1 2 3 4
Оглавление
Введение
I Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО «Техторг»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
II Проектная часть
2.1 Разработка проекта автоматизации
2.1.1 Этапы Жизненного Цикла проекта автоматизации
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.3 Характеристика результатной информации
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.3.2 Характеристика базы данных
Заключение
Список литературы
Введение
Не для кого не секрет, что одним из обязательных условий развития бизнеса является постоянная оптимизация бизнес процессов. В сфере ИТ особенно популярно внедрять разного рода информационные системы для полной автоматизации деятельности как одного отдела, так и всего предприятия в целом. Но, к сожалению, большинство систем такого класса имеют общий функционал и небольшой довесок в виде дополнительных модулей для определенной специализации компании. В наше время очень часто предприятия сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.
В данном дипломном проекте будет исследоваться деятельность компании ООО «Техторг». Данная компания уже давно на рынке России и занимается продажей различной техники, компьютеров и ПО, а также оказывает услуги в сфере дальнейшего сервиса и ремонта.
В рамках снижения ставки рефинансирования, которая падает уже в течении нескольких месяцев, управляющие компанией акционеры приняли решение о сокращении затрат на малоприбыльные направления и оптимизацию ключевых бизнес процессов.
Целью данной дипломной работы является разработка программной информационной системы автоматизации документооборота компании, способной всегда иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на создание аналитических отчетов и передачу документов в электронном виде, а также иметь возможность составления отчетности на предприятие и выявление задолженности.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- осуществить поиск информации по тематике дипломной работы и провести ее анализ и исследования;
- охарактеризовать исследуемую организацию и вид ее деятельности;
- дать краткую характеристику организационной структуры и программно-технической архитектуры ИС предприятия;
- провести обоснование необходимости автоматизации и выбрать комплекс задач автоматизации;
- выполнить анализ существующих разработок для автоматизации задачи;
- обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;
- описать этапы жизненного цикла проекта автоматизации и определить риски, а так же обеспечить информационную безопасность и защиту информации;
- описать информационную модель предприятия;
- провести характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации и результатной информации;
- описать характеристику базы данных;
- выбрать и обосновать методику расчета экономической эффективности;
- провести расчёт показателей экономической эффективности проекта.
В первой главе данного дипломного проекта будет проведен анализ существующей системы обработки документов, будут выявлены слабые места для их более глубокой автоматизации. В компании ООО «Техторг», на данный момент, внедрена система 1С: Предприятие.
Во второй главе будет выбран способ доработки системы для сокращения человеческих ресурсов, используемых компанией. Также в данной главе формируется проект автоматизации задачи на основе данных полученных в первой главе. Выбирается стандарт жизненного цикла, по которому в дальнейшем будет осуществляться проект, описывается информационная модель проекта, входная и выходная информация, используемая в системе, а также процессы преобразования этой информации, рассматриваются программное и технологическое обеспечение задачи. Так же во второй главе рассматривается структура базы данных, необходимой для проекта и рассматривается реализация задачи на контрольном примере.
В третьей главе выбирается методика расчета экономической эффективности проекта, а также производится сам расчет, который показывает положительный результат, что свидетельствует о достижении поставленных в проекте целей. Рассматриваются затрачиваемые ресурсы до автоматизации и после, а также просчитывается срок окупаемости данного проекта автоматизации.
Глава I. Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО «Техторг»
Компания с ограниченной ответственностью (ООО) — это бизнес-структура, разрешенная в соответствии с государственными законами, регулирующими положения, касающиеся ООО. Владельцы ООО обычно называются учредителями.
Многие не ограничивают право собственности, то есть любой может быть членом, включая частных лиц, корпорации, иностранцев и иностранных юридических лиц, и даже другие ООО. Однако некоторые организации не могут создавать ООО, в том числе банки и страховые компании.
ООО является более формальным партнерским соглашением, которое требует, чтобы устав организации был представлен государству. ООО гораздо проще настроить, чем корпорацию, и она обеспечивает большую гибкость и защиту.
ООО не платят налоги сами. Вместо этого прибыль и убытки перечислены в личных налоговых декларациях владельца (владельцев). Если обнаружено мошенничество или если компания не выполнила требования законодательства и требований к отчетности, кредиторы могут быть в состоянии преследовать участников.
Предприятие ООО «Техторг» занимается продажей и ремонтом компьютерной и бытовой техники. ООО «Техторг» предоставляет своим покупателям возможность широкого выбора товаров и инструментов для самых различных нужд. Вся продукция в магазинах представлена авторитетными российскими и зарубежными производителями.
Несомненным преимуществом магазинов является оказание квалифицированных консультационных услуг. Квалифицированные консультанты помогут подобрать необходимую продукцию, исходя из конкретных задач. Также в магазинах есть возможность проконсультироваться у опытных ИТ-специалистов, которые научат и объяснят как правильно подобрать компьютер для определенных целей, нужных покупателям, либо проконсультируют по поводу возможного ремонта либо апгрейда уже имеющегося у клиента ПК.
Предприятие «Техторг» представляет на рынке следующие виды продукции:
- компьютеры;
- ноутбуки;
- телевизоры;
- бытовая техника;
- инструменты и оборудование;
- оргтехника;
- автотовары.
Вся выпускаемая продукция соответствует государственным стандартам и заложенным техническим требованиям.
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
В компании «Техторг» есть простой девиз: «Наша репутация основана на обслуживании клиентов». Вот почему она делает все возможное, чтобы клиенты получали персональное внимание, квалифицированную помощь и послепродажное обслуживание, которого они заслуживают.
Сеть «Техторг» осуществляет свою деятельность с 2007 года. Более 50 магазинов сети работает в 35 городах России.
За это время магазин понял, что продажа самых лучших брендов — таких как QUMO, Hansa, Smarbuy, IRBIS и Indesit — по низким конкурентоспособным ценам является важной частью успеха. Кроме того, узнали, что хорошая устная реклама — самый ценный актив. Вот почему прилагает все усилия, чтобы обеспечить превосходное качество обслуживания клиентов. Помимо эффективного формата розничной торговли, ориентированной на покупателя концепции магазина, компания предлагает своим клиентам высококлассную сервисную поддержку под брендом «Техторг.Сервис».
Также «Техторг» активно развивает стратегию интегрированных продаж для унификации товарного ассортимента и создания бесшовного покупательского опыта как в обычных гипермаркетах, так и в интернете.
К тому же осуществление ремонта и сервиса в самой компании значительно повышает доверие клиентов к организации. Гораздо проще обращаться в те же структуры, в которых была произведена покупка или же осуществить обращение, в случае если потребовался какой-либо ремонт, чем бегать и искать сервис который примет ваш заказ. Также можно получить квалифицированную консультацию по различным вопросам, которые входят в компетенцию данной организации.
Благодаря всем этим показателям, компания приобрела многолетний опыт, высококлассных специалистов и множество верных клиентов, которые ценят ее деятельность, качество обслуживания и товаров, ежедневно пользуются ее услугами сервиса и ремонта оборудования.
В таблице 1.1 приведены основные экономические показатели последних двух лет работы предприятия и их сравнение. Из таблицы видно, что организация является прибыльной и рентабельной.
Таблица 1.1. Основные экономические показатели ООО «Техторг».
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Организационная структура ООО «Техторг» показана на рис. 1.1, в ней выделяются функциональные подразделения, а также подразделение по управлению магазинами сети. Такая структура создана вследствие увеличения размеров предприятий, усложнения технологических процессов в условиях динамически меняющегося окружения. Головной офис осуществляет реализацию всех процессов управления объектами в едином органе управления, который осуществляет сбор и обработку информации об управляемых объектах и на основе их анализа в соответствии с критериями системы вырабатывает управляющие сигналы.
Рисунок 1.1 — Организационная структура ООО «Техторг»
Отдел по развитию – осуществляет поиск новых объектов. Ведение проектов по открытию новых магазинов. Организацию строительно-ремонтных работ и документации.
Отдел информационных технологий – занимается обеспечением правильной эксплуатации и бесперебойной работы, а также технического обслуживания компьютеров, организационной, вычислительной техники, серверного оборудования учреждений и программного обеспечения.
Отдел по управлению персоналом – производит расчет заработной платы. Разработку систем мотивации и премирования персонала.
Директор кадров – выполняет управление кадрами.
Отдел кадров – осуществляет процесс подбора персонала.
Отдел подготовки кадров – обеспечивает развитие и обучение персонала.
Бухгалтерия – выполняет учет товаров, подготовку налоговых отчетов, распределение зарплаты.
Отдел продаж — развитие структуры продаж розницы. Управление сетью розничных магазинов. Обеспечение достижения ключевых показателей: оборот, прибыль, уровень сервиса и т.д.
Склад – осуществляет хранение, прием и отгрузку товаров. Проводит тестирование, распаковку и упаковку продукции.
Отдел маркетинга – управление группами по маркетингу.
Группа анализа информации – изучение мнений потребителей о товаре компании.
Группа по рекламе – планирование, разработка и проведение рекламных мероприятий.
Группа по марке-исследований – разработка маркетинговых мероприятий с целью привлечения новых покупателей в магазины.
Отдел по логистике — координация взаимодействия отделов в цепочке поставок товара. Оптимизация бизнес-процессов логистических служб. Повышение эффективности использования складских мощностей. Взаимодействие с представителями сертификационных и таможенных органов.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Техническая архитектура «Техторг» представляет собой сервер баз данных (БД), почтового сервера, файлового сервера, принтеров и компьютеров на рабочих местах сотрудников. Рабочие места сотрудников предприятия оснащены необходимым набором оборудования.
Технические характеристики оборудования, используемого на предприятии, показаны в таблице 1.2
Таблица № 1.2. Технические характеристики оборудования, используемого в «Техторг»
Существующая архитектура ИС, используемая на предприятии, показана на рис.1.2
Рисунок 1.2 – Техническая архитектура ООО «Техторг»
Так как электронный документооборот очень мал, используется один главный сервер и три промежуточных базы данных (дополнительных) для обеспечения безопасности, обмена сообщениями для совместной работы и сервер базы 1С: Предприятие, которые своевременно и при необходимости обновляют. Это необходимо для удобства, гибкости и большей безопасности общей системы в целом.
На предприятии на компьютерах сотрудников используется набор офисных приложений (пакет MS Office 2007, Google Сhrome web-browser) и ПО 1С: Предприятие, работающих под операционной системой Windows 7.
Имеющаяся ИС для работы использует систему управления базами данных (СУБД) MS SQL Server 2017 установленная на ОС Microsoft Windows Server 2008 R2, которая позволяет создавать резервные копии данных и, в случае необходимости, восстанавливать их.
Для ввода информации о клиентах во внутреннюю базу данных компании используется интерфейс СУБД MS Access 2017 со связью с базой данных в MS SQL Server.
Обеспечение безопасности осуществляется с помощью последних антивирусных приложений фирмы Kaspersky (антивирус, firewall, анти-спам), который дает полную защиту предприятия от виртуальных взломщиков и позволяет сохранять всю нужную информацию для служебного пользования.
Для управления почтовыми сообщениями на предприятии служит MS Exchange Server.
Существующая схема программной архитектуры используемая на предприятии, показана на рис. 1.3
Рисунок 1.3 – Схема программной архитектуры ООО «Техторг»
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
Существующие бизнес-процессы «Техторг» вытекают из набора деловых связей, обозначенных в организационной структуре компании. На рис. 1.4 показан процесс работы компании
Рисунок 1.4 – IDEF0Техторг А-0
Декомпозиция DEF0 Техторг показана на рис. 1.5
Рисунок 1.5 – Декомпозиция IDEF0 Техторг А0
На рисунке видно, что работа фирмы заключается в том, что клиент обращается к персоналу, после этого идет обработка заявки и сборка товара и подготовляется документация по товару, и производится выдача товара. На рис. 1.6 декомпозиция процесса обработки заявки.
Рисунок 1.6 – Обработка заявки клиента А1.1
На рисунке более подробно видно, что клиент может подать заявку на ремонт или покупку товара. И после идет обработка заявки. На рис. 1.7 декомпозиция процесса сборки товара на складе.
Рисунок 1.7 – Сборка товара на складе А2
На рисунке видно, что при сборке товара персонал отслеживает товар и после обрабатывает заказ. На рис. 1.8 показана выдача товара.
Рисунок 1.8 – Выдача товара А4
На рисунке показана выдача товара, при наличии чеков сотрудники принимают и подготавливают товар к выдаче. [1]
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Из всего комплекса задач по автоматизации работы «Техторг» мною будет исследоваться работа по обработке документов. Документы составляет менеджер по работе. По зарплате сотрудников, по учету заказов, по ремонту, по работе персонала, по товарам.
Входными данными для обработки всех документов являются:
- ФИО сотрудника;
- ФИО клиента;
- заказы;
- склад;
- товары;
- поставщики;
- поставка;
- филиал;
- ремонт.
Выходными информационными потоками в данном процессе являются:
- отчет по работе;
- отчет по заказам;
- отчет по поставке;
- доход;
- расход;
- чистый доход.
На рис. 1.9 показан процесс подготовки документации.
Рисунок 1.9 – Подготовка документации А3.1
На рисунке видно, что при получении заявки от клиента, идет оформление документов или изменение, при правильном оформлении идет формирование и составление отчетов.
Регламент работы задействованных специалистов:
На первом рубеже инженер выбирает задание реализации плана автоматизации и согласовывает её с системным админом.
На втором рубеже уже наличествует точное представление о том, чего желаем получить от доработки по автоматизации ИС. ТЗ передаётся разработчику программного обеспечения и сообщает программный код, а системный админ делает среду и сервисы для сопоставимости модуля и ИС. [2]
На третьем рубеже случается испытание перечня возможностей и лишь только впоследствии сего случается пилотное внедрение модуля. В ходе данной стадии выявляются промахи и вырабатываются свежие запросы или же советы.
Конечный четвёртый период предполагает возврат на 2 период, доработку перечня возможностей и поправка промахов в программном модуле и проведение финишного внедрения с извещением управления и всех юзеров системы. По мере надобности свежие функции ИС станут дорабатываться, применяя итерационный расклад. [2]
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
Внедрение вычислительной техники при решениях комплекса задач, описываемого в предоставленной работе, обуславливается такими моментами. Размер и качество выходной информации не позволит решать задачи без применения вычислительной техники проворно и, собственно, что принципиально, тактично. Необходимость постоянной связи с различными юридическими базами данных, возможность использования локальной вычислительной сети, средств телекоммуникации и другие факторы, определяющие методы решения поставленных задач с использованием вычислительной техники.
В настоящее время роль компьютерной техники в деятельности предприятий продажи различной техники невозможно переоценить. На замену большим книгам записи приходят резвые и необъёмные базы данных. Вместо выписки счета в несколько позиций вручную, документ оформляется компьютером в несколько секунд. Компьютер способен контролировать все денежные процессы и делать это намного лучше человека. Естественно, что для функционирования компьютера необходимо программное обеспечение. И если системное программное обеспечение на сегодняшний день не имеет особо широкого разнообразия для конечного пользователя, то на рынке прикладного программного обеспечения наблюдается довольно жесткая конкуренция. На фоне борьбы крупных программных корпораций за конечного пользователя единичные программные продукты просто незаметны. [3]
На сегодняшний день на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, предназначенный для обработки прихода и расхода товаров, оформления документов и прочей информации. Имеющаяся база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная, что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.
Исходной первичной информацией в данном случае будут являться документы, предоставляющие количественно-стоимостную информацию (счета, расходные накладные, договора на поставку товара) и денежную информацию (платежное требование, счета, счета фактуры).
Сотрудник в своей работе использует программные продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой данных, складом Microsoft Excel. Использование этих программных средств не отвечает требованиям.
– Ручной ввод данных приводил к тому, что небольшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное количество материала.
– Сложность поиска продукции. При заполнении расходных, приходных накладных и других документов, приходится искать в огромном списке товаров, которые есть на складе.
Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов. Учет реализации товаров осуществляется по мере его отгрузки и предъявления покупателям расчетных документов. Оформление документов по заказам и продаже товаров показаны на рисунке 1.10
Рисунок 1.10 – Документооборот предприятия
Существующий способ получения заказов и метод учета связан с большой сложностью, фрагментарностью информации, что, скорее всего, приведет к их утрате или неправильному толкованию. На сегодняшний день невозможно получить информацию об общем количестве заказов, проанализировать основные причины возникновения проблемных вопросов у клиентов и проанализировать причины обращения.
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.3
Таким образом, каждый день, в среднем, 240 минут или 4 часа, сотрудник занят занесением различных сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных данных. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, мы приходим к выводу, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем клиента и выработке необходимых мероприятии) остается около 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.
В связи с этим, результатом проводимой автоматизации предполагается всегда иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на создание аналитических отчетов и передачу документов в электронном виде. Очевидно, что для автоматизации требуется использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специализированное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.
Проведем расчетный тест ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В данном случае при использовании вычислительной техники весь процесс значительно ускоряется, все необходимые данные будут внесены в общую БД и поиск нужной информации будет производиться при вводе необходимых параметров. В таблице 1.4 произведены расчеты эффекта внедрения.
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 3 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников ООО «Техторг».
Также при использовании данного ПО будет иметься возможность составления отчетности на предприятие, выявление задолженности. К тому же информационные системы способствуют повышению производительности труда работников. Такое расширенное сотрудничество обеспечивает бесперебойное выполнение и реализацию различных задач и поставленных целей.
1 2 3 4
Организация
электронного документооборота на предприятии
Выпускная
квалификационная (дипломная) работа
Специальность:
080302 Коммерция (по отраслям) (повышенный уровень СПО)
Оглавление
Введение
1.Теоретические основы документооборота
1.1Основные понятия ДОУ
1.2.Документооборот и
формы его организации
1.3. Основные функции и
принципы организации электронного документооборота
1.4.Информационные
системы электронного документооборота
2.Практические основы организации электронного
документооборота на предприятии.
2.1Общая характеристика
ИП Соколов фитнес-центра «FLEX
GUM»
2.2.Анализ организации
электронного документооборота фитнес-центра «FLEX
GUM»
2.3.Рекомендации
по повышению эффективности электро документооборота фитнес-центра «FLEX
GUM»
Заключение
Библиографический список
Приложение
Введение
В последнее время все
больше предприятий сталкиваются с проблемой эффективной
управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов,
улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия
трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным
способом эффективной реализации подобных задач является внедрение
автоматизированной системы документооборота.
В современных
организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами,
органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями.
Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В
последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей
по электронным каналам, в том числе и электронных документов.
Тема данной дипломной работы
является актуальной, прежде всего тем, что на современном этапе традиционный
(бумажный) документооборот немыслим без автоматизации и использования
электронных документов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной
формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной
информационной технологии.
Когда мы говорим об
электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии
своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе
говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним
или уничтожаем только в электронно-цифровом виде.
Несмотря на высокие темпы
развития информационных технологий, электронные документы еще недостаточно
применяются в управлении, попытка решения задачи внедрения такой системы
наталкивается на существенные сложности.
Рынок систем
автоматизации документооборота в настоящее время находится на стадии
становления. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у
потенциальных покупателей не всегда имеется точное представление о том, что они
хотят получить в результате.
Кроме общих (технических,
технологических и др.) причин, недостаточное применение электронной
документации в России, усугубляется рядом факторов, создающих препятствия для
широкого внедрения и эффективного использования электронных документов в
организациях.
Проблемы исследования:
1) несовершенная
нормативно — правовая база, не всегда учитывающая возможности современных информационных
технологий;
2) недостаточное
развитие информационных технологий в области управления;
3) неготовность
многих организаций к применению эффективных технологий управления;
4) отсутствие
в стране целостной информационной инфраструктуры и эффективной информационной
поддержки рынков товаров и услуг;
5) недостаточный
уровень подготовки кадров в области использования информационных технологий.
Тем не менее, процессы
информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия,
направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются
к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.
Целью данной дипломной
работы является анализ организации электронного
документооборота на современном предприятии.
Для достижения
поставленной цели предлагается решить ряд задач:
1. Изучить
нормативные основы организации электронного документооборота;
2. Рассмотреть
принципы организации электронного документооборота;
3. Проанализировать эффективность электронного документооборота
на примере конкретного предприятия.
Объект дипломной работы:
организация электронного документооборота.
Предмет дипломной работы: электронный документооборот предприятия ИП Соколов Фитнес – центр «FLEX GYM»
Дальше?
1.Теоретические основы документооборота
1.1Основные
понятия ДОУ
Весь процесс управления пронизан информацией,
являющейся основой принятия решений, и построен он на оперативной работе с
документами, в которых она фиксируется. Этот вид обеспечения управления
организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения
официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по
изменению ее состояния носит название документационное обеспечение управления
(ДОУ) и включает три основных типа процедур: документирование, документооборот
и делопроизводство.
Документирование — обобщенное название для процедур
ДОУ, которые регламентируют правила фиксирования информации на официальных
носителях — документах. С документированием связана
деятельность всех работников управления – от исполнителей до руководителей всех
уровней.
Документооборот — обобщенное название для процедур
ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки. С каждым
деловым документом в аппарате управления проводится трудоемкая работа по
составлению. Перепечатке, считке, учету(регистрации), хранению, поиску,
переработке содержащейся информации.
Делопроизводство — обобщенное название для процедур
ДОУ, которые регламентируют правила оперативного или долгосрочного хранения
документов.
Информационно-документационное обеспечение управления
(ДОУ) рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления, цель
которого — информационное обеспечение деятельности учреждения, ее
документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. Отсюда
следует и основное назначение ДОУ — обеспечение эффективного
управления организацией. Что еще раз дает понять его важность, ведь от его
рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения,
доведение его до исполнителя, своевременный контроль над исполнением и, в
конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы,
организации, предприятия.
Также следует выделить основные задачи ДОУ, они хорошо
прослеживаются из процессов, которые проходят все документы организации:
• Создание документов;
• Передача документов для последующего
исполнения или принятия по ним решений;
• Регистрация документов для контроля над ними;
• Систематизация, хранение, поиск документов.
Своевременное и качественное выполнение этих задач
является ключом к эффективному функционированию предприятия.
Наше время характеризуется достижениями
науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления.
Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать
делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного
делопроизводства становятся:
• Оперативность в составлении и прохождении
документов;
• Высокое качество документов;
• Оптимальность документооборота
(целесообразность, недопустимость многократного дублирования, волокиты при
прохождении);
• Безбумажные технологии обмена информацией,
где это возможно.
Служба, выполняющая
функции делопроизводства, имеет различные названия: управление делами,
управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий
отдел, канцелярия и т.д.
В небольших учреждениях,
фирмах всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на
секретаря-референта
Во многих организациях
служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав
административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или
бухгалтерии.
В современных условиях работу
с документами регламентирует нормативно- методическая база. Нормативно-
методическую базу делопроизводства составляет совокупность законодательных
актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических
документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения
деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех
уровнях управления.
В законодательстве о
делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по
документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим
правовым и нормативным актам. Приведем ниже краткую характеристику важнейших
из них.
Нормативно-
правовая база делопроизводства включает в себя:
1. Федеральный
закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации». Устанавливает
обязательность документирования информации, определяет ряд терминов, обязывает
предприятия и организации всех форм собственности предоставлять требуемую
информацию государственным органам.
2. Гражданский
кодекс РФ устанавливает правовые основы не только деятельности юридических
лиц, но и ее документирования, также в ряде статей ГК установлены требования к
созданию устава и учредительного договора.
3. Государственная
система документационного обеспечения управления. Основные положения (ГСДОУ).
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной
системы делопроизводства (ЕГСД). ГСДОУ представляет собой совокупность
принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в органах
государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных
организациях.
4. ГОСТ
Р 6.30-2003 стандарт распространяется на организационно-распорядительные
документы, относящиеся к Унифицированной системе
организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма. Стандарт
устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов
документов; требования к оформлению документов и так далее.
5. Типовая
инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах
и ведомствах, особенности оформления отдельных видов организационно —
распорядительной документации, описывает процедуру документооборота.
Совокупность форм
документов, взаимосвязанных по определенным правилам и признакам в определенной
сфере деятельности называется унифицированные системы документации (УСД).
Согласно общероссийскому
классификатору ОК 011-93, в настоящее время в стране действуют следующие
унифицированные системы управленческой документации, например:
—
Унифицированная
система банковской документации,
—
Унифицированная
система межторговай документации,
—
Унифицированная
система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных
учреждений и организаций,
—
Унифицированная
система организационно-распорядительной документации.
На унифицированнойсистеме
организационно-распорядительной документации (ОРД) базируетсясфера управления
организацией. Организационно-распорядительная документация занимает особое
место среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся в
организациях. Можно утверждать, что организационная и управленческая
деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений,
документируемых ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом
документации.
Организационно-распорядительная
документация (ОРД) — комплекс документов закрепляющих функции, задачи, цели, а
также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных
действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности
организации.
Классификация организационно-распорядительных
документов
1. Организационная
документация (Уставы, положения, постановления, инструкции, штатные расписания)
2. Распорядительная
документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания)
3. Справочно-информационная
документация (приказы, распоряжения, решения, указания)
4. Документация
по личному составу (заявления, анкеты, справки, характеристики, удостоверения, личные
карточки, учетные формы)
Именно организационно-распорядительная документация
позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия
для унификации документов, то есть основное информирование внутри организации.
1.2.Документооборот и
формы его организации
Документооборот — это непрерывный процесс движения
документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий
оперативно управлять им.
Под документооборотом понимается движение документов
на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения
исполнения или отправки.
Главное правило документооборота — оперативное
движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами
времени и труда.
Разделяют централизованный документооборот и
документооборот уровня структурного подразделения.
В централизованный документооборот входит вся
документация, подлежащая централизованной регистрации.
Документы, учитываемые только в структурных
подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.
(!)Как правило,
централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной
документацией, а документооборот уровня структурного подразделения —
специализированной документацией, обеспечивающей основные направления
деятельности организации (в него могут входить и
организационно-распорядительные документы).
Существует три основные формы организации работы с
документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации
делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены
в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с
документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам
централизованной формы организации делопроизводства относится возможность
формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым
в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и,
следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.
Децентрализованная форма организации делопроизводства
предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом
структурном подразделении.
Смешанная форма организации делопроизводства
предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация,
контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление
документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных
подразделениях. Основными принципами организации документооборота являются
следующие:
·
прохождение
документов должно быть оперативным.
·
каждое
перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или
ограничить возвратные перемещения документов;
·
порядок
прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть
единообразными.
Основная задача организации документооборота —
прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки
поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти
документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
Документопоток входящих документов составляют:
·
документы
вышестоящих организаций, органов власти;
·
документы
подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и
различного рода запросы;
·
документы
организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для
решения вопросов, требующих совместных действий;
·
жалобы
и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются
следующие операции:
·прием
входящих документов;
Прием входящей корреспонденции осуществляется в
организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником
канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Вся
корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна
пройти обработку в канцелярии.
Первоначальная обработка входящей документации имеет
своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть
поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. В процессе
первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям.
Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или
секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные
подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями
этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным
подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается
для регистрации.
·
предварительное
рассмотрение и распределение;
Предварительное рассмотрение поступивших документов в
канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать
документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство
руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен
быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют
документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение
которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для
руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.
1)регистрация;
Прием и регистрация входящих документов и запросов
осуществляется в следующей последовательности:
—
определение
сути поручения, проверка состава и содержания поступивших документов;
—
регистрация
документов в журнале учета входящих документов.
При этом на каждом документе ставится дата
регистрации, входящий номер пакета принимаемых документов, и подпись
ответственного лица Регистратора.
·
рассмотрение
документов руководством;
Рассмотрение документов руководством организации и
структурных подразделений производится, как правило, в день их получения.
Срочные документы рассматриваются по мере поступления. Результаты рассмотрения
документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).
С резолюцией документ передается ответственным
исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому
из них поочередно.
Прохождение исходящих
документов
К числу исходящих (отправляемых) документов
относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на
соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой
широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.
Прохождение исходящего документа
включает несколько этапов:
— составление проекта документа, его распечатка;
-согласование проекта, его визирование в необходимых
случаях;
— подписание (утверждение) документа;
— регистрация и отправка документа.
За подготовку проекта исходящего документа отвечает
исполнитель. В процессе подготовки исходящего документа исполнитель
самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта
документа, его согласование (визирование). Проект документа передается со всеми
материалами, на основании которых он готовился.
Подготовленный проект документа представляется
секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а
также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ
готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект
документа вместе с необходимыми материалами секретарем, секретарем-референтом
или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись.
Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.
Подписанные документы регистрируются и передаются на
отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).
Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих
документов являются:
-проверка правильности оформления проекта документа в
соответствии с установленными правилами;
-проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
-проставление исходящего регистрационного индекса;
-обработка документа для отправки.
Принимая документы для отправки, обязательно нужно
проверить:
-правильность оформления документов (наличие подписи,
даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
-наличие приложений, указанных в отправляемом
документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
-правильность адресования, наличие номера записи, если
документ отправлялся по факсу.
К внутренним документам относятся докладные,
объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.
Внутренние документы
проходят следующие стадии:
— подготовка проекта документа, перепечатка,
согласование, визирование, подписание, исполнение.
Обработка внутренних документов на этапах их
подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов
(составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование
(визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения
— входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию,
рассмотрение руководством, передачу на исполнение).
Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у
секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном
подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения.
Докладные записки на имя руководителя организации или структурного
подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения
должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в
соответствующие дела.
Внедрение технических средств и компьютерных
технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс
составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки.
Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа.
Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с
появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные
средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную
на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и
телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой
подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.
Учет объема документооборота осуществляется с целью
получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной
службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации
делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и
отдельных исполнителей работой с документами.
Для оптимизации маршрутов движения различных
категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной
деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций
и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в
Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого
приложения.
Регистрация документа – это запись
учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его
создания, отправления или получения. Регистрация – подтверждение факта создания
или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в
регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о
документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для
последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из
определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к.
фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не
получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например,
приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован,
организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные,
учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и
используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации;
поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных
лиц.
Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно
относят: рекламные письма;поздравительные письма и
телеграммы;приглашения;программы семинаров, совещаний и конференций;печатные
издания (книги, брошюры, журналы);пакеты с пометкой «лично»;
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из
важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному
и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической
информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений,
филиалов, конкретных сотрудников.
Различают:
1)
контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
2)
контроль за сроками исполнения задания.
3)
Контроль за соответствием НД контролирует служба ДОУ
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса
осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или
специально уполномоченные лица. 2
Контроль над сроками исполнения документов осуществляется в
крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу
документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации –
секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно
разделить на текущий и предупредительный.
Контроль за соответствием НД контролирует служба ДОУ
Номенклатура,
Простейшей классификацией документов является группировка
документов в дела. Дело – это совокупность документов или документ,
относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную
обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок
распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами,
номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:
предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом
распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет
систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может
служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела,
так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных
документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой
системы или базы данных.
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении,
предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в
процессе их деятельности.
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три
вида номенклатур дел:
1)
типовая номенклатура дел;
2)
примерная номенклатура дел;
3)
индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в
делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел,
заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с
указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются
вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя
конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной
номенклатуры дел для организации они используются для составления
индивидуальной номенклатуры дел данной организации: в индивидуальную
номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел
переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в
делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики, сроки
хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
1.3.
Основные
функции и принципы электронного документооборота
Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери,
дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала
составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации
документооборота. Решение данной проблемы – автоматизация делопроизводства с помощью
электронного документооборота.
Поэтому сегодня на смену
классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный
документооборот (ЭДО), который ведется с использованием особого класса
информационных систем — систем электронного документооборота (СЭД).
Электронный
документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами,
представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного
делопроизводства».
Электронный обмен данными
— это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый.
Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не
полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в
электронном виде.
Тема электронного
документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все
больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к
необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств их
автоматизации.
Электронный
документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу,
хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на
основе использования компьютерных сетей.
Электронный
документооборот в организации основывается на следующих принципах:
1.
Возможность
параллельного выполнения нескольких операций — это позволяет существенно сократить
время движения документов внутри компании и повысить тем самым оперативность их
исполнения;
2.
Однократная
регистрация документа — это дает возможность однозначно идентифицировать
документ;
3.
Непрерывность
движения документа — позволяет идентифицировать сотрудника компании,
ответственного за исполнение каждого конкретного документа в каждый момент его
процесса
4.
Развитая
система отчетности по разным атрибутам документов и статусам — дает возможность
осуществлять контроль за движением документов в процессе документооборота, а
также принимать грамотные управленческие решения, основанные на отчетных
данных;
5.
Эффективная
организация системы поиска документов — позволяет найти документ, обладая при
этом минимальной информацией.
Основными
функциями электронного документооборота являются: обеспечение процесса
движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.
Участниками
электронного документооборота являются физические и юридические лица, органы
государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене
электронными документами.
Отправитель
электронного документа – участник обмена электронными документами, который
составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в
адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.
Получатель
электронного документа — участник обмена электронными документами, в адрес
которого поступил электронный документ.
Посредник
в обмене электронными документами – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель,
который выполняет услуги, связанные с обменом электронными между отправителем и
получателем.
Электронный
документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки
информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на
машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Юридическая
сила электронного документа обеспечивается на базе использования
электронно-цифровой подписи ЭЦП1)
— механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного
документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что
документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве
аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического
лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить
источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.
Большинство
предприятий признают достоинства электронного (безбумажного)
документооборота, который имеет следующие преимущества:
1)
простота внесения изменений в документ;
2)
возможность помещать в документ не только текст, но
и мультимедийные данные);
3)
возможность использовать заранее заготовленные
формы;
4)
более высокая скорость передачи информации по
большому количеству адресов;
5)
экономия бумаги;
6)
более высокая компактность архивов;
7)
более простой контроль информационных потоков;
8)
большая скорость поиска и извлечения информации;
9)
возможность защиты документов от
несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к
информации.
Введение
электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых
работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
На
рисунке показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с
документами при замене бумажного процесса на цифровой.
Рисунок 1. ЭДО увеличивает время работы
над содержимым документа
В
условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на
перестройку документооборота при изменении внешних условий, например
требований по изменению формы отчетности.
Несмотря
на то, что эффективность электронного документооборота повсеместно признана,
полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических
вопросов, а также вложения средств.
Еще
остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях
бумажного делопроизводства, большинство используют в организации
документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент
использует полностью автоматизированные системы управления электронными
документами.
В
идеале следствием развития электронного документооборота должны стать
полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще
необходимы для соблюдения требований многих норм — налогового
законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из
основных назначений документа — это способность удостоверять определенные
факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и
степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного
факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель
обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и
записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается
достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Иными словами,
когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице, и
нет следов нарушения поверхности бумаги, мы можем быть уверены, что этот
документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в
процессе доставки.
В
принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства
удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.
В
перспективе развитие электронного документооборота ориентированно на
максимальное использование электронных документов, что предполагает
постепенный отказ от бумажных носителей документации.
1.4.Информационные
системы электронного документооборота
Система электронного
документооборота (СЭД) — типовое решение, предназначенное для автоматизации
документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и
негосударственных предприятиях любых размеров, форм собственности и рода
деятельности. Система позволяет автоматизировать традиционное делопроизводство,
организовать электронный архив документов, упорядочить процессы работы с
входящей, исходящей корреспонденцией, поддерживать внутреннюю документацию на
предприятии, работать с обращениями граждан и решать другие задачи. Система
может быть легко перенастроена для учета специфики работы каждого конкретного
предприятия.
Автоматизация электронного
документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой
компании. Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить проблемы,
связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать
многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота. Оценка
эффективности внедрения системы электронного документооборота является наиболее
сложно формализуемым аспектом. В первую очередь потому, что эта система, с
одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например,
торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой,
— требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.
В
первую очередь основными задачами внедрения СЭД являются:
—
эффективное
управление документопотоками на предприятии;
—
централизованное
хранение документов;
—
повышение
контроля исполнения работ по документам;
—
увеличение
продуктивности работы сотрудников;
—
облегчение
доступа к информации для принятия управленческих решений;
—
информационная
безопасность предприятия.
Внедрение
корпоративных СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и
стратегические.
Тактические
преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Их
достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении
преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно
убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить,
сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же
документов.
Итак,
автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие
тактические преимущества:
—
Физическое
освобождение места
—
Уменьшение
затрат на копирование
—
Уменьшение
затрат на доставку информации в бумажном виде
—
Уменьшение
затрат на ресурсы: люди и оборудование
—
Уменьшение
затрат на бумагу
—
Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение
общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями
(документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых
типов работ или выполнения работ по-другому
К
стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые
связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом
оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с
улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например,
об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества
труднее измерить.
внедрение
электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:
—
Появление
возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном
делопроизводстве);
—
Значительное
ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
—
Повышение
безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной
рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои
полномочия доступа к информации;
—
Повышение
сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в
электронном виде на сервере;
—
Улучшение
контроля за исполнением документов.
Главный
результат автоматизации документооборота — наведение порядка в работе с
документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков
принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в
целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент
управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.[1]
Если
система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет
сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами
сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и
выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать
деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы
позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия
многих важных управленческих решений.
Существуют
и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти
выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на
эффективность деятельности организации в целом — повышается уровень
профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается
культура использования современных информационных технологий.
Системы
электронного документооборота классифицируют последующим признакам:
1.
Индивидуально разрабатываемые. Такие системы являются максимально
персонифицированными, но они предполагают большие временные затраты, а также
имеют достаточно высокую стоимость разработки и многочисленные сопутствующие
расходы — на покупку программного обеспечения и нового оборудования, затраты на
обучение персонала
2.
Универсальные «коробочные». Такие системы имеют стандартный набор
функций, поэтому не позволяют добиться полного соответствия потребностям конкретной
компании. Однако универсальные системы документооборота обладают довольно
низкими временными затратами, а также затратами на приобретение и последующую
установку. Особенность — на каждое внедряемое рабочее место нужно приобретать
лицензию
3.
Комбинированные системы — наиболее востребованный и рекомендуемый вариант. Они
довольно просты в освоении и использовании, имеют приемлемую стоимость и
полностью соответствуют нуждам конкретного предприятия.
Система электронного
документооборота может стать эффективным управленческим инструментом для любой
средней или крупной компании, если ее внедрение проводится как комплексное
мероприятие, состоящее из организационных, административных и технических мер,
направленных, прежде всего, на оптимизацию и повышение прозрачности
существующих бизнес-процессов.
Системы электронного
документооборота эффективно используются как в небольших коммерческих
компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Системы нацелены на повышение эффективности и качества работы сотрудников с
электронными документами, а также призваны обеспечить электронный
документооборот любого предприятия, в организации любого типа и повысить
эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это в свою очередь
оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.
Система электронного
документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает
проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного
использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации
хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает
оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа.
Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать
полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении
информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические
подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива
избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так
как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.
На современном этапе предприятия
используют такие программные системы электронного документооборота как:
1. DocsOpen,
2. DIRECTUM,
3. StaffWare
4. LanDocs
5. Босс — Референт
6. Система Lotus
Notes
7.
Optima WorkFlow и другие.
Одна
из современных систем электронного документооборота на предприятиях сферы
торговли и услуг — 1С:Бухгалтерия 8 и предназначена
для автоматизации бухгалтерского учета коммерческих предприятий и бюджетных
учреждений.
Программа электронного документооборота «1С Бухгалтерия 8» представляет
собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для
адаптации под особенности любой организации.
«1С:Бухгалтерия
8» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая
подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организациях,
осуществляющих любые виды коммерческой деятельности. Бухгалтерский и налоговый учет
ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
«1С:Бухгалтерия
8» обеспечивает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если
бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая,
например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное
решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового
учета.
В состав
«1С:Бухгалтерии 8» включен план счетов бухгалтерского учета, при необходимости
пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы
аналитического учета.
Программа
поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет.
Программа позволяет вести:
1)
учет деятельности нескольких организаций
2)
учет материально-производственных запасов
3)
складской учет
4)
учет торговых операций
5)
учет банковских и кассовых операций, включая НДС
6)
учет заработной платы, кадровый учет
7)
операции, касающиеся налогов,
8)
отчетности за период, и многое другое.
Следует сказать, что вопрос
о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в
практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя
системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на
собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами.
Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота
пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить
сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности
управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением
рыночной ситуации, ростом организации, а также развитием информационно —
коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые
возможности для ведения бизнеса, с другой — заставляющих идти в ногу со
временем, чтобы не отстать от конкурентов.
Необходимость в автоматизации управления
документооборотом разные организации сегодня видят по — разному: одни — в
повышении эффективности организационно — распорядительного документооборота
(ОРД), другие — в повышении эффективности работы функциональных специалистов,
создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие
уделяют внимание обоим аспектам.
Внедрение СЭД
следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена
документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого
позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД
необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии,
чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет
реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый «фактор
первого лица»). При отсутствии такой поддержки (например, даже в
организации получения всей необходимой информации при обследовании
предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных
подразделениях предприятия.
Существуют системы
электронного документооборота, которые можно настроить на необходимые правила
делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью
поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями
в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами
документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который
принят в России, довольно обширен, и настройка системы электронного
документооборота на эти правила — задача сложная. Вследствие этого, чтобы
автоматизировать документооборот на предприятии, необходимо предварительно хорошо
изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание
делопроизводства и документооборота на предприятиях.
Таким образом, роль
системы электронного документооборота в условиях консервативного стиля работы
с документами на предприятии, который обусловлен особенностями российского
законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в
любых областях деятельности организации, бесспорно, велика и характеризуется
следующими факторами:
—
на
сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым;
—
система
автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический
эффект;
—
очень
важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения;
—
стоимость
системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному
классу.
—
длительность
процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной
недели до года и более.
|
2.1Общая характеристика Название Организационно-правовая Адрес: Режим Общая Предприятие Фитнес-центр 1. 2. 3. Все 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. детская Организационная
Фитнес-центр Виды
При Также Обслуживание При Услуги 1. 2. 3. 4. Услуги 1. 2. 3. 4. 5. 6. Групповые Порядок При У 2.2.Анализ организации документооборота Документооборот предприятия представлен оптимальным Организационно-распорядительная документация В группу распорядительных документов входят приказы Значительную часть документооборота занимают Электронный документооборот значительно облегчает и
Рисунок 1. Логотип Спорт-бар Программный комплекс Система
Рисунок 2. Рабочий стол В программе представлена вся «Металинк Фитнес-менеджер» Система учета и контроля услуг Система позволяет проанализировать
Рисунок Также администрация клуба на практике убедилась в 1. 2. 3. 4.
Рисунок Программа 1. Вести 2. Вести 3. Осуществлять 4. Осуществлять 5. Осуществлять 6. Начислять 7. Осуществлять 8. Отслеживать 9. Вести 10. Вести 11. Получать отчеты 12. Экспортировать 13. Распечатывать 14. Вести журнал 15. Регистрировать Немаловажна Из этой информации можно сделать Как можно проследить на Также электронный Новый филиал фитнес — Отсюда 2.3.Рекомендации Исследуя 1) Организации 2) Для 3) Все 4) Необходимость Заключение В результате проведенных исследований автор работы 1. 2. Внедрение системы 1) анализировать 2) эффективно 3) обеспечить 4) вести эффективную 5) управлять доступам Экономический эффект в значительной Отсюда следует и основное назначение ДОУ |
Библиографический
список:
Основная
литература
1. Басаков
М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)/ М.И. Басаков,
О.И. Замыцкова. – 5-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 352 с.
(9 экз.)
2. Документационное
обеспечение управления: практикум по организации работы офиса / И.В. Мячина и
др. — Ростов н/Д: Феникс, 2007. — 141 с. (36 экз.)
3. Соколов,
В. С. Документационное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов. — 2-е
изд. — М. : ФОРУМ, 2009. – 176 с.
Дополнительная
литература
4. Басаков
М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)/ М.И. Басаков.
– 2-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003. – 336 с.
(8 экз.)
5. Кирсанова
М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления/ М.В.
Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 320 с.
(7 экз.)
6. Боргено,
Я. Я. Офисные технологии: учеб.пособие / Я.Я. Боргено, М.В. Кирсанова. — М. ;
Новосибирск : ИНФРА — М; Сибирское соглашение, 2006. — 256 с.
7. Кирсанова,
М. В. Современное делопроизводство: учеб.пособие / М.В. Кирсанова. — 4-е изд. —
М. ; Новосибирск : ИНФРА-М; Сибирское соглашение, 2006. — 312 с.
8. Кузнецов
И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие/ И.Н. кузнецов. – М.:
Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.
9. Макарова,
Н. В. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С.
Николайчук; Ю.Ф. Титова. — 2-е изд. — СПб. : Питер, 2007. — 410 с.
10. Пшенко,
А. В. Документационное обеспечение управления [Текст] : учеб.пособие для
студентов учреждений среднего проф. образования / А.В. Пшенко. — М. :
Академия, 2004. — 176 с.
11. Рогожин
М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие/ М.Ю.
Рогожин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 384 с.
12. Стенюков,
М. В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций)/ М.В. Стенюков. —
М. : А-Приор, 2007. — 176 с. (8 экз.)
Скачано с www.znanio.ru
Для начала хотелось бы сказать, что документ для любого предприятия
является основным способом представления информации. А любая информация, в свою
очередь, является одним из основных активов любой компании, из этого следует,
что грамотное управление и эффективное использование накопленной информации
позволит организации преуспеть на рынке и выйти в лидеры в сфере своей
деятельности. Именно поэтому, рано или поздно, в любой отрасли и любой компании
встает вопрос систематизации, хранения и обработки полученной информации, и тут
начинают играть главную роль современные средства электронного
документооборота.
Для того, чтобы понять цель внедрения таких
сложных программных комплексов в процесс документооборота предприятия,
достаточно просто подсчитать, сколько времени занимает обработка одно документа
в обычных условиях, т.е. тех, которые есть сейчас, и смоделировать этот же
процесс в автоматизированной системе. Если результат этого эксперимента вас
впечатлит, можете смело брать это предприятие и начинать составлять проект
автоматизации.
Обычно для написания дипломной работы по данной теме следует проделать обширную
работу, в первую очередь связанную с анализом деятельности предприятия в целом,
анализа работы отдельных его отделов для составления общей картины движения
документов и отражения проблемных участков. Все полученные результаты
необходимо систематизировать, т.е. привести к какой-то наглядной схеме, которая
поможет в дальнейшем для правильного выбора.
Следующим этапом является
рассмотрение теоретических аспектов автоматизации документооборота, изучения
программных продуктов и нормативно-правовых основ автоматизации и
документооборота. И вот только третьим этапом можно ставить процесс внедрения системы
и ее отладка.
Также нельзя забывать и о описании положительных и отрицательных моментах
внедрения системы, обязательно следует провести ряд тестов, которые смогут
показать, насколько эффективна и рентабельна Ваша система автоматизации. Если
все полученные результаты и итог работы будет положительный, то такая
автоматизированная система сможет устранить недостатки бумажного документооборота
и дать ряд весомых преимуществ всему предприятию. А более подробную информацию
Вы сможете найти, пройдя по следующим ссылкам на нашем сайте:
«Автоматизация документооборота торгового предприятия»
«Автоматизация
системы документооборота организации»
С этим файлом связано 40 файл(ов). Среди них: bibliofond_584629.rtf, Vkr. Avtomatizatsiya dokumentooborota.docx, Kursovaya_po_TGP.docx, Отчет по учебной практике.docx, Список вопросов.docx, Курсовая по конституционному праву.docx, ВКР Стимулирование труда работников.docx, РЕЧЬ.docx, Курсовая по ТГП.pdf, Курсовая по ТГП.docx, Сельков 8 тестов.docx, Выпускная квалификационная работа ВКР.docx, VKR Лупачев.docx, 190846.rtf, Выпускная квалиф. работа.docx, 4 из 6.docx, Отчет.docx, Документ Microsoft Word.docx, Задачи.docx, Spravka (4).pdf, Individualnyiy plan praktiki.pdf, Individualnoe zadanie (2).pdf, Dogovor (3).pdf, Дневник и отчет практики.docx, Справка.docx, Аттестационный лист.docx, Презентация к кейс-задаче 5.pptx, Индивидуальное задание.docx, Выписка из ЕГРИП.docx, задача 12.docx, Курсовая работа.docx, Характеристика с места практики.pdf, Отчет о прохождении практики.docx, Философия.pdf, Методические рекомендации.pdf, Лист-заверитель.docx, Заявление на закрепление темы ВКР.docx, Задание на ВКР.docx, Календарный план-график.docx, ВКР.docx и ещё 30 файл(а).
Показать все связанные файлы
Подборка по базе: Оценка положения организации в рыночной среде на примере ПАО Газ, Классификация товаров в соответствии с ТН ВЭД (на примере продук, СТАТЬЯ Управление конфликтами и стрессами на примере таможенных , Шишмарев В.Ю. Автоматизация технологических процессов (2005).pdf, Кадровое делопроизводство и системы электронного документооборот, Организация маркетинговой деятельности на примере ООО.doc, SamombetovДепозитные операции коммерческого банка на примере Омс, Договора и их виды, как одна из форм организации коммерческой де, Реферат — Особенности принятия, внесения изменений, пересмотра о, Реестр рисков на примере организации2.docx
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ»
Институт информационных технологий
| Направление
подготовки |
09.03.02 Информационные системы и технологии
____________________________________________ (шифр и наименование) |
Департамент |
Цифровой экономики
______________________ (аббревиатура) |
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ работа
На тему:
«Автоматизация документооборота» (на примере ООО «Престиж»)
Обучающийся
Лупачев Андрей Павлович ____________
(ФИО полностью) (подпись)
Руководитель
Мекшенева Жанна Владимировна ____________
(ФИО полностью) (подпись)
Директор
Департамента _______________________________ ____________
(ФИО полностью) (подпись)
МОСКВА 2022 г.
Факультет электронного обучения
ЗАДАНИЕ
на выпускную квалификационную работу студента
Лупачева Андрея Павловича
(Ф.И.О. студента полностью)
1. Тема ВКР:
Автоматизация документооборота (на примере ООО «Престиж»)
2. Структура ВКР:
Введение
I Аналитическая часть
- Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
- Характеристика предприятия и его деятельности
- Организационная структура управления предприятием
- Программная и техническая архитектура ИС предприятия
- Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
- Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
- Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
- Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
- Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
- Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
- Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
- Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
- Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
II Проектная часть
- Разработка проекта автоматизации
- Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
- Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
- Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
- Информационное обеспечение задачи
- Информационная модель и её описание
- Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
- Характеристика результатной информации
- Программное обеспечение задачи
- Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
- Характеристика базы данных
- Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
- Описание программных модулей
III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Заключение
Список использованной литературы
Приложения
3. Основные вопросы, подлежащие разработке.
Во Введении рекомендуется обосновать актуальность выбранной темы, сформулировать цели и задачи работы, описать объект, предмет и информационную базу исследования.
Для написания главы 1 рекомендуется изучить основную и дополнительную литературу по выбранной теме.
В главе 1 необходимо представить обоснование актуальности выбора автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному, программному и аппаратному обеспечению, дать ее развернутое описание, отразить взаимосвязь с другими задачами, изложить используемую стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.
В разделе 1.1. необходимо привести краткое описание компании и таблицу показателей ее деятельности, рисунок организационной структуры и его описание, рисунки программной и технической архитектуры, а также их описание.
В разделе 1.2 следует обосновать актуальность выбора автоматизируемой задачи, для этого необходимо провести анализ организационной, программной и технической архитектуры с целью определения перечня задач, которые необходимо автоматизировать и выбора наиболее приоритетной из них. С целью определения информационных потоков выбранной задачи необходимо привести соответствующие IDEF диаграммы. Далее необходимо привести рисунок, отражающий документооборот автоматизируемой задачи, таблицу прагматических характеристик соответствующих документов (периодичность, время на обработку и так далее) и определить комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих информационную безопасность и защиту информации в рамках решаемой задачи.
В разделе 1.3 необходимо провести анализ готовых программных решений автоматизируемой задачи (в виде сравнительной таблицы наиболее интересных решений), определить стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.
В главе 2 необходимо представить проектные решения в соответствии с выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.
В разделе 2.1 необходимо провести выбор стандарта и модели жизненного цикла, соответствующих автоматизируемой задаче, а также стратегии внедрения проектируемой информационной системы. После этого следует перечислить риски для каждого этапа выбранной модели жизненного цикла и определить пути их снижения, в том числе посредством разработки средств информационной безопасности и защиты информации проектируемой системы.
Раздел 2.2 отражает процесс проектирования информационного обеспечения задачи и должен содержать:
- рисунок информационной модели и ее описание;
- таблицу используемых систем кодирования и описание классификаторов;
- описание входных и оперативных документов, файлов и экранных форм;
- описание результатных документов, файлов и экранных форм;
- таблицы входных и результатных показателей, а также их описание.
Раздел 2.3 отражает процесс проектирования программного обеспечения задачи и должен содержать:
- рисунки дерева функций и сценария диалога, а также их описание;
- рисунок ER – модели (количество таблиц в ER модели должно быть равно количеству таблиц в информационной модели), описание структуры записей каждой таблицы;
- рисунок дерева вызова программных модулей, а также таблицу с перечнем и назначением модулей;
- блок-схема основного/расчетного модуля, описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.
В Главе 3 необходимо привести методику расчета показателей экономической эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой. Расчетные данные следует представить в виде таблиц и диаграмм, отражающие сравнение базового и предлагаемого вариантов.
В заключении необходимо представить краткую характеристику результатов, полученных в ходе решения поставленных во «Введении» задач и, тем самым, ответить на основной вопрос работы: о степени достижимости поставленной в работе цели.
Приложение обязательно должно содержать фрагмент листинга программного кода (распечатка на исходном языке программирования отлаженных основных расчетных модулей — около 400 операторов языка высокого уровня или адаптированных программных средств, использованных в работе), также могут быть вынесены другие объемные графические материалы (схемы или таблицы из основной части выпускной квалификационной работы).
4. Исходные данные по ВКР:
Основная литература:
- Абрамова Л.В. Инструментальные средства информационных систем: учебное пособие. — Архангельск: САФУ, 2013. — 118 с. — режим доступа http:// biblioclub.ru
- Беленькая М.Н., Малиновский С.Т., Яковенко Н.В. Администрирование в информационных системах. Научно-популярное издание. — М.: Горячая линия — Телеком, 2011. — 300 с.
- Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем – М.: ИУИТ, 2012 – 300 с.
- ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем
- ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы стадии создания
- ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы
- ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99, Руководящий документ, Госстандарт России, Москва, 2004
- Гущин А.Н. Базы данных: учебник. — М.: Директ-Медиа, 2014. — 266с. — режим доступа http:// biblioclub.ru
- Информационная безопасность: учебник / под ред. В. П. Мельников. — М.: Академия, 2014. — 304 с.
- Максимов Н.В. Технические средства информатизации: учебник / Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. – М.: Форум, ИНФРА-М, 2014. – 608 с.
- Модель процессов MSF, Microsoft 2002
- Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России
Дополнительная литература:
- Култыгин О.П. Администрирование баз данных. СУБД MS SQL Server. — М: Московская финансово-промышленная академия, 2012 -232 с.
- Проектирование информационных систем. Проектный практикум: учебное пособие / А.В. Платёнкин, И.П. Рак, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов. — Тамбов: Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. — 81 с. — режим доступа http:// biblioclub.ru
- Советов Б.Я. Базы данных: учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовской. — 2-е изд. — М.: Юрайт, 2015. — 463с.
Дополнительные источники:
- Документация исследуемой организации.
- Официальный сайт исследуемой организации
- Ахтырская Ю.В. Система электронного учета и база данных контингента обучающихся. Режим доступа https://interactive-plus.ru/ru/article/115069/discussion_platform
- Учет Контингента | ИРТех: автоматизированные системы управления сферой образования. Режим доступа http://www.ir-tech.ru/?products=kontingent
Р уководитель ВКР:
/__Мекшенева Ж.В.__
подпись расшифровка
Студент задание получил:
«23» ноября 2022 г.
Студент: ________________________/
Лупачев А.П/
подпись расшифровка
Содержание