что полностью избавиться от них на этапе подготовки к внедрению не удастся. Каждая организация работает по-своему, поэтому организация, внедряющая систему, не сможет адаптироваться к каждому клиенту. Она сделает это в процессе внедрения, а это значит, что проблемы будут решены и в это время.
Рассмотрев теоретические аспекты внедрения систем электронного документооборота, можно сделать ряд важных выводов.
В настоящее время ни одна организация не может обойтись без использования систем электронного документооборота в своей деятельности, о чем свидетельствует тот факт, что все больше и больше организаций, как больших, так и малых, переходят на электронный документооборот, считая такой способ выполнения офисной работы более быстрым и удобным.
Грамотное создание СЭД разработчиками с использованием основных принципов и условий использования электронного документооборота, а также наиболее квалифицированное обучение работе с ним позволяет нам отодвинуть традиционный рабочий процесс на второй план.
Системы электронного документооборота, которые не разработаны в соответствии с основными функциями, неконкурентоспособны и не соответствуют основным требованиям к СЭД. Соблюдение основных функций — важнейший фактор, без которого конкретная СЭД просто не может существовать.
Рассмотрим сначала организационные проблемы внедрения СЭД.
Их много, но я выделю самые важные. Начнем с задач, которые ставит перед собой руководство [10]:
1. Менеджеры не обладают достаточным пониманием возможностей и функций СЭД, и поэтому не могут должным образом оценить все ее преимущества.
Проблема неосведомленности руководства — одна из самых распространенных.
При этом возможны 2 случая: 1) до внедрения систем электронного документооборота в организации был документооборот и 2) до внедрения СЭД документооборота в организации не было вообще.
В первом случае руководство компании обычно не имеет четкого представления о целях реализации. Консерватизм здесь исходит от незнания менеджеров того, что СЭД систематизируют уже существующий документооборот, экономят средства предприятия и рабочее время сотрудников. Решение этой проблемы в основном заключается в правильной и полной информации руководства клиента.
Во втором случае у руководства возникает масса проблем, связанных с отсутствием документооборота. Однако он не понимает, откуда берутся эти многочисленные «завалы». Они даже не хотят слышать ни о каких системах. Чаще всего менеджеры в таких случаях могут рассуждать так: «У меня уже много проблем, мне некогда ни на какие системы электронного документооборота!» Это очень непростая ситуация, потому что сложно убедить руководство, что после внедрения СЭД многие проблемы компании, связанные с отсутствием порядка, будут решены. Тем не менее, с этой проблемой можно справиться.
Можно действовать следующим образом. Тщательно проанализировав деятельность этого предприятия, необходимо выделить те подразделения, которые больше всего страдают от отсутствия документооборота. Затем в этих блоках нужно запустить пилотный проект. При его успешной реализации вы получите поддержку в виде руководителей этих ведомств, проблемы которых будут решены. После этого вы можете уверенно настаивать на проведении встречи по этому вопросу [9].
2. Отсутствие личной заинтересованности среди начальства.
По словам Елены Ивановой, руководителя отдела маркетинга компании EOS: «Интерес — это главное, как на старте проекта, так и в процессе. Если заказчик, а особенно руководитель организации, заинтересован, внедрение будет намного проще. А вопрос подготовленности легко решается повышением квалификации. «Однако именно отсутствие должной приверженности со стороны руководства является довольно распространенной проблемой. Это может быть связано с опасением прозрачности собственной деятельности, которое наступает после внедрения СЭД. И подчиненные, и руководители боятся открыть свою деятельность для всех, отсюда неоднозначное отношение к внедрению систем документооборота.
Кроме того, уже немного, но есть лидеры «советского типа»: они не хотят напрямую работать с документами, просматривать их, вникать в контент. Они предпочитают общаться с живыми людьми, то и дело «вызывая их на ковер».
3. Недооценка подготовительной части. Подготовительный этап внедрения системы электронного документооборота чрезвычайно важен для дальнейшего функционирования системы. Ведь на стадии обследования и запуска «пилотного проекта» прорабатываются все те бизнес-процессы, которые будут автоматизированы, уточняется вся информация, которая не была получена в ходе предпроектного обследования, и выявляются недостатки. На этом этапе необходимо тщательно продумать все цели и задачи, которые должна решать СЭД. Пилотный проект позволяет убедиться, что решение соответствует поставленным задачам, и, если оно не соответствует всем требованиям, отказаться от внедрения без потери значительных средств. Тем не менее, некоторые руководители стараются сэкономить на «пилоте», не придавая ему особого значения [16].
С другой стороны, некоторые испытывают искушение построить полную систему из пилотного проекта, что также неверно и на самом деле очень опасно. Ведь «пилот» не обладает полным функционалом, и это вызовет проблемы в будущем.
4. Отсутствие согласованности между заказчиком и поставщиком. В такой ситуации у противоположных сторон могут быть разные представления о задачах и целях реализации. В этом случае действия поставщика и покупателя не будут согласованы, и их постигнет печальный опыт Лебедя, Рака и Щуки. Поэтому при внедрении пилотного проекта проводится окончательное уточнение и согласование целей и задач реализации.
5. Экономия на обучении сотрудников. Многие руководители не относятся серьезно к этапу обучения. Действительно, обучение сотрудников на рабочем месте — большая проблема. Здесь выходом может стать организация дистанционного обучения.
Теперь давайте посмотрим на организационные проблемы, связанные с сотрудниками.
«Заинтересованность персонала заказчика — это не меньше, чем профессионализм и опыт внедрени»”, — говорит Алексей Чернышев, эксперт Digital Design, премиального партнера DocsVision. «Члены рабочей группы внедрения со стороны заказчика должны быть максимально заинтересованы в результате проекта, и чем больше у них будет энтузиазма, тем успешнее будет внедрение и тем эффективнее будет дальнейшая работа в СЭД. быть. С точки зрения организационной готовности заказчику важно убедиться, что каждый участник внедрения готов для него: например, у спонсора проекта должно быть желание изменить процесс и полномочия для внесения соответствующих организационных изменений, процесса собственники должны иметь представление о достигаемых целях и приоритетах этих целей с точки зрения бизнес-задач. Что касается «технической» подготовленности персонала — это тоже много значит, но интерес к проекту важнее. Ведь все можно узнать, было бы только желание» [17].
По мнению психологов, консерватизм — одна из основных черт человека: «Консерватизм обусловлен особенностями строения человеческого мозга — человеку физиологически легче работать так, как он уже привык (даже если этот метод является не самый оптимальный».
При внедрении систем электронного документооборота можно встретить сопротивление со стороны сотрудников. Они могут воспринять это нововведение не только нейтрально, но и отрицательно. Такое отношение можно объяснить разными причинами.
Первый — это нарушение привычной деятельности. Люди привыкли работать по своим, давно установленным правилам. Многие годы делопроизводство велось в неизменном виде, например, бумажный документооборот. И теперь им предлагают быстро перейти на новый метод, в системы электронного документооборота, но при этом нагрузка не снижается! Естественно, это вызывает недовольство и сопротивление со стороны сотрудников.
Решить эту проблему можно с помощью постепенного внедрения СЭД. Например, сначала внедрите только электронную почту. Электронной почтой легко пользоваться, и люди быстро привыкнут к ней, так как она, несомненно, покажется им более удобной, чем обычная почта. Затем вы можете создать свой собственный интранет-сервер и т.д. Сотрудники постепенно привыкнут к тому, что документы нужно читать с экрана ПК, а распечатывать только самое необходимое. Необходимо как можно лучше показать людям положительную сторону реализации, построить правильную мотивацию. Кроме того, чтобы снизить сопротивление персонала внедрению, вам необходимо полагаться на знакомую стандартную среду. Например, если компания использует Lotus Notes / Domino, то желательно, чтобы интерфейс СЭД был аналогичен интерфейсу Lotus [10].
Второй — нежелание переучиваться. Внедрение систем электронного документооборота обязательно повлечет за собой необходимость переподготовки сотрудников. Не все с радостью примут требования для повышения квалификации. Кто-то даже открыто саботирует проект.
Причиной консерватизма также может быть боязнь неспособности работать в системе, боязнь того, что ошибки дискредитируют сотрудника в глазах руководства (или подчиненных). Не исключено, что это боязнь штрафов, кадровых перестановок из-за выявления участков с низкой производительностью труда (про прозрачность деятельности я уже говорил). Более того, самое интересное, что пожилых сотрудников часто спрашивают прямо: либо они проходят переподготовку, повышают квалификацию, либо их могут уволить как не соответствующих занимаемой должности. Поэтому они часто делают это очень старательно. И хотя на их обучение может уйти больше времени и денег, но потом они становятся хорошими специалистами [9].
Наибольшее сопротивление всему новому обычно возникает у старожилов компании, которые четко понимают и подчеркивают свою важность и необходимость. У них есть страх потерять статус перед начальством. Эти опасения связаны с вынужденным дублированием информации, которое происходит в первые месяцы после внедрения СЭД, что может привести к различным ненужным вопросам, которые могут привести к различным конфликтам.
Ярым противником внедрения СЭД может стать и ИТ-подразделение, которое несет тяжелую ношу.
Важно отметить, что на этапе опытной эксплуатации эффективным методом преодоления консервативных установок является отбор рабочей группой наиболее активных и «лояльных» пользователей. В любой организации обязательно найдутся люди, которые всегда открыты для нового. Они будут воспринимать СЭД как «новую игрушку», а не как бремя и сложность, быстро включатся в работу и помогут другим, внушая им свою уверенность и мотивируя их работать в системе [11].
В заключение я приведу небольшой пример. Следующий инцидент произошел на бельгийской железной дороге при внедрении системы электронного документооборота. Когда было объявлено, что новая система будет запущена в такую-то дату, половина сотрудников не вышли на работу под разными предлогами. Люди так болезненно воспринимают нововведения!
Подобные инциденты неизбежны в процессе внедрения и ввода в эксплуатацию систем документооборота. Поэтому необходимо вести постоянный диалог с руководством, и среди всех сложностей и проблем постараться объяснить сотрудникам, что СЭД в будущем станет их помощником в решении текущих производственных проблем, а не источником неприятностей [8].
1. Недостаточная квалификация. Несмотря на значительное развитие информационных технологий в последние годы, многие сотрудники российских компаний все еще не имеют необходимых навыков работы с ПК. Получается, что прежде чем внедрять СЭД, нужно сначала научить персонал работать с компьютером базовыми способами. Следовательно, вам придется уделять больше времени обучению сотрудников или даже поиску новых, более квалифицированных кадров.
3. Низкая вовлеченность менеджеров в проект. СЭД внедряется для организации и, следовательно, сотрудники этой организации будут ею пользоваться. Следовательно, чем активнее проявляют себя сотрудники и руководители при внедрении электронной системы, тем более оптимизированной эта система будет и будет полностью соответствовать требованиям организации и сотрудников, в частности.
Распространенной ошибкой является возложение ответственности за проект на внешних консультантов, у которых нет ни административных полномочий, ни надлежащих полномочий, ни знания взаимоотношений в команде и ее внутренних проблем. Если в компании нет подходящего кандидата, то можно даже нанять другого сотрудника и назначить его ответственным за проект.
Обратите внимание: при внедрении СЭД необходимо сбалансировать затраты. Например, лучше нанять «лишнего» сотрудника, чем платить больше «круглых» сумм позже, когда проект провалится [19].
Теперь рассмотрим технические проблемы внедрения систем электронного документооборота.
1. Сложность выбора подходящей системы. Заказчики не всегда хорошо понимают, какие системы есть на рынке и как их выбирать. Помощь консультантов и хорошее знание бизнес-процессов собственной компании помогают снизить риски внедрения СЭД. Прежде чем приступить непосредственно к выбору СЭД, вы должны иметь четкое представление о том, какие потребности должна удовлетворять внедряемая система. И только после этого уже можно выбрать нужную СЭД с требуемыми техническими характеристиками. В противном случае может случиться так, что уже в процессе эксплуатации готовой СЭД неожиданно обнаружится, что в системе отсутствует весь необходимый заказчику набор операций. И вряд ли удастся расторгнуть договор с компанией-поставщиком (или «исполнителем») после того, как все будет оплачено и установлено. Поэтому к этапу выбора желаемой СЭД нужно подходить очень ответственно и всегда помнить [13]:
Неудачный выбор системы — это не просто финансовые потери, это подрыв доверия персонала к инновациям в целом. После такого «прокола» в течение нескольких лет ни о каких нововведениях даже намекать не удастся.
Нередки случаи, когда при выборе СЭД руководствовались только популярностью системы, которая является результатом эффективной маркетинговой деятельности ее производителя. При этом игнорировались такие важные факторы, как функциональность, стоимость, предоставляемые услуги обучения, техническая поддержка и т.д.
При выборе системы нужно ориентироваться не только на свои финансовые возможности, но и на свои потребности. Это означает следующее.
Если организация небольшая или ей не нужно выполнять какие-то сложные финансовые задачи, то покупать сложную и дорогую систему нет необходимости. Но если требуется больше функциональности, у компании есть филиалы, реальные возможности для расширения, то систему следует выбирать с перспективой на будущее.
Выбор провайдера СЭД для многих является большой трудностью. Здесь важно учитывать репутацию этого поставщика. Желательно поговорить с другими заказчиками, которые с ним взаимодействовали, и узнать, довольны ли они реализованным проектом. Качество обучения и услуг технической поддержки также может многое сказать о профессионализме поставщика.
2. Совместимость нового программного обеспечения с существующим оборудованием. ИТ-инфраструктура заказчика может быть не готова к предстоящей нагрузке. Результатом может стать падение эффективности работы электронной системы, а также сбои в работе программного обеспечения. Чрезмерная нагрузка может привести к выходу из строя техники, что ведет не только к материальным, но и временным затратам. Поэтому на этапе пилотного проекта необходимо тщательно проверить уже имеющееся на предприятии оборудование на совместимость с установленной системой. Если оборудование не соответствует требованиям, нужно вступить в переговоры с директором о приобретении нового оборудования. В противном случае установка системы будет невозможна [14].
3. Отсутствие регламентов, неформализованных бизнес-процессов. Если в организации нет правил, по которым осуществляется рабочий процесс, то эффективное внедрение СЭД практически невозможно. Кроме того, если структура организации нестабильна (в литературных источниках это явление обычно называется «структурной скачкой»), то создать СЭД будет очень сложно. Однако без выхода проблем не бывает. В этом случае внедрение СЭД возможно не сразу, а постепенно, сначала в наиболее устоявшихся, формализованных подразделениях.
4. Миграция существующих документов. Этап, на котором существующие бумажные документы в организации переходят в электронный вид, не только очень трудоемок, но и очень опасен, так как возможна потеря информации, дублирование существующих документов. Понятно, что для того, чтобы преобразовать документ в электронный вид, необходимо использовать сканирование. Если количество входящих документов невелико, то можно использовать простые недорогие сканеры. Но в том случае, если объем входящей корреспонденции очень большой (это обычно бывает в крупных организациях и в «организациях, производящих» документы), тогда потребуется приобретение специализированных дорогих сканеров, что является дополнительными (и немалыми) затратами.

2.2 Преимущества внедрения СЭД

Внедрение систем электронного документооборота — долгий и сложный процесс. Вот почему важно определить, насколько необходимо внедрение для конкретной организации, окупят ли преимущества СЭД затраты на проект внедрения и превысят ли преимущества СЭД ее возможные недостатки.
Специалисты компании Электронные офисные системы выделяют следующие преимущества от внедрения систем электронного документооборота [11]:
— снижение затрат и экономия ресурсов по разным позициям;
— долгосрочный стратегический эффект — улучшение системы менеджмента, бизнес-процессов и, как следствие, значительная положительная динамика показателей эффективности организации;
— освобождение офисных площадей, необходимых для хранения бумажных документов, в результате внедрения;
— снижение затрат на копирование — бумага, копировальные аппараты, расходные материалы;
— снижение стоимости доставки бумажных документов за счет внедрения системы;
— экономия рабочего времени сотрудников на документообороте, как следствие — высвобождение времени для продуктивной деятельности.
Все вышеперечисленные преимущества от внедрения СЭД обобщены и характерны практически для любой системы электронного документооборота.
А как насчет стратегических преимуществ внедрения СЭД? Обратите внимание, что они влияют на эффективность организации и связаны с улучшениями ключевых бизнес-процессов, в том числе:
Во-первых, повышение качества работы с информацией.
Эффективность происходит за счет создания определенного единого информационного пространства, к которому имеют доступ удаленные отделы и филиалы, а также сотрудники, не находящиеся в организации в данный момент (например, командировочные). Также увеличивается скорость обработки информации и повышается уровень информационной безопасности, что важно в век информационных технологий [18].
Во-вторых, повышение эффективности компании.
Отметим, что в этом случае наблюдается улучшение исполнительской дисциплины, а также повышение качества управленческих решений. Это достигается за счет использования актуальных данных при работе с документами. В отдельных организациях реализуются эффективные механизмы совместной работы в СЭД, т.е. такой принцип работы, при котором работа с одним документом осуществляется совместно различными сотрудниками организации, например, его редактирование.
Таким образом, следует отметить, что преимущества внедрения систем электронного документооборота заключаются именно в их долгосрочном эффекте от использования. Успешное внедрение СЭД помогает в работе как руководителей организации, так и их заместителей, исполнителей, в частности, сотрудников отделов документационного обеспечения менеджмента.
Обобщая вышесказанное, отметим основные преимущества внедрения СЭД [19]:
— снижение затрат на поддержание офисной работы;
— увеличение скорости ответа на запросы граждан (характерно, прежде всего, для государственных структур);
— возможность контролировать все текущие бизнес-процессы в режиме реального времени;
— увеличение скорости распространения информации как внутри организации, так и за ее пределами;
— принятие решений происходит быстрее и эффективнее;
— делопроизводство осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства в сфере делопроизводства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Электронный документооборот — это способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде. Понятия электронного документооборота и системы электронного документооборота неразрывно связаны, поскольку одна из них дополняет другую. Таким образом, мы можем сформулировать следующее определение понятия системы электронного документооборота — это компьютерные программы, которые предназначены для использования на всех этапах работы с документами. Основная цель использования систем электронного документооборота — успешная организация документооборота менеджмента в компании, что позволяет эффективно осуществлять деятельность, определенную для данной компании.
В работе определены и проанализированы основные принципы и условия использования электронного документооборота как неотъемлемой части систем электронного документооборота. Проведенный анализ показал, что электронный документооборот имеет ряд особенностей, связанных с выделенными принципами электронного документооборота, а также соблюдением необходимых условий для его использования.
Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота, позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций, разрабатывающих системы и системы. требования к ним:
Во-первых, системы электронного документооборота должны соответствовать требованиям законодательства. Основными государственными стандартами, в той или иной степени регулирующими деятельность организаций, внедряющих и разрабатывающих системы электронного документооборота, являются: ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 544471-2011, ГОСТ Р 54989-2012.
Во-вторых, системы электронного документооборота должны учитывать потребности организаций, в которых они внедряются. В каждой организации есть свои особенности работы с документами. Вот почему системы должны быть гибкими и уметь адаптироваться к потребностям организаций, в которых они внедрены.
В-третьих, системы электронного документооборота должны иметь возможность интеграции с другим программным обеспечением и другими программными продуктами. Это требование обусловлено удобством настройки системы при наличии данной функции, а также удобством для пользователей при работе в ней.
В-четвертых, любая система электронного документооборота должна обеспечивать безопасность данных и контролировать доступ к информации. Это требование является одним из важнейших, поскольку утечка информации влечет за собой множество последствий, с которыми не каждая организация может справиться.
Выделенные преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота, позволили понять, какие проблемы возникают при внедрении систем, и предложить возможные решения этих проблем.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (в ред. 25 ноября 2017 г.) // Российская газета. — 2018. — №75 — 29 июля.
2. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (в ред. От 23.06.2016) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2017. — №15. — Ст. 2036 г.
3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Государственный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Офисная работа и архивирование. Понятия и определения. — М .: Стандартинформ. — 2017. — 16 с.
4. ГОСТ Р 53898-2013. Государственный стандарт РФ. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем документооборота. Технические требования к электронной связи. — М .: Стандартинформ. — 2017. — 79 с.
5. ГОСТ Р 544471-2011. Государственный стандарт РФ. Системы электронного документооборота. Управление документами. Информация хранится в электронном виде. Рекомендации по обеспечению обоснованности и надежности. — М: Стандартинформ. — 2017. — 41 с.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Единые системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М .: Стандартинформ. — 2017. — 19 с.
7. MoReq2. Типовые требования к электронному документообороту. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.projec-consult.de/files/Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003.pdf. (дата обращения: 15.09.2020).
8. Анисимова Ю.А. Опыт внедрения СЭД на промышленном предприятии // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2016. — №3. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://e.deloprost.ru/article.aspx?aid=445442. (дата обращения: 15.09.2020).
9. Байдыбекова С.К. Проблемы и последствия внедрения автоматизированных информационных систем // Вопросы управления. — 2017. — №2. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://vestnik.uapa.ru/ru/issue/. (дата обращения: 15.09.2020).
10. Внедрение СЭД. Преимущества. Эффект от введения очевиден. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/effect.php. (дата обращения: 15.09.2020).
11. Грачева В.В., Селезнева Т.А. Проблемы автоматизации процессов документального обеспечения управления крупной организацией (на примере ОАО «Научно-производственная корпорация Уралвагонзавод») // Документ. Архив. История. Современность: сб. научный. тр. — Екатеринбург: Уральское изд-во. не-то. — 2018. — Вып. 8.– С. 270-292.
12. Кузнецов С. Д. Основы баз данных: учебное пособие — 2-е изд. — М .: Интернет-университет информационных технологий. Лаборатория знаний. — 2007. — 484 с.
13. Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота // Офисный труд. — 2014. — №3. — С. 28-31.
14. Линев А.А. Современные СЭД: от работы с документами к эффективности управления // Офисная работа. — 2014. — №1. — С. 14-19.
15. Пахчанян А.Б. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и пути решения. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687. (дата обращения: 13.09.2020).
16. Пахчанян А.Б., Романов Д.А. Рынок программного обеспечения: Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.cnews.ru/articles/rynok_po_obzor_sistem_elektronnogo. (дата обращения: 13.09.2020).
17. Просто об электронном документообороте // ECM-Journal. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://ecm-journal.ru/mustknow. (дата обращения: 11.09.2020).
18. Романченко Е.В. Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах Российской Федерации: дис. Кандидат исторических наук. — М .: Научная библиотека диссертаций и авторефератов. — 2018. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.dissercat.com/content/teoreticheskie-i-prakticheskie-aspekty-vnedreniya-sistem-elektronnogo-dokumentooborota-v-kho#ixzz5CZUTJhSM. (дата обращения: 11.09.2020).
19. Романченко Е.В. Основные тенденции развития СЭД в России // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2015. — №8. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://e.deloprost.ru/article.aspx?aid=419473. (дата обращения: 11.09.2020).